סידור עבודה שנוצר משתנה ישירות באפליקציה: שם, הרשאות שירות עצמי, הרכב הצוות, תקופה, תעריפים, תחזית עומס. יש גם מה שאין בגרסת הדפדפן — לבנות את סידור העבודה מחדש לפי כללים מעודכנים.
לערוך סידורי עבודה יכולים המנהל, מנהל המערכת ובעלי החברה.
הוראות שלב אחר שלב
איך לפתוח
☰ → סידורי עבודה (Schedules) → סידורי עבודה → לחצו על סידור העבודה הרצוי ברשימה. ייפתח מסך עם שישה חלקים.
| חלק | מה הוא משנה |
|---|---|
| מידע כללי (Main information) | שם, צבע, בקרת השבוע והרשאות שירות עצמי |
| עובדים (Employees) | הרכב: את מי להוסיף לסידור העבודה ואת מי להסיר |
| לקצר/להאריך סידור עבודה (Reduce/extend schedule) | תקופה: להאריך או לקצר |
| דרישת עומס (Load demand) | תחזית עומס — כמה משמרות דרושות בכל משבצת |
| צוות בלוח הזמנים (Scheduled team members) | שכר בסיס לכל מי שנמצא בסידור העבודה הזה |
| הגדרה מחדש של לוח הזמנים (Rebuild schedule) | יצירה מחדש של סידור העבודה לפי כללים מעודכנים |
מידע כללי: מה העובד יכול לעשות בעצמו
מלבד השם, הצבע וסוג בקרת השבוע, כאן מרוכזים כל מתגי השירות העצמי — מה שהעובד יכול לעשות בעצמו עם המשמרות שלו. יש עשרה כאלה, בחמש קבוצות.
זו אינה רמת ההרשאות בחברה: לעובד, למנהל מערכת או לבעלים הופכים אדם בכרטיס שלו, וזה חל בכל מקום. המתגים שלהלן פועלים רק בתוך סידור העבודה הזה, ולכן בסידור עבודה אחד החלפת משמרות יכולה להיות מותרת ובשכן — אסורה.
| קבוצה | מתג | מה הוא מתיר |
|---|---|---|
| נראות (Visibility) | אפשר לעובדים לראות את כל המשמרות | לראות את משמרות כל הצוות, ולא רק את שלו |
| החלפת משמרות (Shift exchange) | אפשר להחליף משמרות (Allow shift swapping) | להחליף משמרות עם עמיתים |
| באישור מנהל (With manager confirmation) | ההחלפה מתבצעת רק לאחר אישור המנהל | |
| אפשר החלפת משמרות עם אותו תפקיד בלבד (Swap shifts with the same position) | להחליף רק עם אותו תפקיד | |
| משמרות פתוחות (Free shifts) | אפשר לעובדים לשלוח משמרות לרשימת המשמרות הפתוחות (Allow employees to send shifts to the open shift list) | למסור את המשמרת שלו לרשימת הפתוחות |
| אפשר לעובדים לקחת משמרות מרשימת המשמרות הפתוחות (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | לקחת משמרות מרשימת הפתוחות | |
| בקשות של העובדים (Employee requests) | אפשר לעובדים ליצור משמרות משלהם (Allow employees to create their own shifts) | ליצור לעצמו משמרות |
| אפשר לעובדים ליצור הפסקות (Allow employees to create breaks) | ליצור הפסקות | |
| אפשר לעובדים לוותר על משמרות (Allow employees to drop shifts) | לוותר על משמרת | |
| אחר | אפשר לעובדים להחליף הפסקות בין תבניות משמרת שונות (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | להחליף הפסקות בין תבניות משמרת שונות |
| אפשר לעובדים לפצל משמרות (Allow employees to split shifts) | לפצל משמרת לחלקים |
השינויים נכנסים לתוקף לאחר הכפתור שמור (Save).
עובדים: את מי להוסיף ואת מי להסיר
החלק מורכב משלושה שדות.
| שדה | מה הוא עושה |
|---|---|
| הוסף עובדים לסידור עבודה (Add employees to schedule) | בחירת האנשים שיש לשבץ בסידור העבודה הזה |
| הוסף עובד החל מתאריך (Add employee starting from) | התאריך שממנו האדם נכנס לסידור העבודה. לא מתחילת התקופה אלא מהיום שנבחר |
| היסר עובדים (Remove employees) | להוציא אדם מסידור העבודה מבלי למחוק אותו מהחברה |
שדה התאריך הוא בדיוק מה שבגללו נכנסים לכאן לרוב: אדם חדש התחיל לעבוד באמצע החודש, ומשמרות דרושות לו לא מהראשון לחודש.
לקצר או להאריך את התקופה
שם המסך הוא פעולות עם סידור עבודה (Schedule resizing), ולמעלה מוצגת התקופה הנוכחית.
| שדה | אפשרויות |
|---|---|
| פעולה (Action) | להאריך סידור עבודה (Extend schedule) או לקצר את סידור עבודה (Shorten schedule) |
| סוג שינוי (Change type) | למשל הארך ללא משמרות (Extend without shifts) — התקופה תתארך, אך משמרות לא יופיעו בה |
| להאריך סידור עבודה עד (Extend schedule to) | התאריך שעדיו מותחים את התקופה |
| מה לעשות עם המשמרות הקיימות בתקופה החדשה? (What to do with existing shifts in the new period?) | התעלם (Ignore) או מחק (Delete) |
השאלה האחרונה חשובה יותר משנדמה: אם בתקופה החדשה כבר עומדות משמרות — למשל מסידור עבודה אחר — האפליקציה תשאל אם להשאיר אותן או למחוק.
הארכה ללא משמרות מתאימה כשצריך למתוח את התקופה, ואת המשמרות תשבצו מאוחר יותר ידנית או תבנו את סידור העבודה מחדש.
דרישת עומס
תחזית: כמה משמרות דרושות בכל משבצת. לפי הנתונים האלה המערכת משבצת משמרות בחלוקה האוטומטית.
כל עוד התחזית לא הוגדרה, על המסך מופיע אין נתונים (No data) — כך יהיה בסידור עבודה חדש.
צוות בלוח הזמנים: התעריף
המסך עריכת שיעורי שכר בסיסי בסידור עבודה (Basic pay rate editing in the schedule). למעלה המטבע והיחידה — למשל USD · לשעה (USD · Per hour) — וערך התעריף עצמו.
שתי הערות על המסך מסבירות את ההבדל בין התעריף הכללי לתעריף האישי:
- הגדירו את שכר הבסיס לעובדים בסידור העבודה — כלומר תעריף כללי לכל המשתתפים;
- הגדירו לעובד שכר בסיס אישי. הוא יחול מהתאריך שנבחר ועד סוף סידור העבודה — כלומר לאדם מסוים אפשר לקבוע תעריף משלו, ורק בתוך סידור העבודה הזה.
מתחת נמצא הכפתור עובדים (Employees) — מעבר לרשימה שבה התעריף נקבע לכל אדם בנפרד.
הגדרה מחדש של לוח הזמנים: לבנות מחדש
החלק פותח את אותו אשף כמו ביצירה, אך כבר מלא בנתוני סידור העבודה הזה — שם, צבע, פרויקט, תקופה, תעריף. אתם מתקנים את מה שצריך לשנות ומפעילים את היצירה מחדש.
זה נחוץ כשהכללים התרבו או השתנו: הוסיפו תבנית משמרת, שינו את ימי השבוע, תיקנו את העומס. במקום למחוק את סידור העבודה ולהרכיב אותו מאפס, אתם בונים מחדש את הקיים.
בעיות אפשריות ופתרונות
| בעיה | סיבה | פתרון |
|---|---|---|
| העובד אינו רואה משמרות של אחרים | המתג אפשר לעובדים לראות את כל המשמרות (Allow employees to see all shifts) כבוי | הפעילו את המתג ב־מידע כללי ושמרו |
| העובדים מחליפים משמרות בלי לשאול | באישור מנהל (With manager confirmation) כבוי | הפעילו — ההחלפה תעבור דרך האישור שלכם |
| השינויים לא נשמרו | לא נלחץ הכפתור שמור | חזרו לחלק ושמרו |
| דרוש סידור עבודה ארוך יותר ממה שנוצר | התקופה נקבעה בעת היצירה | לקצר/להאריך סידור עבודה — מאריך בלי ליצור מחדש |
| אחרי תיקון הכללים המשמרות נשארו ישנות | הכללים משתנים, אך המשמרות שכבר נוצרו — לא | הפעילו הגדרה מחדש של לוח הזמנים |
שאלות נפוצות (FAQ)
שאלה: במה „הגדרה מחדש של לוח הזמנים” שונה מיצירת סידור עבודה חדש? תשובה: האשף זהה, אך השדות כבר מלאים בנתוני סידור העבודה הקיים, והתוצאה מחליפה אותו ולא מוסיפה סידור שני.
שאלה: האם אפשר להאריך סידור עבודה בלי ליצור אותו מחדש? תשובה: כן, החלק לקצר/להאריך סידור עבודה — הוא גם מקצר את התקופה.
שאלה: איפה משנים תעריף בבת אחת לכולם בסידור העבודה? תשובה: בחלק צוות בלוח הזמנים — שם נמצא שכר הבסיס לכל משתתפי סידור העבודה הזה.
שאלה: אילו הרשאות נקבעות כאן ואילו בכרטיס העובד? תשובה: כאן — רק עשרת מתגי השירות העצמי האלה: מה שהאדם יכול לעשות עם המשמרות שלו (להחליף, למסור לפתוחות, לקחת משם, ליצור משמרות והפסקות, לפצל משמרת). הם פועלים בתוך סידור עבודה אחד, ובסידורי עבודה שונים הם יכולים להיות שונים. ואילו רמת ההרשאות בחברה — עובד, מנהל מערכת, בעלים — נקבעת בכרטיס העובד וחלה על כל החברה, וסידור העבודה אינו משפיע עליה.
שאלה: העובד יכול למסור משמרת אך לא יכול לקחת אותה — למה? תשובה: אלה שני מתגים שונים בקבוצה משמרות פתוחות: מסירה לרשימת הפתוחות ולקיחה משם מותרות בנפרד.
שאלה: מהי „דרישת עומס”? תשובה: תחזית עומס: כמה משמרות דרושות בכל משבצת. לפי הנתונים האלה המערכת משבצת משמרות בחלוקה האוטומטית.
שאלה: האם אפשר להסיר עובד מסידור העבודה בלי למחוק אותו מהחברה? תשובה: כן, בחלק עובדים של סידור העבודה הזה.
שאלה: עובד חדש התחיל באמצע החודש — איך לשבץ אותו לא מההתחלה? תשובה: בחלק עובדים יש שדה הוסף עובד החל מתאריך: ציינו את תאריך תחילת העבודה.
שאלה: מה יקרה למשמרות שכבר עומדות בתקופה החדשה בעת ההארכה? תשובה: האפליקציה תשאל: התעלם — להשאיר כמות שהן, מחק — למחוק ולבנות מחדש.
שאלה: איפה בכלל נקבע התעריף של העובד? תשובה: בפרופיל העובד אין תעריף. התעריף נקבע בארבע רמות: בהגדרות החברה, בפרויקט, אצל התפקיד וכאן, בסידור העבודה. המערכת מחפשת אותו בשרשרת חברה → סידור עבודה → תפקיד → מיקום. התעריף מסידור העבודה חל רק בתוכו ורק מהתאריך שנבחר ועד סוף התקופה, ולכן לאדם אחד אפשר לשלם אחרת בסידורי עבודה שונים.