הקטע הגדרות החברה מאפשר לנהל את המידע הכללי על החברה, את נתוני החיוב, אמצעי התשלום, החשבוניות, העסקאות והמודולים הפעילים.
כדי לפתוח את עמוד הגדרות החברה, לחצו על שם החברה בחלק העליון של המסך ובחרו ב״הגדרות החברה״.
מידע כללי
בקטע זה תוכלו למלא את הנתונים הבסיסיים של החברה שלכם:
- שם החברה;
- מצב עבודה (מצב משרדי או Field Service — משימות שטח);
- מספר העובדים;
- מדינה / איזור;
- מחוז / פרובינציה / איזור;
- עיר;
- מידע נוסף על החברה.
תוכלו גם להעלות לוגו החברה. הלוגו שהועלה כאן נמשך אוטומטית להגדרות המודול מסמכים פיננסיים (הפקת חשבוניות) ומודפס במסמכים שאתם מפיקים עבור הלקוחות שלכם (חשבוניות, הצעות מחיר וכו׳), וכן משמש בדוח PDF של המשימה מהקטע ״משימות״ (פרטים נוספים במאמר ״דוחות״).
אם דרוש לוגו אחר עבור המסמכים, אפשר להחליף אותו במודולים ← הגדרות ← מסמכים פיננסיים ← לוגו החברה.
חשוב: הלוגו אינו קשור לחשבוניות שShifton מנפיקה לחברה שלכם עבור השימוש במודולים (הן נמצאות בקטע ״חשבוניות״ שלהלן) — הוא משמש רק במסמכים שהחברה שלכם יוצרת עבור הלקוחות שלה.
לאחר ביצוע השינויים לחצו על ״שמור״.
פעולות החברה
שינוי בעל חברה
תוכלו להעביר את זכות הבעלות למשתמש אחר. לאחר ההעברה רמת הגישה שלכם תשתנה אוטומטית מבעלים לעובד.
- לחצו על ״החלפת בעלים״.
- בפאנל הצד בחרו את העובד שיהפוך לבעלים החדש.
- אשרו את הפעולה בלחיצה על ״אשר״.
- כדי לבטל, לחצו על ״בטל״.
> פעולה זו בלתי הפיכה. רק הבעלים החדש יוכל להחזיר לכם את זכות הבעלות.
השהיית החברה
השהיית החברה עוצרת זמנית את פעילותה.
לאחר ההשהיה:
- כל אמצעי התשלום ינותקו;
- כל המודולים יכובו;
- הפקת החשבוניות לתקופה החדשה תושהה;
- אפשר לבטל את הפעולה בכל רגע.
כדי להשהות את החברה:
- לחצו על ״השהיית החברה״.
- בפאנל הצד חובה להזין את טקסט האישור באנגלית — הזינו אותו בדיוק כפי שמוצג על המסך (אפשר להעתיק ולהדביק בשדה). ללא טקסט זה כפתור האישור נשאר לא פעיל.
- בחרו את סיבת ההשהיה.
- הוסיפו הערה (לא חובה).
- אשרו את הפעולה בלחיצה על ״אשר״.
- כדי לבטל, לחצו על ״בטל״.
מחיקת חברה
אפשר למחוק את החברה רק כאשר אין חשבוניות שלא שולמו. אם קיים חוב פתוח, המחיקה תתאפשר רק לאחר סילוקו.
בעת מחיקת החברה:
- חשבון החברה יימחק (מיד, אם אין חוב עבור התקופה העתידית; אחרת המחיקה תידחה עד להפקת החשבונית ותשלומה);
- כל אמצעי התשלום ינותקו;
- הפקת החשבוניות תושהה, אם אין חוב עבור התקופה החדשה;
- אי אפשר לבטל פעולה זו.
כדי למחוק את החברה:
- לחצו על ״מחיקת חברה״.
- בפאנל הצד חובה להזין את טקסט האישור באנגלית — הזינו אותו בדיוק כפי שמוצג על המסך (אפשר להעתיק ולהדביק בשדה). ללא טקסט זה כפתור האישור נשאר לא פעיל.
- בחרו סיבה.
- הוסיפו הערה (לא חובה).
- אשרו את הפעולה בלחיצה על ״אשר״.
- כדי לבטל, לחצו על ״בטל״.
כתובת לחיוב
בקטע זה נשמר המידע המשמש להפקת החשבוניות.
חשוב: השינויים אינם חלים על חשבוניות שכבר הופקו. עדכנו את פרטי החיוב לפני שהחשבונית נוצרת, אם ברצונכם שהם יופיעו בה.
תוכלו למלא את השדות הבאים:
- שם החברה *
- מספר מע״מ
- שם פרטי *
- שם משפחה *
- Email
- מספר טלפון
- מדינה / איזור *
- מחוז / פרובינציה / איזור *
- עיר *
- מיקוד *
- כתובת *
לאחר מילוי המידע לחצו על ״שמור״.
אמצעי תשלום
בקטע זה תוכלו להוסיף, לערוך או למחוק כרטיס תשלום.
הוספת כרטיס
- לחצו על ״הוסף כרטיס״.
- הזינו את פרטי הכרטיס.
- לחצו על ״שמור״.
עריכת כרטיס
- לחצו על ״ערוך״ ליד הכרטיס.
- עדכנו את חודש ושנת תוקף הכרטיס.
- לחצו על ״שמור״ או ״בטל״.
תוכלו גם למחוק את הכרטיס בלחיצה על ״מחק״.
> כדי להזמין עובדים לחברה נדרשים כרטיס תקף ומנוי חודשי פעיל.
יתרה בחשבון חברה
כאן תוכלו לראות את היתרה הנוכחית ולהפעיל את המנוי החודשי.
כדי להפעיל מנוי:
- לחצו על ״תשלום חודשי״.
- בחרו כרטיס קיים או הוסיפו כרטיס חדש.
- לחצו על ״שמור״.
חשבוניות
קטע זה מכיל את כל החשבוניות שהופקו לחברה שלכם.
תוכלו:
- להוריד קובץ Excel עם סכומי התשלומים לתקופות שונות;
- לצפות בפרטים של כל חשבונית.
הטבלה כוללת:
- ID החשבונית
- תקופת חיוב
- מועד התשלום
- תאריך יצירה
- מחיר
- כבר שולם
- לתשלום
- סטטוס
לחיצה על ID החשבונית פותחת את הפרטים המלאים של החשבונית, כולל החיובים עבור המודולים, שנוצרו על בסיס המידע מכתובת החיוב שלכם.
עסקאות
קטע זה מכיל את כל העסקאות שהשפיעו על יתרת החברה.
מודולים פעילים
כאן תוכלו לראות את כל המודולים הפעילים ואת תאריכי סיום התוקף שלהם.
שאלות נפוצות
שאלה: היכן פותחים את הגדרות החברה ב-Shifton? תשובה: לחצו על שם החברה בחלק העליון של המסך, ולאחר מכן בחרו ב״הגדרות החברה״. ייפתח עמוד התצורה הכללית של החברה.
שאלה: איזה מידע אפשר לערוך בהגדרות החברה? תשובה: תוכלו לעדכן את הנתונים הכלליים של החברה: שם החברה, מצב העבודה, מספר העובדים, מדינה/איזור, מחוז/פרובינציה, עיר ומידע נוסף. כאן גם אפשר להעלות לוגו החברה.
שאלה: לשם מה להעלות את לוגו החברה? תשובה: הלוגו נמשך אוטומטית להגדרות המודול מסמכים פיננסיים ומודפס במסמכים שאתם יוצרים עבור הלקוחות שלכם (חשבוניות, הצעות מחיר), וכן בדוח PDF של המשימה מהקטע ״משימות״. במידת הצורך אפשר להחליף אותו עבור המסמכים במודולים ← הגדרות ← מסמכים פיננסיים. על החשבוניות שShifton מנפיקה לחברה שלכם הלוגו אינו משפיע.
שאלה: איך לשמור את השינויים לאחר עריכת המידע על החברה? תשובה: לאחר ביצוע השינויים בשדות החברה לחצו על ״שמור״. ללא שמירה השינויים לא ייכנסו לתוקף.
שאלה: איך להעביר את זכות הבעלות על החברה למשתמש אחר? תשובה: בקטע ״פעולות החברה״ לחצו על ״החלפת בעלים״, בחרו את העובד שיהפוך לבעלים החדש ואשרו את הפעולה. לאחר ההעברה הגישה שלכם תשתנה מבעלים לעובד.
שאלה: האם אפשר לבטל את העברת זכות הבעלות על החברה? תשובה: לא — העברת זכות הבעלות היא בלתי הפיכה. רק הבעלים החדש יכול להחזיר לכם את זכות הבעלות.
שאלה: מה עושה הפונקציה ״השהיית החברה״? תשובה: השהיית החברה עוצרת זמנית את פעילותה:
- כל אמצעי התשלום מנותקים;
- כל המודולים מכובים;
- הפקת החשבוניות לתקופה החדשה מושהית. אפשר לבטל את הפעולה בכל רגע.
שאלה: איך להשהות את החברה? תשובה: לחצו על ״השהיית החברה״, הזינו את טקסט האישור הנדרש ובחרו את סיבת ההשהיה.
שאלה: האם אפשר למחוק את החברה? תשובה: כן — אך רק כאשר אין חשבוניות שלא שולמו. אם קיים חוב פתוח, המחיקה תהיה זמינה רק לאחר סילוקו.
שאלה: מה קורה בעת מחיקת החברה? תשובה: בעת מחיקת החברה:
- חשבון החברה נמחק (מיד, אם אין חוב עבור התקופה העתידית, או לאחר סילוקו);
- כל אמצעי התשלום מנותקים;
- הפקת החשבוניות מושהית לתקופה הבאה. אי אפשר לבטל פעולה זו.
שאלה: האם אפשר למחוק חברה אם מופעלים בה מודולים? תשובה: כן — אך מחיקת החברה תתבצע רק לאחר תשלום כל החשבוניות שלא שולמו. המודולים אינם חוסמים את המחיקה אם תנאי התשלום מתקיימים.
שאלה: מהו ״מצב עבודה״ בהגדרות החברה? תשובה: מצב העבודה מציג באיזה מצב פועלת החברה שלכם — משרדי או שטח (Field Service). מכך נגזרים המודולים הזמינים ומבנה תהליכי העבודה.