Vuoron aloittaminen ja lopettaminen

Opi, miten työntekijät kirjaavat sisään ja ulos vuoroistaan Shiftonin Läsnäolo-ominaisuuden avulla, olipa kyse tietokoneen selaimesta tai mobiilisovelluksesta.

Mikä tämä on?

Vuoron aloittaminen ja lopettaminen on Läsnäolo-moduulin ydintoimi. Kun työntekijä aloittaa työpäivänsä, hän avaa ylänavigoinnin Läsnäolo-pudotusvalikon ja napauttaa Aloita vuoro asianmukaisen aikataulun vieressä. Järjestelmä tallentaa tarkan aikaleiman ja tarkistaa tarvittaessa työntekijän IP-osoitteen tai GPS-sijainnin. Kun vuoro on ohi, työntekijä palaa samaan pudotusvalikkoon ja lopettaa vuoron.

Tämä prosessi antaa managereille tarkan tietueen todellisista tehdyistä tunneista ja mahdollistaa järjestelmän automaattisesti merkitä myöhästelyt, aikaiset lähdöt ja ylityöt.

Edellytykset

#	Edellytys	Tiedot
1	Läsnäolo-moduuli aktivoitu	Läsnäolo-moduulin täytyy olla aktiivinen kohdassa Asetukset > Moduulit.
2	Julkaistu aikataulu	Työntekijällä tulisi olla julkaistu vuoro aikataulussa, jotta järjestelmä voi vertailla suunniteltuja vs. todellisia aikoja.
3	IP/GPS-validointi (valinnainen)	Jos sijaintitarkistukset vaaditaan, Sijainninvalvonta-moduulin täytyy olla aktivoitu ja määritetty.
4	Selain tai mobiilisovellus	Työntekijä tarvitsee pääsyn Shiftoniin tuetun selaimen tai Shifton-mobiilisovelluksen kautta.

Vaiheittaiset ohjeet

Vuoron aloittaminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Kirjaudu Shiftoniin (selain tai mobiilisovellus).	Pääkäyttöliittymä latautuu.
2	Klikkaa tai napauta ylänavigoinnin Läsnäolo-painiketta.	Pudotuspaneeli avautuu listaten päivän aikataulutetut vuorot.
3	Tarkastele käytettävissä olevia vuoroja. Jokainen merkintä näyttää aikataulun nimen ja suunnitellun aloitusajan.	Näet yhden tai useamman vuoron ja jokaisen vieressä Aloita vuoro -painikkeen.
4	Klikkaa Aloita vuoro aloitettavan vuoron vieressä.	Järjestelmä tallentaa aloitusaikasi. Jos IP- tai GPS-validointi on käytössä, sijaintisi tarkistetaan tässä vaiheessa.
5	Vuoron tila muuttuu Aktiiviseksi ja ajastin alkaa näyttää kulunutta aikaa.	Olet nyt kirjautunut sisään. Läsnäolo-pudotusvalikko näyttää käynnissä olevan vuoron ja Lopeta vuoro -painikkeen.

Vuoron lopettaminen

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Klikkaa tai napauta yläpalkin Läsnäolo-painiketta.	Pudotusvalikko avautuu näyttäen aktiivisen vuorosi.
2	Klikkaa Lopeta vuoro aktiivisen vuoron vieressä.	Vahvistusikkuna saattaa ilmestyä (riippuen yrityksesi asetuksista).
3	Vahvista, että haluat lopettaa vuoron.	Järjestelmä tallentaa lopetusajan. Vuoro merkitään valmiiksi.
4	Vuoro katoaa aktiivisesta listasta ja siirtyy läsnäolohistoriaasi.	Tämän vuoron kokonaistyöaika on nyt käytettävissä raporteissa.

Vuoron aloittaminen mobiilissa

Vaihe	Toiminto	Odotettu tulos
1	Avaa Shifton-mobiilisovellus puhelimessasi.	Sovelluksen kotinäyttö latautuu.
2	Napauta Läsnäolo-painiketta (yleensä yläpalkissa tai päävalikossa).	Läsnäolopaneeli avautuu aikataulutettujen vuorojesi kanssa.
3	Napauta Aloita vuoro haluamasi aikataulun vieressä.	Jos GPS-validointi on käytössä, sovellus pyytää sijaintilupaa. Aloitusaikasi tallennetaan.
4	Lopettaaksesi vuoron myöhemmin palaa Läsnäolopaneeliin ja napauta Lopeta vuoro.	Vuoro merkitään valmiiksi tarkalla lopetusaikaleimanlla.

Mitä tapahtuu IP- ja GPS-tarkistusten aikana

Jos yrityksesi on määrittänyt sijaintivalidoinnin, seuraavat tarkistukset tapahtuvat vuoroa aloitettaessa tai lopetettaessa:

Tarkistustyyppi	Alusta	Mitä tapahtuu
IP-validointi	Selain ja mobiili	Järjestelmä vertaa nykyistä IP-osoitettasi työsijaintiisi määritettyihin sallittuihin IP-osoitteisiin.
GPS-validointi	Vain mobiili	Sovellus tarkistaa GPS-koordinaattisi suhteessa määritettyyn työsijaintiin ja sijainnin tarkkuuden sädettä.
Validointi läpäisty	Molemmat	Vuoro alkaa tai loppuu normaalisti.
Validointi epäonnistuu	Molemmat	Saatat nähdä varoitusviestin. Asetuksista riippuen vuoro saattaa silti alkaa, mutta poikkeama merkitään managerille.

Käyttöoikeudet

Rooli	Aloita/lopeta oma vuoro	Näe omat vuoroajat	Näe tiimin vuoroajat	Muokkaa muiden vuoroaikoja
Employee	Kyllä	Kyllä	Ei	Ei
Manager	Kyllä	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Kyllä
Admin	Kyllä	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Kyllä
Owner	Kyllä	Kyllä	Kyllä (kaikki)	Kyllä

UKK

K: Mitä jos aloitan vahingossa väärän vuoron?
V: Lopeta vuoro välittömästi ja ota yhteyttä manageriin. Managerit voivat muokata läsnäolotietueita virheiden korjaamiseksi.

K: Voinko aloittaa vuoron ennen suunniteltua aikaa?
V: Kyllä, järjestelmä sallii vuoron aloittamisen ennen suunniteltua aikaa. Todellinen aloitusaika tallennetaan ja verrataan aikatauluun raporteissa.

K: Mitä tapahtuu, jos GPS-sijaintini ei vastaa työsijaintia?
V: Yrityksesi asetusten mukaisesti saatat saada varoituksen, mutta silti pystyä aloittamaan vuoron. Manager ilmoitetaan sijaintierosta. Katso lisätietoja GPS- ja IP-validointi -artikkelista.

K: Voinko aloittaa vuoron eri laitteelta kuin tavallisesti?
V: Kyllä, kunhan kirjaudut Shifton-tilillesi. Jos kuitenkin IP-validointi on käytössä ja laite on eri verkossa, IP-tarkistus saattaa epäonnistua.

K: Mitä jos unohdan lopettaa vuoron?
V: Vuorosi pysyy auki, kunnes sinä tai manager suljet sen. Jotkut yritykset määrittävät automaattiset ilmoitukset vuoroille, jotka ovat käynnissä odotettua kauemmin.

Mahdolliset ongelmat ja ratkaisut

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
Läsnäolo-pudotusvalikossa ei näy vuoroja	Tänään ei ole julkaistua aikataulua, tai työntekijä ei ole liitetty projektiin.	Pyydä manageriasi julkaisemaan aikataulu tai tarkistamaan projektiassignointisi.
“Aloita vuoro” -painike on harmaana	Toinen vuoro on jo aktiivinen, tai IP-validointi epäonnistui.	Lopeta ensin aktiivinen vuoro. Jos IP-validointi epäonnistui, tarkista verkkoyhteydes tai ota yhteyttä manageriin.
GPS-tarkistus epäonnistuu mobiilissa	Sijaintipalvelut ovat poissa käytöstä tai sovelluksella ei ole lupaa.	Aktivoi sijaintipalvelut laitteellasi ja myönnä Shifton-sovellukselle lupa käyttää sijaintiasi.
Vuoro alkoi mutta aika näyttää virheelliseltä	Laitteen kello ei ole synkronoitu.	Järjestelmä käyttää palvelinaikaa, ei laiteaikaa. Jos huomaat eroa, se on todennäköisesti näyttöongelma — tallennettu aika on oikea.
Vuoroa ei voi lopettaa — painike ei reagoi	Verkkoyhteysongelma tai selaimen häiriö.	Päivitä sivu tai käynnistä sovellus uudelleen ja yritä uudelleen. Jos ongelma jatkuu, ota yhteyttä ylläpitäjään.