Myöhästymisten seuranta ja automaattiset rangais

Opi, miten Shifton seuraa myöhästymisiä ja aikaisia lähtöjä, miten managerin ilmoitukset toimivat ja kuinka automaattiset rangaistusvähennykset määritetään.

Mikä tämä on?

Myöhästymisten seuranta on Läsnäolo-ominaisuus, joka tunnistaa automaattisesti, milloin työntekijät saapuvat aikataulutetun vuoron aloitusajan jälkeen tai lähtevät ennen suunniteltua lopetusaikaa. Järjestelmä tallentaa tarkan myöhästyneiden minuuttien määrän ja voi ilmoittaa managereille konfiguroitavien rajojen perusteella.

Automaattiset rangaistukset vievät tämän askeleen pidemmälle soveltamalla taloudellisia vähennyksiä automaattisesti, kun työntekijät myöhästyvät. Rangaistukset voivat olla kiinteä Summamama per tapahtuma tai laskettu per minuutti myöhästymistä. Voit myös määrittää sallittujen myöhästymisminuuttien armonaika-ajan ennen kuin rangaistukset astuvat voimaan.

Nämä ominaisuudet yhdessä auttavat täytäntöönpanemaan täsmällisyyttä koskevia käytäntöjä johdonmukaisesti ja vähentämään myöhästymisten seurannan ja rangaistusten manuaalista vaivaa.

Edellytykset

#	Edellytys	Tiedot
1	Läsnäolo-moduuli aktivoitu	Myöhästymisten seuranta on osa Läsnäolo-moduulia.
2	Julkaistut aikataulut	Työntekijöillä täytyy olla julkaistuja vuoroja, jotta järjestelmä voi verrata todellisia vs. suunniteltuja aloitusaikoja.
3	Ilmoitusasetukset määritetty (valinnainen)	Myöhästymishälytysten vastaanottamiseksi määritä managerin ilmoitukset Asetuksissa.
4	Automaattiset rangaistukset aktivoitu (valinnainen)	Rangaistusten automaattiseksi vähentämiseksi aktivoi ja määritä automaattiset rangaistukset.

Vaiheittaiset ohjeet

Myöhästymisiä koskevien ilmoitusten määrittäminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry kohtaan Asetukset > Ilmoitukset.	Ilmoitusasetukset-sivu avautuu.
2	Etsi Myöhäinen saapuminen -ilmoitusvaihtoehto.	Näet tämän hälytyslajin konfigurointikentät.
3	Aktivoi ilmoitus.	Vaihtokytkin siirtyy aktiiviseksi.
4	Aseta raja minuuteissa (esim. ilmoita 5 minuutin jälkeen vuoron alkamisesta).	Managereille ilmoitetaan vain, jos työntekijä on myöhässä enemmän kuin tämä raja.
5	Valitse ilmoitusten vastaanottajat (suora manager, admin jne.).	Asianomaiset henkilöt on valittu.
6	Klikkaa Tallenna.	Myöhästymisilmoitukset ovat nyt aktiivisia.

Automaattisten rangaistusten määrittäminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry kohtaan Asetukset > Läsnäolo (tai Läsnäoloasetusten Rangaistukset-osioon).	Läsnäoloasetukset-sivu avautuu.
2	Etsi Automaattiset rangaistukset -osio.	Näet vaihtoehdot automaattisten rangaistusten aktivoimiseen ja määrittämiseen.
3	Aktivoi Automaattiset rangaistukset -vaihtokytkin.	Automaattinen rangaistuslasku kytketään päälle.
4	Valitse rangaistustyyppi: Kiinteä tai Per minuutti.	Järjestelmä laskee rangaistukset valintasi perusteella.
5	Aseta rangaistuksen Summamama (esim. 5,00 dollaria kiinteä tai 0,50 dollaria per minuutti).	Vähennykarvo on määritetty.
6	Aseta Sallitut myöhästymisminuutit (armonaika, esim. 5 minuuttia).	Tänä armonaika-ajana saapuvia työntekijöitä ei rangaista.
7	Klikkaa Tallenna.	Automaattiset rangaistusasetukset ovat aktiivisia.

Automaattisen rangaistuslaskun ymmärtäminen

Rangaistustyyppi	Miten toimii	Esimerkki
Kiinteä	Kiinteä summa vähennetään per myöhästymistapaus, riippumatta siitä kuinka paljon myöhässä työntekijä on.	Armonaika: 5 min. Rangaistus: 5,00 dollaria. Työntekijä on 12 minuuttia myöhässä. Vähennys: 5,00 dollaria.
Per minuutti	Minuuttikohtainen summa kerrotaan armonaika-ajan ylittyvien myöhästymisminuuttien lukumäärällä.	Armonaika: 5 min. Hinta: 0,50 dollaria/min. Työntekijä on 12 minuuttia myöhässä. Rangaistusminuutit: 12 – 5 = 7. Vähennys: 3,50 dollaria.

Aikaisten lähtöjen seurannan määrittäminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry kohtaan Asetukset > Läsnäolo (tai Ilmoitukset).	Asetukset-sivu avautuu.
2	Etsi Aikainen lähtö -seurantavaihtoehto.	Näet vaihtokytkin ja konfigurointikentät.
3	Aktivoi aikaisten lähtöjen seuranta.	Järjestelmä tallentaa nyt, milloin työntekijät lopettavat vuoronsa ennen suunniteltua lopetusaikaa.
4	Määritä halutessasi ilmoitukset aikaisille lähdöille (raja minuuteissa).	Managereille ilmoitetaan, kun työntekijät lähtevät aikaisin yli määritetyn rajan.
5	Klikkaa Tallenna.	Aikaisten lähtöjen seuranta on aktiivinen.

Myöhästymisten tarkastelu raporteissa

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry Raportteihin vasemmasta sivupalkista.	Raportit-sivu avautuu.
2	Valitse Myöhästyneet työntekijät -raportti.	Raportti latautuu suodattimilla projekteille ja päivämäärävälille.
3	Aseta haluamasi suodattimet ja klikkaa Käytä suodatinta.	Taulukko näyttää jokaisen myöhästyneen työntekijän projektin, aikataulun, päivämäärän, aloitusajan, suunnitellun ajan, myöhästyneet minuutit ja myöhästymistapausten kokonaismäärän.
4	Halutessasi Vie raportti.	Tiedot ladataan jatkoanalyysia varten.

Käyttöoikeudet

Rooli	Näe omat myöhästymistiedot	Näe tiimin myöhästymistiedot	Määritä myöhästymisilmoitukset	Määritä automaattiset rangaistukset
Employee	Kyllä	Ei	Ei	Ei
Manager	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Ei	Ei
Admin	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Kyllä	Kyllä
Owner	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Kyllä	Kyllä

UKK

K: Mikä on arMaaika myöhästymisrangaistuksille?
V: Armonaika (Sallitut myöhästymisminuutit) on konfiguroitava minuuttimäärä suunnitellun aloitusajan jälkeen, jonka aikana rangaistusta ei sovelleta. Esimerkiksi jos asetettu 5 minuuttiin, 3 minuuttia myöhässä saapuvaa työntekijää ei rangaista.

K: Voinko poistaa automaattiset rangaistukset käytöstä, mutta silti seurata myöhästymisiä?
V: Kyllä. Myöhästymisten seuranta on osa Läsnäolo-moduulia ja toimii itsenäisesti. Voit seurata myöhästymisiä ja raportoida niistä ilman automaattisen rangaistusominaisuuden aktivoimista.

K: Missä rangaistusmäärät näkyvät?
V: Rangaistukset tallennetaan Bonus/Rangaistus -raporttiin Pidätys-sarakkeessa. Ne otetaan myös huomioon Palkkhuhtiosentti-raportin loppupalkkalaskelmassa.

K: Seuraako järjestelmä aikaisia lähtöjä samoin kuin myöhästymisiä?
V: Aikaiset lähdöt tallennetaan ja näkyvät Työntekijöiden työtunnit -raportissa Aikainen lähtö h -sarakkeessa. Automaattiset rangaistukset voidaan määrittää erikseen myöhästymisille; aikaisten lähtöjen käsittely riippuu yrityksesi asetuksista.

K: Voidaanko eri rangaistusmäärät asettaa eri työntekijöille tai tehtävänimikkeille?
V: Automaattiset rangaistusasetukset koskevat koko yritystä. Tehtävänimike- tai yksilökohtaisiin muutoksiin managerit voivat manuaalisesti lisätä tai muokata rangaistuksia Bonus/Rangaistus-osiosta.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
Myöhästymistä ei tallennettu	Työntekijällä ei ollut julkaistua aikataulua, joten suunniteltua aikaa ei ole johon verrata.	Varmista, että aikataulut julkaistaan ennen vuorojen alkamisaikoja.
Manager ei saa myöhästymisilmoituksia	Ilmoitukset eivät ole aktivoituina tai raja on asetettu liian korkeaksi.	Tarkista Asetukset > Ilmoitukset ja alenna myöhäisen saapumisen rajaa tarvittaessa.
Automaattisia rangaistuksia ei sovelleta	Automaattiset rangaistukset ovat poissa käytöstä, tai työntekijä saapui armonaika-ajan sisällä.	Varmista, että automaattiset rangaistukset ovat aktivoituina ja tarkista sallittujen myöhästymisminuuttien asetus.
Rangaistuksen summa näyttää virheelliseltä	Rangaistustyyppi (kiinteä vs. per minuutti) ei ehkä vastaa odotuksia.	Tarkista rangaistustyyppi ja -summa kohdassa Asetukset > Läsnäolo. Laske uudelleen yllä kuvatun kaavan avulla.
Aikaista lähtöä ei merkitty	Aikaisten lähtöjen seuranta ei ole aktivoituina.	Aktivoi aikaisten lähtöjen seuranta kohdassa Asetukset > Läsnäolo tai ilmoitusasetuksissa.

Myöhästymisten seuranta ja automaattiset rangaistukset