Shifton Tâches vous permet d’ajouter de nouveaux employés dans l’entreprise, de leur envoyer des invitations, d’importer des listes d’employés, ainsi que de renvoyer et de supprimer des employés. Toutes ces actions s’effectuent dans la section «Employés».
Pour ouvrir la section, cliquez sur «Employés» dans le menu latéral.
La page affiche les employés avec les statuts suivants :
- Invité — l’employé a accès à son compte.
- Invitation en attente — l’invitation a été envoyée, mais n’a pas encore été acceptée.
- Non invité — l’invitation n’a pas été envoyée ; il faut indiquer un numéro de téléphone ou un e-mail.
Ajout manuel d’un employé
- Cliquez sur «Ajouter un employé».
- Dans le panneau latéral, remplissez les champs : prénom et nom de famille, numéro de téléphone mobile, adresse e-mail et date de début de travail de l’employé.
- Cliquez sur «Envoyer une invitation».
Règles d’envoi des invitations :
- Si l’employé est déjà inscrit, l’invitation sera envoyée à son e-mail.
- Si l’employé n’est pas encore inscrit, il recevra un lien d’inscription par SMS ou par e-mail.
- Il est possible d’envoyer au maximum 3 SMS par jour à un même numéro de téléphone.
- Pour pouvoir envoyer des invitations, votre numéro de téléphone doit être confirmé et une carte de paiement avec un abonnement mensuel actif doit être associée au compte.
Après avoir cliqué sur «Ajouter», les profils des employés seront créés. Les employés auront accès à leurs comptes une fois leur inscription terminée.
Ajout d’employés par import de fichier
- Ouvrez la section «Employés».
- Cliquez sur «Importer».
- Dans le panneau latéral, vous verrez un exemple du format de données requis.
- Téléchargez le modèle à l’aide de «Télécharger le modèle» et remplissez-le.
- Cliquez sur «Choisir le fichier» et chargez le fichier au format .CSV ou .XLSX.
- Cliquez sur «Importer un fichier».
- Faites correspondre les colonnes de votre fichier aux champs du système dans Shifton.
- Cochez la case si vous souhaitez envoyer les invitations immédiatement.
- Cliquez sur «Enregistrer».
Après l’enregistrement, les profils des employés seront créés. Ils pourront se connecter dès qu’ils auront terminé leur inscription.
Renvoi d’un employé
Seul le propriétaire de l’entreprise ou un administrateur peut renvoyer un employé.
- Cliquez sur l’icône de corbeille à côté de l’employé.
- Choisissez la date du renvoi.
- Cliquez sur «Renvoyer».
Après le renvoi :
- L’accès de l’employé au compte de l’entreprise sera révoqué.
- Il ne pourra plus se connecter depuis aucun appareil.
Suppression d’un employé de l’entreprise
Seul le propriétaire de l’entreprise ou un administrateur peut supprimer un employé.
- Cliquez sur l’icône de corbeille à côté de l’employé.
- Cliquez sur «Supprimer».
Important : la suppression d’un employé efface définitivement son profil de la liste des employés de l’entreprise.
Questions fréquentes
Question : Où se trouve la section pour ajouter des employés ? Réponse : Accédez à la section «Employés» dans le menu latéral de votre compte Shifton.
Question : Comment ajouter manuellement un nouvel employé ? Réponse : Cliquez sur «Ajouter un employé», saisissez le prénom et le nom de famille, le numéro de téléphone mobile et l’adresse e-mail, puis cliquez sur «Envoyer une invitation».
Question : Que se passe-t-il après l’ajout d’un employé ? Réponse : Après l’envoi de l’invitation, Shifton crée un profil. L’employé pourra se connecter dès qu’il aura terminé son inscription.
Question : Quels statuts les employés peuvent-ils avoir dans la liste ? Réponse : Les employés peuvent être affichés avec les statuts suivants :
- Invité — l’invitation a été acceptée ;
- Invitation en attente — l’invitation a été envoyée, mais pas acceptée ;
- Non invité — l’invitation n’a pas encore été envoyée.
Question : Comment fonctionne l’invitation si l’employé possède déjà un compte ? Réponse : Si l’employé est déjà inscrit dans Shifton, l’invitation est envoyée à son adresse e-mail.
Question : Comment les invitations sont-elles envoyées aux utilisateurs non inscrits ? Réponse : S’ils ne sont pas inscrits, ils reçoivent un lien d’inscription par SMS ou par e-mail.
Question : Existe-t-il une limite au nombre d’invitations par SMS pour un même numéro ? Réponse : Oui — il est possible d’envoyer au maximum 3 invitations par SMS et par jour à un même numéro de téléphone.
Question : Quelles conditions faut-il remplir pour envoyer des invitations via Shifton ? Réponse : Votre numéro de téléphone doit être confirmé et une carte de paiement avec un abonnement actif doit être associée au compte.
Question : Comment ajouter plusieurs employés à la fois ? Réponse : Utilisez la fonction «Importer» : téléchargez le modèle, renseignez les données des employés, chargez le fichier CSV ou XLSX, faites correspondre les colonnes et cliquez sur «Enregistrer».
Question : Peut-on envoyer les invitations directement pendant l’import ? Réponse : Oui — lors de l’import, vous pouvez cocher une case pour envoyer les invitations immédiatement.
Question : Comment renvoyer un employé ? Réponse : Cliquez sur l’icône de corbeille à côté de l’employé, choisissez la date du renvoi et cliquez sur «Renvoyer». Cela annule son accès.
Question : Comment supprimer un employé de l’entreprise ? Réponse : Cliquez sur l’icône de corbeille à côté de l’employé et sélectionnez «Supprimer». Cela effacera définitivement son profil de la liste de l’entreprise.
Question : Qui peut renvoyer ou supprimer des employés ? Réponse : Seuls le propriétaire de l’entreprise ou un administrateur peuvent renvoyer ou supprimer des employés.
Question : Quelle est la différence entre le renvoi et la suppression ? Réponse : Le renvoi annule l’accès, mais conserve le profil de l’employé ; la suppression retire définitivement l’employé de la liste de l’entreprise.