Invitation des Employés

Apprenez comment fonctionnent les statuts d’invitation de compte et comment envoyer ou renvoyer des invitations à vos Employés.

Qu’est-ce que c’est ?

Après avoir ajouté des Employés à Shifton, vous devez les inviter pour qu’ils puissent se connecter et accéder à leurs Plannings, demander des congés et gérer leur disponibilité. Shifton utilise un système d’invitation avec trois statuts qui vous permettent de suivre quels Employés ont été invités et s’ils ont accepté.

Vous pouvez envoyer des invitations au moment de l’ajout d’un Employé ou à n’importe quel moment ultérieur depuis la liste des Employés.

Prérequis

Avant d’inviter des Employés, assurez-vous que :

L’Employé a été ajouté à Shifton (voir Ajout d’Employés)
L’Employé a une adresse e-mail valide dans le dossier
Vous avez un accès Administrator

Instructions étape par étape

Étape 1 : Comprendre les statuts d’invitation

Chaque Employé de votre liste a l’un des trois statuts d’invitation, affiché sous forme d’étiquette colorée :

Statut	Couleur	Signification
Non invité	Rouge	L’Employé existe dans le système mais n’a jamais reçu d’invitation
Invitation en attente	Bleu	Une invitation a été envoyée mais l’Employé ne l’a pas encore acceptée
Invitation acceptée	Vert	L’Employé a accepté l’invitation et peut se connecter

Étape 2 : Envoyer une invitation lors de la création de l’Employé

Lors de l’ajout d’un nouvel Employé, cochez la case Envoyer une invitation en bas du formulaire Ajouter un employé avant d’enregistrer. L’invitation sera envoyée à l’adresse e-mail que vous avez fournie dès que l’Employé sera créé.

Étape 3 : Inviter un Employé existant

Si un Employé a été ajouté sans invitation (le statut affiche « Non invité » en rouge), vous pouvez en envoyer une à tout moment :

Trouvez l’Employé dans la liste des Employés

Cliquez sur le lien Inviterr maintenant à côté de son statut

Le statut passera à Invitation en attente (bleu)

Étape 4 : Renvoyer une invitation

Si un Employé n’a pas accepté son invitation (le statut affiche « Invitation en attente » en bleu), vous pouvez la renvoyer :

Trouvez l’Employé dans la liste des Employés

Cliquez sur le lien Renvoyer l’invitation à côté de son statut

Un nouvel e-mail d’invitation sera envoyé à l’Employé

Étape 5 : Vérifier l’acceptation

Une fois que l’Employé ouvre l’e-mail d’invitation et complète le processus d’inscription, son statut passera automatiquement à Invitation Accepterée (vert). Aucune action n’est requise de votre part.

Droits d’accès

Rôle	Peut envoyer / renvoyer des invitations ?
Administrator	Oui
Manager	Non
Employé	Non

FAQ

Que contient l’e-mail d’invitation ?
L’e-mail d’invitation contient un lien permettant à l’Employé de créer son mot de passe Shifton et de se connecter pour la première fois. Une fois ce processus terminé, son statut passe à « Invitation acceptée ».

Puis-je Inviterrr plusieurs Employés en même temps ?
Actuellement, les invitations sont envoyées individuellement depuis la liste des Employés. Pour les ajouts en masse, pensez à cocher la case « Envoyer une invitation » lors de l’ajout de chaque Employé.

Que faire si l’Employé dit ne pas avoir reçu l’invitation ?
Demandez-lui de vérifier d’abord ses dossiers spam ou courrier indésirable. Si l’e-mail n’est pas là, vérifiez que la bonne adresse e-mail est enregistrée et utilisez le lien Renvoyer l’invitation pour la renvoyer.

Un Employé peut-il utiliser le système sans Acceptererer une invitation ?
Non. Les Employés doivent accepter l’invitation et configurer leur mot de passe avant de pouvoir se connecter à Shifton.

L’invitation expire-t-elle ?
Si une invitation n’est pas acceptée après une longue période, vous pouvez la renvoyer pour générer un nouveau lien d’invitation frais.

Problèmes possibles et solutions

Problème	Cause	Solution
Statut « Non invité » mais pas de lien Inviterr maintenant	L’Employé n’a pas d’adresse e-mail dans le dossier	Ouvrez le profil de l’Employé, ajoutez son adresse e-mail, puis revenez à la liste pour envoyer l’invitation
L’Employé n’a pas reçu l’e-mail d’invitation	L’e-mail est allé dans les spams, ou l’adresse est incorrecte	Demandez à l’Employé de vérifier ses dossiers spam/indésirables. Vérifiez l’e-mail dans son profil et renvoyez l’invitation
Le statut reste « Invitation en attente » depuis longtemps	L’Employé n’a pas complété le processus d’inscription	Contactez l’Employé directement et demandez-lui de vérifier son e-mail et de suivre le lien d’inscription. Renvoyez si nécessaire
Impossible de renvoyer l’invitation	Vous n’avez pas les droits Administrator	Demandez à un Administrator de renvoyer l’invitation en votre nom
L’Employé a accidentellement supprimé l’e-mail d’invitation	L’e-mail original n’est plus disponible	Utilisez le lien Renvoyer l’invitation pour envoyer un nouvel e-mail d’invitation