Archive des demandes - Shifton Help

L’onglet Archive stocke toutes les demandes de Congé traitées et rejetées, vous fournissant un historique des absences passées pour référence et reporting.

Qu’est-ce que c’est ?

L’onglet Archiverr sur la page Demandes contient les demandes de Congé qui ont atteint un état final — soit Approuvées (et traitées) soit Rejetées. Contrairement à l’onglet Demandes actives, l’Archive sert de journal historique en lecture seule. Utilisez-la pour rechercher des absences passées, vérifier les enregistrements de congé ou analyser les tendances de Congé au fil du temps.

Prérequis

#	Prérequis	Détails
1	Compte Shifton actif	Vous devez être connecté à votre espace de travail Shifton
2	Rôle approprié	Les Employés peuvent voir leurs propres demandes archivées ; les Manager et Administrators peuvent voir les archives de l’équipe ou de l’entreprise
3	Demandes archivées existantes	Au moins une demande doit avoir été approuvée ou rejetée pour apparaître dans l’Archive

Instructions étape par étape

Accéder à l’Archive

Étape	Action	Résultat attendu
1	Cliquez sur Demandes	La page Demandes s’ouvre avec l’onglet Demandes actif
2	Cliquez sur l’onglet Archiverr	La vue bascule pour afficher les demandes historiques (traitées et rejetées)

Parcourir les demandes archivées

Étape	Action	Résultat attendu
1	Cliquez sur une ligne de demande pour voir ses détails complets	Un détail s’ouvre montrant tous les champs de la demande originale, le statut final et tout fichier joint
2	Utilisez les contrôles de pagination en bas pour naviguer dans les pages	L’archive peut contenir de nombreux enregistrements ; naviguez en utilisant « Aller à la page », les numéros de page et le sélecteur de lignes par page

Filtrer l’Archive

Étape	Action	Résultat attendu
1	Utilisez le menu déroulant Employés pour filtrer par un Employé spécifique	Seules les demandes archivées de cet Employé sont affichées
2	Définissez la Date de début et la Date de fin pour délimiter une plage de dates	Seules les demandes dans la période choisie sont affichées
3	Utilisez le menu déroulant Statut pour filtrer par Approuvée ou Rejetée	La liste se restreint pour afficher uniquement les demandes avec le statut final sélectionné
4	Cliquez sur l’icône Actualiser pour recharger les données de l’archive	La liste se met à jour avec les enregistrements archivés les plus récents

Comprendre les détails des demandes archivées

Champ	Description
Employé	Le nom de l’Employé qui a soumis la demande
Type de paiement	Si le Congé était payé ou non payé
Type de Congé	La catégorie : Jour de maladie, Vacances, Jour férié ou type personnalisé
Plage de date / heure	Les dates De et À (ou date-heures pour les demandes partielles)
Statut	Statut final — Approuvée ou Rejetée
Action sur les Postes	Ce qui a été fait avec les Postes qui se chevauchaient (Rien, Supprimés, Déplacés vers les Postes ouverts)
Pièce jointe	Tout fichier téléchargé avec la demande originale

Droits d’accès

Rôle	Voir sa propre Archive	Voir l’Archive de l’équipe	Voir toutes les Archives
Employé	Oui	Non	Non
Manager	Oui	Oui	Non
Administrator	Oui	Oui	Oui

FAQ

Q1 : Quelle est la différence entre l’onglet Demandes et l’onglet Archiverr ?
L’onglet Demandes affiche les demandes actives encore en attente ou récemment approuvées. L’onglet Archiverr contient les demandes qui ont atteint un état final et sont conservées pour référence historique.

Q2 : Puis-je modifier ou supprimer une demande archivée ?
Non. Les demandes archivées sont en lecture seule. Elles servent d’enregistrement permanent. Si une correction est nécessaire, une nouvelle demande doit être soumise et traitée via le flux de travail normal.

Q3 : Jusqu’où l’Archiverr reLun.te-t-elle ?
L’Archive conserve toutes les demandes historiques sans expiration automatique. Vous pouvez filtrer par plage de dates pour trouver des enregistrements de n’importe quelle période depuis que votre espace de travail a commencé à utiliser le module Congé.

Q4 : Puis-je Exportererer les demandes archivées pour le reporting ?
Non, l’export direct depuis l’Archive n’est pas disponible. Utilisez la section Rapports pour exporter les données sur les absences.

Q5 : Pourquoi une demande approuvée est-elle encore dans l’onglet Demandes au lieu de l’Archiverr ?
Les demandes récemment approuvées peuvent rester dans l’onglet Demandes jusqu’à ce que la période de Congé soit terminée. Une fois les dates de congé écoulées, la demande passe automatiquement dans l’Archive.

Q6 : L’Employé peut-il voir ses demandes archivées ?
Oui. L’Employé voit l’historique de ses demandes dans l’Archive — uniquement ses propres enregistrements.

Q7 : Les demandes de type « Partie de la journée » s’affichent-elles séparément des « Journée entière » ?
Non, les deux types sont stockés dans la même archive. Le type est affiché dans la colonne Date/Heure — pour « Partie de la journée », l’heure exacte est visible.

Problèmes possibles et solutions

Problème	Cause possible	Solution
L’onglet Archive ne montre aucun enregistrement	Aucune demande n’a encore été approuvée ou rejetée, ou les filtres sont trop restrictifs	Effacez tous les filtres et revérifiez ; si aucune demande n’a été traitée, l’archive sera vide
Impossible de trouver une demande passée spécifique	Le filtre de plage de dates est trop restrictif	Élargissez les champs Date de début et Date de fin pour couvrir une période plus large
Seules ses propres demandes sont visibles	Votre rôle est Employé	Les Manager peuvent voir les archives de l’équipe et les Administrators peuvent voir toutes ; contactez votre administrateur si vous avez besoin d’un accès plus large
L’Archive se charge lentement	Un très grand nombre d’enregistrements historiques existe	Appliquez des filtres (nom d’Employé, plage de dates, statut) pour réduire le nombre de résultats chargés
Une demande rejetée n’apparaît pas dans l’Archive	La demande est peut-être encore dans l’onglet Demandes	Vérifiez l’onglet Demandes ; il peut s’écouler un moment avant que les demandes récemment rejetées ne passent dans l’Archive