יצירת הפרויקט ולוח הזמנים הראשונים

פרויקטים מאחדים עובדים ולוחות זמנים (כמחלקות, מיקומים או צוותים). לוחות זמנים קובעים את כללי שעות העבודה ומכילים את המשמרות בפועל. נדרש לפחות פרויקט אחד ולוח זמנים אחד לפני שניתן לשייך משמרות.

חלק 1: פרויקט

הפרויקט הראשון נוצר אוטומטית מיד לאחר רישום החברה. ניתן לשנות את שמו או לערוך את ההגדרות.

כיצד לערוך פרויקט

לחצו על סמל פרויקטים בסרגל הצד השמאלי (סמל תיקייה) → בחרו פרויקט → שנו נתונים:

הרשאות עובדים בפרויקט

תגיות פרויקט (Marks)

לכל פרויקט יכול להיות סט תגיות משלו — תוויות צבעוניות לסיווג. ניתן לצרף תגיות למשמרות, וגם לעובדים בלוח זמנים (לשונית צוות בלוח הזמנים).

לניהול תגיות: פתחו עריכת פרויקט → תגיות → + Add סמן → הזינו שם ובחרו צבע → שמור.

לחצו שמור.

יצירת פרויקטים נוספים

לחצו + ליצור פרויקט בעמוד Projects.

חלק 2: יצירת לוח זמנים

שלב 1: פתחו את עמוד לוחות הזמנים

לחצו על סמל סידורי עבודה בסרגל הצד השמאלי (סמל רשימה).

שלב 2: הפעילו את האשף

לחצו + הוסף סידור עבודה חדש.

שלב 3: מידע בסיסי (שלב 1)

הרשאות לעובדים (כל אחת עם אפשרות «עם אישור מנהל»):
– החלפת משמרות
– העברת משמרת לפתוחות
– יצירת משמרות עצמאית
– יצירת הפסקות
– ויתור על משמרות
– לקיחת משמרות פתוחות
– החלפת הפסקות בין תבניות
– חלוקת משמרות

לחצו הבא.

שלב 4: בחרו סוג לוח זמנים (שלב 2)

לכל סוג לוח זמנים הגדרות משלו בשלבים הבאים של האשף.

Empty — לוח ידני

שליטה ידנית מלאה. המערכת אינה מייצרת משמרות — מוסיפים אותן ידנית דרך עמוד Schedule.

דוגמה: משרד קטן של 5 אנשים, שבו המנהל מחליט בעצמו מי עובד מתי ומסדר משמרות ידנית כל יום.

אין שלבים נוספים באשף — לוח הזמנים נוצר מיד.

Basic — אוטומטי סטנדרטי

מתאים ללוחות זמנים פשוטים עם שעות קבועות. בשלב 3 (נתוני משמרת) מוגדרות תבניות משמרות:

• ימי שבוע לכל תבנית
• שעת התחלה וסיום משמרת
• משך הפסקה
• מיקום

המערכת מחלקת אוטומטית עובדים לפי התבניות שנקבעו.

דוגמה: משרד עובד א’-ה’ 09:00–18:00. יוצרים תבנית משמרת אחת, והמערכת משייכת אותה לכל העובדים בימים הנבחרים.

לפי זמינות — לפי זמינות עובדים

עובדים מציינים מראש את זמנם הפנוי (דרך אזור מתי אני זמין/ה). המערכת מייצרת אוטומטית משמרות בהתאם לזמינות כל עובד. בשלב 3 (נתוני משמרת) מוגדרים:

דוגמה: בית קפה שבו סטודנטים-בריסטות מסמנים באילו ימים ושעות הם יכולים לעבוד. בימי חול צריך 3 אנשים, בסופי שבוע — 1. המערכת עצמה יוצרת לוח זמנים בהתאם לזמינות ולדרישה.

Advanced — אוטומטי מתקדם

ללוחות זמנים מורכבים עם מספר משמרות ביום ודרישות צוות שונות. בשלב 3 (נתוני משמרת):

דוגמה: מוקד טלפוני עם משמרת בוקר (08:00–16:00, צריך 10 נציגים בימי חול, 5 בסופי שבוע), משמרת ערב (16:00–00:00, צריך 8 נציגים) ומשמרת לילה (00:00–08:00, צריך 3 נציגים). המערכת מחלקת עובדים למשמרות בהתאם לעומס בכל יום.

Preset — תבניות רוטציה

ללוחות זמנים מחזוריים. בשלב 3 מוגדרת תבנית רוטציה — המערכת מחליפה אוטומטית ימי עבודה ומנוחה לפי התבנית שנקבעה.

דוגמה: חברת אבטחה שבה עובדים עובדים 2 ימים דרך 2 (2/2), או מפעל עם לוח זמנים של יממה דרך שלוש. קובעים תבנית פעם אחת, והמערכת חוזרת עליה לכל תקופת לוח הזמנים.

מהי תבנית משמרת (תבנית של משמרת)

תבנית משמרת — סט שמור של פרמטרים ליצירה מהירה של משמרות. במקום להזין בכל פעם זמנים, הפסקה ונתונים אחרים ידנית, בוחרים תבנית מוכנה — וכל השדות מתמלאים אוטומטית.

תבניות נוצרות בשלב 3 (נתוני משמרת) באשף לוחות הזמנים (לסוגים Basic, לפי זמינות, Advanced) או מאוחר יותר — בעמוד Schedule.

מרכיבי תבנית משמרת

הפסקות בתבנית משמרת

תבנית משמרת תומכת בשתי דרכים להגדרת הפסקות:

1. הפסקה פשוטה (הפסקה) — מוגדר רק משך בדקות. ההפסקה אינה קשורה לשעה מסוימת.

2. הפסקות מתוכננות (הגדר הפסקות) — הפסקות מדויקות עם שעת התחלה ופרמטרים. הפעילו את תיבת הגדר הפסקות בתבנית המשמרת:

לחצו הוסף הפסקה להוספת הפסקות נוספות לתבנית. ניתן להגדיר מספר הפסקות במשמרת אחת (לדוגמה, הפסקת קפה בבוקר והפסקת צהריים).

מספר עובדים לפי ימי שבוע

לסוגי לוח זמנים לפי זמינות ו-מתקדם כל תבנית משמרת מאפשרת להגדיר מס’ עמדות עבודה — מספר עובדים נדרש בנפרד לכל יום בשבוע (א’-ש’). השתמשו בכפתורי +/− להגדרה.

זה מאפשר, לדוגמה, לשייך 5 אנשים בימי חול ו-2 בסופי שבוע לאותה תבנית משמרת.

תיבת הסימון קבע מספר עמדות עבודה לפי יום מפעילה מצב ניהול נפרד של עמדות עבודה לפי ימים.

היכן משתמשים בתבניות

דוגמה

מסעדה יוצרת שלוש תבניות: «בוקר» (07:00–15:00, הפסקה מתוכננת «הפסקת צהריים» 30 דק’ מ-12:00, בתשלום), «צהריים» (15:00–23:00, הפסקה 30 דק’), «לילה» (23:00–07:00, הפסקה 20 דק’). בימי חול צריך 5 אנשים למשמרת בוקר, בסופי שבוע — 3. בעת יצירת לוח הזמנים המנהל בוחר תבנית מוכנה — זמנים, הפסקות ומספר עובדים מוזנים אוטומטית.

שלב 5: הגדרות מגבלות — Settings (רק לפי זמינות ו-Advanced)

לסוגים לפי זמינות ו-מתקדם באשף זמין שלב נוסף הגדרות שקובע מגבלות בחלוקה אוטומטית של משמרות:

מכסות שעות עבודה:

מגבלות משמרות ומנוחה:

חוקים מותאמים אישית — כפתור + Add מאפשר להוסיף כללים נוספים ליצירה אוטומטית.

הגדרות אלו מבטיחות שלוח הזמנים שנוצר אוטומטית עומד בחוקי עבודה ובנהלים הפנימיים של החברה.

מתכנן עומסים (רק לפי זמינות ו-Advanced, דורש מודול Forecasting)

באשף לוחות זמנים מסוג לפי זמינות ו-מתקדם כאשר מודול תחזית מופעל, זמינה לשונית דרישת עומס. היא מאפשרת להגדיר כמה עובדים נדרשים בכל שעה של כל יום.

מתכנן עומסים שעתי (תזמון עומס עבודה לפי שעה)

עורך עומסים חזותי ישירות בממשק:

דוגמה: משרד עובד א’-ה’ 09:00–18:00. בימי חול בכל שעה צריך עובד 1, בשבת ובראשון — 0. ממלאים את הטבלה, והמערכת מחשבת אוטומטית את מספר המשמרות האופטימלי.

שלב 6: הוסיפו עובדים ללוח הזמנים

פתחו עמוד לוח זמנים (סמל לוח שנה) → בחרו פרויקט ולוח זמנים → הוסיפו עובדים דרך תפריט פעולות.

חלק 3: הוסיפו את המשמרת הראשונה

לאחר ההוספה לחצו פרסם ועדכן את העובדים — העובדים יקבלו התראות על לוח הזמנים.

מאמרים קשורים

• מדריך הגדרה שלב אחר שלב
• הוספת העובדים הראשונים
• הגדרות שכר
• מחלקות ופרויקטים
• הפסקות
• חיזוי
• ניהול פרויקטים
• ניהול מיקומים

שאלות נפוצות

ש: כמה לוחות זמנים יכולים להיות בפרויקט אחד?
ת: ללא מגבלה.

ש: מהו המשך המרבי של לוח זמנים?
ת: ביצירה ובהארכה — לא יותר משלושה חודשים בשלב אחד. ניתן להאריך את לוח הזמנים ללא הגבלה.

ש: האם ניתן לשנות סוג לוח זמנים לאחר יצירתו?
ת: לא. לסוג אחר צרו לוח זמנים חדש.

ש: עובדים אינם מופיעים בטבלת לוח הזמנים.
ת: ודאו שהעובדים נוספו הן לפרויקט והן ללוח הזמנים.

ש: סמל אזהרה ⚠️ ליד לוח הזמנים.
ת: טווח התאריכים פג. צרו לוח זמנים חדש או האריכו את הקיים.

ש: איך מוסיפים עובדים ללוח זמנים לאחר יצירתו?
ת: פתחו סידורי עבודה → סמל העיפרון ליד לוח הזמנים → לשונית הוסף עובדים → בחרו עובדים → שמרו.

ש: איך מאריכים לוח זמנים לאחר שפג תוקפו?
ת: Schedules → עיפרון → לשונית לקצר/להאריך סידור עבודה → בחרו להאריך סידור עבודה → ציינו תאריך חדש → שמרו.

ש: למה משמש «שבוע control סוג» בלוח הזמנים?
ת: קובע כיצד המערכת מגיבה לשעות נוספות. להתיר — ללא מגבלות, אפשר עם אישור — מנהל מאשר שעות נוספות, לַחסוֹם — משמרות שחורגות מסומנות בנקודה אדומה.

ש: איך יוצרים פרויקט שני?
ת: היכנסו ל-מודולים → הגדילו את מספר הפרויקטים במודול מחלקות ופרויקטים → שמרו. לאחר מכן כפתור + ליצור פרויקט יהפוך לפעיל.

ש: האם ניתן לשנות שם תבנית משמרת לאחר יצירת לוח הזמנים?
ת: כן. לחצו על תבנית המשמרת בטבלת לוח הזמנים → כפתור עריכה — שנו שם ושמרו.

ש: איך בוחרים סוג לוח זמנים «הגדרה מראש» לרוטציה 2/2?
ת: באשף יצירת לוח הזמנים בשלב 2 בחרו הגדרה מראש, ואז הגדירו תבנית: 2 ימי עבודה, 2 ימי חופש.

ש: מה יקרה אם לא מפרסמים את לוח הזמנים?
ת: העובדים לא יקבלו התראות ולא יראו משמרות באפליקציה הסלולרית. הפרסום חובה להודעת הצוות.

ש: האם ניתן למנות מנהל פרויקט בעת יצירתו?
ת: כן. בהגדרות הפרויקט יש שדה מנהלים — הוסיפו את המשתמשים הנדרשים עם תפקיד Manager.

ש: איך מוחקים לוח זמנים?
ת: פתחו את הגדרות לוח הזמנים ולחצו להסיר. כל המשמרות בתוך לוח הזמנים יימחקו אוטומטית.

ש: איך מוסיפים הפסקות מתוכננות לתבנית משמרת?
ת: בתבנית המשמרת הפעילו תיבת הגדר הפסקות → ציינו Title, Duration, Start ו-Paid → לחצו הוסף הפסקה להוספת הפסקות נוספות. כל הפסקה קשורה לשעה מסוימת.

ש: מה ההבדל בין הפסקה פשוטה (הפסקה) למתוכננת (הגדר הפסקות)?
ת: הפסקה פשוטה — רק משך בדקות, ללא קשר לשעה. הגדר הפסקות — הפסקות מדויקות עם שם, שעת התחלה, משך ותיבת סימון תשלום.

ש: האם ניתן להגדיר מספר עובדים שונה לימי חול וסופי שבוע?
ת: כן. בסוגי לוח זמנים לפי זמינות ו-מתקדם לכל תבנית משמרת מוגדר מס’ עמדות עבודה בנפרד לכל יום בשבוע (א’-ש’).

ש: מהו תזמון עומס עבודה לפי שעה?
ת: מתכנן עומסים חזותי בלשונית דרישת עומס (דורש מודול תחזית). מאפשר להגדיר כמה עובדים נדרשים בכל שעה של כל יום. על בסיס נתונים אלה המערכת מחשבת את מספר המשמרות האופטימלי.

ש: היכן מוצאים את מתכנן העומסים?
ת: הפעילו מודול תחזית → באשף לוחות זמנים מסוג לפי זמינות או מתקדם → לשונית דרישת עומס → תזמון עומס עבודה לפי שעה.

ש: מה המשמעות של «קבע מספר עמדות עבודה לפי יום» בתבנית משמרת?
ת: תיבת סימון המאפשרת להגדיר מספר עמדות עבודה שונה לכל יום בשבוע במסגרת תבנית משמרת אחת. זמין בסוגים לפי זמינות ו-Advanced.

ש: האם ניתן להוסיף מספר הפסקות לתבנית משמרת אחת?
ת: כן. לחצו הוסף הפסקה לכל הפסקה נוספת. לדוגמה, הפסקת קפה 15 דק’ ב-10:30 וארוחת צהריים 30 דק’ ב-13:00.

ש: מה המשמעות של «במקביל בהפסקה 0–1» בהגדרות ההפסקה?
ת: מראה כמה עובדים יכולים להיות בהפסקה זו בו-זמנית. המערכת מבטיחה שלא כולם יוצאים להפסקה בו-זמנית.