יום חופש, ימי מחלה, חופשה — את כל אלה העובד מבקש מהטלפון, והמנהל משיב באותו מקום. הבקשה לא נעלמת בתוך ההתכתבות: יש לה מצב, היסטוריה ודיון.
הפסקה לא מבקשים כאן אלא בכרטיס המשמרת — עליה יש מאמר „הפסקה ופעילות במשמרת”.
הוראות שלב אחר שלב
איפה נמצאות הבקשות
הסמל השלישי בסרגל התחתון — בקשות (Requests). המסך מחולק לשתי לשוניות:
| לשונית | מה מוצג |
|---|---|
| חדש (New) | בקשות שעדיין ממתינות להחלטה |
| ארכיון (Archive) | בקשות שטופלו — מאושרות ונדחות |
בכרטיס רואים את סוג הבקשה, את התקופה ואת תאריך השינוי האחרון. מימין למטה נמצא כפתור היצירה.
איך לבקש יום חופש
1. פתחו את בקשות ולחצו על כפתור היצירה מימין למטה.
2. ייפתח יצירת בקשה (Create request).
3. מלאו את הבלוק סוג בקשה (Request type).
4. במידת הצורך צרפו מסמך.
5. לחצו לשלוח (Submit).
מה ממלאים:
| שדה | מה קובע |
|---|---|
| סוג (Type) | ימי מחלה, חופשה, חג או סוג אחר שהוגדר בחברה שלכם |
| בתשלום | האם ההיעדרות מסומנת כמשולמת — תלוי בסוג |
| משך הפסקה (Time off duration) | כל היום או חלק מהיום |
| תאריך (Date) | יום ההיעדרות |
| זמן (Time) | מופיע אם נבחר חלק מהיום |
| לצרף קובץ (Attach file) | אישור, סריקה, תמונה של מסמך |
הטופס של העובד קצר מזה של המנהל: אין בו את הבלוק אפשרויות (Options), שבו בוחרים למי להגיש את הבקשה והאם להעביר את המשמרות לרשימת המשמרות הפנויות. העובד מגיש בקשה רק לעצמו — שדה לבחירת עובד אינו קיים בטופס.
מה קורה למשמרות בזמן החופש
החופש עצמו אינו מסיר את המשמרת. אם באותם ימים משובצות לכם משמרות, המנהל מחליט בעת האישור מה לעשות בהן: למחוק או לשלוח לרשימת המשמרות הפנויות. אם אתם רוצים להיות בטוחים, מסרו את המשמרת מראש — זה נעשה בכרטיס המשמרת, דרך שלוש הנקודות.
איך לדעת מה ההחלטה
התשובה מגיעה בשתי דרכים: דרך אירועים (Events) — הסמל הרביעי בסרגל התחתון — ודרך ארכיון במסך הבקשות. הבקשה משנה מצב, ואפשר לראות בה את ההתכתבות.
בתוך הבקשה יש לשונית דיון: שם רואים את ההיסטוריה — הבקשה נוצרה (Request created) עם התאריך — ושדה להודעה. דרכו אפשר להשיב למנהל, אם הוא שואל לפרטים, בלי לצאת מהבקשה.
איך לבטל בקשה שלכם
פתחו את הבקשה בלשונית חדש ולחצו לדחות בקשה (Cancel request). האפליקציה תבקש למלא סיבה לדחיה (Reason of decline) ולשלוח — לאחר מכן הבקשה תעבור לארכיון.
בעיות אפשריות ופתרונות
| בעיה | סיבה | פתרון |
|---|---|---|
| בטופס הבקשה אין את סוג ההיעדרות הדרוש | הסוג לא הוגדר בחברה | סוגי היעדרות נוצרים על ידי המנהל בהגדרות |
| לא מצליחים להגיש בקשת חופש עבור עובד אחר | כך זה מתוכנן | העובד מגיש בקשה רק לעצמו |
| הבקשה נשלחה, אבל שום דבר לא משתנה | ממתינה להחלטת המנהל | בדקו את מצב הבקשה ואת הדיון בתוכה |
| לא מגיעות תשובות לבקשות | ההתראות כבויות | הפרופיל שלי → התראות, קבוצת תקשורת |
| לא מצליחים לצרף את הקובץ | גדול מדי | הקטינו את הקובץ או צלמו את המסמך ישירות באפליקציה |
שאלות נפוצות (FAQ)
שאלה: החופש אושר — האם המשמרת תיעלם מעצמה? תשובה: לא. מה לעשות עם המשמרות באותם ימים מחליט המנהל: למחוק או לשלוח לרשימת המשמרות הפנויות.
שאלה: אפשר לבקש חופש לכמה שעות ולא ליום שלם? תשובה: כן, בשדה משך הפסקה בחרו חלק מהיום וציינו את הזמן.
שאלה: לאן לצרף אישור מחלה? תשובה: בטופס הבקשה יש לצרף קובץ. אפשר לבחור קובץ או לצלם את המסמך.
שאלה: אפשר לבטל בקשה שכבר נשלחה? תשובה: כן, פתחו אותה ולחצו לדחות בקשה וציינו סיבה.
שאלה: איפה רואים בקשות שנדחו? תשובה: בלשונית ארכיון. סיבת הדחייה מגיעה יחד עם ההחלטה, והפרטים נראים בדיון.
שאלה: המנהל כתב לי בבקשה — איפה להשיב? תשובה: בתוך הבקשה, בלשונית הדיון, בשדה ההודעה.