Aktiviteettien luominen ja jakaminen

Opi luomaan uusia aktiviteetteja, suorittamaan joukkooperaatioita ja jakamaan aktiviteetteja automaattisesti työntekijöille.

Mitä tämä on?

Aktiviteetit Shiftonissa edustavat tehtäviä tai toimeksiantoja, jotka työntekijöiden on suoritettava tavallisten vuorojensa lisäksi. Tässä artikkelissa käsitellään kolmea keskeistä työnkulkua:

Aktiviteetin luominen

mdash; yksittäisen uuden aktiviteetin lisääminen tietyillä tiedoilla, kuten aika, työntekijä ja tyyppi.

Joukkooperaatiot

mdash; useiden aktiviteettien valinta ja massapoistaminen.

Aktiviteettien jakaminen

mdash; jakamattomien aktiviteettien automaattinen kohdentaminen saatavilla oleville työntekijöille aikataulusääntöjen perusteella.

Nämä työkalut ovat käytettävissä painikkeina Aktiviteettikaavio-sivun yläosassa.

Edellytykset

#	Edellytys	Tiedot
1	Aktiviteettikaavio käytettävissä	Sinulla on oltava pääsy Aktiviteetti-sivulle.
2	Työntekijät liitetty projekteihin	Työntekijöiden on kuuluttava projektiin saadakseen aktiviteetteja.
3	Aktiviteettimallit (valinnainen)	Mallien avulla toistuvien aktiviteettien luominen on nopeampaa.
4	Manager- tai Admin-rooli	Aktiviteettien luominen ja jakaminen edellyttää korkeampia oikeuksia.

Vaiheittaiset ohjeet

Yksittäisen aktiviteetin luominen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry Aktiviteettikaavio-sivulle.	Kalenterinäkymä latautuu.
2	Napsauta sivun yläosassa olevaa Luo aktiviteetti -painiketta.	Luomislomake tai valintaikkuna avautuu.
3	Täytä aktiviteetin tiedot:
	– Aktiviteetin nimi tai tyyppi	Yksilöi aktiviteetin.
	– Päivämäärä ja aika	Milloin aktiviteetti tapahtuu.
	– Kesto	Kuinka kauan aktiviteetti kestää.
	– Työntekijä (valinnainen)	Kohdenna tietylle työntekijälle tai jätä tyhjäksi lisätäksesi Vapaisiin aktiviteetteihin.
	– Projekti	Liitä aktiviteetti projektiin.
	– Muistiinpanot (valinnainen)	Lisää asiaankuuluvat tiedot tai ohjeet.
4	Napsauta Tallenna tai Luo.	Aktiviteetti näkyy kalenterissa. Jos työntekijää ei ole määritetty, se näkyy Vapaat aktiviteetit -rivillä.

Joukkooperaatioiden käyttäminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Napsauta Aktiviteettikaaviossa Joukkooperaatiot-painiketta.	Kalenteri siirtyy valintatilaan.
2	Valitse useita aktiviteetteja napsauttamalla niitä (tai käytä “valitse kaikki” -vaihtoehtoa, jos saatavilla).	Valitut aktiviteetit korostuvat.
3	Napsauta Poista poistaaksesi kaikki valitut aktiviteetit.	Vahvistusikkuna tulee näkyviin.
4	Vahvista poistaminen.	Valitut aktiviteetit poistetaan kalenterista.
5	Napsauta Valmis tai poistu valintatilasta.	Kalenteri palaa normaaliin näkymään.

Huomautus: Joukkooperaatiot tukevat vain Poista-toimintoa. Aktiviteetin uudelleenjakamiseksi tai tilan muuttamiseksi muokkaa aktiviteettia yksitellen.

Aktiviteettien automaattinen jakaminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Varmista, että kalenterin Vapaat aktiviteetit -rivillä on jakamattomia aktiviteetteja.	Vähintään yksi aktiviteetti on jakamatta.
2	Napsauta sivun yläosassa olevaa Jaa aktiviteetti -painiketta.	Jakeluvalintaikkuna tai -konfiguraatiopaneeli avautuu.
3	Tarkista tai säädä jakamisasetuksia (esim. mitkä työntekijät sisällytetään, päivämääräväli, tehtäväsuodattimet).	Asetukset on määritetty tarpeisiisi.
4	Napsauta Jaa tai Käytä.	Järjestelmä kohdentaa automaattisesti vapaat aktiviteetit saatavilla oleville työntekijöille heidän aikataulujensa, tehtäviensä ja saatavuutensa perusteella.
5	Tarkista kalenteri vahvistaaksesi kohdennukset.	Aiemmin jakamattomia aktiviteetteja näkyy nyt työntekijöiden riveillä.

Aktiviteetin luomisen pikahakemisto

Kenttä	Pakollinen	Kuvaus
Aktiviteetin nimi/tyyppi	Kyllä	Aktiviteetin nimi tai tyyppi (voi olla mallista).
Päivämäärä ja aika	Kyllä	Suunniteltu alkamispäivä ja -aika.
Kesto	Kyllä	Kuinka kauan aktiviteetin tulisi kestää.
Työntekijä	Ei	Jätä tyhjäksi Vapaat aktiviteetit -poolille tai kohdenna suoraan.
Projekti	Kyllä	Projekti, johon tämä aktiviteetti kuuluu.
Sijainti	Ei	Aktiviteetin työskentelypaikka.
Muistiinpanot	Ei	Lisäohjeet tai konteksti työntekijälle.

Käyttöoikeudet

Rooli	Luo aktiviteetteja	Käytä joukkooperaatioita	Jaa aktiviteetteja	Katso aktiviteetteja
Employee	Ei	Ei	Ei	Vain omat
Manager	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kaikki
Admin	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kaikki
Owner	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kaikki

UKK

K: Mitä tapahtuu, jos luon aktiviteetin ilman työntekijän määrittämistä?

V: Aktiviteetti lisätään kalenterin Vapaat aktiviteetit -riville. Se pysyy siellä, kunnes se on manuaalisesti kohdistettu työntekijälle tai jaettu Jaa aktiviteetti -toiminnon avulla.

K: Voinko kumota joukkooperaation?

V: Ei. Massapoistaminen on peruuttamatonta. Tarkista aina valintasi ennen vahvistamista.

K: Miten automaattinen jakaminen päättää, kumpi työntekijä saa aktiviteetin?

V: Jakamisalgoritmi ottaa huomioon työntekijän saatavuuden (julkaistujen aikataulujen perusteella), tehtävävastaavuuden ja työmäärän tasapainon. Tarkka logiikka voi vaihdella yrityksesi konfiguraation mukaan.

K: Voinko jakaa aktiviteetteja vain tietyille työntekijöille?

V: Kyllä. Jaa aktiviteetti -toimintoa käytettäessä voit suodattaa työntekijän, tehtävän tai muiden kriteerien perusteella rajoittaaksesi, keille työntekijöille kohdennuksia tehdään.

K: Onko rajoitusta sille, kuinka Mata aktiviteettia voin luoda kerralla?

V: Yksittäiselle luomiselle ei ole kovakoodattua rajoitusta. Joukkoluomiseen harkitse aktiviteettimallien tai tuontiominaisuuksien käyttämistä, jos ne ovat käytettävissä suunnitelmassasi.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
“Luo aktiviteetti” -painike ei näy	Riittämättömät käyttöoikeudet.	Ota yhteyttä Adminiin varmistaaksesi, että roolillasi on aktiviteettien luomisoikeudet.
Jakaminen kohdistaa aktiviteetit väärille työntekijöille	Suodatinasetuksia ei ole määritetty oikein ennen jakamista.	Säädä jakamissuodattimia (tehtävä, työntekijä, aikataulu) ja jaa uudelleen.
Joukkooperaatio ei koske kaikkia valittuja aktiviteetteja	Joillakin aktiviteeteilla voi olla tila tai omistajuus, joka estää toiminnon.	Tarkista, mihin aktiviteetteihin muutos ei vaikuttanut, ja käsittele ne yksitellen.
Aktiviteetti ei näy kalenterissa luomisen jälkeen	Kalenterinäkymä tai suodattimet voivat piilottaa uuden aktiviteetin.	Tarkista päivämääräväli, näkymätila ja vasemman paneelin suodattimet. Nollaa suodattimet tarvittaessa.
Ei jakamiseen saatavia aktiviteetteja	Kaikki aktiviteetit on jo kohdistettu, tai niitä ei ole luotu.	Luo uusia aktiviteetteja tai tarkista, onko olemassa olevat jo kohdistettu työntekijöille.