Un projet est une division ou un axe de travail : centre d’appels, magasin, équipe de terrain. Les plannings vivent à l’intérieur du projet, qui possède son propre fuseau horaire, son propre taux de base et ses propres règles d’échange de shifts.
Créer et configurer des projets est possible pour l’administrateur et le propriétaire.
Instructions étape par étape
Comment ouvrir
☰ → groupe Équipe (TEAM) → Projets (projects).
Dans la liste, chaque projet affiche son nom, le nombre d’employés, le fuseau horaire, les marques et la composition — combien d’employés et combien de responsables. En haut se trouve la recherche, en bas à droite le bouton d’ajout.
Création d’un projet
Appuyez sur + — l’écran Créer un projet (Create project) s’ouvre, composé de trois blocs.
Général (General) — nom, fuseau horaire, couleur et taux :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom du projet (Project name) | Comment le projet s’appelle |
| Fuseau horaire (Time zone) | C’est lui qui sert à calculer les heures de tous les shifts du projet |
| Couleur | Marque de couleur du projet |
| Taux de base (Basic rate) | Taux par défaut pour les employés du projet |
| Sélectionner l’emplacement (Select location) | Emplacement issu de la structure de l’entreprise |
Équipe (Team) — trois rôles, chacun attribué séparément :
| Rôle | Ce qu’il peut faire |
|---|---|
| Employés (Employees) | Travaillent selon les plannings du projet |
| Gestionnaires (Managers) | Créent et modifient les plannings du projet, approuvent les demandes |
| Visionneurs (Viewers) | Voient, mais ne modifient pas |
Paramètres des shifts (Shift settings) — cinq interrupteurs qui s’appliquent à tout le projet :
| Interrupteur | Ce qu’il autorise |
|---|---|
| Permettre aux employés de voir tous les plannings dans le projet | Voir non seulement son propre planning, mais aussi les autres plannings du projet |
| Permettre l'échange de shifts entre tous les employés du projet | Échanger des shifts au-delà de son propre planning |
| Avec confirmation du gestionnaire (With manager confirmation) | L’échange n’a lieu qu’après approbation |
| Permettre aux employés de prendre n’importe quel shift de la liste des shifts libres du projet | Prendre des shifts libres dans tous les plannings du projet |
| Empêcher un gestionnaire de modifier les shifts dans le passé. | Protection contre les modifications rétroactives |
Ce sont les paramètres du projet. Chaque planning possède son propre jeu d’interrupteurs similaires — ils précisent les règles à l’intérieur d’un planning donné.
Le tout se termine par le bouton Enregistrer (Save).
Modification d’un projet
Un appui sur un projet de la liste ouvre Modifier le projet (Edit project) — les trois mêmes blocs.
Le fuseau horaire ne se modifie pas toujours : si le projet contient déjà des plannings, le champ se bloque et le message Vous ne pouvez pas modifier le fuseau horaire. Ce projet contient des plannings. apparaît. Le fuseau horaire se définit une seule fois, à la création.
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Impossible de changer le fuseau horaire | Le projet contient des plannings | Le fuseau se définit à la création. Il faudra créer un nouveau projet avec le fuseau voulu |
| L’employé n’apparaît pas dans le planning | Il n’est pas dans le projet | Employé → projet → planning, les trois étapes sont obligatoires |
| Les employés échangent des shifts entre plannings | L’échange est activé au niveau du projet | Désactivez Permettre l'échange de shifts entre tous les employés du projet ou activez la confirmation par le gestionnaire |
| Un gestionnaire a modifié un shift du mois passé | L’interdiction des modifications rétroactives n’est pas activée | Activez Empêcher un gestionnaire de modifier les shifts dans le passé. |
| Le nouveau projet s’est révélé payant | Un seul est gratuit | Les projets supplémentaires sont payants, voir Entreprise → Modules |
| Le taux de l’employé n’est pas celui du projet | Le taux est cherché en chaîne | Le taux est cherché dans cet ordre : entreprise, planning, poste, emplacement. Vérifiez ce qui prend le pas sur le taux du projet |
Foire aux questions (FAQ)
Question : À quoi servent les projets si les employés sont déjà dans l’entreprise ? Réponse : Le projet relie les personnes aux plannings. Le planning se construit à l’intérieur d’un projet, et un employé n’y entrera que s’il fait partie de ce projet.
Question : Peut-on placer une même personne dans plusieurs projets ? Réponse : Oui, et son rôle peut être différent dans chaque projet.
Question : En quoi les paramètres des shifts du projet diffèrent-ils de ceux du planning ? Réponse : Les paramètres du projet s’appliquent à tous ses plannings, ceux du planning précisent les règles à l’intérieur d’un seul.
Question : Qui sont les visionneurs ? Réponse : Un rôle pour ceux qui doivent voir le planning du projet sans le modifier.
Question : Combien de projets sont inclus gratuitement ? Réponse : Un seul. Les autres sont payants.
Question : Peut-on attribuer au projet son propre emplacement ? Réponse : Oui, dans le bloc Général on choisit un emplacement issu de la structure de l’entreprise.