עובדי החברה באפליקציה הניידת

להוסיף אדם לחברה, להקצות הרשאות, לשלוח הזמנה, לשנות תפקיד ונורמת שעות — כל זה נעשה מהטלפון. בעבר ניהול הצוות היה אפשרי רק בדפדפן.

החלק פתוח למנהל, למנהל המערכת ולבעלים.

הוראות שלב אחר שלב

איך לפתוח

☰ → קבוצת צוות (TEAM) → עובדי החברה (Company employees).

בכרטיס של כל עובד: תמונה או ראשי תיבות, שם, רמת הרשאות, טלפון, דוא״ל ומצב ההזמנה — הזמנה בהמתנה (Invite pending) בכתום או הזמנה התקבלה (Invite accepted) בירוק. לצד מי שטרם אושרו מופיע הכפתור שלח הזמנה מחדש (Resend invite).

בכותרת שלושה כפתורים: חיפוש לפי שם, סנן לפי פרויקט (Filter by project) ו־ייבא רשימת עובדים (Import Employees). בפינה הימנית התחתונה כפתור כחול עם סימן פלוס — הוספה.

הוספת עובד

לחצו על +. ייפתח הטופס הוסף עובד (Add employee) המורכב משלושה בלוקים.

מידע אישי (Personal information)

מתחת לטופס מופיעה ההערה טלפון או דוא״ל נדרשים (Phone or email required) — די באחד מהם, אך ללא הזמנה בדוא״ל העובד לא יוכל ליצור לעצמו סיסמה.

הגדרות עבודה (Work settings)

שיבוץ משמרות (Scheduling)

המתג לשלוח הזמנה (Send invite) קובע אם ההודעה תצא מיד. הכול מסתיים בכפתור שמור (Save).

וזה העיקר: הטופס סוגר את שלושת השלבים המחייבים בבת אחת — ליצור אדם, להוסיף אותו לפרויקט ולשבץ אותו בסידור העבודה. אם מדלגים על הפרויקט או על סידור העבודה, העובד אמנם ייווצר, אך לא יופיע ברשת המשמרות.

שינוי רמת ההרשאות

רמת ההרשאות משתנה ישירות ברשימת העובדים: לצדה יש חץ כלפי מטה, לחצו עליו ובחרו רמה אחרת. אין צורך לפתוח לשם כך את כרטיס העובד.

אלה הרשאות בחברה, והן נקבעות כאן, ברשימת העובדים. בנפרד מהן יש לאדם תפקיד בפרויקט: עובדים (Employees), מנהלים (Managers) או צופים (Viewers) — אותו מקצים בהגדרות הפרויקט עצמו, ולא כאן. מנהל הוא תפקיד בפרויקט ולא רמת הרשאות; מנהל מערכת אין ממנים בפרויקט.

גישה מלאה, כולל הגדרות החברה והכספים, יש רק לבעלים.

כרטיס העובד: שש לשוניות

לחיצה על הכרטיס פותחת את ערוך עובד (Edit employee), וזה אינו טופס אחד אלא שש לשוניות. סרט הלשוניות נגלל לצדדים, ולכן האחרונות אינן נראות מיד.

מידע כללי היא הלשונית הארוכה ביותר, ויש לגלול אותה. לפי הסדר: מידע אישי (Personal information) עם שם פרטי, שם משפחה, טלפון ודוא״ל; הגדרות עבודה (Work settings) עם מספר כוח אדם, תפקיד ושעות עבודה בחודש; כישורים (Skills); צבע עובד (Employee color) — לפיו האדם מסומן במפת הגיאולוקציה ובסידור העבודה; הגדרות אישיות של ימי העבודה של העובד עם סימוני יום ב׳–יום א׳ והמתג התחשב בהגדרות האישיות; ולמטה הרשאות (Permissions) — זכויות העובד (Employee rights) ו־גישה ליומני פעילות (Access to activity logs).

זמינות מציגה את אותה תמונה שהעובד עצמו רואה בחלק „מתי אני זמין”: שבוע לפי ימים, מעבר בין שבועות ו־הרחב את לוח השנה. במקום שבו האדם לא ציין דבר מופיע זמינות לא הוגדרה (Availability not specified).

פרויקטים היא רשימת הפרויקטים של העובד עם תפקידו בכל אחד מהם, ובה הכפתורים להוסיף לפרויקט (Add to project) ו־הוסף לסידור עבודה (Add to schedule). מכאן מחברים את האדם לעבודה מבלי לצאת מהכרטיס.

הערות — הכפתור צור הערה (Create a note) ורשימת הרישומים. להערה יש תקופת תוקף ונראות: רק מנהלים ומנהלי מערכת (Only managers and administrators). זה המקום להערות פנימיות שהעובד עצמו אינו אמור לראות.

קבצים — המסמכים של האדם הזה, והכפתור העלה קבצים (Upload). כל עוד אין כאלה, מופיע אין נתונים (No data).

חופשות היא הלשונית שבגללה פותחים את הכרטיס לרוב. היא מורכבת משלושה חלקים:

התקופות יכולות לבוא כמה בזו אחר זו — למשל עם מגבלה 0, אחר כך 24 ואחר כך 50 ימים בשנה: כך רואים כיצד השתנו התנאים של האדם. בתנועת היתרה סימן המינוס מציין חיוב.

ייבוא ברשימה

הכפתור ייבא רשימת עובדים בכותרת טוען רבים בבת אחת מקובץ. ייבוא ללא כתובות דוא״ל אפשרי, אך הזמנות לעובדים כאלה לא יצאו — יהיה צריך להוסיף את הכתובות מאוחר יותר.

בעיות אפשריות ופתרונות

שאלות נפוצות (FAQ)

שאלה: האם אפשר ליצור עובד ומיד לשבץ אותו בסידור העבודה? תשובה: כן, טופס ההוספה עושה זאת בפעם אחת: הבלוק שיבוץ משמרות קובע את הפרויקט, את סידור העבודה ואת תאריך ההתחלה.

שאלה: מהו מספר כוח אדם? תשובה: מספר פנימי של העובד. נוח למיין לפיו את הרשימה ולייצא לפיו נתונים למערכות אחרות.

שאלה: לשם מה שעות עבודה בחודש באחוזים? תשובה: כך מגדירים העסקה חלקית: 50 % הם מחצית מהנורמה החודשית.

שאלה: האם אפשר להוסיף עובד ללא כתובת דוא״ל? תשובה: ליצור אפשר, אם צוין טלפון. אבל ההזמנה תצא רק לדוא״ל.

שאלה: איך משנים לעובד הרשאות במהירות? תשובה: בעזרת החץ שליד רמת ההרשאות ישירות ברשימה, אין צורך להיכנס לכרטיס.

שאלה: במה מנהל שונה ממנהל מערכת? תשובה: מנהל הוא תפקיד בתוך פרויקט: סידורי העבודה והבקשות של הפרויקט הזה. מנהל מערכת הוא רמת הרשאות על כל החברה.

שאלה: מה קורה לנתונים של מי שפוטר? תשובה: המשמרות ורישומי התשלום נשארים בדוחות, והעובד עצמו מסומן כמחוק.