Le pointage du début et de la fin du poste, c’est ce pour quoi l’employé ouvre l’application le plus souvent. Depuis la version 2.1.0, les deux opérations passent par l’écran Présence (Attendance) avec une carte, et le téléphone demande en chemin plusieurs autorisations.
Deux modules différents suivent la localisation. Présence (Attendance) vérifie si vous êtes sur place au début et à la fin du poste — c’est précisément pour cela que les deux opérations passent par la carte. Contrôle du lieu de travail (Work location control) suit où vous étiez pendant le poste.
Accordez toutes les autorisations sur le téléphone, et tout de suite, y compris l’accès à la géolocalisation en mode « tout le temps ». Inutile de calculer quel module utilise quoi : le propriétaire de l’entreprise active et désactive les modules quand il veut, et si les autorisations sont accordées à moitié, l’application commencera à se comporter incorrectement — et en silence, sans avertissement. Tout autoriser une seule fois coûte moins cher que de chercher ensuite pourquoi le poste n’a pas été enregistré.
Instructions étape par étape
Début du poste : étape par étape
Le lancement du poste est une chaîne de plusieurs écrans. Impossible de la sauter : chaque étape active quelque chose.
1. Appuyez sur le bouton vert « Commencer le shift » sur le tableau de bord.
2. Le téléphone demandera l’accès à la géolocalisation. Accordez-le.
3. Ensuite — l’accès à l’activité physique. Il sert à distinguer le déplacement de l’arrêt.
4. Puis l’application explique elle-même : il faut le mode « Toujours autoriser », et elle propose de le basculer dans les paramètres du téléphone. Acceptez et basculez-le.
5. L’écran Présence (Attendance) avec la carte s’ouvrira. On y voit où vous vous trouvez, avec un avertissement : Au début du poste, le suivi de localisation en arrière-plan sera activé. Le poste démarre avec un second bouton Commencer le shift, déjà sur cet écran.
Si vous n’êtes pas sur le lieu de travail
Quand un emplacement est défini pour le poste, la présence compare votre position avec celui-ci. Si vous êtes loin, l’écran le dit franchement.
En haut apparaît un bandeau rouge Erreur — Vous êtes en dehors de l’emplacement (Error — You are outside the location). Sur la carte, un itinéraire est tracé de votre point jusqu’au lieu de travail, et dans le panneau du bas — trois valeurs : la distance, le temps de trajet et le nom de l’emplacement. Par exemple : 3.34 km · 8 min · call center.
Ainsi l’employé voit immédiatement non seulement qu’il n’est pas là où il faut, mais aussi à quelle distance et où aller.
Le bouton Commencer le shift reste alors actif et l’on peut l’appuyer — mais le poste ne démarrera pas : l’erreur retombera de nouveau depuis le haut. Le pointage ne passera que lorsque vous serez dans le rayon défini par le responsable dans les paramètres de l’emplacement.
Si aucun emplacement n’est défini pour le poste, il n’y a pas de vérification — l’écran indiquera que la localisation n’est pas précisée, et le poste démarrera de n’importe où. Il en va de même pour les postes non planifiés : ils n’ont pas d’emplacement, donc la vérification n’est pas effectuée.
Pendant que le poste est en cours
Le bandeau devient En service (On shift) avec le compteur du temps travaillé, et le bouton devient Terminer le poste (End shift). En dessous apparaît le bloc de la pause : quand elle commencera, sa durée et le bouton Commencer la pause (Start break).
Fin du poste : étape par étape
1. Appuyez sur « Terminer le poste ». L’application demandera une confirmation : Voulez-vous vraiment terminer ? (Do you really want to finish?)
2. Le même écran « Présence » avec la carte s’ouvrira et un bouton de fin — la localisation est aussi pointée à la sortie.
3. Dernière confirmation — Êtes-vous sûr de vouloir terminer le quart de travail ? (Are you sure you want to complete the shift?)
Deux confirmations d’affilée, c’est volontaire : on ne peut pas clôturer un poste par une pression accidentelle. Après la fin, la fiche du poste dans la liste du jour est marquée Terminé (Completed), et à côté apparaissent les écarts — le retard et le départ anticipé.
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Le bouton Commencer le shift est absent | Le poste n’a pas encore commencé ou il est déjà terminé | Le bouton apparaît dans la fenêtre définie par les paramètres du module de présence |
| Impossible de démarrer le poste, en haut l’erreur Vous êtes en dehors de l’emplacement | La présence vérifie le lieu, et vous êtes en dehors de l’emplacement de travail | Approchez-vous du lieu de travail : l’écran affiche la distance, le temps de trajet et le nom de l’emplacement. Le bouton s’appuie, mais le pointage ne passera pas tant que vous n’êtes pas dans le rayon |
| La localisation cesse d’être transmise | L’autorisation est accordée en mode « lors de l’utilisation de l’application » | Basculez sur « Toujours autoriser » dans les paramètres du téléphone |
| L’application ne fonctionne plus comme avant, alors que rien n’a été changé | Un nouveau module a été activé dans l’entreprise, et les autorisations sur le téléphone ne suffisent pas | Vérifiez les autorisations de l’application et accordez-les toutes, y compris le mode « Toujours autoriser » |
| Le poste a démarré, mais le pointage n’a pas été compté | La demande de géolocalisation en arrière-plan a été refusée | Accordez l’autorisation et redémarrez le poste |
| Le poste est marqué Non planifié | Il a été commencé en dehors du planning | C’est voulu : un poste non planifié n’a pas de modèle, et la vérification de l’emplacement n’est pas effectuée pour lui |
| Le poste s’est clôturé tout seul alors que je n’ai rien appuyé | La fenêtre pendant laquelle le poste pouvait encore être terminé à la main est passée | La fenêtre est définie par le paramètre « Combien de temps plus tard l’employé peut terminer le poste » du module de présence |
| L’écart est affiché avec un nombre étrange | Défaut d’affichage connu | La valeur est correcte, mais elle est affichée sans arrondi. Fiez-vous au bandeau du haut — le format y est « 0h 2m » |
Questions fréquentes (FAQ)
Question : Pourquoi le téléphone demande-t-il autant d’autorisations au lancement du poste ? Réponse : Il y en a trois : la géolocalisation, l’activité physique et l’accès à la localisation en arrière-plan. Des modules différents en utilisent des différentes : la présence — le pointage du lieu au début et à la fin du poste, le contrôle du lieu de travail — les déplacements pendant le poste. Inutile de déterminer ce qui sert à quoi : accordez les trois.
Question : Faut-il obligatoirement donner l’accès « tout le temps » ? Réponse : Oui. Le mode « lors de l’utilisation de l’application » cesse de fonctionner dès que l’application est réduite, et une partie des données ne sera pas enregistrée.
Question : Peut-on partir en pause depuis l’application ? Réponse : Oui, pendant le poste, sous le bouton de fin apparaît le bloc de la pause avec le bouton Commencer la pause.
Question : Pourquoi la fin est-elle confirmée deux fois ? Réponse : La première question est générale, la seconde survient déjà sur l’écran avec la carte, après le pointage de la localisation. Ainsi, le poste ne sera pas clôturé par une pression accidentelle.
Question : Peut-on démarrer un poste qui n’est pas au planning ? Réponse : Oui, si les postes non planifiés sont autorisés. Un tel poste est marqué Non planifié.
Question : Que se passe-t-il si l’on oublie de terminer le poste ? Réponse : Le poste se clôturera tout seul, mais différemment selon son type. Pour les postes non planifiés, une durée maximale est définie dans les paramètres, après quoi le poste se clôture automatiquement. Pour les postes planifiés, il y a une fenêtre : le paramètre Combien de temps plus tard l’employé peut-il « terminer » le poste/la pause ? (min) définit combien de minutes après la fin du poste on peut encore le clôturer à la main. Si vous n’avez pas eu le temps, le système le clôturera lui-même.
Question : Le responsable voit-il que j’ai commencé mon poste ? Réponse : Oui, l’état du poste est immédiatement visible dans le planning et dans les rapports, et si les notifications sont activées, un message arrive.