Shifton משימות מאפשרת להפעיל ולכבות מודולים בודדים בהתאם לצורכי החברה שלכם. רוב המודולים פועלים באופן עצמאי זה מזה, אך מודול המשימות הוא מודול חובה — אי אפשר לכבות אותו, משום שעליו בנויים שאר המודולים.
מודול המשימות
מודול המשימות פותח גישה ליכולות הבסיסיות של המערכת, ובכללן:
- משימות והגדרות משימות — סוגי משימות: בודדות, קבוצתיות, חוזרות
- שדות מותאמים אישית למשימות
- רשימות בדיקה
- לקוחות
- כישורים
- אזורי שירות
- מפה
- תגיות
- סטטוסים
- עובדים
- דוחות
- צירוף קבצים למשימות
- To Do (רשימת מטלות)
בקרת מיקום העבודה
המודול בקרת מיקום העבודה מאפשר:
- לראות את העובדים על המפה בזמן אמת
- לעקוב אחר מסלולים ותנועות
- לצפות במיקום הידוע האחרון
- לגשת לנתונים היסטוריים על תנועות בכל יום שהוא
מלאי
המודול מלאי מאפשר:
הפעלה וכיבוי של מודולים
כדי לנהל את המודולים:
- לחצו על שם החברה בחלק העליון של הדף.
- פתחו את הקטע מודולים.
בדף זה תראו:
- את המודולים המופעלים
- את תיאורי המודולים
- את עלות המודולים
הפעל מודול
- סמנו את התיבה שליד המודול.
- לחצו על שמור.
כיבוי מודול
- הסירו את הסימון מהמודול או
- לחצו על ה-X האדום שלידו.
- לחצו על שמור.
הגדרות המודול
בקטע הגדרות אפשר להגדיר את אופן פעולתו של המודול.
הגדרות בסיסיות
- השתמש בשם העובד מהחברה כברירת מחדל מוצג השם מהפרופיל. הפעילו אפשרות זו כדי להציג את השם שצוין בעת הוספת העובד.
הגדרות התראות החברה
- הרשה התראות Telegram כאשר האפשרות מופעלת, העובדים יכולים לקבל התראות ב-Telegram בהתאם להגדרות הפרופיל שלהם.
- הרשה התראות SMS כאשר האפשרות מופעלת, העובדים יכולים לקבל התראות SMS בהתאם להגדרות הפרופיל שלהם.
הגדרות מודול המשימות
- הרשה איסוף נתוני מיקום עוקב אחר מיקום העובד בעת השימוש באפליקציה לנייד.
- הרשה מעקב מיקום ללא קישור למשימה העובדים יכולים לאשר מעקב אחר המיקום גם כשאינם משויכים למשימה.
- בדוק מיקום לפני תחילת המשימה העובד יכול להתחיל משימה רק כאשר הוא נמצא בתוך המרחק המוגדר מכתובת הלקוח.
- יצירת משימות ללא משמרות מאפשר ליצור משימות ללא משמרות (נוח לעובדי משרד).
- אסור פתיחה חוזרת של משימות אי אפשר לשנות משימות לאחר שהגיעו לסטטוס הסופי.
- מרחק מירבי לכתובת הלקוח (מ׳) קובע את המרחק המותר לתחילת המשימה.
- רגישות המיקום קובעת את המרחק המינימלי בין הנקודות הנרשמות:
- 50–100 מ׳ — אותו מקום
- 200–1000 מ׳ — תנועה ברכב
- אשר לעובדים לקחת משימות זמינות העובדים יכולים לקחת בעצמם משימות שאינן משויכות.
- עיר ברירת מחדל מוצבת אוטומטית בעת יצירת לקוח חדש.
- מניעת חפיפה בין משימות מונעת שיוך של משימות החופפות בזמן לאותו עובד.
- שינוי אוטומטי של תאריך משימה זמינה משימות שלא שויכו נדחות ליום שלאחר מועד הסיום המתוכנן.
- הגדרות רשימת ייעוד הקבצים מאפשרות להוסיף סוגי ייעוד לקבצים.
הגדרות בקרת מיקום העבודה
- רגישות המיקום קובעת את המרחק הדרוש לרישום נקודת תנועה חדשה.
חשוב: לאחר שינוי של כל הגדרה לחצו על שמור כדי להחיל את השינויים.
הגדרות פורטל הלקוחות
כאן נקבע אילו נתוני לקוח מוצבים בהודעות וכיצד מוצג שם המבצע.
- מיפוי: שם הלקוח שדה הלקוח שממנו נלקח השם (ברירת המחדל — First name).
- Mapping: Client’s Last Name השדה שממנו נלקח שם המשפחה של הלקוח (ברירת המחדל — Last name).
- Mapping: customer’s phone number השדה עם מספר הטלפון של הלקוח — אליו נשלחות הודעות SMS (ברירת המחדל — Phone).
- מיפוי: דוא"ל לקוח השדה עם כתובת הדואר האלקטרוני של הלקוח — אליה נשלחים המיילים (ברירת המחדל — e-mail).
- פורמט שם הטכנאי כיצד מוצג שם המבצע ללקוח (למשל, שם פרטי בלבד).
- הגנה על מספר טלפון מסתירה מהלקוח את מספר הטלפון האמיתי של העובד.
הגדרות תשלום SMS
כללים לטעינה אוטומטית של יתרת ה-SMS. לטעינה חד-פעמית השתמשו בלשונית הטעין בקטע תשלום SMS.
- מצב טעינה אוטומטית מצב הטעינה האוטומטית. הערך כבוי — הטעינה האוטומטית מכובה.
לאחר ביצוע השינויים לחצו על ״שמור״.
הגדרות ״מסמכים פיננסיים״
כאן מוגדרים המראה של המסמכים והמספור של כל סוג מסמך.
- לוגו החברה הלוגו שמודפס בכותרת המסמכים. נמשך אוטומטית מהגדרות החברה (הגדרות החברה ← מידע בסיסי). אם דרוש לוגו אחר עבור המסמכים, החליפו אותו כאן בעזרת הכפתור ״בחר לוגו״.
- שם החברה שם החברה במסמכים (שדה חובה).
- מס ברירת מחדל (אחוז) מס ברירת מחדל באחוזים — מוצב במסמכים חדשים.
- בלוק כתובת כתובת החברה בכותרת המסמך.
- חסימת חיוב פרטי הבנק לתשלום (מוטב, בנק, BIC, מספר חשבון וכו׳).
חשוב: הלוגו, השם, הכתובת והפרטים הבנקאיים מהגדרות אלה נכנסים למסמכים שאתם מפיקים עבור הלקוחות שלכם — הם אינם קשורים לחשבוניות ש-Shifton מנפיקה לחברה שלכם.
מוני מסמכים
לכל סוג מסמך מוגדרים קידומת ומספר נוכחי משלו. המסמך הבא שייווצר יקבל מספר לפי ״קידומת + מונה״ (למשל, EST-6).
- מונה אומדן הצעת מחיר — קידומת (למשל, EST-) ומונה.
- מונה הזמנות עבודה הזמנת עבודה — קידומת (למשל, WO-) ומונה.
- מונה חשבוניות חשבונית — קידומת (למשל, INV-) ומונה.
- מונה קבלות קבלה — קידומת (למשל, REC-) ומונה.
- אישור דלפק שירות אישור מתן שירות — קידומת (למשל, POW-) ומונה.
לאחר ביצוע השינויים לחצו על ״שמור״.
שאלות נפוצות
שאלה: האם אפשר להפעיל מודול אחד בלבד ולא להשתמש בשאר? תשובה: כן. רוב המודולים פועלים באופן עצמאי, ולכן תוכלו להפעיל רק את אלה שבאמת נחוצים לחברה שלכם. היוצא מן הכלל היחיד הוא מודול המשימות, שהוא מודול חובה.
שאלה: מדוע מודול המשימות הוא חובה? תשובה: המשימות הן הבסיס של המערכת. שאר המודולים (מלאי, בקרת מיקום, דוחות) בנויים סביב ביצוע המשימות ואינם יכולים לפעול כראוי בלעדיו.
שאלה: האם העובדים יראו מודולים שכובו? תשובה: לא. מודולים שכובו מוסתרים לחלוטין מהעובדים ואינם מוצגים בממשק שלהם.
שאלה: האם שינויים במודולים משפיעים על נתונים קיימים? תשובה: לא. כיבוי מודול אינו מוחק נתונים. אם תפעילו אותו שוב מאוחר יותר, כל הנתונים שנוצרו קודם לכן יישארו זמינים.
שאלה: האם מעקב אחר המיקום הוא חובה לעובדים? תשובה: לא. מעקב אחר המיקום תלוי בהגדרות המודול ובהרשאות העובדים. אפשר לכבות אותו לחלוטין או להגביל אותו.
שאלה: האם המערכת עוקבת אחר המיקום מחוץ לשעות העבודה? תשובה: לא. נתוני המיקום נאספים רק בהתאם להרשאות הפעילות.
שאלה: מה יקרה אם עובד יחסום את הגישה למיקום בטלפון שלו? תשובה: המערכת לא תוכל לעקוב אחר מיקומו, וחלק מההגבלות הקשורות למשימות עלולות לפעול באופן שגוי.
שאלה: האם אפשר ליצור משימות בלי לשייך עובד? תשובה: כן. משימות כאלה נקראות משימות זמינות, ואם האפשרות מופעלת, עובדים יוכלו לקחת אותן מאוחר יותר.
שאלה: מה יקרה אם שתי משימות חופפות בזמן? תשובה: אם מניעת החפיפה בין משימות מופעלת, המערכת תחסום שיוך של משימות חופפות לאותו עובד.
שאלה: האם אפשר לערוך משימות לאחר סיומן? תשובה: הדבר תלוי בהגדרות. אם הפתיחה החוזרת של משימות מכובה, אי אפשר לשנות משימות שהושלמו.
שאלה: האם ההתראות נשלחות אוטומטית לאחר הפעלתן? תשובה: ההתראות נשלחות רק אם הן מופעלות גם ברמת החברה וגם בפרופיל העובד.
שאלה: האם אפשר להשתמש בהתראות Telegram בלי SMS? תשובה: כן. כל ערוץ התראות אפשר להפעיל ולכבות באופן עצמאי.
שאלה: האם אפשר לשנות את הגדרות המודול מאוחר יותר? תשובה: כן. את כל הגדרות המודול אפשר לעדכן בכל רגע.
שאלה: מדוע ההגדרות שלי לא הוחלו? תשובה: ככל הנראה לא נלחץ הכפתור שמור. השינויים מוחלים רק לאחר השמירה.
שאלה: האם הגדרות המודול חלות מיד? תשובה: כן. לאחר השמירה ההגדרות נכנסות לתוקף באופן מיידי.
שאלה: האם אפשר לבדוק מודול לפני שימוש מלא בו? תשובה: כן. תוכלו להפעיל את המודול, לבדוק את פעולתו ובמידת הצורך לכבות אותו, בלי לאבד נתונים.