L’absence, le congé maladie, les vacances — l’employé demande tout cela depuis son téléphone, et le responsable répond au même endroit. La demande ne se perd pas dans les échanges : elle a un statut, un historique et une discussion.
La pause ne se demande pas ici, mais sur la fiche du quart de travail — elle fait l’objet de l’article « Pause et activité pendant le quart de travail ».
Instructions pas à pas
Où se trouvent les demandes
La troisième icône de la barre inférieure — Demandes (Requests). L’écran est divisé en deux onglets :
| Onglet | Ce qu’il affiche |
|---|---|
| Nouveau (New) | Les demandes qui attendent encore une décision |
| Archiver (Archive) | Les demandes traitées — approuvées et refusées |
La fiche indique le type de demande, la période et la date de la dernière modification. En bas à droite se trouve le bouton de création.
Comment demander une absence
1. Ouvrez Demandes et appuyez sur le bouton de création en bas à droite.
2. L’écran Créer une demande (Create request) s’ouvre.
3. Remplissez le bloc Type de demande (Request type).
4. Si nécessaire, joignez un document.
5. Appuyez sur Soumettre (Submit).
Ce qu’il faut remplir :
| Champ | Ce qu’il définit |
|---|---|
| Type (Type) | Congé maladie, vacances, jour férié ou un autre type créé dans votre entreprise |
| Caractère rémunéré | Indique si l’absence est marquée comme rémunérée — cela dépend du type |
| Durée de l’absence (Time off duration) | Toute la journée ou une partie de la journée |
| Date (Date) | Le jour de l’absence |
| Temps (Time) | Apparaît si une partie de la journée est choisie |
| Joindre le fichier (Attach file) | Certificat, scan, photo d’un document |
Le formulaire de l’employé est plus court que celui du responsable : il n’y a pas de bloc Options (Options), où l’on choisit pour qui créer la demande et s’il faut transférer les quarts de travail vers la liste des quarts libres. L’employé ne crée une demande que pour lui-même — le formulaire ne contient pas de champ de sélection de l’employé.
Ce qui arrive aux quarts de travail pendant l’absence
L’absence en elle-même ne supprime pas le quart de travail. Si des quarts sont prévus pour ces jours-là, le responsable décide, lors de l’approbation, quoi en faire : les supprimer ou les envoyer dans la liste des quarts libres. Si vous voulez assurer vos arrières, cédez le quart à l’avance — cela se fait sur la fiche du quart, à l’aide des trois points.
Comment connaître la décision
La réponse arrive par deux voies : dans Événements (Events) — la quatrième icône de la barre inférieure — et dans Archiver sur l’écran des demandes. La demande change de statut et l’on peut consulter les échanges qui la concernent.
À l’intérieur de la demande, il y a un onglet de discussion : on y voit l’historique — Demande créée (Request created) avec la date — et un champ de message. Il permet de répondre au responsable, s’il demande des précisions, sans quitter la demande.
Comment annuler sa demande
Ouvrez la demande dans l’onglet Nouveau et appuyez sur Annuler la demande (Cancel request). L’application vous demandera d’indiquer la Raison du refus (Reason of decline) et d’envoyer — après quoi la demande passera dans l’archive.
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Le type d’absence souhaité n’est pas dans le formulaire de demande | Le type n’est pas créé dans l’entreprise | Les types d’absence sont créés par le responsable dans les paramètres |
| Impossible de créer une absence pour un collègue | C’est voulu | L’employé ne crée une demande que pour lui-même |
| La demande est envoyée, mais rien ne change | Elle attend la décision du responsable | Consultez le statut de la demande et la discussion qu’elle contient |
| Les réponses aux demandes n’arrivent pas | Les notifications sont désactivées | Mon profil → Notifications, groupe Communication |
| Le fichier ne se joint pas | Il est trop volumineux | Réduisez le fichier ou photographiez le document directement dans l’application |
Questions fréquentes (FAQ)
Question : L’absence est approuvée — le quart de travail disparaîtra-t-il tout seul ? Réponse : Non. C’est le responsable qui décide quoi faire des quarts prévus ces jours-là : les supprimer ou les envoyer dans la liste des quarts libres.
Question : Peut-on demander une absence de quelques heures et non de toute la journée ? Réponse : Oui, dans le champ Durée de l’absence, choisissez une partie de la journée et indiquez l’heure.
Question : Où joindre le certificat de congé maladie ? Réponse : Le formulaire de demande contient Joindre le fichier. Vous pouvez choisir un fichier ou photographier le document.
Question : Peut-on annuler une demande déjà envoyée ? Réponse : Oui, ouvrez-la et appuyez sur Annuler la demande, en indiquant la raison.
Question : Où voir les demandes refusées ? Réponse : Dans l’onglet Archiver. La raison du refus arrive avec la décision, et les détails sont visibles dans la discussion.
Question : Le responsable m’a écrit dans la demande — où répondre ? Réponse : À l’intérieur de la demande, dans l’onglet de discussion, dans le champ de message.