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বাংলা Guide détaillé de l’Étape 1 de l’assistant de création de planning : contrôle des heures supplémentaires, visibilité des employés et huit autorisations qui définissent ce que vos employés peuvent faire avec leurs quarts.
Qu’est-ce que c’est ?
Lors de la création d’un nouveau planning, à l’Étape 1, vous devez indiquer les informations de base et configurer les paramètres qui définissent le comportement du planning. Les deux sections de paramètres les plus importantes sont :
Une bonne configuration de ces paramètres permet de trouver un équilibre entre la flexibilité pour les employés et le contrôle de la direction.
Prérequis
| # | Exigence | Détails |
|---|---|---|
| 1 | Compte Shifton actif | Vous devez disposer d’un compte entreprise enregistré |
| 2 | Rôle Administrateur, Propriétaire ou Responsable | Vous devez avoir les droits de création ou de modification des plannings |
| 3 | Projet créé | Le planning doit être rattaché à un Projet |
Instructions étape par étape
Accéder aux paramètres du planning
Les autorisations du planning sont configurées à l’Étape 1 de l’assistant de création de planning et peuvent également être modifiées ultérieurement :
Sélection du type de contrôle de semaine
Ce menu déroulant obligatoire définit la manière dont le système gère les heures supplémentaires dans ce planning. Par défaut : Autoriser avec Confirmereration.
| Option | Description |
|---|---|
| Autoriser avec Confirmereration | Les heures supplémentaires sont autorisées, mais signalées pour confirmation par le responsable (par défaut) |
| Autoriser | Les heures supplémentaires sont autorisées sans confirmation |
| Interdire | Les quarts avec heures supplémentaires sont signalés comme problématiques (affichés avec un indicateur rouge) — la création de quarts n’est pas bloquée, mais ils sont signalés |
Ce paramètre est affiché comme « Heures supplémentaires » dans le bloc de vue d’ensemble du planning.
Autoriser les employés à voir tous les quarts
Lorsque cette case est cochée, les employés voient les quarts de leurs collègues, et pas seulement les leurs.
Lorsqu’elle est activée, une option imbriquée avec des boutons radio apparaît :
| Option | Description |
|---|---|
| Afficher tous les employés | L’employé voit les quarts de tous les collègues du planning |
| Afficher les employés avec le même poste | L’employé voit uniquement les quarts des collègues ayant le même poste |
Par défaut : désactivé (les employés ne voient que leurs propres quarts).
Autorisations d’actions des employés
L’Étape 1 présente huit interrupteurs d’autoriSamions qui définissent ce que les employés peuvent faire avec les quarts. Chaque autorisation peut être activée ou désactivée, et pour la plupart, une option supplémentaire est disponible : Avec Confirmereration du responsable (nécessite l’approbation du responsable avant que l’action ne prenne effet).
| # | Autorisation | Par défaut | Description |
|---|---|---|---|
| 1 | Autoriser l’éChangerr de quarts | Activé | Les employés peuvent demander un échange de quarts avec des collègues. Options supplémentaires : « Avec confirmation du responsable » (activé par défaut) ; « Échange de quarts uniquement avec le même poste » (désactivé par défaut) |
| 2 | Autoriser les employés à envoyer des quarts dans la Listeee des quarts ouverts | Désactivé | L’employé peut envoyer son quart dans le pool des quarts ouverts. Option supplémentaire : « Avec confirmation du responsable » (activé par défaut) |
| 3 | Autoriser les employés à créer leurs propres quarts | Désactivé | L’employé peut demander la création d’un nouveau quart pour lui-même. Option supplémentaire : « Avec confirmation du responsable » (désactivé par défaut) |
| 4 | Autoriser les employés à créer des pauses | Désactivé | L’employé peut ajouter des pauses dans ses quarts. Nécessite le module Pauses. Option supplémentaire : « Avec confirmation du responsable » (désactivé par défaut) |
| 5 | Autoriser les employés à refuser des quarts | Désactivé | L’employé peut refuser un quart qui lui est assigné. Option supplémentaire : « Avec confirmation du responsable » (désactivé par défaut) |
| 6 | Autoriser les employés à prFinre des quarts de la Listeee des quarts ouverts | Activé | L’employé peut prendre un quart ouvert non attribué. Option supplémentaire : « Avec confirmation du responsable » (activé par défaut) |
| 7 | Autoriser les employés à éChangerrr des pauses entre différents modèles de quarts | Désactivé | Les employés peuvent échanger du temps de pause entre différents modèles de quarts. Nécessite le module Pauses. |
| 8 | Autoriser les employés à diviser les quarts | Désactivé | L’employé peut diviser un quart en deux blocs horaires distincts. |
Paramètres supplémentaires du planning
Deux champs numériques supplémentaires sont situés dans les paramètres du planning (sous les interrupteurs d’autorisations) :
| Champ | Par défaut | Description |
|---|---|---|
| Nombre maximum de quarts consécutifs | 0 | Nombre maximum de quarts consécutifs pouvant être assignés à un employé. 0 = sans limite. Le système affichera un avertissement si la limite est dépassée. |
| Intervalle minimum entre les quarts (en heures) | 0.0000 | Temps de repos minimum entre deux quarts. 0 = sans limite. |
Comment configurer les autorisations
Configurations d’autorisations recommandées
| Type d’équipe | Paramètres recommandés |
|---|---|
| Petite équipe de confiance | Activez la plupart des autorisations sans confirmation du responsable pour une flexibilité maximale |
| Équipe moyenne | Activez les autorisations avec confirmation du responsable pour les échanges, refus et quarts ouverts |
| Grande équipe ou équipe réglementée | Activez uniquement les autorisations nécessaires, toutes avec confirmation du responsable |
| Gestion totale | Désactivez toutes les autorisations des employés — les responsables contrôlent tout |
Quels types de demandes chaque autorisation active
Lorsqu’une autorisation est activée, les employés voient le type de demande correspondant sur la page Demandes et dans l’application mobile :
| Autorisation | Type de demande |
|---|---|
| Autoriser l’échange de quarts | Demande d’échange de quarts |
| Autoriser les employés à envoyer des quarts dans la liste des quarts ouverts | Demande d’envoi vers la liste ouverte |
| Autoriser les employés à créer leurs propres quarts | Demande de création de quart |
| Autoriser les employés à créer des pauses | Demande de création de pause |
| Autoriser les employés à refuser des quarts | Demande de refus de quart |
| Autoriser les employés à prendre des quarts de la liste des quarts ouverts | Demande de prise depuis la liste ouverte |
| Autoriser les employés à échanger des pauses | Demande d’échange de pauses |
| Autoriser les employés à diviser les quarts | Demande de division de quart |
Droits d’accès
| Rôle | Consulter les paramètres | Configurer les paramètres | Approuver les demandes des employés |
|---|---|---|---|
| Propriétaire | Oui | Oui | Oui |
| AdministrateuristTarifuristTarifur | Oui | Oui | Oui |
| Responsable | Oui (plannings assignés) | Oui (plannings assignés) | Oui (employés assignés) |
| Employé | Non | Non | Non |
Questions fréquentes
Q : Peut-on modifier les autoriSamions Avrès la création du Planification ?
R : Oui. Cliquez sur l’icône de modification (crayon) du planning dans la liste des plannings. Le même dialogue de paramètres s’ouvrira, et toutes les modifications prendront effet immédiatement après l’enregistrement.
Q : Que se passe-t-il avec les demandes en attente si je désActif une autoriSamion ?
R : Les demandes en attente liées à l’autorisation désactivée devront être traitées manuellement. Il est recommandé de traiter toutes les demandes en attente avant de modifier les paramètres d’autorisations.
Q : L’option « Avec Confirmereration du responsable » notifie-t-elle automatiquement le responsable ?
R : Oui. Lorsqu’un employé effectue une action nécessitant une confirmation, le responsable assigné reçoit une notification et peut approuver ou rejeter la demande.
Q : Peut-on définir des autoriSamions différentes pour différents employés dans le même Planification ?
R : Non. Les autorisations s’appliquent de manière identique à tous les employés du planning. Si vous avez besoin de niveaux d’autorisations différents, créez des plannings distincts avec des paramètres différents.
Q : À quoi sert l’autoriSamion « Division de quarts » ?
R : La division d’un quart permet à un employé de diviser un long quart en deux plus courts — par exemple, transformer un quart de 8 heures en un bloc de 4 heures le matin et un bloc de 4 heures l’après-midi.
Q : J’ai activé une autoriSamion, mais l’employé ne voit pas cette option — pourquoi ?
R : Vérifiez que : (1) le paramètre est enregistré, (2) l’employé est bien assigné à ce planning, et (3) le module requis est actif (le module Pauses pour les autorisations liées aux pauses).
Problèmes possibles et solutions
| Problème | Cause possible | Solution |
|---|---|---|
| Les employés ne peuvent pas échanger de quarts alors que l’autorisation est activée | L’option « Avec confirmation du responsable » est activée et le responsable n’a pas encore approuvé la demande | Vérifiez la file des demandes en attente et approuvez ou rejetez les demandes d’échange |
| Le responsable ne reçoit pas les demandes de confirmation | Les notifications ne sont pas correctement configurées | Assurez-vous que les actions liées au planning sont activées dans les paramètres de notification du responsable |
| Les employés voient trop de collègues dans le planning | La visibilité des employés est définie sur « Tous les employés » | Passez à « Avec le même poste » pour limiter la visibilité |
| Les modifications d’autorisations ne prennent pas effet | Le cache du navigateur affiche les anciens paramètres | Demandez aux employés de rafraîchir la page ou de vider le cache du navigateur |
| Impossible de trouver la section des autorisations | Vous avez défilé trop loin dans le formulaire de l’Étape 1 | Faites défiler vers le bas dans le formulaire de l’Étape 1 — les autorisations se trouvent généralement en bas |