Un poste dans l’application n’est pas une condamnation. Si vous ne pouvez pas venir, vous pouvez le placer dans la liste commune, l’échanger avec un collègue, le transmettre à une personne précise, demander un autre horaire ou n’en travailler qu’une partie. Tout cela se fait depuis le téléphone, derrière un seul menu à trois points.
Les droits sur ces actions sont accordés par le responsable dans les paramètres du planning, c’est pourquoi la liste des options diffère d’un employé à l’autre. Si vous en avez moins, consultez la section « Pourquoi les actions sont absentes » à la fin de l’article.
Instructions étape par étape
Où trouver les actions
Ouvrez Programme (la deuxième icône de la barre inférieure) et appuyez sur votre poste — les Détails de la tâche (Shift details) s’ouvrent. Dans le coin supérieur droit, les trois points : ils ouvrent le panneau Choisissez une action (Select action).
| Action | Quand c’est utile |
|---|---|
| Déplacer vers les postes ouverts (Move to Open Shifts) | Vous ne pouvez pas venir et peu importe qui vous remplace |
| Demande d’échange de poste (Shift Swap Request) | Vous voulez échanger votre poste avec un collègue |
| Demande de modification de la shift (Shift edit request) | Vous viendrez, mais à un autre horaire |
| Demande de dépôt de shift (Shift drop request) | Vous savez exactement qui vous remplacera |
| Demande de division d’un quart de travail (Request to split a shift) | Vous travaillerez une partie du poste et céderez le reste |
Les quatre premières options sont des Demandes, et leur parcours n’est pas le même.
L’échange et la transmission passent par le collègue : d’abord l’accord de la personne à qui vous proposez le poste, et seulement ensuite, si la confirmation par le manager est activée dans le planning, la décision du responsable. Tant que le collègue n’a pas accepté, la demande ne va pas plus loin et rien ne change.
La modification de l’horaire et la division ne s’adressent qu’au responsable. Le déplacement vers les postes ouverts, lorsque la confirmation est désactivée, prend effet immédiatement.
Déplacer un poste vers les postes ouverts
Le poste part dans la liste commune et peut être pris par toute personne autorisée par les paramètres.
1. Trois points → Déplacer vers les postes ouverts.
2. L’application demande Êtes-vous sûr ? (Are you sure?) — confirmez.
3. Le poste disparaît des vôtres et apparaît dans le mode Shifts ouverts (Open Shifts) sur l’écran du planning.
Tant que personne n’a pris le poste, il n’appartient à personne : dans le compteur du jour, il est compté comme un poste, mais aucun employé ne se trouve derrière.
Échange de postes
1. Trois points → Demande d’échange de poste.
2. L’écran Échanger une rotation (Swap shift) s’ouvre avec la liste des postes des collègues : date, horaire, nom et nom du modèle.
3. Choisissez le poste que vous voulez prendre en échange et envoyez la demande.
4. Attendez la réponse du collègue : la demande lui parvient à lui, et sans son accord l’échange n’aura pas lieu.
5. Si la confirmation par le manager est activée dans le planning, la demande part chez le responsable après l’accord du collègue.
La liste ne contient que les postes avec lesquels l’échange est réellement possible : les postes des autres employés du même planning. Si le responsable a limité l’échange à une même fonction, il ne restera que les collègues ayant la même fonction que vous.
Modification de l’horaire du poste
1. Trois points → Demande de modification de la shift.
2. Changement d’heure (Change of time) s’ouvre : date, heure de début, heure de fin.
3. Dans le champ Message (Message), expliquez la raison — le responsable la verra avec la demande.
4. Envoyez.
Le poste reste le vôtre : seules les heures changent, et uniquement après approbation.
Transmission du poste
1. Trois points → Demande de dépôt de shift.
2. Transférer le shift (Transfer shift) s’ouvre.
3. Dans Sélectionner des employés (Select employees), cochez à qui vous proposez le poste — vous pouvez en désigner plusieurs.
4. Envoyer la demande (Send request).
5. Attendez que l’un d’eux accepte : sans accord, le poste reste le vôtre.
Différence avec les postes ouverts : ici, vous désignez des personnes précises au lieu de céder le poste à tout le monde. La demande leur parviendra à eux, et ce n’est qu’après l’accord de l’un d’eux qu’elle ira plus loin — chez le responsable, si celui-ci doit confirmer.
Division du poste
Utile quand vous pouvez travailler une partie du poste.
1. Trois points → Demande de division d’un quart de travail.
2. Quart de travail fractionné (Split shift) s’ouvre avec une indication : divisez le poste pour choisir votre temps de travail et envoyer le reste vers les postes ouverts.
3. Réglez le point de division avec le curseur.
4. Choisissez lequel des deux morceaux vous reste et lequel part vers les postes ouverts.
5. Envoyez la demande.
Ce que l’on peut modifier dans la fiche elle-même
Outre les trois points, sur votre futur poste deux champs sont disponibles : Emplacement (Location) et Marques (Marks) dans le bloc Détails (Details), et en dessous Enregistrer (Save). Sur un poste passé, ces champs n’existent pas.
Le second onglet de la fiche est Bonus/Pénalités/Avances (Bonuses/Penalties/Advances) : ce qui a été versé et retenu précisément pour ce poste.
Où arrive la réponse
Les réponses arrivent dans Événements (Events) — la quatrième icône de la barre inférieure — et dans Archiver (Archive) sur l’écran des demandes. Pour l’échange et la transmission, il y aura deux réponses : d’abord celle du collègue, puis celle du responsable, s’il confirme. À l’intérieur de la demande, il y a un onglet de discussion : vous pouvez y échanger avec le responsable sans quitter la demande.
Pourquoi les actions sont absentes
C’est la plainte la plus fréquente, et la cause est presque toujours l’une des deux.
Première : les actions sont désactivées dans les paramètres du planning. Chaque action s’active par un interrupteur distinct — le responsable le fait dans la section Informations de base du planning. Si elles sont désactivées, il ne reste qu’une seule option derrière les trois points au lieu de cinq.
| Ce qui manque | Quel interrupteur est nécessaire |
|---|---|
| Échange de postes | Autoriser l’échange de quarts |
| Transmission du poste | Permettre aux employés de déposer des quarts de travail |
| Déplacement vers les postes ouverts | Permettre aux employés d’envoyer des postes dans la liste des postes ouverts |
| Prendre un poste ouvert | Permettre aux employés de prendre des postes à partir de la liste des postes ouverts |
| Division du poste | Autoriser les employés à diviser les shifts |
| Son propre poste | Permettre aux employés de créer leurs propres shifts |
| Les postes des autres dans le planning | Permettre aux employés de voir tous les postes |
Une partie de ces mêmes paramètres se trouve dans la fiche du projet, dans le bloc des paramètres de postes : ils s’appliquent d’un coup à tous les plannings du projet.
Deuxième : le planning est terminé. Pour les postes situés en dehors de la période de validité du planning, il n’y a aucune action — les trois points ne s’ouvrent pas. Le responsable doit prolonger le planning.
Il en existe une troisième, plus rare : le poste a déjà commencé ou commence très bientôt. L’application ne permet pas de céder un poste une demi-heure avant le début.
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Les trois points ne s’ouvrent pas | Le planning est terminé ou le poste a déjà commencé | Demandez au responsable de prolonger le planning ; les actions fonctionnent sur les postes à venir |
| Une seule option dans la liste au lieu de cinq | Les interrupteurs du libre-service sont désactivés | Le responsable active ceux qui sont nécessaires dans les Informations de base du planning |
| Personne avec qui échanger | Il n’y a pas de postes adaptés dans la liste | L’échange n’est possible qu’avec les postes des collègues de ce planning, et avec le réglage « au sein de la même fonction », uniquement avec la même fonction |
| L’échange ou la transmission est envoyé, mais rien ne se passe | Nous attendons la réponse du collègue — sans son accord, la demande ne va pas plus loin | Rappelez-le à votre collègue : la demande se trouve dans ses demandes |
| La demande est envoyée, mais le poste n’a pas changé | La confirmation par le manager est activée | Attendez la décision : elle arrivera dans Événements et dans Archiver |
| Le poste m’a été rendu | Le responsable a refusé la demande | La raison du refus arrive avec la réponse — regardez la discussion à l’intérieur de la demande |
| Les postes ouverts sont vides | Personne n’a rien cédé ou la prise est interdite | Vérifiez auprès du responsable l’interrupteur de prise des postes ouverts |
| La division n’est pas disponible | Elle est désactivée dans le planning | Il faut l’interrupteur Autoriser les employés à diviser les shifts |
Questions fréquentes (FAQ)
Question : En quoi le déplacement vers les postes ouverts diffère-t-il de la transmission du poste ? Réponse : Dans le premier cas, le poste part dans la liste commune et n’importe quel volontaire le prend. Dans le second, vous désignez des personnes précises, et la demande leur parvient à elles.
Question : Puis-je travailler la moitié du poste et céder le reste ? Réponse : Oui, c’est la Demande de division d’un quart de travail : avec le curseur, vous choisissez le point de division et vous indiquez quel morceau envoyer vers les postes ouverts.
Question : Faut-il obligatoirement attendre l’approbation ? Réponse : Pour l’échange et la transmission, toujours : il faut d’abord l’accord du collègue à qui vous proposez le poste. Ensuite, si la confirmation par le manager est activée dans le planning, le responsable décide également. Le déplacement vers les postes ouverts, lorsque la confirmation est désactivée, prend effet immédiatement.
Question : Mon collègue ne répond pas à ma demande d’échange — que faire ? Réponse : Tant qu’il n’a pas accepté, la demande ne va nulle part et le poste reste le vôtre. Rappelez-le-lui : la demande se trouve dans sa section des demandes. Vous pouvez aussi annuler la demande et proposer le poste à quelqu’un d’autre.
Question : Pourquoi n’ai-je pas le bouton d’échange alors que mon collègue l’a ? Réponse : Les paramètres se définissent séparément pour chaque planning. Si vous êtes sur des plannings différents, les ensembles d’actions diffèrent.
Question : Puis-je annuler ma demande ? Réponse : Oui, ouvrez la demande sur l’écran des demandes — il y a Annuler la demande (Cancel request).
Question : Qui verra mon message lors d’une demande de modification de l’horaire ? Réponse : Le responsable qui décidera de la demande. Le message arrive avec celle-ci.
Question : Qu’advient-il du poste si personne ne le prend parmi les postes ouverts ? Réponse : Il restera dans la liste des postes ouverts. Le responsable peut l’attribuer manuellement à quelqu’un ou le répartir automatiquement.
Question : Puis-je changer l’emplacement de mon poste ? Réponse : Oui, sur un poste à venir, le bloc Détails contient les champs d’emplacement et de marques ; après modification, appuyez sur Enregistrer.