לפני הפקת החשבונית הראשונה יש להגדיר את המודול: לציין מה יודפס במסמכים ומאיזה מספר להתחיל את המספור. ההגדרות נפתחות פעם אחת וחלות על כל מסמכי החברה.
נתיב: תפריט Shifton (שם החברה בכותרת) ← מודולים ← לשונית הגדרות ← חיוב ברשימה שמשמאל.
הגדרות בסיסיות
שדות אלה מופיעים בכותרת של כל מסמך — חשבונית, הזמנת עבודה, קבלה, אישור ביצוע.
| שדה | מה הוא עושה |
|---|---|
| לוגו החברה | הלוגו במסמכים. הכפתור בחר לוגו — להעלות או להחליף |
| שם החברה | שם הארגון, שדה חובה |
| מס ברירת מחדל (אחוז) | המס שנכנס אוטומטית למסמך חדש. אפשר להשאיר 0 ולציין את המס ידנית בכל מסמך |
| בלוק כתובת | כתובת הארגון. טקסט חופשי: מודפס במסמך כפי שהוא, שבירות השורה נשמרות |
| חסימת חיוב | פרטי תשלום — המקבל, הבנק, BIC, מספר החשבון. גם כן טקסט חופשי בכמה שורות |
הכתובת ופרטי התשלום הם שדות טקסט רגילים בלי בדיקת פורמט. כך נעשה במכוון: הדרישות לפרטי תשלום שונות ממדינה למדינה, ופורמט קשיח היה מפריע.
מוני מסמכים
לכל סוג מסמך יש מספור משלו, והוא מוגדר בנפרד. שני שדות לכל סוג: קידומת — התוספת שלפני המספר, ומונה — מאיזה מספר להמשיך.
| מונה | קידומת ברירת מחדל | לאיזה מסמך |
|---|---|---|
| מונה אומדן | EST- | הערכה |
| מונה הזמנות עבודה | WO- | הזמנת עבודה |
| מונה חשבוניות | INV- | חשבונית |
| מונה קבלות | REC- | קבלה |
| אישור דלפק שירות | POW- | אישור ביצוע עבודות |
מספר המסמך מורכב מהקידומת ומהערך הנוכחי של המונה: בקידומת INV- ובמונה 5 החשבונית הבאה תקבל את המספר INV-5, והמונה יהיה 6.
למה לשנות את המונה. אם עברתם לShifton ממערכת אחרת שבה החשבוניות הגיעו למספר 340, הגדירו את המונה 341 — המספור יימשך בלי פערים, ובדוחות לא יהיו שני מסמכים עם אותו מספר.
את הקידומת אפשר להשאיר ריקה — אז המספר יהיה מספר בלבד.
לאחר שינוי של כל שדה לחצו שמור בתחתית העמוד. ההגדרות חלות על מסמכים חדשים; מסמכים שהופקו כבר אינם משתנים.
הרשאות
| תפקיד | מה אפשר |
|---|---|
| עובד | אינו רואה את הגדרות המודולים |
| מנהל | פותח ומשנה את ההגדרות |
| בעלים | גישה מלאה |
בעיות אפשריות ופתרונות
| בעיה | סיבה | פתרון |
|---|---|---|
| ברשימה שמשמאל אין את הפריט חיוב | המודול ״מסמכים פיננסיים״ אינו מופעל | הפעילו אותו בלשונית מודולים ולחצו שמור |
| הכפתור שמור אינו מגיב | שדה חובה לא מולא — שם החברה או ערך המונה | בדקו את השדות המסומנים בכוכבית |
| במסמך אין לוגו | הלוגו לא הועלה או שהמסמך נוצר לפני ההעלאה | העלו את הלוגו וצרו את המסמך מחדש |
| שני מסמכים עם אותו מספר | המונה הוחזר אחורה | הגדירו את המונה גבוה מהמספר הגבוה ביותר שהונפק |
| המס לא נכנס לחשבונית | בהגדרות מופיע 0 | ציינו מס ברירת מחדל או הגדירו אותו במסמך עצמו |
| פרטי התשלום מודפסים בשורה אחת | שבירות השורה לא נשמרו בהדבקה מיישום אחר | הקלידו את שבירות השורה מחדש בשדה חסימת חיוב |
שאלות נפוצות (FAQ)
שאלה: האם חובה להגדיר את המודול לפני החשבונית הראשונה? תשובה: מבחינה טכנית לא, אבל במסמך לא יהיו לוגו ולא פרטי תשלום. הגיוני למלא את ההגדרות פעם אחת מראש.
שאלה: האם אפשר להגדיר פרטי תשלום שונים ללקוחות שונים? תשובה: לא, בלוק פרטי התשלום הוא אחד לכל החברה ומודפס בכל המסמכים.
שאלה: מה יקרה למסמכים שהופקו כבר אם מחליפים לוגו? תשובה: כלום. ההגדרות חלות על מסמכים חדשים, הישנים נשארים כפי שהיו.
שאלה: האם אפשר להתחיל את המספור מכל מספר? תשובה: כן, הזינו את הערך הדרוש בשדה מונה. העיקר שיהיה גבוה מהמספרים שהונפקו כבר, אחרת יופיעו כפילויות.
שאלה: האם הקידומת היא חובה? תשובה: לא. אם תשאירו את השדה ריק, המספר יהיה מספר בלבד.
שאלה: האם מס ברירת המחדל משפיע על מסמכים שנוצרו כבר? תשובה: לא, הוא נכנס רק למסמכים חדשים.
שאלה: איפה רואים איזה מספר יקבל המסמך הבא? תשובה: הקידומת והערך הנוכחי של המונה נמצאים באותן הגדרות: השילוב שלהם הוא המספר הבא.
שאלה: למה הכתובת ופרטי התשלום הם שדות טקסט פשוטים? תשובה: הדרישות לפרטי תשלום שונות ממדינה למדינה, ולכן הפורמט אינו נכפה: מודפס מה שהזנתם.
שאלה: האם המונים מתאפסים בתחילת השנה? תשובה: לא, אין איפוס אוטומטי. אם דרוש מספור מתחילת השנה, הגדירו את המונה 1 ידנית.
שאלה: מי יכול לשנות את ההגדרות האלה? תשובה: מנהל ובעלים של החברה. עובדים אינם רואים את קטע הגדרות המודולים.