פעולות במשמרת: החלפה, העברה, משמרות זמינות ופיצול

משמרת באפליקציה אינה גזר דין. אם אינך יכול להגיע, אפשר להעביר אותה לרשימה הכללית, להתחלף עם עמית, להעביר אותה לאדם מסוים, לבקש זמן אחר או לעבוד רק חלק ממנה. כל זה נעשה מהטלפון, מאחורי שלוש נקודות אחת.

את ההרשאות לפעולות האלה נותן המנהל בהגדרות סידור העבודה, ולכן מערך האפשרויות שונה מעובד לעובד. אם יש לך פחות אפשרויות — עיין בפרק „מדוע אין פעולות” שבסוף המאמר.

הוראות שלב אחר שלב

היכן מחפשים את הפעולות

פתח את סידור עבודה (הסמל השני בסרגל התחתון) והקש על המשמרת שלך — ייפתחו פרטים של משמרת (Shift details). בפינה העליונה יש שלוש נקודות: הן פותחות את החלונית בחר פעולה (Select action).

ארבע האפשרויות הראשונות הן בקשות, והמסלול שלהן שונה.

החלפה והעברה עוברות דרך העמית: קודם ההסכמה של מי שאתה מציע לו את המשמרת, ורק לאחר מכן, אם בסידור העבודה מופעל אישור מנהל, ההחלטה של המנהל. עד שהעמית לא הסכים, הבקשה אינה ממשיכה הלאה ודבר אינו משתנה.

שינוי הזמן והפיצול מופנים למנהל בלבד. העברה למשמרות זמינות, כאשר האישור מכובה, נכנסת לתוקף מיד.

העברת משמרת למשמרות זמינות

המשמרת עוברת לרשימה הכללית, וכל מי שההגדרות מרשות לו יכול לקחת אותה.

1. שלוש נקודות → להעביר למשמרות זמינות.

2. האפליקציה שואלת את/ה בטוח/ה? (Are you sure?) — אשר.

3. המשמרת נעלמת מהמשמרות שלך ומופיעה במצב משמרות זמינות (Open Shifts) במסך סידור העבודה.

כל עוד אף אחד לא לקח את המשמרת, היא אינה של אף אחד: במונה של היום היא נספרת כמשמרת, אבל אין מאחוריה עובד.

החלפת משמרות

1. שלוש נקודות → בקשה להחלפת משמרות.

2. נפתח המסך החלף משמרת (Swap shift) עם רשימת המשמרות של העמיתים: תאריך, שעה, שם ושם התבנית.

3. בחר את המשמרת שאליה אתה רוצה לעבור, ושלח את הבקשה.

4. המתן לתשובת העמית: הבקשה מגיעה אליו, ובלי הסכמתו ההחלפה לא תתבצע.

5. אם בסידור העבודה מופעל אישור מנהל, לאחר הסכמת העמית הבקשה עוברת למנהל.

ברשימה יופיעו רק המשמרות שההחלפה איתן אפשרית בכלל: משמרות של עובדים אחרים באותו סידור עבודה. אם המנהל הגביל את ההחלפה לאותו תפקיד בלבד, יישארו רק עמיתים בעלי התפקיד שלך.

שינוי זמן המשמרת

1. שלוש נקודות → בקשה לשינוי זמן המשמרת.

2. נפתח שינוי זמן (Change of time): תאריך, שעת התחלה, שעת סיום.

3. בשדה הודעה (Message) הסבר את הסיבה — המנהל יראה אותה יחד עם הבקשה.

4. שלח.

המשמרת נשארת שלך: רק השעות משתנות, ורק לאחר אישור.

העברת משמרת

1. שלוש נקודות → בקשה לשחרור ממשמרת.

2. נפתח העברת משמרת (Transfer shift).

3. בבחר עובדים (Select employees) סמן למי אתה מציע את המשמרת — אפשר לכמה אנשים.

4. שלח בקשה (Send request).

5. המתן עד שאחד מהם יסכים: בלי הסכמה המשמרת נשארת שלך.

ההבדל ממשמרות זמינות: כאן אתה נוקב בשמות של אנשים מסוימים ולא מעביר את המשמרת לכולם. הבקשה תגיע דווקא אליהם, ורק לאחר הסכמה של מישהו היא תמשיך הלאה — למנהל, אם עליו לאשר.

פיצול משמרת

נחוץ כאשר אתה יכול לעבוד חלק מהמשמרת.

1. שלוש נקודות → בקשה לפיצול משמרת.

2. נפתח משמרת מפוצלת (Split shift) עם הסבר: פצל את המשמרת כדי לבחור את זמן העבודה שלך ולשלוח את היתרה למשמרות הזמינות.

3. קבע את נקודת החלוקה באמצעות המחוון.

4. בחר איזה מבין שני החלקים נשאר אצלך ואיזה עובר למשמרות הזמינות.

5. שלח את הבקשה.

מה אפשר לשנות בכרטיס עצמו

מלבד שלוש הנקודות, במשמרת העתידית שלך זמינים שני שדות: מקום (Location) ותגיות (Marks) בבלוק פרטים (Details), ומתחתיהם שמור (Save). במשמרת שעברה אין את השדות האלה.

הלשונית השנייה של הכרטיס היא בונוסים / קנסות (Bonuses/Penalties/Advances): מה נזקף ומה נוכה בגין המשמרת הזאת בדיוק.

לאן מגיעה התשובה

התשובות מגיעות לאירועים (Events) — הסמל הרביעי בסרגל התחתון — ולארכיון (Archive) במסך הבקשות. בהחלפה ובהעברה יהיו שתי תשובות: קודם מהעמית, אחר כך מהמנהל, אם הוא מאשר. בתוך הבקשה עצמה יש לשונית דיון: שם אפשר להתכתב עם המנהל בלי לצאת מהבקשה.

מדוע אין פעולות

זו התלונה הנפוצה ביותר, והסיבה היא כמעט תמיד אחת משתיים.

הראשונה: הפעולות מכובות בהגדרות סידור העבודה. כל פעולה מופעלת במתג נפרד — המנהל עושה זאת בפרק מידע כללי של סידור העבודה. אם הן מכובות, מאחורי שלוש הנקודות נשארת אפשרות אחת במקום חמש.

חלק מאותן הגדרות נמצא בכרטיס הפרויקט, בבלוק הגדרות המשמרות: הן חלות על כל סידורי העבודה של הפרויקט בבת אחת.

השנייה: סידור העבודה הסתיים. למשמרות שמחוץ לתוקף סידור העבודה אין פעולות כלל — שלוש הנקודות אינן נפתחות. על המנהל להאריך את סידור העבודה.

יש גם סיבה שלישית, נדירה יותר: המשמרת כבר התחילה או מתחילה בקרוב מאוד. האפליקציה אינה מאפשרת להעביר משמרת חצי שעה לפני תחילתה.

בעיות אפשריות ופתרונות

שאלות נפוצות (FAQ)

שאלה: במה שליחה למשמרות הזמינות שונה מהעברת משמרת? תשובה: במקרה הראשון המשמרת עוברת לרשימה הכללית וכל מי שרוצה לוקח אותה. במקרה השני אתה נוקב בשמות של אנשים מסוימים, והבקשה מגיעה דווקא אליהם.

שאלה: אפשר לעבוד חצי משמרת ואת השאר להעביר? תשובה: כן, זו בקשה לפיצול משמרת: באמצעות המחוון בוחרים את נקודת החלוקה ומציינים איזה חלק לשלוח למשמרות הזמינות.

שאלה: האם חייבים לחכות לאישור? תשובה: בהחלפה ובהעברה — תמיד: קודם נדרשת הסכמת העמית שאתה מציע לו את המשמרת. לאחר מכן, אם בסידור העבודה מופעל אישור מנהל, מחליט גם המנהל. שליחה למשמרות הזמינות, כאשר האישור מכובה, נכנסת לתוקף מיד.

שאלה: העמית אינו מגיב לבקשת ההחלפה שלי — מה לעשות? תשובה: עד שהוא לא הסכים, הבקשה אינה מתקדמת לשום מקום והמשמרת נשארת שלך. הזכר לו: הבקשה נמצאת אצלו בפרק הבקשות. אפשר גם לבטל את הבקשה ולהציע את המשמרת לאדם אחר.

שאלה: מדוע אין לי כפתור החלפה ולעמית שלי יש? תשובה: ההגדרות נקבעות בנפרד לכל סידור עבודה. אם אתם בסידורי עבודה שונים, מערכי הפעולות שונים.

שאלה: אפשר לבטל את הבקשה שלי? תשובה: כן, פתח את הבקשה במסך הבקשות — שם יש לדחות בקשה (Cancel request).

שאלה: מי יראה את ההודעה שלי בבקשה לשינוי זמן? תשובה: המנהל שיחליט בעניין הבקשה. ההודעה מגיעה יחד עם הבקשה.

שאלה: מה יקרה למשמרת אם אף אחד לא ייקח אותה מהמשמרות הזמינות? תשובה: היא תישאר ברשימת המשמרות הזמינות. המנהל יכול לשבץ אותה למישהו ידנית או לחלק אותה אוטומטית.

שאלה: אפשר לשנות את המקום של המשמרת שלי? תשובה: כן, במשמרת עתידית בבלוק פרטים יש שדות של מקום ותגיות; לאחר השינוי הקש על שמור.