בעמוד זה נאסף כל מה שהלקוח מקבל מהחברה שלכם: גם התזכורות שנשלחות לקראת הזמן שנקבע, וגם ההודעות שנשלחות מעצמן בעת שינוי סטטוס המשימה. גם טקסטי ההודעות נקבעים כאן.
איפה למצוא את העמוד
בתפריט הצד פתחו את הקבוצה פורטל לקוחות ובחרו הגדרות תזכורות. הקבוצה מופיעה רק כאשר המודול מופעל — ראו את המאמר ״פורטל לקוחות — סקירה״.
שני בלוקים בעמוד
העמוד מחולק לשני בלוקים, ולא כדאי לבלבל ביניהם — הם מופעלים מסיבות שונות:
| בלוק | מתי נשלח | דוגמה |
|---|---|---|
| הגדרות התראות מתוזמנות | לפי זמן: N דקות לפני הביקור או אחרי הביקור | ״מזכירים, הטכנאי יגיע בעוד שעה״ |
| הגדרות התראות לפי סטטוסים | לפי אירוע: המשימה עברה לסטטוס מסוים | ״המבצע יצא לדרך אליכם״ |
האחד אינו מחליף את השני: התזכורת תישלח גם אם הסטטוס לא השתנה, וההתראה לפי סטטוס — גם אם עד הביקור נשאר עוד יום.
תזכורות מתוזמנות
איך ליצור
- לחצו על ״יצירת תזכורת״.
- כותרת — איך התזכורת תיקרא ברשימה. רק אתם רואים אותה.
- אפשרות תזכורת — ״לפני״ או ״אחרי״.
- שלח לפני/אחרי — המרווח בדקות. הערך
0 פירושו ״ברגע נקודת ההתייחסות״. - ערוצים — SMS, e-mail או שניהם.
- טקסטי ההודעה: טקסט SMS, נושא המכתב, טקסט האימייל.
- מופעל — להפעיל את התזכורת.
ברשימה התזכורת מוצגת בעמודות כותרת, שלח לפני/אחרי, אפשרות תזכורת, ערוצים, מופעל ופעולות — עיפרון לעריכה ופח אשפה למחיקה.
התראות לפי סטטוסים
הסטטוסים הם שלכם, לא של המערכת
רשימת הסטטוסים בבלוק הזה אינה רשימה מוכנה של Shifton. את סטטוסי המשימות אתם יוצרים ומכנים בעצמכם בקטע הגדרות משימות ← סטטוסים, וטבלת ההתראות מציגה בדיוק את הסט שלכם. באיורים במאמר זה מוצגים סטטוסים של חברה אחת; אצלכם יהיו שלכם.
מכאן סדר העבודה: קודם סטטוסים, אחר כך התראות עבורם. סטטוס חדש שיתווסף לאחר מכן יופיע בטבלה כשורה ריקה — בלי ערוצים, ולפיו לא יישלח ללקוח דבר עד שתקבעו אותם.
איך לקבוע התראה עבור סטטוס
לחצו על + בשורת הסטטוס — ייפתח החלון ״הוספת כלל עבור סטטוסים״:
- סטטוס — הסטטוס שבמעבר אליו יופעל הכלל.
- ערוצים — SMS, e-mail או שניהם.
- טקסט SMS — הטקסט של הSMS.
- נושא המכתב — נושא המכתב.
- טקסט האימייל — טקסט המכתב.
- מופעל — האם הכלל מופעל.
לחצו על ״שמור״. בטבלה מול הסטטוס יופיעו הערוצים שנבחרו, והסימון האפור יתחלף בירוק.
סטטוס שלא נקבע לו אף ערוץ מסומן באפור — לפיו הלקוח אינו מקבל דבר.
משתני החלפה בטקסט ההודעה
הטקסטים אינם סטטיים: משולבים בהם נתונים של משימה מסוימת. מתחת לכל שדה יש הנחיה עם רשימת משתני ההחלפה המותרים:
{executor_name} — שם המבצע · {company_name} — שם החברה · {client_first_name} — השם הפרטי של הלקוח · {client_last_name} — שם המשפחה של הלקוח · {scheduled_time} — הזמן המתוכנן של הביקור · {task_id} — מספר המשימה · {company_id} — מספר החברה · {client_id} — מספר הלקוח · {link_map} — קישור לעמוד המעקב · {link_feedback} — קישור לטופס הביקורת
העיקר לגבי הקישורים. הקישורים למפה ולביקורת אינם מתווספים אוטומטית — הם נכנסים להודעה רק דרך {link_map} ו{link_feedback}. אם לא משלבים את משתנה ההחלפה, ההודעה תישלח בלי קישור: הלקוח לא יוכל לעקוב אחר המבצע ולא להשאיר ביקורת, ובממשק זה לא נראה כלל — הכלל ייראה מוגדר.
דוגמה לטקסט SMS עבור הסטטוס ״המבצע יצא לדרך״:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}והנושא של המכתב אליו:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}המכתב מגיע ללקוח בשם Shifton Robot ([email protected]) עם אותו נושא שקבעתם.
מה דרוש כדי שההודעות יגיעו
- עבור SMS דרושה יתרה. כל SMS נגרע מיתרת הSMS — היא בעמוד חיוב ב-SMS. ביתרה אפס הודעות SMS אינן נשלחות. מכתבים הם בחינם ואינם תלויים ביתרה.
- אצל הלקוח צריכים להיות מלאים טלפון ו/או email, והשדות האלה צריכים להיות מקושרים לערוצים במודולים ← הגדרות ← פורטל לקוחות.
- הכלל צריך להיות מופעל — המתג מופעל.
בעיות אפשריות ופתרונות
| בעיה | סיבה | פתרון |
|---|---|---|
| התזכורת נוצרה, אך אינה נשלחת | המתג מופעל כבוי | הפעילו את התזכורת ברשימה |
| בעת שינוי הסטטוס הלקוח לא קיבל דבר | לסטטוס לא נקבע אף ערוץ (סימון אפור) | לחצו על + בשורת הסטטוס וקבעו ערוצים וטקסט |
| הופיע סטטוס חדש, ואין לפיו התראות | הסטטוס נוסף לאחר הגדרת ההתראות | קבעו עבורו כלל — סטטוס חדש נוצר ריק |
| הלקוח קיבל הודעה בלי קישור | בטקסט לא שולב משתנה ההחלפה {link_map} או {link_feedback} | הוסיפו את משתנה ההחלפה הדרוש לטקסט הכלל |
בהודעה נראה משתנה ההחלפה עצמו, למשל {client_first_name} | שגיאת כתיב בשם — משתנה החלפה לא מוכר נשלח ללקוח כטקסט רגיל | העתיקו את השם מההנחיה שמתחת לשדה |
| מכתבים מגיעים, SMS לא | יתרת SMS אפס או שאין ללקוח טלפון | הטעינו את היתרה בעמוד חיוב ב-SMS, בדקו את כרטיס הלקוח |
שאלות נפוצות
שאלה: במה תזכורת מתוזמנת שונה מהתראה לפי סטטוס? תשובה: התזכורת מקושרת לזמן הביקור — נשלחת N דקות לפני או אחרי. ההתראה לפי סטטוס מקושרת לאירוע — המשימה עברה לסטטוס. האחת אינה מחליפה את השנייה.
שאלה: באילו יחידות נקבע מרווח התזכורת? תשובה: בדקות. הערך 0 פירושו שליחה בנקודת ההתייחסות עצמה.
שאלה: כמה תזכורות אפשר ליצור? תשובה: אין הגבלה. בדרך כלל עושים שתיים־שלוש: למשל, יום לפני במכתב ו30 דקות לפני בSMS.
שאלה: אצלי בטבלה יש סטטוסים אחרים מאלה שבתמונה. זה נורמלי? תשובה: כן. את הסטטוסים אתם יוצרים בעצמכם בהגדרות משימות ← סטטוסים, והטבלה מציגה בדיוק את הסט שלכם.
שאלה: הוספתי סטטוס חדש — מדוע אין לפיו התראות? תשובה: סטטוס חדש מופיע בטבלה כשורה ריקה, בלי ערוצים. פתחו אותו דרך + וקבעו ערוצים וטקסט.
שאלה: האם אפשר לשלוח רק מכתבים ולא לבזבז SMS? תשובה: כן, השאירו בכלל רק את ערוץ הe-mail.
שאלה: הלקוח קיבל הודעה, אך בלי קישור למפה. מדוע? תשובה: בטקסט אין את משתנה ההחלפה {link_map}. הקישור אינו מתווסף מעצמו — יש לרשום אותו בטקסט.
שאלה: האם אפשר לכתוב את טקסט ההודעה בשפה שלי? תשובה: כן, הטקסט כולו שלכם. שימו לב שהוא יישלח לכל הלקוחות בצורה הזו — הוא אינו מתורגם לשפת הלקוח.
שאלה: מה הלקוח רואה במקום משתנה ההחלפה, אם אין נתונים? תשובה: משתנה ההחלפה מוחלף במה שיש במשימה. אם השדה אצל הלקוח אינו מלא, במקומו יישאר ריק — ולכן כדאי לבדוק את השם בכרטיס הלקוח מראש.
שאלה: האם אפשר לכבות התראות בבת אחת עבור כל הסטטוסים? תשובה: אין מתג נפרד — הערוצים מוסרים אצל כל סטטוס בנפרד. מהיר יותר לכבות את המודול כולו בהגדרות החברה ← מודולים.
שאלה: מי יכול לשנות את ההגדרות האלה? תשובה: בעל החברה והמנהל.
שאלה: האם ההתראות נשלחות גם ללקוח וגם לעובד? תשובה: לא. ההגדרות בעמוד הזה נוגעות ללקוח בלבד. התראות לעובדים מוגדרות בנפרד — בפרופיל העובד ובהגדרות המודול משימות.