בעבר יצרו סידורי עבודה רק בדפדפן, ומהטלפון היה אפשר רק לצפות בהם. בגרסה 2.1.0 הופיע באפליקציה אשף מלא — אותם ארבעה שלבים ואותם חמישה סוגי סידורי עבודה כמו בגרסת הווב.
ליצור סידורי עבודה יכולים המנהל, מנהל המערכת ובעלי החברה.
הוראות שלב אחר שלב
איך לפתוח
לחצו על ☰ בסרגל התחתון → סידורי עבודה (Schedules) → סידורי עבודה. תיפתח רשימת סידורי העבודה של החברה: אצל כל אחד נראים השם, הפרויקט, התקופה ומספר המשמרות. מימין למטה נמצא הכפתור הוסף סידור עבודה חדש (Create schedule).
שלב 1. מידע בסיסי (Main information)
| שדה | תיאור |
|---|---|
| הזן שם של סידור עבודה (Enter schedule name) | שם סידור העבודה |
| בחר צבע (Choose a color) | הצבע שבו סידור העבודה מסומן ברשימה ובלוח |
| בחר פרויקט (Select a project) | הפרויקט שאליו שייך סידור העבודה |
| בחר תאריכים (Select dates) | תחילת התקופה וסופה |
| תעריף בסיסי של העובד בסידור העבודה (Basic employee pay rate) | תעריף בסיסי לסידור עבודה זה, לא חובה |
| בחר את סוג בקרת שעות נוספות (Select week control type) | כיצד המערכת מתייחסת לשעות נוספות: להתיר, אפשר עם אישור, לַחסוֹם |
התקופה מוגבלת: סידור עבודה נוצר לשלושה חודשים לכל היותר. על כך כתוב ישירות מתחת לתאריכים.
שלב 2. סוג סידור העבודה (Schedule type)
חמישה סוגים, אותם סוגים כמו בגרסת הווב:
| סוג | איך הוא מתמלא |
|---|---|
| בסיסי (חלוקה אוטומטית) (Basic (automatic distribution)) | מספר קבוע של שעות עבודה, המערכת משבצת את המשמרות בעצמה |
| לפי זמינות (חלוקה אוטומטית) (By availability (automatic distribution)) | לפי הזמינות שהעובדים ציינו לגבי עצמם |
| מתקדם (חלוקה אוטומטית) (Advanced (automatic distribution)) | מספר שונה של מקומות עבודה למשמרות שונות |
| מוגדר מראש (חלוקה אוטומטית) (Preset (automatic distribution)) | לפי רוטציה: 2/2, 5/2 ודומיהן |
| ריק (חלוקה ידנית) (Empty (manual distribution)) | סידור עבודה ריק, את המשמרות אתם משבצים ידנית |
שלב 3. נתונים למשמרות (Shift data)
תחילה מסמנים את ימי השבוע שבהם בכלל ניתן לשבץ משמרות. כברירת מחדל מסומנים Mo–Fr.
מתחת — תבניות המשמרות. לכל אחת מגדירים:
| שדה | תיאור |
|---|---|
| כותרת (Name) | שם התבנית. פריט חובה — בלעדיו האשף לא ייתן להמשיך ויציג „שם is required” |
| צבע | צבע המשמרת בלוח |
| שעה מ- (Time from) / זמן עד (Time to) | תחילת המשמרת וסופה |
| מקום (Location) | מקום העבודה, לא חובה |
| תגיות (Marks) | תגיות המשמרת, לא חובה |
| הפסקה (Break) | הפסקה בתוך המשמרת |
אפשר להוסיף כמה תבניות — למשל יומית ולילית.
שלב 4. עובדים (Employees)
השלב האחרון — את מי לשבץ בסידור העבודה. בחלק העליון מונה של הנבחרים מתוך המספר הכולל של העובדים והכפתור בחר הכל (Select all). יש מסנן לפי תפקיד וחיפוש לפי שם.
הכפתור מימין למטה נקרא הוסף (Add) — זו בדיוק יצירת סידור העבודה.
סיכום לפני היצירה
בכל שלב אפשר ללחוץ על סקירה כללית (סקירה) בפינה הימנית העליונה ולראות את כל מה שכבר הוגדר: שם, פרויקט, תקופה, סוג בקרת השבוע, סוג סידור העבודה, הימים המסומנים, מספר התבניות ומקומות העבודה. מכאן גם אפשר לשכפל את סידור העבודה (העתק (Duplicate)) או לשתף אותו (שתף (Share)).
בעיות אפשריות ופתרונות
| בעיה | סיבה | פתרון |
|---|---|---|
| הכפתור הבא (Next) לא פועל בשלב השלישי | לתבנית המשמרת לא הוזן שם | מלאו את כותרת — מתחת לשדה תופיע ההערה „שם is required” |
| לא מצליחים להגדיר תקופה ארוכה משלושה חודשים | מגבלה של המערכת | צרו את סידור העבודה הבא בנפרד או האריכו את הנוכחי דרך לקצר/להאריך סידור עבודה (Reduce/extend schedule) |
| העובד לא מופיע ברשימה בשלב הרביעי | הוא לא נוסף לפרויקט שנבחר | הוסיפו קודם את העובד לפרויקט, ואז חזרו לסידור העבודה |
| הכפתור הוסף סידור עבודה חדש לא נראה | נכנסתם כעובד | יצירת סידורי עבודה זמינה למנהל, למנהל המערכת ולבעלים |
שאלות נפוצות (FAQ)
שאלה: האם האשף באפליקציה זהה לזה שבדפדפן? תשובה: כן — אותם ארבעה שלבים ואותם חמישה סוגי סידורי עבודה.
שאלה: האם אפשר להוסיף כמה תבניות משמרת בבת אחת? תשובה: כן, בשלב השלישי מוסיפים כמה תבניות שצריך.
שאלה: מה לעשות אם צריך סידור עבודה ארוך משלושה חודשים? תשובה: צרו אותו לשלושה חודשים, ואחר כך האריכו אותו דרך לקצר/להאריך סידור עבודה בעריכת סידור העבודה.
שאלה: האם חובה לציין תעריף? תשובה: לא, השדה אינו חובה. אם תשאירו אותו ריק, יחולו התעריפים מהגדרות החברה והתפקידים.
שאלה: מה פירוש „בחר את סוג בקרת שעות נוספות”? תשובה: כיצד המערכת מתנהגת בשעות נוספות. להתיר (Allow) — מתיר בשקט, אפשר עם אישור (Allow with confirmation) — מסמן משמרות לאישור, לַחסוֹם (Block) — מסמן את החריגה כבעיה, אך אינו אוסר על יצירת המשמרת.
שאלה: האם אפשר לבחור את כל העובדים בבת אחת? תשובה: כן, בכפתור בחר הכל בשלב הרביעי.
שאלה: האם סידור העבודה נוצר מיד לאחר לחיצה על „הוסף”? תשובה: כן, זו הפעולה הסופית של האשף.