Työntekijöiden lisääminen

Opi lisäämään uusia työntekijöitä Shifton-tiliisi Työntekijät-sivun kautta.

Mikä tämä on?

Työntekijät-sivu on paikka, jossa hallinnoit koko henkilöstöäsi Shiftonissa. Täältä voit lisätä uusia tiimin jäseniä yksi kerrallaan täyttämällä yksinkertaisen lomakkeen heidän perustiedoillaan, liittämällä heidät projekteihin ja aikatauluihin sekä lähettämällä heille halutessasi kutsun liittyä alustalle.

Kun klikkaat + Lisää työntekijöitä -painiketta, sivupaneeli avautuu, johon syötät uuden työntekijän tiedot. Tallennuksen jälkeen työntekijä näkyy työntekijäluettelossasi ja hänet voidaan heti lisätä vuoroihin.

Edellytykset

Ennen työntekijöiden lisäämistä varmista, että sinulla on:

Aktiivinen Shifton-tili, jossa on Administrator- tai Manager-käyttöoikeus
Vähintään yksi projekti luotuna (jos haluat liittää työntekijän projektiin)
Vähintään yksi aikataulu luotuna (jos haluat liittää työntekijän aikatauluun)

Ensimmäiset 10 työntekijää sisältyvät maksutta Perustoiminnot -pakettiin. Yli 10 työntekijästä veloitetaan 1 dollari per työntekijä kuukaudessa.

Vaiheittaiset ohjeet

Vaihe 1: Avaa Työntekijät-sivu

Siirry päävalikon Työntekijät-sivulle.

Vaihe 2: Klikkaa Lisää työntekijöitä -painiketta

Klikkaa sivun yläreunassa olevaa + Lisää työntekijöitä -painiketta. Sivupaneeli liukuu auki oikealta.

Vaihe 3: Täytä työntekijän tiedot

Täytä lomakkeen kentät tarpeen mukaan. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.

Kenttä	Pakollinen	Kuvaus
Etunimi	Kyllä*	Työntekijän etunimi
Sukunimi	Kyllä*	Työntekijän sukunimi
Sähköposti	Kyllä*	Työntekijän sähköpostiosoite — tarvitaan kirjautumiseen ja kutsun lähettämiseen. Täytyy olla yksilöllinen koko järjestelmässä
Puhelin	Ei	Puhelinnumero maakoodivalitsimella (esim. +358 Suomelle)
Rooli	Kyllä*	Käyttöoikeustaso: Työntekijä, Johtaja tai Ylläpitäjä
Henkilöstönumero	Ei	Sisäinen työntekijätunnus tai palkanlaskennan numero
Kuukausittainen tuntimäärä %	Ei	Prosenttiosuus kokoaikaisista tunneista. Oletus on 100% (kokoaikainen). Aseta 50% puolipäivätyölle jne.
Valitse projekti	Ei	Valitse projekti, johon työntekijä liitetään
Valitse aikataulu	Ei	Valitse aikataulu, jota työntekijä noudattaa
Lisää aloituspäivämäärä	Ei	Päivämäärä, josta lähtien työntekijä on aktiivinen järjestelmässä
Tehtävänimike	Ei	Työntekijän tehtävänimike tai rooli organisaatiossa
Lähetä kutsu	Ei	Rastita tämä ruutu lähettääksesi kutsusähköpostin työntekijälle heti

Vaihe 4: Tallenna työntekijä

Valitse yksi paneelin alaosassa olevista toiminnoista:

Painike	Mitä se tekee
Lisää ja sulje	Tallentaa työntekijän ja sulkee sivupaneelin
Lisää	Tallentaa työntekijän ja pitää paneelin auki, jotta voit lisätä toisen työntekijän
Peruuta	Hylkää kaikki syötetyt tiedot ja sulkee paneelin

Vaihe 5: Tarkista, että työntekijä lisättiin

Tallennuksen jälkeen uusi työntekijä näkyy työntekijäluettelossasi. Voit etsiä häntä nimellä tai suodattaa projektin mukaan vahvistaaksesi lisäyksen.

Työntekijän alkutila riippuu siitä, lähetettiinkö kutsu:

Tila	Merkitys
Kutsuttu	Työntekijä lisättiin ja kutsusähköposti lähetettiin. Hän ei ole vielä hyväksynyt kutsua
Aktiivinen	Työntekijä hyväksyi kutsun ja loi salasanansa

Kun työntekijä hyväksyy kutsun ja kirjautuu sisään, hänen tilansa muuttuu Kutsutusta Aktiiviseksi.

Työntekijäluettelon sarakkeet

Työntekijäluettelo näyttää seuraavat tiedot jokaisesta työntekijästä:

Sarake	Kuvaus
Koko nimi	Työntekijän etu- ja sukunimi
Käyttöoikeustaso	Rooli: Employee / Manager / Administrator
Tehtävänimike	Tehtävänimike, jos asetettu
Puhelinnumero	Puhelinnumero, jos annettu
Sähköposti	Sähköpostiosoite
Aikavyöhyke	Työntekijän aikavyöhyke
Tilin tila	Aktiivinen / Kutsuttu / Irtisanottu
Toiminnot	Muokkaa (kynäkuvake) ja Poista (roskakori) -painikkeet

Käyttöoikeudet

Rooli	Voiko lisätä työntekijöitä?
Administrator	Kyllä
Manager	Kyllä
Employee	Ei

UKK

K: Voinko lisätä useita työntekijöitä kerralla?
V: Tällä menetelmällä lisäät työntekijöitä yksi kerrallaan. Lisätäksesi monia työntekijöitä kerralla käytä Tuo työntekijöitä -ominaisuutta.

K: Mitä tapahtuu, jos en täytä sähköpostiosoitetta?
V: Sähköposti on pakollinen. Ilman sitä työntekijä ei voi vastaanottaa kutsua eikä kirjautua Shiftoniin. Jokaisen sähköpostiosoitteen on oltava yksilöllinen — samaa sähköpostiosoitetta ei voi rekisteröidä kahdesti.

K: Työntekijä hyväksyi kutsun, mutta näkee tyhjän valkoisen näytön — mikä on vialla?
V: Tämä tarkoittaa yleensä, että sähköpostiosoite on jo liitetty toiseen Shifton-tiliin. Pyydä työntekijää ottamaan yhteyttä tukeen kaksoistilitilanteen ratkaisemiseksi.

K: Mitä “Kuukausittainen tuntimäärä %” tarkoittaa?
V: Tämä asetus määrittää, kuinka suuren prosenttiosuuden kokoaikaisesta aikataulusta työntekijän tulisi tehdä. Esimerkiksi 100% tarkoittaa kokoaikaista ja 50% puolipäiväistä. Tätä käytetään aikataululaskelmissa.

K: Voinko muuttaa työntekijän projektia tai aikataulua lisäämisen jälkeen?
V: Kyllä. Voit päivittää kaikki työntekijän tiedot milloin tahansa heidän profiilisivultaan.

K: Onko projektin lisääminen pakolListaaa työntekijää lisättäessä?
V: Ei. Voit luoda työntekijän ensin ja liittää hänet projektiin myöhemmin profiilin Projektit-välilehden kautta.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Syy	Ratkaisu
+ Lisää työntekijöitä -painike ei näy	Sinulla ei ole Administrator-käyttöoikeutta	Pyydä tilisi ylläpitäjää myöntämään sinulle tarvittavat käyttöoikeudet
Projektia ei voi valita	Yhtään projektia ei ole luotu	Siirry Projektit-osioon ja luo ensin projekti
Aikataulua ei voi valita	Yhtään aikataulua ei ole luotu	Siirry Aikataulut-osioon ja luo ensin aikataulu
Työntekijä ei saa kutsusähköpostia	Sähköpostiosoitetta ei annettu tai Lähetä kutsu -ruutua ei rastitettu	Avaa työntekijän profiili, lisää sähköposti ja lähetä kutsu uudelleen
Puhelinnumerokenttä ei hyväksy syötteitä	Maavalintaa ei tehty	Klikkaa puhelinkenttää viereistä maavalintaa ja valitse ensin oikea maa