Läsnäolomoduulin yleiskatsaus

Shiftonin Läsnäolo-moduulin avulla voit seurata, milloin työntekijät todella kirjaavat sisään ja ulos, verrata näitä aikoja suunniteltuihin aikatauluihin ja tunnistaa poikkeamat, kuten myöhästelyt tai aikaiset lähdöt.

Mikä tämä on?

Läsnäolo-moduuli on ajanseurannallinen kerros olemassa olevien aikataulujesi päälle. Aktivoinnin jälkeen työntekijät voivat aloittaa ja lopettaa vuoroja suoraan Shiftonin käyttöliittymästä — joko tietokoneen selaimessa tai mobiilisovelluksessa. Järjestelmä tallentaa automaattisesti aikaleimat ja vertaa niitä suunniteltuun aikatauluun, antaen managereille selkeän kuvan työvoimapunktualiteetista ja todellisista tehdyistä tunneista.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat:

Reaaliaikainen vuoroseuranta

mdash; työntekijät kirjaavat sisään ja ulos yhdellä napautuksella tai klikkauksella.

Selain- ja mobiilituki

mdash; toimii kaikilla laitteilla, joilla on internet-yhteys.

Yläpalkin pikakäyttö

mdash; “Läsnäolo”-painike ilmestyy navigointipalkkiin, joten työntekijät voivat aloittaa vuoron välittömästi.

Suunnittelemattomien vuorojen näkyvyys

mdash; Läsnäolo-pudotusvalikko listaa kaikki suunnittelemattomat vuorot, jotka ovat käytettävissä aloitettavaksi.

Automaattinen vertailu

mdash; suunnitellut vs. todelliset ajat tallennetaan rinnakkain raportointia ja palkkahallintoa varten.

Edellytykset

Ennen Läsnäolo-moduulin käyttämistä varmista, että seuraavat ehdot täyttyvät:

#	Edellytys	Tiedot
1	Shifton-tili	Tarvitset aktiivisen Shifton-yrityskäyttötilin.
2	Läsnäolo-moduuli aktivoitu	Aktivoi Läsnäolo-moduuli kohdassa Asetukset > Moduulit. Moduuli maksaa 1 dollaria per työntekijä kuukaudessa.
3	Työntekijät lisätty	Vähintään yksi työntekijä on luotava ja liitettävä projektiin.
4	Aikataulut julkaistu	Työntekijöillä tulisi olla julkaistuja aikatauluja, jotta järjestelmä voi vertailla suunniteltuja vs. todellisia aikoja.
5	Käyttöoikeudet määritetty	Varmista, että asianmukaisilla rooleilla on käyttöoikeus läsnäolotietojen tarkasteluun tai hallintaan.

Vaiheittaiset ohjeet

Läsnäolo-moduulin aktivointi

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Klikkaa Yrityksen nimiiasi → valikosta Moduulit.	Moduulit-sivu avautuu näyttäen kaikki käytettävissä olevat lisäosat.
2	Etsi listasta Läsnäolo-moduuli.	Näet moduulikortin hintatietoineen (1 dollari/työntekijä/kk).
3	Klikkaa vaihtokytkin tai Aktivoi-painike moduulin vieressä.	Moduulin tila muuttuu aktiiviseksi.
4	Vahvista aktivointi näkyvässä valintaikkunassa.	Läsnäolo-moduuli on nyt aktivoitu yrityksellesi.

Läsnäoloasetusten määrittäminen

Moduulin aktivoinnin jälkeen siirry kohtaan Moduulit → Asetukset → Läsnäolo määrittääksesi:

Asetus	Kuvaus
Salli vuoron aloitus mobiiListaaa	Ota käyttöön tai poista käytöstä Aloita vuoro / Lopeta vuoro -painikkeet mobiilisovelluksessa
ArMaaika	Sallittujen myöhästymisminuuttien lukumäärä ennen kuin vuoro merkitään myöhäiseksi (esim. 5 minuuttia: 4 minuuttia myöhässä ei laske myöhäiseksi)
Vaadi sijaintitieto	Onko työntekijöiden vahvistettava sijaintinsa vuoroa aloitettaessa

Jos “Salli vuoron aloitus mobiilista” on poistettu käytöstä, Aloita/Lopeta vuoro -painikkeet eivät näy mobiilisovelluksessa, vaikka Läsnäolo-moduuli olisi aktiivinen.

Läsnäolopaneelin käyttäminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Kirjaudu Shiftoniin minkä tahansa työntekijän tai managerin tunnuksilla.	Päädyt koontinäytölle tai aikataulusivulle.
2	Katso ylänavigointipalkkia Läsnäolo-painikkeen varalta.	Läsnäolo-painike näkyy yläpalkissa.
3	Klikkaa Läsnäolo avataksesi pudotuspaneelin.	Pudotusvalikko ilmestyy listaten aloitettavissa olevat aikataulutetut vuorot sekä kaikki suunnittelemattomat vuorot (jos käytössä).

Vuorojen tilavirta

Kun Läsnäolo-moduuli on aktiivinen, vuorot etenevät seuraavien tilojen kautta:

Tila	Milloin tapahtuu
Suunniteltu	Julkaistun vuoron oletustila
Aktiivinen	Työntekijä napautti Aloita vuoro
Valmis	Työntekijä napautti Lopeta vuoro
Poisjäänti	Vuoron lopetusaika meni ohi ilman, että työntekijä aloitti sen

Yrityksen Aikataulu-sivu heijastaa nämä tilat värikoodauksella (esim. Aktiiviset vuorot näkyvät vihreinä, Poisjäänti-vuorot punaisina).

Läsnäolotietojen tarkastaminen managerina

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry Raportteihin vasemmasta sivupalkista.	Raportit-sivu avautuu.
2	Valitse Työntekijöiden työtunnit -raportti.	Raportti latautuu suodattimilla päivämääräväliä, projekteja ja tehtävänimikkeitä varten.
3	Aseta haluamasi päivämääräväli ja klikkaa Käytä suodatinta.	Taulukko näyttää jokaisen työntekijän suunnitellut vs. todelliset aloitus-/lopetusajat, taukojen kestot sekä myöhästymis- ja aikaiset lähtötunnit.
4	Klikkaa Vie ladataksesi tiedot tarvittaessa.	Tiedosto ladataan valitsemassasi muodossa.

Käyttöoikeudet

Rooli	Näe oma läsnäolo	Aloita/lopeta oma vuoro	Näe tiimin läsnäolo	Hallitse läsnäoloasetuksia
Employee	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei
Manager	Kyllä	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Ei
Admin	Kyllä	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Kyllä
Owner	Kyllä	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Kyllä

UKK

K: Toimiiko Läsnäolo-moduuli mobiililaitteilla?
V: Kyllä. Työntekijät voivat aloittaa ja lopettaa vuoroja Shiftonin mobiilisovelluksesta. Aloita vuoro / Lopeta vuoro -painikkeet näkyvät koontinäytöllä, kun moduuli on aktiivinen ja “Salli vuoron aloitus mobiilista” on aktivoitu moduuliasetuksissa.

K: Läsnäolo-moduuli on aktiivinen, mutta Aloita vuoro -painike ei näy sovelluksessa — miksi?
V: Tarkista kolme asiaa: (1) “Salli vuoron aloitus mobiilista” on aktivoitu kohdassa Moduulit → Asetukset → Läsnäolo; (2) työntekijä on kirjautunut ulos ja takaisin sisään sovellukseen asetuksen muutoksen jälkeen; (3) työntekijällä on vuoro aikataulutettuna tänä päivänä.

K: Mikä lasketaan “myöhäiseksi”?
V: Jos Armonaika on asetettu (esim. 5 minuuttia), työntekijä merkitään myöhäiseksi vain, jos he aloittavat vuoronsa yli kyseisen minuuttimäärän verran suunnitellun aloitusajan jälkeen. 4 minuuttia myöhässä 5 minuutin armonaika-asetuksella ei laske myöhäiseksi.

K: Mitä tapahtuu, jos työntekijä unohtaa lopettaa vuoronsa?
V: Vuoro pysyy auki, kunnes työntekijä lopettaa sen manuaalisesti tai manager sulkee sen. Voit määrittää ilmoitukset muistuttamaan työntekijöitä avoimista vuoroista.

K: Voivatko työntekijät aloittaa vuoroja, jotka eivät ole aikataulussa?
V: Kyllä, jos Suunnittelemattomat vuorot -vaihtoehto on aktivoitu Läsnäolo-moduulin asetuksissa. Suunnittelemattomat vuorot näkyvät Läsnäolo-pudotusvalikossa aloitettavaksi. Katso Suunnittelemattomat vuorot -artikkeli lisätiedoista.

K: Kuinka paljon Läsnäolo-moduuli maksaa?
V: 1 dollari per työntekijä kuukaudessa, 30 päivän ilmainen kokeilujakso. Voit aktivoida tai poistaa käytöstä sen milloin tahansa Moduulit-sivulta.

K: Vaaditaanko Läsnäolo-moduuli muiden ominaisuuksien käyttöön?
V: Kyllä. Sijainninvalvonta-moduuli vaatii Läsnäolon aktiiviseksi. Sijainninvalvontaa ei voi aktivoida ilman, että Läsnäolo toimii Toimisto-tilassa.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
“Läsnäolo”-painike ei näy yläpalkissa	Läsnäolo-moduuli ei ole aktivoitu.	Siirry kohtaan Asetukset > Moduulit ja aktivoi Läsnäolo-moduuli.
Työntekijä ei voi aloittaa vuoroa	Tänään ei ole julkaistua aikataulua työntekijälle, ja suunnittelemattomat vuorot ovat poissa käytöstä.	Julkaise aikataulu työntekijälle tai aktivoi suunnittelemattomat vuorot Läsnäoloasetuksissa.
Suunniteltuja vs. todellisia aikoja ei näy raporteissa	Aikataulua ei julkaistu ennen kuin vuoro tehtiin.	Varmista, että aikataulut julkaistaan ennen vuorojen alkamista, jotta järjestelmä voi vertailla aikoja.
Läsnäolotieto puuttuu joiltain työntekijöiltä	Kyseisiä työntekijöitä ei ehkä ole liitetty projektiin.	Liitä työntekijät asianomaiseen projektiin Työntekijät-asetuksissa.
Moduulin aktivointi epäonnistuu	Laskutusongelma tai riittämättömät käyttöoikeudet.	Tarkista tilaustilanteesi ja varmista, että sinulla on Owner- tai Admin-käyttöoikeus moduulien aktivointiin.