Un planning déjà créé se modifie directement dans l’application : nom, autorisations de libre-service, composition de l’équipe, période, taux, prévision de charge. Il y a même ce que la version web n’a pas — reconstruire le planning de zéro selon des règles mises à jour.
Les plannings peuvent être modifiés par le responsable, l’administrateur et le propriétaire de l’entreprise.
Instructions étape par étape
Comment ouvrir
☰ → Horaires (Schedules) → Horaires → appuyez sur le planning voulu dans la liste. Un écran à six sections s’ouvre.
| Section | Ce qu’elle modifie |
|---|---|
| Informations principales (Main information) | Nom, couleur, contrôle de la semaine et autorisations de libre-service |
| Employés (Employees) | Composition : qui ajouter au planning, qui en retirer |
| Réduire/étendre le planning (Reduce/extend schedule) | Période : prolonger ou raccourcir |
| Demande de charge (Load demand) | Prévision de charge — combien de shifts sont nécessaires dans chaque créneau |
| Membres de l’équipe programmés (Scheduled team members) | Taux de base pour tous ceux qui sont dans ce planning |
| Reconfiguration du planning (Rebuild schedule) | Régénération du planning selon des règles mises à jour |
Informations principales : ce que l’employé peut faire lui-même
Outre le nom, la couleur et le type de contrôle de la semaine, on trouve ici tous les interrupteurs de libre-service — ce que l’employé peut faire lui-même avec ses propres shifts. Il y en a dix, en cinq groupes.
Ce n’est pas le niveau de droits dans l’entreprise : c’est dans sa fiche que la personne devient employé, administrateur ou propriétaire, et cela vaut partout. Les interrupteurs ci-dessous n’agissent qu’à l’intérieur de ce planning : l’échange de shifts peut donc être autorisé dans un planning et interdit dans le planning voisin.
| Groupe | Interrupteur | Ce qu’il autorise |
|---|---|---|
| Visibilité (Visibility) | Autoriser les employés à voir tous les shifts | Voir les shifts de toute l’équipe, et pas seulement les siens |
| Échange de shifts (Shift exchange) | Autoriser l’échange de quarts (Allow shift swapping) | Échanger des shifts avec des collègues |
| Avec confirmation du gestionnaire (With manager confirmation) | L’échange n’aboutit qu’après l’approbation du responsable | |
| Échanger des quarts avec le même poste (Swap shifts with the same position) | Échanger uniquement avec le même poste | |
| Créneaux libres (Free shifts) | Autoriser les employés à envoyer des shifts dans la liste des shifts libres (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Céder son shift à la liste des shifts libres |
| Autoriser les employés à prendre des shifts dans la liste des shifts libres (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Prendre des shifts dans la liste des shifts libres | |
| Demandes des employés (Employee requests) | Autoriser les employés à créer leurs propres shifts (Allow employees to create their own shifts) | Se créer des shifts |
| Autoriser les employés à créer des pauses (Allow employees to create breaks) | Créer des pauses | |
| Autoriser les employés à abandonner des shifts (Allow employees to drop shifts) | Renoncer à un shift | |
| Autre | Autoriser les employés à échanger des pauses entre différents modèles de shifts (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Échanger des pauses entre différents modèles de shifts |
| Autoriser les employés à diviser des shifts (Allow employees to split shifts) | Diviser un shift en parties |
Les modifications prennent effet après le bouton Enregistrer (Save).
Employés : qui ajouter et qui retirer
La section comporte trois champs.
| Champ | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Ajouter des employés à la planification (Add employees to schedule) | Choix des personnes à placer dans ce planning |
| Ajouter un employé à partir de (Add employee starting from) | Date à partir de laquelle la personne entre dans le planning. Pas depuis le début de la période, mais depuis le jour choisi |
| Supprimer les employés (Remove employees) | Retirer la personne du planning sans la supprimer de l’entreprise |
Le champ de date est justement ce pour quoi on vient ici le plus souvent : une nouvelle personne a pris son poste au milieu du mois et n’a pas besoin de shifts dès le premier jour.
Raccourcir ou prolonger la période
L’écran s’appelle Redimensionnement du planning (Schedule resizing), la période actuelle est affichée en haut.
| Champ | Options |
|---|---|
| Action (Action) | Étendre le planning (Extend schedule) ou Réduire le planning (Shorten schedule) |
| Type de modification (Change type) | Par exemple Prolonger sans shifts (Extend without shifts) — la période s’allonge, mais aucun shift n’y apparaît |
| Étendre le planning à (Extend schedule to) | Date jusqu’à laquelle la période est étirée |
| Que faire des quarts de travail existants dans la nouvelle période ? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignorer (Ignore) ou Supprimer (Delete) |
La dernière question est plus importante qu’il n’y paraît : si des shifts sont déjà placés dans la nouvelle période — venant par exemple d’un autre planning —, l’application demandera s’il faut les garder ou les effacer.
La prolongation sans shifts convient quand il faut étirer la période et que les shifts seront placés plus tard à la main, ou que le planning sera reconstruit.
Demande de charge
Prévision : combien de shifts sont nécessaires dans chaque créneau. C’est sur ces données que le système répartit les shifts lors de la distribution automatique.
Tant que la prévision n’est pas définie, l’écran affiche Aucune donnée (No data) — ce sera le cas d’un nouveau planning.
Membres de l’équipe programmés : le taux
L’écran Édition du taux de rémunération de base dans le planning (Basic pay rate editing in the schedule). En haut, la devise et l’unité — par exemple USD · Par heure (USD · Per hour) — et la valeur même du taux.
Deux indications à l’écran expliquent la différence entre le taux commun et le taux individuel :
- Définissez le taux de base pour les employés du planning — c’est-à-dire le taux commun à tous les participants ;
- Définissez un taux de base individuel pour l’employé. Il s’appliquera à partir de la date choisie et jusqu’à la fin du planning — c’est-à-dire qu’on peut attribuer à une personne son propre taux, et uniquement à l’intérieur de ce planning.
Plus bas se trouve le bouton Employés (Employees) — le passage à la liste où le taux se définit nom par nom.
Reconfiguration du planning : reconstruire de zéro
La section ouvre le même assistant que lors de la création, mais déjà rempli avec les données de ce planning — nom, couleur, projet, période, taux. Vous corrigez ce qu’il faut changer et vous relancez la génération.
C’est utile quand les règles se sont multipliées ou ont changé : on a ajouté un modèle de shift, modifié les jours de la semaine, ajusté la charge. Au lieu de supprimer le planning et de le remonter à zéro, vous reconstruisez celui qui existe.
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| L’employé ne voit pas les shifts des autres | Autoriser les employés à voir tous les shifts (Allow employees to see all shifts) est désactivé | Activez l’interrupteur dans Informations principales et enregistrez |
| Les employés échangent des shifts sans demander | Avec confirmation du gestionnaire (With manager confirmation) est désactivé | Activez-le — l’échange passera par votre approbation |
| Les modifications ne sont pas enregistrées | Le bouton Enregistrer n’a pas été pressé | Revenez dans la section et enregistrez |
| Il faut un planning plus long que celui créé | La période a été définie à la création | Réduire/étendre le planning — prolonge sans tout recréer |
| Après la correction des règles, les shifts sont restés les anciens | Les règles changent, mais pas les shifts déjà créés | Lancez la Reconfiguration du planning |
Questions fréquemment posées (FAQ)
Question : En quoi la « Reconfiguration du planning » diffère-t-elle de la création d’un nouveau planning ? Réponse : l’assistant est le même, mais les champs sont déjà remplis avec les données du planning existant, et le résultat le remplace au lieu d’en ajouter un second.
Question : Peut-on prolonger un planning sans le recréer ? Réponse : oui, la section Réduire/étendre le planning — c’est elle aussi qui raccourcit la période.
Question : Où changer le taux d’un coup pour tout le planning ? Réponse : dans la section Membres de l’équipe programmés — c’est là que se trouve le taux de base pour tous les participants de ce planning.
Question : Quels droits se définissent ici et lesquels dans la fiche de l’employé ? Réponse : ici, uniquement ces dix interrupteurs de libre-service : ce que la personne peut faire avec ses propres shifts (échanger, céder aux shifts libres, y prendre, créer des shifts et des pauses, diviser un shift). Ils agissent à l’intérieur d’un seul planning et peuvent différer d’un planning à l’autre. Le niveau de droits dans l’entreprise — employé, administrateur, propriétaire — se définit quant à lui dans la fiche de l’employé et vaut pour toute l’entreprise ; le planning n’a aucune influence dessus.
Question : L’employé peut céder un shift mais pas en prendre un — pourquoi ? Réponse : ce sont deux interrupteurs distincts du groupe Créneaux libres : céder à la liste des shifts libres et y prendre s’autorisent séparément.
Question : Qu’est-ce que la « Demande de charge » ? Réponse : la prévision de charge : combien de shifts sont nécessaires dans chaque créneau. C’est sur ces données que le système répartit les shifts lors de la distribution automatique.
Question : Peut-on retirer un employé du planning sans le supprimer de l’entreprise ? Réponse : oui, dans la section Employés de ce planning.
Question : Un nouvel employé a pris son poste au milieu du mois — comment ne pas le placer dès le début ? Réponse : dans la section Employés se trouve le champ Ajouter un employé à partir de : indiquez la date d’entrée.
Question : Qu’adviendra-t-il des shifts déjà placés dans la nouvelle période lors de la prolongation ? Réponse : l’application demandera : Ignorer — les laisser tels quels, Supprimer — les effacer et reconstruire.
Question : Où le taux d’un employé se définit-il au juste ? Réponse : dans le profil de l’employé, il n’y a pas de taux. Le taux se définit à quatre niveaux : dans les paramètres de l’entreprise, dans le projet, au poste et ici, dans le planning. Le système le cherche selon la chaîne entreprise → planning → poste → emplacement. Le taux du planning n’agit qu’à l’intérieur de celui-ci et seulement de la date choisie jusqu’à la fin de la période ; on peut donc payer une même personne différemment dans des plannings différents.