La deuxième icône de la barre du bas, c'est le calendrier des quarts de travail. Ne le confondez pas avec la rubrique Horaires (Schedules) du menu : là, on crée et on configure les horaires, tandis qu'ici on regarde qui travaille et quand, et on modifie des quarts de travail isolés.
L'ensemble des boutons de cet écran dépend du rôle : le propriétaire et l'administrateur voient quatre boutons dans l'en-tête, l'employé n'en voit que deux. C'est signalé au fil du texte.
Instructions pas à pas
Comment l'écran est organisé
En haut, trois modes d'affichage. Ils changent non seulement la liste, mais aussi les compteurs des jours :
| Mode | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Mes quarts de travail (My shifts) | Uniquement vos quarts de travail |
| Shifts ouverts (Open Shifts) | Les quarts de travail libres que l'on peut prendre |
| Toutes les équipes (All shifts) | Les quarts de travail de toute l'équipe |
En dessous, le mois et la bande de la semaine avec les dates. Sous les dates, des points de couleur — un par événement de ce jour, la couleur venant de l'horaire. Pour changer de semaine : Semaine précédente (Previous week) et La semaine prochaine (Next week).
La bande de la semaine se déploie en calendrier du mois grâce au bouton Développer le calendrier (Expand calendar) situé en dessous. Une fois déployée, la navigation se fait par mois : les boutons deviennent Mois précédent (Previous month) et Le mois prochain (Next month). Pour refermer : Réduire le calendrier (Collapse calendar).
Les compteurs de chaque jour
À droite, dans l'en-tête du jour, trois icônes avec des nombres. Elles n'ont pas de libellé, retenez-les donc par leur icône :
| Icône | Ce qu'elle compte |
|---|---|
| Deux personnes | Combien d'employés travaillent ce jour-là |
| Calendrier | Combien de quarts de travail |
| Tasse | Combien de pauses |
Ils comptent selon le mode choisi : dans Mes quarts de travail, un jour où vous avez un seul quart de travail affichera 1 1 0, tandis que dans Toutes les équipes le même jour montrera toute l'équipe — par exemple 27 27 0.
Le compteur de pauses concerne les pauses en tant qu'enregistrements distincts, et non la durée prévue dans le quart de travail. C'est pourquoi un quart de travail peut indiquer 30 min alors que le compteur reste à zéro : cela veut dire que personne n'a ajouté de pause à ce quart de travail.
S'il n'y a rien ce jour-là, à la place des cartes s'affiche Aucun événement prévu aujourd'hui (No Events Planned Today).
La carte du quart de travail dans la liste
Sur la carte : le nom de l'employé, l'heure, la durée de la pause, le nom du modèle et les marques d'état — Absence (Absence), Commencée (Started), Terminé (Finished). À gauche, une bande de couleur : c'est la couleur de l'horaire.
Les absences sont présentées sur des cartes distinctes — par exemple Jour de maladie (Sick day) avec sa période — de même que les pauses : la carte d'une pause ne contient que le nom de l'employé et l'heure, par exemple 19:00 — 19:30.
Ce qui s'ouvre quand on appuie sur un quart de travail
Un appui sur la carte ouvre Détails du quart (Shift details) avec deux onglets : Informations (Info) et Bonus/Pénalités/Avances (Bonuses/Penalties/Advances).
Si la semaine dépasse le quota, un bloc orange Heures supplémentaires (Overtime) apparaît en haut, avec la mention Attention, heures supplémentaires ! (Attention, overtime!), la ligne Total (Hrs) (Total (Hrs)) et Heures supplémentaires (heures) (Overtime (hrs)) précédée d'un signe plus.
En dessous, la date et l'heure du quart de travail, puis le bloc Informations : l'entreprise, le projet, l'horaire et l'employé — le numéro de l'employé figurant entre parenthèses.
Le bloc Détails (Details) contient ce qu'on peut modifier sur son propre quart de travail à venir : Emplacement (Location) et Marques (Marks), et en dessous Enregistrer (Save).
Tout en bas, le bloc Pauses (Breaks). Tant qu'il n'y en a pas, il indique Pas de pauses (No breaks), et à droite se trouve le bouton Ajouter une pause (Add break).
Comment ajouter une pause à un quart de travail
Ajouter une pause ouvre un formulaire de cinq champs :
| Champ | Ce qu'il définit |
|---|---|
| Nom (Name) | Le nom de la pause, par exemple « Déjeuner » |
| Heure de début (Time from) | Le début. Une heure située à l'intérieur du quart de travail est proposée par défaut |
| Heure de fin (Time to) | La fin |
| Payé (Paid) | Considérer la pause comme payée |
| Commentaire (Comment) | Une explication, facultative |
En bas, Ajouter (Add). Ensuite, la pause s'inscrit dans le bloc Pauses de la carte, apparaît comme une carte distincte dans la liste du jour et ajoute une unité au compteur avec la tasse.
Les actions sur un quart de travail
Les trois points en haut à droite de la carte, c'est Plus d'actions (More actions). Ils ouvrent le volet Choisissez une action (Select action) avec cinq éléments :
| Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Déplacer vers les postes ouverts (Move to Open Shifts) | Céder le quart de travail à la liste commune |
| Demande d'échange de poste (Shift Swap Request) | Échanger son quart de travail avec un collègue |
| Demande de modification de shift (Shift edit request) | Demander un autre horaire |
| Demande de dépôt de shift (Shift drop request) | Transmettre le quart de travail à quelqu'un d'autre |
| Demande de division d'un quart de travail (Request to split a shift) | Diviser le quart de travail en plusieurs parties |
Ce que fait exactement chacune d'elles et comment elle passe la validation — dans l'article « Application mobile pour l'employé ».
Le volet ne s'ouvre pas toujours : s'il n'y a aucune action pour ce quart de travail, l'appui n'affiche rien et aucun message n'apparaît. Les causes figurent dans le tableau ci-dessous.
Les boutons de l'en-tête
| Bouton | Qui le voit | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| Mettre à jour (Update) | Tous | Rafraîchir les données sans attendre le chargement automatique |
| Filtres (Filters) | Tous | La sélection des quarts de travail. Le chiffre sur l'icône indique combien de valeurs sont retenues ; au-delà de neuf, cela s'affiche sous la forme 9+ |
| Exporter (Export) | Propriétaire, administrateur | L'export de l'horaire dans un fichier |
| Plus (More) | Propriétaire, administrateur | Des actions supplémentaires sur l'horaire |
En bas à droite, le bouton avec le signe plus — Ajouter une équipe (Add Shift) directement depuis le calendrier.
Ce qu'il y a dans le bouton « Plus »
Les trois points de l'en-tête ouvrent le volet Programme (Schedule) — onze éléments. C'est le principal menu de travail du responsable : c'est de là qu'on modifie beaucoup de quarts de travail d'un coup, qu'on duplique l'horaire, qu'on ajoute des modèles, des jours fériés et des personnes.
| Élément | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Actions de quart en masse (Bulk Shift Actions) | Une seule action pour tous les quarts de travail retenus par la sélection |
| Dupliquer les Shifts (Duplicate Shifts) | Copier une période de l'horaire vers l'avant |
| Ajouter un nouvel employé (Add a new employee) | Le formulaire d'un nouvel employé |
| Ajouter un nouveau modèle (Add a new template) | Un nouveau modèle de quart de travail dans l'horaire |
| Ajouter des équipes à partir d'un modèle (Add shifts by template) | Répartir des quarts de travail d'après un modèle existant sur une période |
| Ajouter un jour férié (Add a holiday) | Un jour férié avec ses règles et sa majoration de paie |
| Afficher / Masquer (Show / Hide) | Le tri, le format du nom et le fuseau horaire dans la grille |
| Notifications d'urgence (Emergency notifications) | Inviter ceux qui n'ont pas de quart de travail sur cette période à couvrir les quarts libres |
| Répartir les shifts de la liste des disponibles (Distribute shifts from Free Board) | Distribuer les quarts de travail libres aux employés |
| Publier et informer les employés (Publish & notify employees) | Publier les quarts de travail non publiés et prévenir les personnes concernées |
| Effacer la liste des disponibles (Clear the list of available) | Retirer tous les quarts de travail libres |
Les actions de quart en masse
L'écran comporte trois blocs : vous indiquez d'abord quels quarts de travail sont retenus, puis ce qu'il faut en faire.
| Bloc | Champ | Ce qu'il définit |
|---|---|---|
| Période (Period) | Période / Jours spécifiques (Period / Specific days) | Un intervalle continu ou des dates isolées |
| De et À (From, To) | Les bornes de l'intervalle | |
| Les cases Lun–Dim | Quels jours de la semaine prendre en compte dans l'intervalle | |
| Filtre (Filter) | Sélectionnez des modèles de shift (Select shift templates) | Uniquement les quarts de travail de ces modèles |
| Sélectionnez les employés (Select employees) | Uniquement les quarts de travail de ces personnes | |
| Aucun poste ouvert / Avec des postes ouverts / Seulement des postes ouverts (No open shifts / With open shifts / Only open shifts) | Comment traiter les quarts de travail libres | |
| Action (Action) | Neuf actions, voir ci-dessous | Ce qu'il faut faire des quarts de travail retenus |
Les neuf actions :
| Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Ajouter une marque (Add a mark) | Poser une marque sur tous les quarts de travail retenus |
| Supprimer une marque (Remove a mark) | Retirer une marque |
| Définir l'emplacement (Set location) | Attribuer un emplacement |
| Supprimer l'emplacement (Delete location) | Retirer l'emplacement |
| Ajouter un bonus (Add bonus) | Attribuer un bonus sur ces quarts de travail |
| Recalculer le salaire (Recalculate salary) | Recalculer la rémunération |
| Ajouter/supprimer des notes (Add/delete notes) | Poser ou retirer des notes |
| Déplacer vers Ouvert (Move to Open) | Faire passer les quarts de travail dans la liste des disponibles |
| Supprimer (Delete) | Supprimer les quarts de travail |
Rien ne se produit tout de suite : l'application montre d'abord ce qui a été retenu par la sélection. Après le choix de l'action, une fenêtre apparaît avec l'indication Cliquez sur « Appliquer » pour afficher les shifts concernés (Click Apply to view the affected shifts), puis, après Appliquer, le nombre de quarts de travail concernés — par exemple Sera supprimé 2 (Will be deleted 2). Seul l'appui suivant exécute l'action, et le message Enregistré, action terminée (Saved, Action completed) s'affiche.
Vérifiez ce nombre avant d'appuyer : c'est justement lui qui vous protège d'une sélection ayant accidentellement pris trop de quarts de travail.
Dupliquer les quarts de travail
La duplication reporte vers l'avant une période déjà constituée — c'est ainsi qu'on étend d'ordinaire une semaine sur un mois.
| Bloc | Ce qu'il définit |
|---|---|
| Sélectionnez la période à dupliquer (Select the period that needs to be duplicated) | Ce qu'on copie : Date de et Date à |
| Ajouter des quarts dupliqués à partir de (Add duplicated shifts starting from) | Où on insère : la date et le Nombre de répétitions (Number of repetitions) |
| Employés (Employees) | Les quarts de travail de qui copier |
| Sélectionnez le mode de collage des shifts (Select a paste shifts option) | Indenté (Indented) ou Dans une rangée (In a row) — fonctionne s'il y a plus d'une répétition |
| Options supplémentaires (Additional options) | Copier les marques, Dupliquer les pauses, Dupliquer les emplacements, Dupliquer les notes, Dupliquer les ouvertures de postes |
| Que faire en cas de conflits de shift ? (What to do with shift conflicts?) | Permettre les conflits (Allow conflicts), Éviter les conflits (Avoid conflicts) ou Écraser les conflits (Overwrite conflicts) |
En bas, le bouton vert Dupliquer (Duplicate).
Le bloc sur les conflits est le plus important : il décide de ce qui se passe si des quarts de travail sont déjà prévus ces jours-là. « Permettre » gardera les deux, « Éviter » sautera les jours déjà occupés, « Écraser » remplacera ceux qui existent.
Ajouter un nouveau modèle
Un modèle est une ébauche de quart de travail à partir de laquelle on remplit ensuite les jours.
| Bloc | Champ |
|---|---|
| Programme (Schedule) | Dans quel horaire on le crée |
| Informations de base (Basic information) | Nom du shift (Shift name) et la couleur |
| Période de shift (Shift period) | L'heure de début et de fin. Sous les champs, l'application calcule elle-même la durée et indique de quel fuseau horaire du projet il s'agit |
| Pause (Break) | La durée de la pause et l'interrupteur Configurer les pauses (Set up breaks) pour un réglage plus fin |
| Emplacement (Location) | Où se déroule le quart de travail |
| Marques (Marks) | Les marques que recevront les quarts de travail de ce modèle |
| Nombre de personnel requis (Number of staff required) | Combien de personnes il faut par quart de travail, et l'interrupteur Définir les lieux de travail par jour (Set workplaces by day) pour fixer un nombre différent selon les jours |
En bas, Enregistrer (Save).
Ajouter des équipes à partir d'un modèle
Le revers du modèle : le répartir dans le calendrier.
| Bloc | Ce qu'il définit |
|---|---|
| Planning et modèle (Schedule and template) | L'horaire et le modèle d'après lequel on place les quarts de travail |
| Employés (Employees) | À qui on les attribue |
| Période (Period) | Période ou Jours spécifiques, les bornes et les cases des jours de la semaine |
| Paramètres (Settings) | L'Emplacement et les Marques des quarts de travail créés |
| Note (Note) | Une note commune |
En bas, le bouton vert Appliquer (Apply).
Ajouter un jour férié
| Bloc | Ce qu'il définit |
|---|---|
| Détails (Details) | Titre des vacances (Holiday title), la description et la couleur |
| Choisissez la période (Choose period) | La date et l'heure de début, la date et l'heure de fin — par défaut de 00:00 à 23:59 |
| Paramètres (Settings) | Quatre interrupteurs et le pourcentage de rémunération |
Les quatre interrupteurs du jour férié :
| Interrupteur | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Autoriser l'ajout de shifts sur cette période (Allow shift addition on this period) | Activé par défaut : on peut placer des quarts de travail un jour férié |
| Bloquer les demandes de congé (Block time-off requests) | Interdire de demander un congé ces jours-là |
| Envisagez le jour de travail lors de la demande de congé (Consider working day when requesting vacation) | Le jour férié entrera dans le décompte des jours de vacances |
| Notifier tous les employés (Notify all employees) | Envoyer une notification à propos du jour férié |
En dessous, le champ % du taux de rémunération de base pour les tâches effectuées lors d'un jour férié (% from the basic pay rate for work on a holiday) — par défaut 100. C'est là qu'on fixe la majoration de paie.
Afficher / Masquer
Malgré son nom, il s'agit des réglages de l'apparence de la grille — trois blocs et Enregistrer :
| Bloc | Options |
|---|---|
| Trier par (Sort by) | Temps (Time), Trier par nom (Sort by name), Trier par position (Sort by position) |
| Format d'affichage du nom (Name display format) | Format nom-prénom ou Format prénom-nom (Last name-first name format / First name-last name format) |
| Fuseau horaire (Time zone) | Fuseau horaire de l'employé (Employee time zone) ou Fuseau horaire du projet (Project time zone) |
Le fuseau horaire décide ici dans quelle heure vous voyez les quarts de travail — c'est important si l'équipe est répartie dans plusieurs pays.
Notifications d'urgence
C'est un moyen de combler rapidement un trou dans l'horaire. L'envoi part vers les employés qui n'ont pas de quart de travail sur la période choisie — c'est-à-dire ceux qui peuvent venir travailler. L'idée est de les inviter à prendre les quarts de travail libres, et non de prévenir ceux qui sont déjà occupés.
Le formulaire est court : Période (Period) avec les dates de et à, le champ Texte du message (Message text) et le bouton Envoyer la notification (Send notification). C'est d'ordinaire dans le texte qu'on précise quels quarts de travail sont restés à couvrir.
Répartir les shifts de la liste des disponibles
L'écran s'appelle Distribuer les shifts gratuits (Distribute free shifts) : vous choisissez les horaires et la période — Sélectionner des horaires (Select schedules), De et À — puis vous appuyez sur Distribuer (Distribute). Le système répartit lui-même les quarts de travail libres entre les employés. À côté se trouve Annuler (Cancel).
Publier et informer les employés
Le nom de l'élément contient un nombre : c'est la quantité de quarts de travail créés mais pas encore publiés. Supprimez ou publiez des quarts de travail, et ce nombre changera. L'appui les publie et envoie les notifications, n'ouvrez donc pas cet élément « juste pour voir ».
Effacer la liste des disponibles
C'est le seul élément écrit en rouge. Il retire les quarts de travail libres — ceux qui se trouvent dans la liste commune et que personne n'a encore pris. L'action touche les données de toute l'entreprise, ne l'utilisez donc que lorsqu'il faut remettre la liste entièrement à zéro.
Ajouter un nouvel employé
C'est le même écran Ajouter un employé (Add employee) que dans la rubrique Employés de l'entreprise : Informations personnelles (Personal information) — le prénom, le nom, le téléphone et l'e-mail, Paramètres de travail (Work settings) — Numéro de personnel (Personnel Number), le quota mensuel d'heures en pourcentage et le poste. Le détail, avec l'invitation et les droits, se trouve dans l'article « Employés de l'entreprise dans l'application mobile ».
Filtres
L'écran des filtres est composé de quatre lignes et d'un bouton d'application. Les deux premières définissent quel horaire regarder, les deux suivantes ouvrent leurs propres écrans — le chevron de droite y conduit, et la ligne elle-même porte un badge indiquant l'état actuel.
| Ligne | Ce qu'elle règle |
|---|---|
| Projet (Project) | Le projet dont les quarts de travail sont affichés |
| Horaires (Schedules) | Les horaires précis à l'intérieur du projet |
| Filtres (Filters) | Sept sélections portant sur les personnes et les quarts de travail |
| Paramètres (Settings) | Quels événements afficher dans la grille |
En bas, Appliquer les filtres (Apply filters) — la sélection ne s'applique pas avant cet appui.
Horaires n'est pas une simple liste, mais une arborescence : chaque horaire se déploie et laisse voir ses modèles de quarts de travail, y compris Quart de travail personnalisé (Custom shift). On peut cocher aussi bien l'horaire entier que des modèles isolés. En haut, Tout effacer (Clear all) et Sélectionner tout (Select all), en bas Appliquer (Apply).
La ligne « Filtres » : sept sélections
| Sélection | Ce qu'elle définit |
|---|---|
| Sélectionner des employés individuels (Select individual employees) | La sélection des personnes — ligne Employés (Employees) |
| Sélectionnez un poste (Select a position) | La sélection par poste — ligne Poste (Position) |
| Sélectionner les marques des employés (Select employee marks) | Les marques posées sur les personnes |
| Choisissez un planning (Choose a schedule) | La sélection par horaire |
| Sélectionner des emplacements (Select locations) | La sélection par emplacement |
| Sélectionner les marques de shift (Select shift marks) | Les marques posées sur les quarts de travail |
| Sélectionner le statut de la tâche (Select shift status) | L'état du quart de travail |
Il y a cinq statuts : En retard (Late), Parti plus tôt (Early left), Absence (Absence), Commencée (Started), Terminé (Finished).
Les sept s'ouvrent de la même façon : en haut Rechercher (Search), en dessous Sélectionné (Selected) avec un nombre, à côté Tout effacer et Sélectionner tout, plus bas la liste avec les cases à cocher et le bouton Appliquer. En bas de l'écran des sélections lui-même : Effacer (Clear) et Enregistrer (Save).
La ligne « Paramètres » : ce qu'il faut afficher dans la grille
Il y a ici six interrupteurs — un par type d'événement — et un septième, général :
| Interrupteur | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Masquer tout (Hide all) | Le général : éteint et rétablit les six d'un coup |
| Équipes (shifts) | Les quarts de travail eux-mêmes |
| Congé (Time-off) | Les congés et les absences |
| Vacances (Holidays) | Les jours fériés |
| Pauses (Breaks) | Les pauses sous forme de cartes distinctes |
| Disponibilité (Availability) | Les marques de disponibilité |
| Activité (Activity) | Les activités à l'intérieur des quarts de travail |
Le badge de la ligne Paramètres correspond au nombre de types activés : quand tout est activé il affiche 6, désactivez-en un et il passera à 5. En bas, Enregistrer (Save).
Comment ajouter un quart de travail depuis le calendrier
Le bouton avec le signe plus ouvre Ajouter une équipe (Add Shift). Le formulaire comporte deux blocs :
| Bloc | Champ | Ce qu'il définit |
|---|---|---|
| Planning et modèle (Schedule & Template) | Planning (Schedule) | Le sélecteur ne contient que les horaires en vigueur à la date choisie. Ceux qui ont expiré n'y figurent pas |
| Modèle (Template) | Quart de travail personnalisé (Custom shift) ou un modèle existant de l'horaire | |
| Période de shift (Shift period) | Date (Date) | Le jour du quart de travail |
| Heure de début (Time from) | Le début. On le choisit sur un cadran circulaire, et il est possible de basculer vers la saisie en chiffres | |
| Heure de fin (Time to) | La fin | |
| Pause (Break) | La durée de la pause en minutes |
Il n'y a pas de champ pour l'employé dans le formulaire : le quart de travail est créé à votre nom. Ce qui se passe ensuite dépend du rôle. Chez le propriétaire et l'administrateur, le quart de travail apparaît immédiatement dans l'horaire. Chez l'employé, une demande est envoyée, et l'application répond : Votre demande de création de quart de travail a été acceptée et sera traitée par le responsable sous peu (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly). Exception : les horaires où le libre-service sans confirmation du responsable est activé — le quart de travail de l'employé y est enregistré tout de suite.
L'application ne laisse pas passer les chevauchements. Si vous avez déjà un quart de travail à cette heure-là, l'enregistrement est annulé avec la mention L'action a été annulée en raison d'un chevauchement avec un autre shift (The action was canceled due to an overlap with another shift).
La demande partie en validation est visible dans la rubrique Demandes (Requests) sous le nom Demande de création d'une équipe (Request to create a shift). En l'ouvrant, on peut appuyer sur Annuler la demande (Cancel request) — le volet Refuser la demande (Decline request) apparaîtra, avec le champ obligatoire Raison du refus (Reason of decline) et le bouton Soumettre (Submit).
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| On ne voit que ses propres quarts de travail | Le mode Mes quarts de travail est sélectionné | Passez à Toutes les équipes. S'il n'y a pas de commutateur, c'est que l'option « Autoriser les employés à voir tous les shifts » est désactivée dans les paramètres de l'horaire |
| Les quarts de travail des collègues n'apparaissent pas, même dans Toutes les équipes | Une interdiction au niveau de l'horaire ou du projet | Vérifiez Autoriser les employés à voir tous les shifts dans l'horaire et Permettre aux employés de voir tous les plannings dans le projet dans le projet |
| La grille est vide | Un filtre est actif | Regardez le chiffre sur l'icône des filtres et réinitialisez la sélection avec le bouton Effacer |
| Le jour est vide alors que le compteur indique un quart de travail | Les compteurs comptent selon le mode, tandis que la sélection masque les cartes | Réinitialisez les filtres et vérifiez les interrupteurs dans les Paramètres |
| Les pauses, les congés ou les jours fériés ont disparu | Ils sont désactivés dans les Paramètres | Ouvrez Filtres → Paramètres et activez ce qu'il faut. Le badge de la ligne indiquera combien de types sont activés |
| Le quart de travail indique 30 min alors que le compteur de pauses est à zéro | Ce sont deux choses différentes : la carte affiche la durée issue du modèle, le compteur affiche les pauses ajoutées | La pause s'ajoute sur la carte du quart de travail avec le bouton Ajouter une pause |
| Les trois points de la carte du quart de travail n'ouvrent rien | Il n'y a aucune action pour ce quart de travail : il a déjà commencé ou va bientôt commencer, ou bien le libre-service est désactivé dans l'horaire | Vérifiez les paramètres de l'horaire et prenez un quart de travail devant lequel il reste encore du temps |
| Exporter et Plus sont absents de l'en-tête | Vous vous êtes connecté en tant qu'employé | Ces boutons sont visibles par le propriétaire et l'administrateur |
| Le quart de travail ne s'enregistre pas | Un chevauchement horaire avec un autre quart de travail | Changez l'heure ou la date — les chevauchements ne sont pas autorisés |
| Le quart de travail n'est pas apparu après l'enregistrement | Il est parti en validation sous forme de demande | Attendez la décision du responsable. La demande est visible dans la rubrique Demandes |
| Les modifications faites dans la version web ne sont pas visibles | Les données ont été chargées plus tôt | Appuyez sur Mettre à jour |
| L'horaire voulu n'est pas dans le sélecteur | L'horaire n'est pas en vigueur à la date choisie | Prolongez d'abord l'horaire dans la version web ou dans la rubrique Horaires |
Questions fréquentes (FAQ)
Question : En quoi cet écran diffère-t-il des « Horaires » du menu ? Réponse : Ici, on regarde les quarts de travail et on modifie des quarts de travail isolés ; là, on crée et on configure les horaires.
Question : Qu'est-ce que les quarts de travail libres (Open Shifts) ? Réponse : Des quarts de travail cédés à la liste commune. N'importe qui à qui les paramètres l'autorisent peut les prendre.
Question : Que signifient les trois icônes avec des nombres à côté de la date ? Réponse : Combien d'employés travaillent ce jour-là, combien de quarts de travail et combien de pauses. Le calcul se fait selon le mode d'affichage choisi.
Question : Peut-on voir le mois entier ? Réponse : Oui, avec le bouton Développer le calendrier sous la bande de la semaine. La navigation se fait alors par mois.
Question : Peut-on ajouter un quart de travail directement d'ici ? Réponse : Oui, avec le bouton portant le signe plus en bas à droite. Le quart de travail est créé à votre nom ; chez l'employé, il part en demande au responsable, sauf si l'horaire l'autorise autrement.
Question : À qui sera attribué un quart de travail ajouté depuis le téléphone ? Réponse : À vous — le formulaire ne comporte pas de champ de choix de l'employé. Pour attribuer un quart de travail à quelqu'un d'autre, il faut passer par la rubrique Horaires ou par la version web.
Question : Comment ajouter une pause à un quart de travail ? Réponse : Ouvrez le quart de travail et, dans le bloc Pauses, appuyez sur Ajouter une pause. La pause apparaîtra aussi dans la liste du jour sous forme de carte distincte.
Question : Pourquoi certains quarts de travail portent-ils la marque Absence (Absence) ? Réponse : Une absence est enregistrée pour l'employé à ce moment-là — un congé, un arrêt maladie ou des vacances.
Question : Peut-on exporter l'horaire depuis l'application ? Réponse : Oui, avec le bouton Exporter de l'en-tête. Il est disponible pour le propriétaire et l'administrateur.
Question : Que signifie le bandeau orange « Attention, heures supplémentaires » ? Réponse : La semaine dépasse le quota. À côté est indiqué le nombre total d'heures et combien d'entre elles sont supplémentaires.
Question : En quoi les actions en masse diffèrent-elles de la duplication des quarts de travail ? Réponse : Les actions en masse modifient des quarts de travail existants — elles posent une marque, un emplacement, un bonus, ou les suppriment. La duplication crée de nouveaux quarts de travail sur le modèle d'une période déjà constituée.
Question : Comment s'assurer qu'une action en masse ne touchera que les quarts de travail voulus ? Réponse : L'application affiche le nombre avant l'exécution : après Appliquer apparaît, par exemple, Sera supprimé 2. Vérifiez ce nombre — c'est lui qui vous protège d'une sélection trop large.
Question : Peut-on annuler une suppression en masse ? Réponse : Non, il n'y a pas d'annulation. C'est précisément pourquoi il faut, avant de supprimer, resserrer la sélection par dates, par modèles et par employés, puis regarder le nombre de quarts de travail concernés.
Question : Que faire des conflits lors de la duplication ? Réponse : Trois options. Permettre les conflits conservera à la fois l'ancien quart de travail et le nouveau. Éviter les conflits sautera les jours déjà occupés. Écraser les conflits remplacera les quarts de travail existants par ceux qui sont copiés.
Question : En quoi « Indenté » diffère-t-il de « Dans une rangée » ? Réponse : C'est le mode d'insertion lorsqu'il y a plus d'une répétition : « Dans une rangée » place les copies l'une après l'autre, « Indenté » les place avec le même intervalle que dans la période d'origine.
Question : Les pauses et les emplacements sont-ils copiés avec les quarts de travail ? Réponse : Uniquement si on les coche dans les Options supplémentaires : il y a là des cases distinctes pour les marques, les pauses, les emplacements, les notes et les quarts de travail libres.
Question : En quoi « Ajouter un nouveau modèle » est-il différent de « Ajouter des équipes à partir d'un modèle » ? Réponse : Le premier crée une ébauche de quart de travail — l'heure, la pause, l'emplacement, le nombre de postes de travail. Le second répartit des quarts de travail d'après cette ébauche sur les jours choisis.
Question : À quoi sert l'interrupteur « Définir les lieux de travail par jour » ? Réponse : À fixer un nombre de personnes différent selon les jours de la semaine : par exemple, il en faut quatre le vendredi et deux les autres jours.
Question : Un jour férié interdit-il de placer des quarts de travail ? Réponse : Par défaut, non : l'interrupteur Autoriser l'ajout de shifts sur cette période est activé. Désactivez-le si personne ne doit travailler ce jour férié.
Question : Où fixer la majoration de paie pour le travail un jour férié ? Réponse : Dans les paramètres du jour férié, dans le champ du pourcentage du taux de base. Par défaut, il est à 100.
Question : Pourquoi la rubrique s'appelle-t-elle « Afficher / Masquer » alors qu'elle contient le tri ? Réponse : Le nom est resté de la version précédente. À l'intérieur se trouvent trois réglages de l'apparence de la grille : le tri, le format du nom et le fuseau horaire.
Question : Dans l'heure de qui les quarts de travail sont-ils affichés ? Réponse : Selon ce qui est choisi dans Afficher / Masquer : dans le fuseau horaire de l'employé ou dans celui du projet. C'est important si l'équipe est répartie dans plusieurs pays.
Question : À qui partiront les notifications d'urgence ? Réponse : À ceux qui n'ont pas de quart de travail sur la période choisie — aux employés disponibles, pour qu'ils prennent les quarts de travail non couverts. L'envoi ne touche pas ceux qui sont occupés.
Question : Que signifie le nombre dans « Publier et informer les employés » ? Réponse : Combien de quarts de travail sont créés mais pas encore publiés. L'appui les publie et envoie les notifications, n'ouvrez donc pas cet élément juste pour voir.
Question : Que supprime « Effacer la liste des disponibles » ? Réponse : Les quarts de travail libres — ceux qui se trouvent dans la liste commune et que personne n'a encore pris. L'élément est écrit en rouge parce qu'il touche les données de toute l'entreprise.
Question : Pourquoi les « Marques » apparaissent-elles deux fois dans les filtres ? Réponse : Ce sont des marques différentes : les unes sont posées sur les employés, les autres sur les quarts de travail. La première sélection cherche des personnes, la seconde des quarts de travail.
Question : Qu'indique le « 9+ » sur l'icône des filtres ? Réponse : Combien de valeurs sont retenues dans l'ensemble des filtres. Au-delà de neuf, cela s'affiche sous la forme 9+.
Question : Pourquoi les modèles de quarts de travail sont-ils visibles dans le filtre des horaires ? Réponse : Pour sélectionner non pas l'horaire entier, mais des quarts de travail précis : par exemple, uniquement ceux de nuit 23-7.
Question : Peut-on ajouter un employé sans quitter l'horaire ? Réponse : Oui, le menu Plus contient Ajouter un nouvel employé — c'est le même formulaire que dans la rubrique des employés qui s'ouvre.
Question : Pourquoi l'horaire voulu n'est-il pas dans la liste lors de l'ajout d'un quart de travail ? Réponse : Le sélecteur n'affiche que les horaires en vigueur à la date choisie. Celui qui a expiré doit d'abord être prolongé.
Question : Les quarts de travail ne sont pas visibles après une action en masse — elle n'a pas fonctionné ? Réponse : Appuyez d'abord sur Mettre à jour dans l'en-tête : l'écran pouvait afficher des données chargées avant la modification.
Question : En quoi les notifications d'urgence diffèrent-elles des notifications ordinaires ? Réponse : Les notifications ordinaires informent des événements ceux qu'elles concernent. Les notifications d'urgence sont une demande ciblée de venir travailler : elles partent vers les employés disponibles quand l'horaire comporte encore des quarts de travail non couverts.