Création du premier projet et planning

Les projets regroupent les employés et les plannings (comme des départements, des localisations ou des équipes). Les Planifications définissent les règles du temps de travail et contiennent les postes effectifs. Vous avez besoin d’au moins un projet et un planning avant de pouvoir assigner des postes.

Partie 1 : Projet

Le premier projet est créé automatiquement dès l’inscription de l’entreprise. Vous pouvez le renommer ou modifier ses paramètres.

Comment modifier un projet

Cliquez sur l’icône Projets dans le panneau latéral gauche (icône de dossier) → sélectionnez le projet → modifiez les données :

Autorisations des employés dans le projet

Étiquettes du projet (Marks)

Chaque projet peut avoir son propre ensemble d’étiquettes — des libellés colorés pour la catégorisation. Les étiquettes peuvent être rattachées aux postes, ainsi qu’aux employés dans le planning (onglet Membres de l’équipe programmés).

Pour gérer les étiquettes : ouvrez la modification du projet → Marques → + Add Marquer → saisissez le nom et choisissez la couleur → Enregistrer.

Cliquez sur Enregistrer.

Création de projets supplémentaires

Cliquez sur + Créer un projet sur la page Projects.

Partie 2 : Création d’un planning

Étape 1 : Ouvrez la page Schedules

Cliquez sur l’icône Horaires dans le panneau latéral gauche (icône de liste).

Étape 2 : Lancez l’assistant

Cliquez sur + Ajouter un Planification.

Étape 3 : Informations principales (Étape 1)

AutoriSamions pour les employés (chacune avec l’option « Avec confirmation du responsable ») :
– Échange de postes
– Transfert d’un poste vers les postes ouverts
– Création de ses propres postes
– Création de pauses
– Refus de postes
– Prise de postes ouverts
– Échange de pauses entre modèles
– Division de postes

Cliquez sur Suivant.

Étape 4 : Choisissez le type de planning (Étape 2)

Chaque type de planning possède ses propres paramètres pour les étapes suivantes de l’assistant.

Empty — planning manuel

Contrôle entièrement manuel. Le système ne génère pas de postes — vous les ajoutez manuellement via la page Schedule.

Exemple : Un petit bureau de 5 personnes, où le responsable décide lui-même qui travaille quand, et place manuellement les postes chaque jour.

Aucune étape supplémentaire dans l’assistant — le planning est créé immédiatement.

Basic — automatique standard

Convient pour des plannings simples avec des horaires fixes. À l’étape 3 (Données de la tâche), les modèles de postes sont définis :

• Jours de la semaine pour chaque modèle
• Heure de début et de fin du poste
• Durée de la pause
• Localisation

Le système répartit automatiquement les employés selon les modèles définis.

Exemple : Un bureau fonctionne du lundi au vendredi, 09:00–18:00. Vous créez un modèle de poste, et le système l’assigne à tous les employés pour les jours choisis.

Par disponibilité — selon la disponibilité des employés

Les employés indiquent à l’avance leur disponibilité (via la section Quand je suis disponible). Le système génère automatiquement les postes en tenant compte de la disponibilité de chaque employé. À l’étape 3 (Données de la tâche) sont définis :

Exemple : Un café où des étudiants baristas indiquent les jours et horaires où ils sont disponibles. En semaine, 3 personnes sont nécessaires, le week-end — 1. Le système compose automatiquement le planning en tenant compte de la disponibilité et des besoins.

Advanced — automatique avancé

Pour des plannings complexes avec plusieurs postes par jour et des besoins différents en personnel. À l’étape 3 (Données de la tâche) :

Exemple : Un centre d’appels avec un poste du matin (08:00–16:00, 10 opérateurs nécessaires en semaine, 5 le week-end), un poste du soir (16:00–00:00, 8 opérateurs nécessaires) et un poste de nuit (00:00–08:00, 3 opérateurs nécessaires). Le système répartit les employés entre les postes en tenant compte de la charge pour chaque jour.

Preset — rotations prédéfinies

Pour des plannings cycliques. À l’étape 3, le modèle de rotation est défini — le système alterne automatiquement les jours de travail et les jours de repos selon le modèle établi.

Exemple : Une entreprise de sécurité où les employés travaillent 2 jours sur 2 (2/2), ou une usine avec un planning de 24 heures sur trois jours. Vous définissez le modèle une seule fois, et le système le répète sur toute la période du planning.

Qu’est-ce qu’un modèle de poste (Modèle de shift)

Un modèle de poste est un ensemble de paramètres enregistrés pour créer rapidement des postes. Au lieu de saisir à chaque fois l’horaire, la pause et les autres données manuellement, vous sélectionnez un modèle prêt à l’emploi — et tous les champs se remplissent automatiquement.

Les modèles sont créés à l’étape 3 (Données de la tâche) de l’assistant de plannings (pour les types Basic, Par disponibilité, Advanced) ou ultérieurement — sur la page Schedule.

Composition d’un modèle de poste

Pauses dans le modèle de poste

Le modèle de poste prend en charge deux méthodes de définition des pauses :

1. Pause simple (Pause) — seule la durée en minutes est indiquée. La pause n’est pas liée à un horaire précis.

2. Pauses planifiées (Configurer les pauses) — pauses précises avec heure de début et paramètres. Activez la case à cocher Configurer les pauses dans le modèle de poste :

Cliquez sur Ajouter une pause pour ajouter des pauses supplémentaires au modèle. Vous pouvez définir plusieurs pauses dans un même poste (par exemple, une pause café le matin et une pause déjeuner).

Nombre d’employés par jour de la semaine

Pour les types de plannings Par disponibilité et Avancé, chaque modèle de poste permet de définir le Nombre de personnel requis — le nombre d’employés nécessaires séparément pour chaque jour de la semaine (lun–dim). Utilisez les boutons +/− pour la configuration.

Cela permet, par exemple, d’assigner 5 personnes en semaine et 2 le week-end sur le même modèle de poste.

La case à cocher Définir les lieux de travail par jour active le mode de gestion séparée des postes de travail par jour.

Où les modèles sont-ils utilisés

Exemple

Un restaurant crée trois modèles : « Matin » (07:00–15:00, pause planifiée « Pause déjeuner » 30 min à partir de 12:00, rémunérée), « Après-midi » (15:00–23:00, pause 30 min), « Nuit » (23:00–07:00, pause 20 min). En semaine, 5 personnes sont nécessaires pour le poste du matin, le week-end — 3. Lors de l’élaboration du planning, le responsable choisit un modèle prêt à l’emploi — les horaires, les pauses et le nombre d’employés sont renseignés automatiquement.

Étape 5 : Paramètres de restrictions — Settings (uniquement Par disponibilité et Advanced)

Pour les types Par disponibilité et Avancé, l’assistant propose une étape supplémentaire Paramètres qui définit les restrictions lors de la répartition automatique des postes :

Quotas de temps de travail :

Restreindreions de postes et de repos :

Règles personnalisées — le bouton + Add permet d’ajouter des règles supplémentaires pour la génération automatique.

Ces paramètres garantissent que le planning généré automatiquement respecte le droit du travail et les règles internes de l’entreprise.

Planificateur de charge (uniquement Par disponibilité et Advanced, nécessite le module Forecasting)

Dans l’assistant de plannings de type Par disponibilité et Avancé, lorsque le module Prévision est activé, l’onglet Demande de charge est disponible. Il permet de définir combien d’employés sont nécessaires pour chaque heure de chaque jour.

Planificateur de charge de travail horaire (Planificateur de charge horaire)

Éditeur visuel de charge directement dans l’interface :

Exemple : Un bureau fonctionne du lundi au vendredi, 09:00–18:00. En semaine, 1 employé est nécessaire chaque heure, samedi et dimanche — 0. Vous remplissez la grille, et le système calcule automatiquement le nombre optimal de postes.

Étape 6 : Ajoutez les employés au planning

Ouvrez la Page du Planification (icône de calendrier) → sélectionnez le projet et le Planification → ajoutez les employés via le menu Actions.

Partie 3 : Ajoutez votre premier poste

Après l’ajout, cliquez sur Publier et Informationsrmer les employés — les employés recevront les notifications concernant le planning.

Articles associés

• Guide de configuration pas à pas
• Ajout des premiers employés
• Paramètres de rémunération
• Départements et projets
• Pauses
• Prévisions
• Gestion des projets
• Gestion des localisations

Questions fréquentes

Q : Combien de Planifications peut-on avoir dans un seul projet ?
R : Un nombre illimité.

Q : Quelle est la durée maxiMasculin d’un Planification ?
R : Lors de la création et de la prolongation — maximum trois mois en une fois. Le planning peut être prolongé un nombre illimité de fois.

Q : Peut-on modifier le type de Planification Avrès sa création ?
R : Non. Pour un autre type, créez un nouveau planning.

Q : Les employés n’apparaissent pas dans la grille du Planification.
R : Assurez-vous que les employés sont ajoutés à la fois au projet et au planning.

Q : Icône d’avertissement à côté du Planification.
R : La plage de dates a expiré. Créez un nouveau planning ou prolongez le planning existant.

Q : Commentaireaire ajouter des employés au Planification Avrès sa création ?
R : Ouvrez Horaires → icône du crayon à côté du Planification → onglet Ajouter des employés → sélectionnez les employés → enregistrez.

Q : Commentaireaire prolonger un Planification arrivé à expiration ?
R : Schedules → crayon → onglet Réduire/étFinre le Planification → sélectionnez ÉtFinre le Planification → indiquez la nouvelle date → enregistrez.

Q : À quoi sert le « Semaine control type » dans le Planification ?
R : Il détermine comment le système réagit aux heures supplémentaires. Permettre — sans restriction, Permettre avec Confirmeration — le responsable confirme les heures supplémentaires, Bloquer — les postes dépassant les quotas sont marqués d’un point rouge.

Q : Commentaireaire créer un deuxième projet ?
R : Allez dans Modules → augmentez le nombre de projets dans le module Départements et projets → enregistrez. Ensuite, le bouton + Créer un projet sera activé.

Q : Peut-on renommer un modèle de poste Avrès la création du Planification ?
R : Oui. Cliquez sur le modèle de poste dans la grille du planning → bouton de modification — modifiez le nom et enregistrez.

Q : Commentaireaire sélectionner le type de Planification « Prédéfini » pour une rotation 2/2 ?
R : Dans l’assistant de création du planning, à l’étape 2, sélectionnez Prédéfini, puis définissez le modèle : 2 jours de travail, 2 jours de repos.

Q : Que se passe-t-il si le Planification n’est pas publié ?
R : Les employés ne recevront pas de notifications et ne verront pas les postes dans l’application mobile. La publication est obligatoire pour informer l’équipe.

Q : Peut-on désigner un responsable de projet lors de sa création ?
R : Oui. Dans les paramètres du projet, il y a un champ Gestionnaires — ajoutez les utilisateurs souhaités avec le rôle Manager.

Q : Commentaireaire supprimer un Planification ?
R : Ouvrez les paramètres du planning et cliquez sur Supprimer. Tous les postes du planning seront automatiquement supprimés.

Q : Commentaireaire ajouter des pauses planifiées à un modèle de poste ?
R : Dans le modèle de poste, activez la case à cocher Configurer les pauses → indiquez Titre, Durée, Début et Payé → cliquez sur Ajouter une pause pour ajouter des pauses supplémentaires. Chaque pause est liée à un horaire précis.

Q : Quelle est la différence entre une pause simple (Pause) et une pause planifiée (Configurer les pauses) ?
R : La pause simple Break indique uniquement la durée en minutes, sans horaire précis. Configurer les pauses sont des pauses précises avec un nom, une heure de début, une durée et une indication de rémunération.

Q : Peut-on définir un nombre différent d’employés en semaine et le Semaine-Fin ?
R : Oui. Dans les types de plannings Par disponibilité et Avancé, pour chaque modèle de poste, le Nombre de personnel requis est défini séparément pour chaque jour de la semaine (lun–dim).

Q : Qu’est-ce que le Planificateur de charge de travail horaire ?
R : Un planificateur visuel de charge dans l’onglet Demande de charge (nécessite le module Prévision). Il permet de définir combien d’employés sont nécessaires pour chaque heure de chaque jour. Sur la base de ces données, le système calcule le nombre optimal de postes.

Q : Où trouver le planificateur de charge ?
R : Activez le module Prévision → dans l’assistant de plannings de type Par disponibilité ou Avancé → onglet Demande de charge → Planificateur de charge de travail horaire.

Q : Que signifie « Définir les lieux de travail par jour » dans le modèle de poste ?
R : Cette case à cocher permet de définir un nombre différent de postes de travail pour chaque jour de la semaine dans le cadre d’un même modèle de poste. Disponible dans les types Par disponibilité et Advanced.

Q : Peut-on ajouter plusieurs pauses dans un seul modèle de poste ?
R : Oui. Cliquez sur Ajouter une pause pour chaque pause supplémentaire. Par exemple, une pause café de 15 min à 10:30 et un déjeuner de 30 min à 13:00.

Q : Que signifie « En même temps en pause 0–1 » dans les paramètres de pause ?
R : Cela indique combien d’employés peuvent être en pause simultanément. Le système contrôle que tous ne partent pas en pause en même temps.