פורטל לקוחות הוא מודול ששומר את הלקוח שלכם מעודכן לגבי הביקור בלי אף שיחה מהמוקדן. הלקוח מקבל התראה על העבודה הצפויה וקישור שבו הוא רואה על המפה איפה נמצא המבצע כרגע ומתי הוא יגיע, יכול לכתוב בצ'אט ולאחר העבודה להשאיר ביקורת.
ללקוח בכלל לא נחוץ חשבון בShifton — הכול נפתח דרך קישור מSMS או ממכתב.
חשוב: פורטל לקוחות הוא מודול בתשלום. הפעילו אותו בקטע הגדרות החברה ← מודולים. לאחר ההפעלה מופיעה בתפריט הצד קבוצה נפתחת פורטל לקוחות עם ארבעה עמודים.
מה הלקוח מקבל
- התראות על הביקור. הלקוח יודע שהבקשה התקבלה, שהמבצע יצא לדרך, שהעבודה הושלמה. על אילו אירועים בדיוק לדווח ובאיזה ערוץ — SMS, email או שניהם — אתם מחליטים בעצמכם.
- עמוד המעקב. הקישור מוביל לכתובת נפרדת — my.shifton.com, ולא לאפליקציה. בעמוד: מפה עם שתי נקודות — כתובת הלקוח והמבצע — ומסלול שנבנה ביניהן, זמן הנסיעה המשוער, ולידם כרטיס המבצע עם תמונה ושם ושני כפתורים — ״שיחה״ ו״הודעה״. מתחת — הזמן המתוכנן של הביקור, כתובת השירות וסטטוס הביצוע.
- צ'אט לפי משימה. הכפתור ״הודעה״ פותח את ההתכתבות ישירות באותו עמוד: שדה הקלדה והכפתור ״שלח״. הצוות שלכם עונה בעמוד צ'אטים באפליקציה. ההתכתבות מקושרת למשימה, ולכן רואה אותה כל מי שעובד עם המשימה הזו. לאחר השלמת המשימה הצ'אט נסגר ועובר לארכיון.
- ביקורת לאחר העבודה. טופס דירוג איכות השירות נפתח בקישור משלו: תמונה ושם המבצע, דירוג בחמישה כוכבים, הערה לא חובה וקובץ מצורף. הלקוח לוחץ על ״שלח״, והביקורת מגיעה לעמוד ביקורות. ביקורת משאירים פעם אחת — לאחר השליחה הקישור נהיה לא פעיל.
הקישור לביקורת פועל רק לאחר השלמת המשימה. כל עוד המשימה אינה בסטטוס סופי, נפתח בו העמוד ״הקישור אינו בתוקף עוד״.
עמוד בשפת הלקוח. בפינה הימנית העליונה של עמודי הלקוח יש בחירת שפה — זמינות כל 41 השפות של Shifton — ומתג של ערכת נושא כהה. כל הכתוביות מתורגמות, ולכן לקוח מכל מדינה רואה את העמוד בשפתו. באיורים להלן העמוד פתוח באנגלית.
את הטלפון של המבצע אפשר בכל זאת לא לחשוף: בהגדרות המודול יש החלפת מספר, והלקוח אינו מתקשר למספר האישי של העובד.
כמה זמן חיים הקישורים
שני הקישורים הם חד־פעמיים כל אחד בדרכו, וכדאי לדעת זאת מראש:
- קישור המעקב פועל כל עוד המשימה בעבודה. ברגע שאתם מעבירים את המשימה לסטטוס סופי, המעקב נסגר — הלקוח יראה ״הקישור אינו בתוקף עוד״.
- הקישור לביקורת, להיפך, מתחיל לפעול רק לאחר השלמת המשימה. והוא בתוקף עד הביקורת הראשונה: הלקוח שלח דירוג — הקישור נהיה לא פעיל, ואי אפשר להשאיר ביקורת פעם שנייה.
- צ'אט חי יחד עם המשימה: כל עוד המשימה בעבודה, הלקוח והצוות שלכם מתכתבים, ולאחר ההעברה לסטטוס סופי ההתכתבות נסגרת ועוברת לארכיון — היא נשארת זמינה לכם לקריאה בלשונית ארכיון של העמוד צ'אטים.
פשוט לזכור כך: העבודה בעיצומה — המפה והצ'אט פתוחים; העבודה הסתיימה — רק הביקורת, פעם אחת.
איך להגדיר את הכול: חמישה שלבים
1. הפעילו את המודול
הגדרות החברה ← מודולים ← סמנו פורטל לקוחות ← שמור. פרטים נוספים — במאמר ״מודולים והגדרות המודולים״.
2. קשרו את שדות הלקוח לערוצי התקשורת
מודולים ← הגדרות ← פורטל לקוחות. כאן מציינים מאילו שדות בכרטיס הלקוח לקחת את השם הפרטי, שם המשפחה, הטלפון והemail — בדיוק לטלפון הזה יישלח הSMS, ולכתובת הזו המכתב. באותו מקום בוחרים איך להציג ללקוח את שם המבצע, ומפעילים את החלפת הטלפון.
3. הגדירו התראות לפי סטטוסי המשימה
העמוד הגדרות תזכורות (״הגדרות תזכורות״), הבלוק הגדרות התראות לפי סטטוסים. זו הטבלה המרכזית של המודול: בה מפורטים סטטוסי המשימות של החברה שלכם, ומול כל אחד מופעלים הערוצים שבהם הלקוח יקבל הודעה בעת מעבר המשימה לסטטוס הזה.
לכל חברה יש סטטוסים משלה. זו אינה רשימת מערכת מוכנה: אתם יוצרים ומכנים את הסטטוסים בעצמכם בקטע הגדרות משימות ← סטטוסים, וטבלת ההתראות פשוט מציגה את מה שהגדרתם. לכן בטבלה שלכם יופיעו השמות שלכם, ולא אלה שבאיור להלן (שם, לדוגמה, הסטטוסים ״TO DO״, ״Started״, ״Doing״, ״Pause״, ״Decline״, ״On my way״, ״Accepted״, ״Finished״).
מכאן נובע גם סדר הפעולות: קודם סטטוסים, אחר כך התראות. אם תוסיפו סטטוס חדש לאחר הגדרת ההתראות, הוא יופיע בטבלה בשורה נפרדת בלי ערוצים — ולפיו לא יישלח ללקוח דבר עד שתפעילו אותם.
סטטוסים בלי ערוצים מסומנים באפור — לפיהם לא נשלח ללקוח דבר. כדי להפעיל סטטוס, לחצו על + בשורה שלו — ייפתח החלון ״Add rule for statuses״, שבו נקבעת ההודעה כולה:
- סטטוס — הסטטוס שבו יופעל הכלל (למשל, On my way).
- ערוצים — הערוצים: SMS, E-mail או שניהם.
- טקסט SMS — הטקסט של הSMS.
- נושא המכתב — נושא המכתב.
- טקסט email — טקסט המכתב.
- מופעל — האם הכלל מופעל.
משתני החלפה בטקסט ההודעה
הטקסטים אינם סטטיים: משולבים בהם נתוני המשימה. זמינים משתני ההחלפה הבאים:
{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}
החשוב מכול: הקישורים נכנסים להודעה רק דרך משתני ההחלפה. {link_map} — קישור לעמוד המעקב עם המפה, {link_feedback} — קישור לטופס הביקורת. אם לא משלבים אותם בטקסט, ההודעה תישלח בלי קישור, והלקוח לא יוכל לעקוב אחר המבצע ולא להשאיר ביקורת.
דוגמה לטקסט SMS עבור הסטטוס On my way:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}ונושא המכתב יכול להיראות כך: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}.
4. הוסיפו תזכורות לפי זמן
באותו מקום, הבלוק הגדרות התראות מתוזמנות — הכפתור יצירת תזכורת. בשונה מההתראות לפי סטטוסים, התזכורת מקושרת לא לאירוע אלא לזמן: כמה דקות לפני הביקור או אחריו לשלוח את ההודעה. לתזכורת יש שם, מרווח (שלח לפני/אחרי), בחירת ״לפני/אחרי״ (אפשרות תזכורת), ערוצים ומתג הפעלה.
למשל, תזכורת ״30 דקות לפני הביקור״ בSMS — הלקוח יספיק להתכונן, ואתם תצמצמו את מספר הנסיעות הכושלות.
5. הטעינו את יתרת הSMS
הודעות SMS מנצלות את היתרה, וביתרה אפס ההודעות פשוט לא יישלחו. היתרה, הניצול והטעינה האוטומטית — בעמוד חיוב ב-SMS. Email נשלח בחינם, ולכן אפשר להתחיל גם מערוץ email אחד בלבד.
עמודי המודול
| עמוד | לשם מה נחוץ | פרטים נוספים |
|---|---|---|
| צ'אטים (״צ'אטים״) | לקרוא הודעות של לקוחות לפי משימות ולהשיב להן. הלשונית ארכיון שומרת התכתבויות סגורות | צ'אטים |
| ביקורות (״ביקורות״) | לראות דירוגים והערות של לקוחות, עם מסננים לפי עובד ולפי לקוח | ביקורות |
| הגדרות תזכורות (״הגדרות תזכורות״) | התראות לפי סטטוסים ותזכורות לפי זמן | הגדרות תזכורות |
| חיוב ב-SMS (״חיוב ב-SMS״) | יתרת SMS, ניצול לפי מדינות וסוגים, הטעינה והטעינה אוטומטית | חיוב ב-SMS |
מה דרוש כדי שההתראות יגיעו
| # | תנאי | איפה לבדוק |
|---|---|---|
| 1 | המודול פורטל לקוחות מופעל | הגדרות החברה ← מודולים |
| 2 | החברה עובדת במצב משימות (Field Service) | תפריט החברה ← החלפת מצב העבודה |
| 3 | אצל הלקוח מלאים טלפון ו/או email | כרטיס הלקוח בקטע לקוחות |
| 4 | שדות הלקוח מקושרים לערוצים | מודולים ← הגדרות ← פורטל לקוחות |
| 5 | עבור הסטטוסים הדרושים מופעלים ערוצים | Reminder settings ← Notification settings by statuses |
| 6 | ביתרת הSMS יש כסף (עבור SMS) | SMS Billing |
בעיות אפשריות ופתרונות
| בעיה | סיבה | פתרון |
|---|---|---|
| בתפריט אין את הקבוצה פורטל לקוחות | המודול כבוי או שהחברה אינה במצב משימות | הפעילו את המודול בהגדרות החברה ← מודולים; עברו למצב משימות (Field Service) |
| הקבוצה קיימת, אך הפריטים אינם נראים | הקבוצה מכונסת | לחצו על השם פורטל לקוחות — הרשימה תיפתח |
| הלקוח לא קיבל לא SMS ולא מכתב | עבור הסטטוס הזה לא מופעל אף ערוץ | Reminder settings ← Notification settings by statuses ← הפעילו ערוץ אצל הסטטוס הדרוש |
| מכתבים מגיעים, SMS לא | יתרת SMS אפס או מספר שגוי | הטעינו את היתרה בחיוב ב-SMS; בדקו את הטלפון בכרטיס הלקוח |
| ההתראות נשלחות לטלפון הלא נכון | שדה הלקוח מקושר באופן שגוי | מודולים ← הגדרות ← פורטל לקוחות ← Mapping: customer's phone number |
| קישור המעקב ריק | המבצע עוד לא יצא לדרך או שהמיקום הגאוגרפי שלו כבוי | בדקו את סטטוס המשימה ואת הרשאות המיקום באפליקציה הניידת של העובד |
| הלקוח פתח את הקישור ורואה ״הקישור אינו בתוקף עוד״ | המשימה כבר הושלמה — המעקב עבורה הסתיים | זה נורמלי: הקישור למפה חי כל עוד המשימה בעבודה |
| הלקוח רוצה לפתוח מחדש את טופס הביקורת | הביקורת כבר נשלחה, הקישור נהיה לא פעיל | אי אפשר להשאיר ביקורת שוב — קבלו תוספת דרך הצ'אט של המשימה |
שאלות נפוצות
שאלה: האם הלקוח צריך חשבון בShifton? תשובה: לא. הכול נפתח דרך קישור מSMS או ממכתב — לא נדרשת הרשמה ולא סיסמה.
שאלה: מה בדיוק מפעיל התראה ללקוח? תשובה: שני מנגנונים שונים. הראשון — שינוי סטטוס המשימה: מוגדר בReminder settings ← Notification settings by statuses. השני — תזכורת לפי זמן: נוצרת בכפתור יצירת תזכורת ומופעלת N דקות לפני הביקור או אחריו.
שאלה: במה תזכורת שונה מהתראה לפי סטטוס? תשובה: התראה לפי סטטוס מקושרת לאירוע — המשימה עברה לסטטוס, הלקוח קיבל הודעה. תזכורת מקושרת לזמן הביקור ונשלחת בלי קשר לשאלה אם הסטטוס השתנה או לא.
שאלה: האם אפשר להסתדר בלי SMS? תשובה: כן. השאירו מופעל רק את ערוץ הemail — הוא אינו מנצל את יתרת הSMS.
שאלה: האם הלקוח רואה את הטלפון האישי של העובד? תשובה: לא בהכרח. בהגדרות המודול יש החלפת מספר — ואז שיחת הלקוח אינה מגיעה למספר האישי של המבצע.
שאלה: איך הלקוח רואה את שם המבצע? תשובה: כפי שנקבע בהגדרות המודול — למשל, רק שם פרטי בלי שם משפחה.
שאלה: מי בחברה רואה את הצ'אט עם הלקוח? תשובה: ההתכתבות מקושרת למשימה, ולכן רואה אותה כל מי שיש לו גישה למשימה הזו. כל הצ'אטים אסופים בעמוד צ'אטים.
שאלה: לאן נעלמת ההתכתבות לאחר סגירת המשימה? תשובה: לארכיון — הלשונית ארכיון בעמוד צ'אטים.
שאלה: האם חובה לבקש ביקורת מכל לקוח? תשובה: לא, הביקורת היא הודעה נפרדת, ואתם מחליטים בעצמכם אם לשלוח אותה או לא.
שאלה: מדוע הסטטוס בטבלה מסומן באפור? תשובה: משמע שלא מופעל עבורו אף ערוץ ולפי הסטטוס הזה לא נשלח ללקוח דבר. לחצו על + בשורת הסטטוס כדי להפעיל ערוץ.
שאלה: כמה תזכורות אפשר ליצור? תשובה: אין הגבלה — אפשר להקים כמה: למשל, יום לפני הביקור במכתב ו30 דקות לפני בSMS.
שאלה: באיזו שפה מגיעות ההתראות? תשובה: טקסט ההודעות נקבע בהגדרות, ולכן הוא יהיה כפי שכתבתם אותו.
שאלה: האם המודול בתשלום? תשובה: כן. בנוסף מנוצלת בנפרד יתרת הSMS עבור כל SMS שנשלח; email הוא בחינם.
שאלה: הלקוח קיבל הודעה, אך בלי קישור למפה. מדוע? תשובה: בטקסט הכלל לא שולב משתנה ההחלפה {link_map}. הקישור אינו מתווסף אוטומטית — יש לכתוב אותו בטקסט הSMS או המכתב.
שאלה: איך הלקוח מגיע לצ'אט? תשובה: מעמוד המעקב — שם יש כפתור MESSAGE. אין צורך לשלוח קישור נפרד לצ'אט.
שאלה: האם הלקוח יכול להתקשר למבצע מעמוד המעקב? תשובה: כן, בכפתור CALL. אם בהגדרות המודול מופעלת החלפת המספר, השיחה לא תגיע לטלפון האישי של העובד.
שאלה: האם הלקוח יכול לצרף תמונה לביקורת? תשובה: כן, בטופס הביקורת יש שדה צירוף — הלקוח בוחר קובץ ושולח יחד עם הדירוג וההערה.
שאלה: באיזו שפה הלקוח רואה את עמוד המעקב? תשובה: בעמוד יש מתג שפה, והלקוח יכול לבחור בעצמו את הנוחה לו. באותו מקום מוחלפת גם ערכת הנושא הכהה.
שאלה: האם אפשר לכתוב טקסט הודעה משלי? תשובה: לא רק שאפשר — צריך. טקסט הSMS, הנושא וטקסט המכתב נקבעים בכלל עבור כל סטטוס בנפרד, עם משתני החלפה מהסוג {client_first_name} או {scheduled_time}.
שאלה: באיזו כתובת נפתח העמוד עבור הלקוח? תשובה: בכתובת נפרדת — my.shifton.com, ולא באפליקציה. הלקוח אינו מגיע לממשק החברה ואינו רואה בו דבר.
שאלה: כמה זמן חי קישור המעקב? תשובה: כל עוד המשימה בעבודה. ברגע שהמשימה מועברת לסטטוס סופי, המעקב נסגר: הקישור מציג ״הקישור אינו בתוקף עוד״.
שאלה: מתי מתחיל לפעול הקישור לביקורת? תשובה: לאחר השלמת המשימה. לפני כן נפתח בו גם כן ״The link is no longer valid״.
שאלה: האם מספר המשימה גלוי ללקוח? תשובה: כן, אם שילבתם {task_id} בטקסט ההודעה — למשל, בנושא המכתב ״Your Specialist Is On the Way — Request #401428״.
שאלה: ממי מגיע המכתב ללקוח? תשובה: בשם Shifton Robot ([email protected]) עם הנושא שקבעתם בכלל.
שאלה: אצלי בטבלה יש סטטוסים אחרים מאלה שבתמונה. זה נורמלי? תשובה: כן. את סטטוסי המשימות אתם יוצרים בעצמכם בהגדרות משימות ← סטטוסים, וטבלת ההתראות מציגה בדיוק את הסט שלכם. השמות באיורים הם דוגמה של חברה אחת.
שאלה: הוספתי סטטוס חדש — מדוע אין לפיו התראות? תשובה: סטטוס חדש מופיע בטבלה כשורה ריקה, בלי ערוצים. פתחו אותו דרך + וקבעו ערוצים וטקסט הודעה.
שאלה: האם אפשר להגדיר התראה לכל סטטוס משלי? תשובה: כן, לכל אחד מהסטטוסים של החברה שלכם — אין הגבלות על השם או על הכמות.
שאלה: כמה זמן חי קישור המעקב? תשובה: כל עוד המשימה בעבודה. ברגע שהמשימה מועברת לסטטוס סופי, המעקב נסגר.
שאלה: כמה פעמים הלקוח יכול להשאיר ביקורת? תשובה: פעם אחת. לאחר השליחה הקישור נהיה לא פעיל, ואי אפשר לפתוח את הטופס שוב.
שאלה: האם אפשר להתכתב עם הלקוח לאחר השלמת המשימה? תשובה: לא. עם הסטטוס הסופי הצ'אט נסגר ועובר לארכיון. אפשר לקרוא את ההתכתבות בלשונית ארכיון של העמוד צ'אטים.