מדריך הגדרה שלב אחר שלב של Shifton

מדריך זה מתאר את סדר ההגדרה הנכון של פלטפורמת Shifton מרישום ועד לעבודה מלאה. בצעו את השלבים ברצף — כל שלב תלוי בקודם לו.

סקירת השלבים

שלב 1. רישום חברה

פרטים נוספים: רישום חברה. על מצבי Scheduling ו-ניהול שטח קראו במאמר מצבי עבודה.

שלב 2. אימות טלפון והוספת כרטיס

לפני הזמנת עובדים, יש לבצע שלושה שלבים חובה:

2.1 אימות מספר טלפון

2.2 הוספת כרטיס בנקאי

2.3 הפעלת מנוי

פרטים נוספים: אימות טלפון. על אמצעי תשלום ומנוי — במאמרים אמצעי תשלום ויתרת חברה וחשבוניות.

שלב 3. הגדרות שכר

הגדירו את פרמטרי התשלום לפני יצירת לוחות זמנים — הם משפיעים על חישוב השכר בכל המשמרות העתידיות.

פרטים נוספים: הגדרות שכר. על היררכיית תעריפים קראו בהיררכיית תעריפי שכר.

שלב 4. הפעלת מודולים

Shifton משתמשת במערכת מודולרית — הפעילו רק את הפונקציות הנדרשות.

מודולים מומלצים להתחלה

פרטים נוספים: סקירת מערכת המודולים

שלב 5. הגדרת מודולים

לאחר הפעלת המודולים, הגדירו את הפרמטרים שלהם.

הגדרות מרכזיות

פרטים נוספים: מאמרים בפרק מודולים

שלב 6. הוספה והזמנת עובדים

פרטים נוספים: הוספת עובדים

שלב 7. יצירת פרויקט

פרויקט — מכיל לאיחוד עובדים ולוחות זמנים (מחלקה, צוות, סניף).

הגדרת פרויקט

פרטים נוספים: ניהול פרויקטים. על המודול לפרויקטים מרובים — מחלקות ופרויקטים.

שלב 8. יצירת לוח זמנים

לוח הזמנים קובע את כללי שעות העבודה ומכיל את משמרות העובדים.

פרטים נוספים: יצירת לוח זמנים

שלב 9. עבודה עם עמוד הלוח (עמוד לוח זמנים)

לאחר יצירת לוח הזמנים עברו לעמוד הלוח לניהול משמרות.

מצבי תצוגה

פעולות עיקריות

מסננים ושכבות

ייצוא

פרטים נוספים: מאמרים בפרק עמוד לוח הזמנים ומשמרות

שלב 10. תכונות נוספות

לאחר ההגדרה הבסיסית, הפעילו יכולות נוספות לפי הצורך:

פעילויות (מודול Activity)

תכנון משימות נוספות מעל המשמרות — הדרכות, פגישות, מלאי. צרו תבניות פעילויות ושייכו אותן לעובדים.

מפת GPS (מודול בקרת מיקום העבודה)

בקרת מיקום עובדים בסימון כניסה/יציאה. הגדירו רדיוס מרחק מותר ממיקום העבודה.

בקשות עובדים

עובדים יכולים באופן עצמאי דרך האפליקציה או גרסת האינטרנט:
– לבקש חופשות והיעדרויות (מודול בקשות להפסקות)
– להחליף משמרות (אם מותר בהגדרות הפרויקט)
– לקחת משמרות פתוחות
– לוותר על משמרות

דוחות

11 סוגי דוחות: שעות עבודה, שכר, נוכחות, חופשות, שעות נוספות ועוד. סננו לפי תקופה, עובדים, פרויקטים.

נוכחות (מודול Attendance)

מעקב כניסה/יציאה של עובדים — דרך כפתור באפליקציה, קואורדינטות GPS או קוד QR.

הפסקות (מודול Breaks)

מעקב הפסקות בתוך המשמרת — בתשלום וללא תשלום, עם מגבלות כמות ומשך.

מאמרים קשורים

• רישום חברה
• כניסה ראשונה וסקירת הממשק
• מידע כללי על החברה
• הגדרות שכר
• סקירת מערכת המודולים
• ניהול פרויקטים
• ניהול תפקידים

שאלות נפוצות

ש: האם ניתן לדלג על שלב כלשהו?
ת: שלבים 1–2 חובה. שלבים 3–5 מומלצים מאוד לפני יצירת לוחות זמנים, כיוון שהגדרות השכר והמודולים משפיעות על החישובים. שלבים 6–8 — מינימום להתחלת עבודה.

ש: כמה זמן לוקחת הגדרה מלאה?
ת: הגדרה בסיסית (שלבים 1–8) לוקחת 15–30 דקות לצוות קטן.

ש: האם חובה להגדיר שכר לפני יצירת לוח זמנים?
ת: מומלץ מאוד. הגדרות שכר (מטבע, מצב תעריף, שעות נוספות) חלות על כל המשמרות העתידיות. ניתן לשנות מאוחר יותר, אך אין חישוב מחדש רטרואקטיבי.

ש: האם ניתן להוסיף עובדים ללא הזמנה?
ת: כן. הוסיפו עובד ללא סימון לשלוח הזמנה — הוא יופיע במערכת עם סטטוס «לא מוזמן». ניתן להזמין מאוחר יותר.

ש: מה אם לא אפעיל שום מודול?
ת: הפונקציונליות הבסיסית (לוח זמנים, רשימת עובדים, לוח בקרה) פועלת ללא מודולים. המודולים מוסיפים יכולות — שכר, חופשות, נוכחות וכו’.

ש: סדר נכון: קודם עובדים או קודם פרויקט?
ת: הפרויקט הראשון נוצר אוטומטית בעת הרישום. מומלץ קודם להגדיר את הפרויקט, ואז להוסיף עובדים — בעת ההוספה ניתן לשייך אותם מיד לפרויקט וללוח זמנים.

ש: העובד נוסף, אך אינו רואה משמרות — מה לעשות?
ת: בדקו שלושה שלבים: 1) העובד נוסף לפרויקט, 2) העובד נוסף ללוח זמנים, 3) לוח הזמנים פורסם. כל שלושת השלבים חובה.

ש: האם ניתן לחזור ולשנות הגדרות מאוחר יותר?
ת: כן. כל ההגדרות (למעט סוג לוח זמנים ואזור זמן של פרויקט עם לוחות זמנים) ניתנות לשינוי בכל עת.

ש: איך לדעת אילו מודולים אני צריך?
ת: התחילו עם פונקציונליות בסיסית. הפעילו מודולים לפי הצורך — לכל אחד תקופת ניסיון חינם של 30 יום לבדיקה.

ש: האם צריך ליצור תפקידים (תפקידים) וכישורים (כישורים)?
ת: לא חובה. תפקידים שימושיים לתעריפי שכר שונים וסינון. כישורים — לשיוך אוטומטי של עובדים למשימות או פעילויות מסוימות.

ש: איך להזמין עובד ללא אימייל?
ת: ציינו מספר נייד — ההזמנה תישלח ב-SMS.

ש: מהו «עובד פעיל» לחישוב עלות?
ת: עובד שהייתה לו לפחות משמרת אחת בחודש החיוב. עובדים לא פעילים לא מחויבים.

ש: האם חובה לפרסם את לוח הזמנים?
ת: לעבודת המנהל — לא, המשמרות נראות בממשק הניהול. אבל העובדים יראו את המשמרות שלהם באפליקציה רק לאחר הפרסום.

ש: האם ניתן להגדיר את המערכת למספר סניפים?
ת: כן. צרו פרויקט נפרד לכל סניף (מודול מחלקות ופרויקטים). לכל פרויקט מנהלים, עובדים ולוחות זמנים משלו.

ש: איך להגדיר לוח רוטציה (2/2, משמרת דרך שלוש)?
ת: בעת יצירת לוח זמנים בחרו את הסוג הגדרה מראש והגדירו את תבנית הרוטציה — המערכת תחזור עליה אוטומטית לכל התקופה.