Työntekijöiden kutsuminen

Opi, miten tilin kutsutilat toimivat ja kuinka lähettää tai lähettää uudelleen kutsuja työntekijöillesi.

Mikä tämä on?

Kun olet lisännyt työntekijät Shiftoniin, sinun täytyy kutsua heidät, jotta he voivat kirjautua sisään ja käyttää aikataulujaan, pyytää vapaa-aikaa ja hallita saatavuuttaan. Shifton käyttää kutsujärjestelmää, jossa on kolme tilaa, joiden avulla voit seurata, ketkä työntekijät on kutsuttu ja ovatko he hyväksyneet kutsun.

Voit lähettää kutsuja työntekijää lisättäessä tai milloin tahansa sen jälkeen työntekijäluettelosta.

Edellytykset

Ennen työntekijöiden kutsumista varmista:

Työntekijä on lisätty Shiftoniin (katso Työntekijöiden lisääminen)
Työntekijällä on kelvollinen sähköpostiosoite tallennettu
Sinulla on Administrator-käyttöoikeus

Vaiheittaiset ohjeet

Vaihe 1: Ymmärrä kutsutilat

Jokaisella luettelosi työntekijällä on yksi kolmesta kutsutilasta, joka näkyy värillisenä tarrana:

Tila	Väri	Merkitys
Ei kutsuttu	Punainen	Työntekijä on järjestelmässä, mutta hänelle ei ole koskaan lähetetty kutsua
Kutsu odottaa	Sininen	Kutsu on lähetetty, mutta työntekijä ei ole vielä hyväksynyt sitä
Kutsu hyväksytty	Vihreä	Työntekijä on hyväksynyt kutsun ja voi kirjautua sisään

Vaihe 2: Lähetä kutsu työntekijää luotaessa

Kun lisäät uutta työntekijää, rastita Lähetä kutsu -ruutu Lisää työntekijä -lomakkeen alaosassa ennen tallennusta. Kutsu lähetetään antamaasi sähköpostiosoitteeseen heti, kun työntekijä on luotu.

Vaihe 3: Kutsu olemassa oleva työntekijä

Jos työntekijä on lisätty ilman kutsua (tila näyttää “Ei kutsuttu” punaisella), voit lähettää kutsun milloin tahansa:

Etsi työntekijä työntekijäluettelosta

Klikkaa Kutsu nyt -linkkiä heidän tilansa vieressä

Tila muuttuu Kutsu odottaa (sininen)

Vaihe 4: Lähetä kutsu uudelleen

Jos työntekijä ei ole hyväksynyt kutsua (tila näyttää “Kutsu odottaa” sinisellä), voit lähettää sen uudelleen:

Etsi työntekijä työntekijäluettelosta

Klikkaa Lähetä kutsu uudelleen -linkkiä heidän tilansa vieressä

Uusi kutsusähköposti lähetetään työntekijälle

Vaihe 5: Tarkista hyväksyntä

Kun työntekijä avaa kutsusähköpostin ja suorittaa rekisteröintiprosessin, hänen tilansa muuttuu automaattisesti Kutsu hyväksytty (vihreä). Sinulta ei vaadita toimenpiteitä.

Käyttöoikeudet

Rooli	Voiko lähettää / lähettää uudelleen kutsuja?
Administrator	Kyllä
Manager	Ei
Employee	Ei

UKK

K: Mitä kutsusähköposti sisältää?
V: Kutsusähköposti sisältää linkin, jonka kautta työntekijä voi luoda Shifton-salasanansa ja kirjautua ensimmäistä kertaa. Kun he ovat suorittaneet tämän prosessin, heidän tilansa muuttuu “Kutsu hyväksytty”.

K: Voinko kutsua useita työntekijöitä samanaikaisesti?
V: Tällä hetkellä kutsut lähetetään yksitellen työntekijäluettelosta. Massalisäystä varten harkitse “Lähetä kutsu” -ruudun rastittamista jokaisen työntekijän lisäyksen yhteydessä.

K: Mitä jos työntekijä sanoo, ettei saanut kutsua?
V: Pyydä heitä ensin tarkistamaan roskapostikansiostaan. Jos sähköposti ei ole siellä, tarkista, että oikea sähköpostiosoite on tallennettu, ja käytä Lähetä kutsu uudelleen -linkkiä lähettääksesi sen uudelleen.

K: Voiko työntekijä käyttää järjestelmää ilman kutsun hyväksymistä?
V: Ei. Työntekijöiden on hyväksyttävä kutsu ja asetettava salasanansa ennen kuin he voivat kirjautua Shiftoniin.

K: Vanhentuuko kutsu?
V: Jos kutsua ei ole hyväksytty pitkän ajan jälkeen, voit lähettää sen uudelleen luodaksesi tuoreen kutsun.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Syy	Ratkaisu
“Ei kutsuttu” -tila, mutta ei Kutsu nyt -linkkiä	Työntekijällä ei ole sähköpostiosoitetta tallennettu	Avaa työntekijän profiili, lisää heidän sähköpostiosoitteensa, sitten palaa luetteloon lähettääksesi kutsun
Työntekijä ei saanut kutsusähköpostia	Sähköposti meni roskapostiin tai osoite on virheellinen	Pyydä työntekijää tarkistamaan roskapostikansiostaan. Tarkista sähköposti heidän profiilissaan ja lähetä kutsu uudelleen
Tila pysyy “Kutsu odottaa” pitkään	Työntekijä ei ole suorittanut rekisteröintiprosessia	Ota yhteyttä työntekijään suoraan ja pyydä heitä tarkistamaan sähköpostinsa ja noudattamaan rekisteröintilinkkiä. Lähetä uudelleen tarvittaessa
Kutsua ei voi lähettää uudelleen	Sinulla ei ole Administrator-käyttöoikeutta	Pyydä Administrator-henkilöä lähettämään kutsu uudelleen puolestasi
Työntekijä poisti kutsusähköpostin vahingossa	Alkuperäinen sähköposti ei ole enää saatavilla	Käytä Lähetä kutsu uudelleen -linkkiä lähettääksesi uuden kutsusähköpostin