Työntekijän profiili: Lomat

Opi määrittämään lomarajat, hallitsemaan lomajaksoja ja muokkaamaan lomasaldoja työntekijöille.

Mikä tämä on?

Lomat-välilehti työntekijän profiilissa on paikka, jossa hallitset kaikkea kyseisen työntekijän palkalliseen vapaa-aikaan liittyvää. Se on jaettu kolmeen osioon:

Sallittu loman ylitys

mdash; kuinka monta päivää työntekijä voi mennä negatiiviseen lomasaldoon

Loma-asetukset

mdash; lomajaksojen ja vuosirajojen määrittäminen

Lomasaldon muutos

mdash; lomasaldon manuaalinen lisääminen tai vähentäminen kommenttien kera

Nämä asetukset antavat sinulle täyden hallinnan sen suhteen, miten loma-aika seurataan, kertyy ja kulutetaan jokaisen työntekijän osalta.

Edellytykset

Ennen lomaasetusten määrittämistä varmista:

Työntekijä on lisätty Shiftoniin
Sinulla on Administrator-käyttöoikeus
Yrityksesi yleiset lomakäytännöt on laadittu

Vaiheittaiset ohjeet

Osio 1: Sallittu loman ylitys

Tämä osio hallitsee, kuinka syvälle negatiiviseen saldoon työntekijä voi mennä lomaa pyydettäessä.

Kenttä	Kuvaus
Sallittu loman ylitys	Enimmäismäärä päiviä, joilla työntekijä voi mennä negatiiviseksi lomasaldossaan. Esimerkiksi arvon 3 asettaminen tarkoittaa, että työntekijä voi pyytää jopa 3 päivää enemmän kuin hänellä on käytettävissä

Vaihe 1: Syötä päivien lukumäärä, jonka verran työntekijällä on lupa ylittää saldonsa.

Vaihe 2: Klikkaa Tallenna soveltaaksesi asetuksen.

Osio 2: Loma-asetukset

Tämä osio määrittää lomajaksot ja kuinka monta päivää työntekijällä on oikeus vuodessa.

Kenttä	Kuvaus
Jakson alku	Loman kertymisjakson alkupäivämäärä (esim. 1. tammikuuta)
Jakson loppu	Loman kertymisjakson loppupäivämäärä (esim. 31. joulukuuta)
Loman vuosiraja	Kokonaismäärä lomapäiviä, joihin työntekijällä on oikeus tänä jaksona

Vaihe 1: Aseta Jakson alku– ja Jakson loppu -päivämäärät lomavuoden määrittämiseksi.

Vaihe 2: Syötä Loman vuosiraja (esim. 20 päivää).

Vaihe 3: Klikkaa Tallenna luodaksesi lomajakson.

Vaihe 4: Tarkastele olemassa olevia lomajaksoja lomakkeen alapuolella olevasta taulukosta. Jokainen jakso on listattu sen päivämäärävälin ja rajan kera. Käytä Muokkaa-painiketta muokataksesi olemassa olevaa jaksoa.

Osio 3: Lomasaldon muutos

Tässä osiossa voit manuaalisesti muuttaa työntekijän lomasaldoa — esimerkiksi lisätäksesi siirtopäiviä edelliseltä vuodelta tai korjataksesi virheen.

Kenttä	Kuvaus
Päivämäärä	Saldon muutoksen päivämäärä
Muutoksen määrä	Lisättävien (positiivinen luku) tai vähennettävien (negatiivinen luku) päivien lukumäärä
Kommentti	Muutoksen syyn selittävä huomio (esim. “Siirto vuodelta 2025” tai “Korjaus palkattomalle vapaalle”)

Vaihe 1: Valitse muutoksen Päivämäärä.

Vaihe 2: Syötä Muutoksen määrä. Käytä positiivista lukua päivien lisäämiseen tai negatiivista lukua vähentämiseen.

Vaihe 3: Syötä Kommentti, joka selittää muutoksen syyn.

Vaihe 4: Lähetä muutos. Järjestelmä näyttää nykyiset sallitut lomatiedot, jotta voit tarkistaa päivitetyn saldon.

Käyttöoikeudet

Rooli	Voiko tarkastella Lomat-välilehteä?	Voiko muokata loma-asetuksia?
Administrator	Kyllä	Kyllä
Manager	Kyllä (heidän projektiensa työntekijät)	Ei
Employee	Vain oma lomasaldo	Ei

UKK

K: Mitä “sallittu loman ylitys” tarkoittaa käytännössä?
V: Jos työntekijällä on 2 lomapäivää jäljellä ja ylitys on asetettu 3:een, hän voi pyytää jopa 5 päivää lomaa. Ylimääräiset 3 päivää johtavat negatiiviseen saldoon, joka täytyy palauttaa uusien lomapäivien kertyessä.

K: Voinko asettaa eri loMaalisajat eri työntekijöille?
V: Kyllä. Loma-asetukset määritetään per työntekijä heidän yksittäisessä profiilissaan, joten jokaisella henkilöllä voi olla eri raja heidän sopimuksensa tai virkaiältään perusteella.

K: Miten siirtopäivät toimivat?
V: Käytä “Lomasaldon muutos” -osiota lisätäksesi siirtopäiviä manuaalisesti uuden jakson alussa. Syötä positiivinen luku ja lisää kommentti kuten “Siirto edelliseltä vuodelta.”

K: Mitä tapahtuu, jos työntekijä ylittää sekä saldoon että ylitysrajaan?
V: Järjestelmä estää työntekijää pyytämästä enemmän lomapäiviä kuin heidän saldoonsa plus sallittu ylitys sallii.

K: Voinko asettaa useita lomajaksoja vuodessa?
V: Kyllä. Voit luoda useita jaksoja eri alku- ja loppupäivämäärillä, jos organisaatiosi seuraa loma-aikaa segmenteittäin (esim. koeaika vs. vakituinen työsuhde).

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Syy	Ratkaisu
Työntekijän lomasaldo näyttää väärää lukua	Manuaalinen muutos saattaa puuttua tai jaksorajoissa on virheitä	Tarkastele loma-asetuksia ja saldon muutoshistoriaa. Lisää korjaus “Lomasaldon muutos” -osiolla
Loma-asetuksia ei voi tallentaa	Pakolliset kentät ovat tyhjiä tai sisältävät virheellisiä päivämääriä	Varmista, että sekä jakson alku- että loppupäivämäärät on täytetty ja että loppupäivämäärä on alkupäivämäärän jälkeen
Työntekijä pystyi pyytämään enemmän lomaa kuin odotettiin	Sallittu loman ylitys on asetettu liian korkeaksi	Laske ylitysarvo ja klikkaa Tallenna
Lomaraja ei nollaudu uuden vuoden alussa	Uutta lomajaksoa ei ole luotu	Luo uusi lomajakso oikealla päivämäärävälillä ja rajalla uudelle vuodelle
Siirtopäivät eivät näy saldossa	Muutosta ei lähetetty “Lomasaldon muutos” -osiossa	Lisää manuaalinen saldokorjaus asianmukaisella siirtopäivien lukumäärällä