La deuxième icône de la barre inférieure, c’est le calendrier des postes. L’employé y voit ses propres postes, les postes ouverts qu’il peut prendre et — si le responsable l’a autorisé — les postes de toute l’équipe. Sur cet écran, l’employé n’a aucun bouton de gestion.
Instructions étape par étape
Trois modes d’affichage
En haut, trois boutons, et ils changent non seulement la liste, mais aussi les compteurs des jours :
| Mode | Ce qu’il affiche |
|---|---|
| Mes Services (My shifts) | Uniquement vos postes |
| Shifts ouverts (Open Shifts) | Les postes cédés à la liste commune : on peut les prendre |
| Toutes les équipes (All shifts) | Les postes de toute l’équipe |
Le mode Toutes les équipes peut être absent ou vide : l’affichage des postes des autres est activé par le responsable dans le planning et dans le projet.
Ce qu’il y a dans l’en-tête
| Bouton | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Mettre à jour (Update) | Récupérer les données fraîches sans attendre le chargement automatique |
| Filtres (Filters) | Sélection des postes. Le chiffre sur l’icône indique combien de valeurs sont retenues |
Les boutons Exporter (Export) et plus (More), dont dispose le responsable, sont absents chez l’employé : l’export du planning et les actions de masse sont des possibilités de gestion.
Comment la journée est organisée
Sous la barre de la semaine viennent les jours. À droite de chacun, trois icônes avec des chiffres : deux personnes — combien d’employés travaillent, un calendrier — combien de postes, une tasse — combien de pauses. Elles comptent selon le mode choisi : dans Mes Services, cela ne concerne que vous.
S’il n’y a rien ce jour-là, à la place des fiches figure Aucun événement prévu aujourd’hui (No Events Planned Today).
Dans la fiche du poste : l’horaire, la durée de la pause, le nom du modèle et les marques d’état : Commencé (Started), Terminé (Finished), Absence (Absence). À gauche, une bande de couleur, c’est la couleur du planning.
La barre de la semaine se déploie en calendrier du mois grâce au bouton Développer le calendrier (Expand calendar) situé en dessous.
Comment prendre un poste ouvert
1. Basculez sur le mode Shifts ouverts.
2. Trouvez un poste pour le jour voulu.
3. Ouvrez-le et confirmez la prise.
Si la confirmation par le manager est activée dans le planning, une demande partira et le poste deviendra le vôtre après approbation. Sinon, immédiatement.
Le bouton peut être totalement absent : la prise des postes ouverts s’active par l’interrupteur Permettre aux employés de prendre des postes à partir de la liste des postes ouverts.
Comment vous ajouter un poste
Si le responsable l’a autorisé, l’employé peut se créer lui-même un poste — avec le bouton portant le signe plus, en bas à droite.
1. Appuyez sur le plus — Ajouter une équipe (Add Shift) s’ouvre.
2. Choisissez le Programme (Schedule). La liste ne contient que les plannings valides à la date choisie.
3. Choisissez le Modèle (Template) — un modèle de poste prêt ou Quart de travail personnalisé (Custom shift).
4. Indiquez la date, l’heure de début et de fin, la durée de la pause.
5. Appuyez sur Enregistrer (Save).
Il n’y a pas de champ de choix de l’employé dans le formulaire : le poste est établi à votre nom. Ensuite, cela dépend des paramètres du planning — soit le poste est créé immédiatement, soit il part en demande, et l’application répond : Votre demande de création de tâche a été acceptée et sera traitée par le manager sous peu. (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly).
L’application n’autorise pas les chevauchements. Si vous avez déjà un poste à cette heure-là, l’enregistrement est annulé avec le message L’action a été annulée en raison d’un chevauchement avec un autre shift (The action was canceled due to an overlap with another shift).
Ce que l’on peut faire avec un poste déjà en place
Un appui sur la fiche ouvre les Détails de la tâche (Shift details) : entreprise, projet, planning. Sur votre futur poste, vous pouvez changer Emplacement (Location) et Marques (Marks), puis appuyer sur Enregistrer. Les trois points dans le coin supérieur droit ouvrent les actions — échange, transmission, déplacement vers les postes ouverts, modification de l’horaire et division.
En détail à leur sujet — dans l’article « Actions sur un poste : échange, transmission, postes ouverts et division ».
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Je ne vois que mes propres postes | Le mode Mes Services est sélectionné | Basculez sur Toutes les équipes. Si le bouton ne fonctionne pas, l’affichage des postes des autres est désactivé dans le planning |
| Toutes les équipes est vide | Interdiction au niveau du planning ou du projet | Le responsable active Permettre aux employés de voir tous les postes |
| Il n’y a pas de postes ouverts | Personne n’a rien cédé ou la prise est interdite | Il faut l’interrupteur Permettre aux employés de prendre des postes à partir de la liste des postes ouverts |
| Il n’y a pas de bouton avec le signe plus | La création de ses propres postes est désactivée | Il faut l’interrupteur Permettre aux employés de créer leurs propres shifts |
| La grille est vide alors qu’il y a des postes | Un filtre est activé | Regardez le chiffre sur l’icône des filtres et réinitialisez la sélection |
| Le sélecteur de plannings est vide | Aucun planning n’est valide à la date choisie | Choisissez une autre date ou demandez au responsable de prolonger le planning |
| Le poste ne s’enregistre pas | Chevauchement horaire avec un autre poste | Modifiez l’heure ou la date |
| Le poste n’est pas apparu après l’enregistrement | Il est parti en demande d’approbation | Attendez la décision : elle arrivera dans Événements et dans Archiver des demandes |
| Les modifications faites par le responsable ne sont pas visibles | Les données ont été chargées plus tôt | Appuyez sur Mettre à jour |
| Il n’y a pas de boutons Exporter et plus | C’est voulu | Ce sont des boutons de gestion, l’employé ne les a pas |
Questions fréquentes (FAQ)
Question : En quoi cet écran diffère-t-il du planning du responsable ? Réponse : Par l’ensemble des boutons. L’employé n’a ni export ni actions de masse, et les données ne concernent que lui et, si c’est autorisé, l’équipe.
Question : Qu’est-ce que les postes ouverts ? Réponse : Des postes cédés à la liste commune. N’importe qui y étant autorisé par les paramètres peut les prendre.
Question : Puis-je me créer un poste moi-même ? Réponse : Oui, si le responsable a activé cette possibilité. Le poste est établi à votre nom et peut partir en approbation.
Question : Pourquoi ne vois-je pas les postes de mes collègues ? Réponse : L’affichage des postes des autres s’active séparément — dans les paramètres du planning et du projet.
Question : Que signifient les trois chiffres à côté de la date ? Réponse : Combien d’employés travaillent ce jour-là, combien de postes et combien de pauses. Ils sont comptés selon le mode choisi.
Question : Peut-on voir le mois entier ? Réponse : Oui, avec le bouton Développer le calendrier sous la barre de la semaine.
Question : Pourquoi est-il impossible de placer un poste à la date voulue ? Réponse : Aucun planning n’est valide à cette date. C’est le responsable qui prolonge le planning.
Question : J’ai pris un poste ouvert — est-il tout de suite à moi ? Réponse : Si la confirmation par le manager est activée dans le planning, une demande partira d’abord. Sinon, le poste devient le vôtre immédiatement.