אישור ודחיית בקשות היעדרות

כאשר עובד מגיש בקשה, היא עוברת לסטטוס בממתינה וממתינה לבחינה. מנהלים ומנהלי מערכת בוחנים את הפרטים ומאשרים או דוחים את הבקשה מדף Requests.

הוראות שלב-אחר-שלב

תרשים שינוי סטטוסים

סטטוס	משמעות	מה קורה הלאה
בממתינה	הבקשה הוגשה וממתינה לבחינה	מנהל או Admin מאשר או דוחה אותה
מאושר	הבקשה אושרה	ההיעדרות אושרה; כללי המשמרות החופפות מוחלים
נדחה	הבקשה נדחתה	העובד מקבל הודעה; אין שינויים במשמרות

סינון לצפייה בבקשות בסטטוס Pending

שלב	פעולה	תוצאה צפויה
1	פתחו את בקשות בסרגל הצד	דף Requests ייפתח
2	פתחו את הרשימה הנפתחת סטטוס	יופיעו האפשרויות: Pending, Approved, Rejected
3	בחרו בממתינה	יוצגו רק הבקשות הממתינות לבחינה
4	(אופציונלי) בחרו עובד ברשימת עובדים	הרשימה מצטמצמת לבקשות העובד שנבחר

אישור בקשה

שלב	פעולה	תוצאה צפויה
1	לחצו על שורת הבקשה	נפתחת תצוגת פרטים עם סוג, תאריכים, סוג תשלום וקבצים מצורפים
2	לחצו על לאשר	הסטטוס משתנה ל-מאושר. העובד מקבל הודעה. שינויי משמרות מוחלים לפי הכלל שנבחר

דחיית בקשה

שלב	פעולה	תוצאה צפויה
1	לחצו על שורת הבקשה	נפתחת תצוגת פרטים
2	לחצו על לבטל	עשוי להופיע דיאלוג להזנת סיבה
3	(אופציונלי) הזינו סיבת הדחייה	הסיבה גלויה לעובד
4	אשרו את הדחייה	הסטטוס משתנה ל-נדחה. אין שינויים במשמרות

בחינת בקשות מרובות

שלב	פעולה	תוצאה צפויה
1	סננו את הרשימה לפי סטטוס בממתינה	יוצגו רק בקשות שטרם נבדקו
2	פתחו ובחנו כל בקשה ברצף	סטטוס כל אחת מתעדכן מיידית
3	לחצו על אייקון רענון אם מגיעות בקשות חדשות	הרשימה נטענת מחדש עם הנתונים האחרונים

מאמרים קשורים

שאלות נפוצות

ש1: האם ניתן לבטל אישור או דחייה?
בדרך כלל הסטטוס הוא סופי. פנו למנהל המערכת — הוא יכול לתקן את הבקשה ידנית.

ש2: האם העובד מקבל הודעה כשהסטטוס משתנה?
כן. העובד מקבל הודעה בכל שינוי סטטוס.

ש3: מה קורה למשמרות בעת אישור?
תלוי בכלל שנבחר על ידי העובד: מחק משמרות — משמרות חופפות נמחקות; להעביר למשמרות זמינות — עוברות לאגם משמרות פתוחות; שום דבר — המשמרות נשארות ללא שינוי.

ש4: האם ניתן לאשר בקשה רטרואקטיבית?
כן. המערכת מאפשרת לאשר בקשות ללא תלות באם התאריכים הנזכרים כבר עברו.

ש5: כפתורי לאשר/לבטל אינם מוצגים — מדוע?
תפקידכם הוא Employee. רק מנהלים ו-Admins יכולים לאשר ולדחות. פנו למנהל המערכת.

ש6: האם ניתן לאשר בקשה חלקית (לדוגמה, רק חלק מהימים)?
לא. בקשה מאושרת או נדחית בשלמותה. לאישור חלקי, בקשו מהעובד לבטל ולהגיש בקשה חדשה לתקופה קצרה יותר.

ש7: האם חובה לציין סיבה בדחיית בקשה?
לא חובה, אך מומלץ — העובד יראה את ההערה בהודעה.

ש8: מה קורה ליתרת החופשה עם אישור הבקשה?
עם סוג חופש ימים מנוכים אוטומטית מיתרת העובד (כשמודול ניהול חופשות פעיל).

ש9: האם ניתן לאשר בקשה כאשר יתרת החופשה של העובד שלילית?
תלוי בהגדרות: אם נבחר הצג אזהרה למנהל — ניתן לאשר אך יופיע אזהרה. אם בקשות חסימה — הבקשה כלל לא תישלח.

ש10: עובד פוטר — מה עם בקשות ה-בממתינה שלו?
יש לדחות אותן ידנית. המערכת אינה דוחה בקשות אוטומטית עם פיטורים.

ש11: כיצד למצוא במהירות את כל הבקשות מהחודש שעבר?
Requests → הגדירו תאריך התחלה ו-תאריך סיום לחודש שעבר → לחצו רענון.

ש12: האם ניתן לאשר מספר בקשות בבת אחת?
לא. כל בקשה מאושרת בנפרד.

ש13: האם המנהל מקבל הודעה על בקשה חדשה מעובד?
כן, אם בפרופיל המנהל מופעלות התראות על בקשות (סוג להתחלף/Drop בקשות או דומה).

ש14: האם לוח הזמנים ישתנה אוטומטית לאחר האישור?
כן, אם העובד בחר מחק משמרות או להעביר למשמרות זמינות — המשמרות מטופלות עם האישור.

ש15: האם מנהל יכול לשנות סטטוס של בקשה שכבר אושרה?
לא ישירות. שינוי חוזר של סטטוס דרך הממשק אינו מסופק — במידת הצורך צרו רשומת תיקון ידנית.