Suunnittelemattomat vuorot

Opi, miten työntekijät voivat aloittaa vuoroja, jotka eivät ole julkaistussa aikataulussa, ja kuinka suunnittelemattomia vuoroja koskevia asetuksia määritetään.

Mikä tämä on?

Suunnittelemattomat vuorot antavat työntekijöille mahdollisuuden kirjautua sisään ja työskennellä, vaikka heillä ei olisi suunniteltua vuoroa aikataulussa. Tämä on hyödyllistä yrityksille, joilla on vaihteleva kysyntä, päivystyspuhelintyöntekijöille tai tilanteissa, joissa tarvitaan ylimääräistä kattavuutta lyhyellä varoitusajalla.

Kun toiminto on aktivoitu, suunnittelemattomat vuorot näkyvät vaihtoehtona Läsnäolo-pudotusvalikossa aikataulutettujen vuorojen rinnalla. Työntekijä yksinkertaisesti aloittaa suunnittelemattoman vuoron, ja järjestelmä tallentaa todelliset tehdyt tunnit. Konfiguroitava oletuskesto asettaa suunnittelemattomien vuorojen odotetun pituuden suunnittelu- ja raportointitarkoituksiin.

Edellytykset

#	Edellytys	Tiedot
1	Läsnäolo-moduuli aktivoitu	Suunnittelemattomat vuorot ovat Läsnäolo-ominaisuus, joten moduulin täytyy olla aktiivinen.
2	Suunnittelemattomat vuorot sallittu	Suunnittelemattomien vuorojen sallimisvaihtoehto täytyy olla aktivoitu Läsnäoloasetuksissa.
3	Työntekijä liitetty projektiin	Työntekijän täytyy kuulua vähintään yhteen projektiin aloittaakseen minkä tahansa vuoron.

Vaiheittaiset ohjeet

Suunnittelemattomien vuorojen aktivointi

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry kohtaan Asetukset > Moduulit > Läsnäolo (tai Läsnäoloasetusten sivulle).	Läsnäoloasetukset avautuvat.
2	Etsi Salli suunnittelemattomat vuorot -vaihtoehto.	Näet vaihtokytkin tai valintaruutu tälle ominaisuudelle.
3	Aktivoi Salli suunnittelemattomat vuorot -vaihtokytkin.	Suunnittelemattomat vuorot ovat nyt sallittuja työntekijöille.
4	Aseta suunnittelemattomien vuorojen Oletuskesto (oletus: 240 minuuttia).	Tätä arvoa käytetään raportointiin ja suunnitteluun. Työntekijät voivat silti lopettaa vuoron aikaisemmin tai myöhemmin.
5	Klikkaa Tallenna.	Asetukset otetaan käyttöön.

Suunnittelemattoman vuoron aloittaminen (työntekijä)

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Kirjaudu Shiftoniin (selain tai mobiilisovellus).	Pääkäyttöliittymä latautuu.
2	Klikkaa ylänavigoinnin Läsnäolo-painiketta.	Läsnäolo-pudotusvalikko avautuu.
3	Etsi Suunnittelematon vuoro -vaihtoehto pudotuslistasta (aikataulutettujen vuorojen lisäksi).	Suunnittelemattoman vuoron merkintä näkyy Aloita vuoro -painikkeen kanssa.
4	Klikkaa Aloita vuoro suunnittelemattoman vuoron vieressä.	Järjestelmä tallentaa aloitusaikasi. Vuoro on nyt aktiivinen.
5	Tee vuorosi normaalisti. Kun olet valmis, avaa Läsnäolo-pudotusvalikko ja klikkaa Lopeta vuoro.	Suunnittelematon vuoro tallennetaan todellisilla aloitus- ja lopetusajoilla.

Suunnittelemattomien vuorojen tarkastelu managerina

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Siirry kohtaan Raportit > Työntekijöiden työtunnit.	Raportti latautuu.
2	Aseta haluamasi päivämääräväli ja klikkaa Käytä suodatinta.	Taulukko näyttää kaikki vuorot, suunnittelemattomat mukaan lukien.
3	Suunnittelemattomat vuorot tunnistaa siitä, ettei niillä ole suunniteltua aloitus-/lopetusaikaa.	Suunnitellut sarakkeet ovat tyhjiä, kun todelliset sarakkeet näyttävät tallennetut ajat.

Käyttöoikeudet

Rooli	Aloita suunnittelematon vuoro	Näe omat suunnittelemattomat vuorot	Näe tiimin suunnittelemattomat vuorot	Määritä suunnittelemattomien vuorojen asetukset
Employee	Kyllä (jos aktivoitu)	Kyllä	Ei	Ei
Manager	Kyllä (jos aktivoitu)	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Ei
Admin	Kyllä (jos aktivoitu)	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Kyllä
Owner	Kyllä (jos aktivoitu)	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Kyllä

UKK

K: Mikä on suunnittelemattomien vuorojen oletuskesto?
V: Oletus on 240 minuuttia (4 tuntia). Tämä arvo on muokattavissa Läsnäoloasetuksissa ja sitä käytetään ensisijaisesti raportointiin ja suunnitteluun — se ei estä työntekijöitä tekemästä pidempää tai lyhyempää vuoroa.

K: Lasketaanko suunnittelemattomat vuorot kokonaistyötunteihin?
V: Kyllä. Suunnittelemattomat vuorot tallennetaan samalla tavalla kuin aikataulutetut vuorot ja ne näkyvät kaikissa asiaankuuluvissa raporteissa, mukaan lukien Työntekijöiden työtunnit ja Budjetti-raportit.

K: Voinko rajoittaa, ketkä työntekijät saavat aloittaa suunnittelemattomia vuoroja?
V: Suunnittelemattomien vuorojen asetus koskee koko yritystä. Jos tarvitset rajoittaa tätä tietyille työntekijöille, harkitse roolipohjaisten käyttöoikeuksien käyttämistä tai ota yhteyttä Shifton-tiliedustajaan.

K: Koskevatko IP- ja GPS-validointi myös suunnittelemattomia vuoroja?
V: Kyllä. Jos sijaintivalidointi on määritetty Sijainninvalvonta-moduulissa, samat IP- ja GPS-tarkistukset koskevat suunnittelemattoman vuoron aloittamista.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
Suunnittelematon vuoro -vaihtoehto ei näy Läsnäolo-pudotusvalikossa	Suunnittelemattomat vuorot eivät ole aktivoituina asetuksissa.	Siirry kohtaan Asetukset > Moduulit > Läsnäolo ja aktivoi Salli suunnittelemattomat vuorot -vaihtokytkin.
Työntekijä aloitti suunnittelemattoman vuoron vahingossa	Työntekijä valitsi väärän vaihtoehdon pudotusvalikosta.	Lopeta vuoro välittömästi ja ota yhteyttä manageriin tietueen korjaamiseksi.
Suunnittelematon vuoro näyttää 0 suunniteltua tuntia raporteissa	Tämä on odotettua toimintaa — suunnittelemattomilla vuoroilla ei ole suunniteltua aikataulua.	Toimenpiteitä ei tarvita. Todelliset tunnit tallennetaan oikein.
Liian moni työntekijä aloittaa suunnittelemattomia vuoroja	Rajoituksia ei ole asetettu.	Harkitse, pitäisikö suunnittelemattomat vuorot pitää aktivoituina, tai tiedota tiimillesi ohjeistuksista.
Oletuskesto ei vastaa liiketoiminnan tarpeita	Oletusarvoa 240 minuuttia ei ole muutettu.	Päivitä oletuskesto kohdassa Asetukset > Moduulit > Läsnäolo vastaamaan tyypillistä vuoropituuttasi.