תבניות פעילויות

ניהול תצורות פעילויות רב-שימושיות לזירוז יצירת משימות והבטחת אחידות בכל הארגון.

מה זה?

תבניות פעילויות הן תצורות מוגדרות מראש שניתן לעשות בהן שימוש חוזר בעת יצירת פעילויות חדשות. במקום למלא אותם שדות בכל פעם — שם, משך, פרויקט, הערות — שומרים אותם כתבנית ומפעילים בכמה קליקים.

תבניות מנוהלות בלשונית תבנית פעילות בדף Activity (ליד הלשונית Calendar). לאחר יצירתן, תבניות זמינות בעת יצירת פעילויות חדשות — אחת-אחת וגם בכמות.

דרישות מוקדמות

#	דרישה	פרטים
1	גישה לדף Activity	נדרשת גישה לפונקציונליות הפעילויות.
2	תפקיד מנהל, Administrator או Owner	לניהול תבניות נדרשות הרשאות מורחבות.
3	פרויקטים מוגדרים	תבניות יכולות להפנות לפרויקטים ספציפיים.

הוראות שלב-אחר-שלב

מעבר לתבניות פעילויות

שלב	פעולה	תוצאה צפויה
1	עברו לדף פעילויות דרך סרגל הצד השמאלי.	דף Activity נפתח עם הלשונית Calendar פעילה.
2	לחצו על הלשונית תבנית פעילות (ליד הלשונית Calendar).	נפתח סעיף התבניות עם רשימת תבניות קיימות (אם יש).

יצירת תבנית חדשה

שלב	פעולה	תוצאה צפויה
1	בלשונית תבנית פעילות לחצו צור תבנית (או כפתור +).	טופס יצירת תבנית נפתח.
2	הזינו שם תבנית — תיאור ברור של סוג הפעילות.	שדה השם מולא.
3	ציינו משך ברירת מחדל לפעילויות שייווצרו מתבנית זו.	המשך נקבע.
4	בחרו פרויקט שאליו קשורה התבנית (במידת הצורך).	הפרויקט קשור.
5	הוסיפו הערות או הוראות ברירת מחדל שיוצגו בפעילויות שייווצרו מתבנית זו.	ההערות שמורות כחלק מהתבנית.
6	הגדירו שדות נוספים לפי הצורך (מיקום, דרישות תפקיד וכו’).	כל ערכי ברירת המחדל הנדרשים נקבעו.
7	לחצו שמור.	התבנית נוצרה והופיעה ברשימה.

עריכת תבנית

שלב	פעולה	תוצאה צפויה
1	בלשונית תבנית פעילות מצאו את התבנית הרצויה.	שורת התבנית גלויה ברשימה.
2	לחצו על כפתור לערוך (אייקון עיפרון) ליד התבנית.	טופס עריכה נפתח עם הערכים הנוכחיים.
3	ערכו את השדות הרצויים.	השדות עודכנו.
4	לחצו שמור.	התבנית עודכנה. פעילויות שנוצרו קודם מתבנית זו אינן מושפעות.

מחיקת תבנית

שלב	פעולה	תוצאה צפויה
1	בלשונית תבנית פעילות מצאו את התבנית למחיקה.	שורת התבנית גלויה ברשימה.
2	לחצו על כפתור להסיר (אייקון סל) ליד התבנית.	דיאלוג אישור מופיע.
3	אשרו את המחיקה.	התבנית נמחקה מהרשימה. פעילויות שנוצרו קודם מתבנית זו נשארות ללא שינוי.

שימוש בתבנית בעת יצירת פעילות

שלב	פעולה	תוצאה צפויה
1	בלוח שנה הפעילויות לחצו צור פעילות.	טופס יצירת פעילות נפתח.
2	בחרו תבנית ברשימה הנפתחת.	הטופס ממולא אוטומטית עם ערכי התבנית (שם, משך, פרויקט, הערות).
3	כווננו שדות במידת הצורך (לדוגמה, תאריך או עובד ספציפי).	השדות הותאמו לאינסטנס זה.
4	לחצו שמור.	פעילות חדשה נוצרה על בסיס התבנית.

מדריך שדות תבנית

שדה	חובה	תיאור
שם תבנית	כן	שם ברור לתבנית.
משך ברירת מחדל	כן	משך מוגדר מראש לפעילויות שייווצרו מתבנית זו.
פרויקט	לא	פרויקט ברירת מחדל לשיוך לפעילות.
הערות / הוראות	לא	טקסט ברירת מחדל שיופיע בשדה ההערות של הפעילות.
מיקום	לא	מיקום עבודה ברירת מחדל.
תפקיד	לא	תפקיד נדרש לפעילות (משמש בהפצה).

הרשאות גישה

תפקיד	צפייה בתבניות	יצירת תבניות	עריכת תבניות	מחיקת תבניות
עובד	לא	לא	לא	לא
מנהל משמרת	כן	לא	לא	לא
מנהל	כן	כן	כן	כן
Administrator	כן	כן	כן	כן
Owner	כן	כן	כן	כן

שאלות נפוצות

ש1: אם אעדכן תבנית, האם הפעילויות הקיימות ישתנו?
לא. פעילויות שנוצרו מהתבנית בעבר נשארות ללא שינוי. עדכון התבנית משפיע רק על פעילויות חדשות שייווצרו ממנה בהמשך.

ש2: האם ניתן ליצור מספר תבניות לאותו פרויקט?
כן. ניתן ליצור כמה תבניות שצריך, כולל במסגרת אותו פרויקט. לדוגמה, תבניות נפרדות ל-«בדיקת בוקר», «משלוח צהריים» ו-«דוח ערב» — כולן באותו פרויקט.

ש3: האם ניתן לשכפל תבנית?
אם פונקציית שכפול זמינה, ניתן להעתיק תבנית קיימת ולשנות אותה. אחרת, צרו תבנית חדשה ומלאו ערכים דומים ידנית.

ש4: האם תבניות זמינות בכל הפרויקטים?
תבניות זמינות ברמת החברה. אם תבנית קשורה לפרויקט ספציפי, הפרויקט יוצג כברירת מחדל, אך ניתן לשנות אותו בעת יצירת פעילות.

בעיות אפשריות ופתרונות

בעיה	סיבה אפשרית	פתרון
כפתור «Create template» אינו גלוי	הרשאות לא מספיקות.	רק מנהל, Administrator או Owner יכולים ליצור תבניות. פנו ל-Administrator.
חסרים שדות בטופס התבנית	חלק מהשדות עשויים להיות מוסתרים מאחורי מתג «Advanced».	חפשו סעיף הגדרות מתקדמות בטופס התבנית.
תבנית שנמחקה עדיין מוצגת	בעיית מטמון דפדפן.	רעננו את הדף — התבנית אמורה להיעלם.
רשימת תבניות ריקה בעת יצירת פעילות	לא נוצרה אף תבנית עדיין.	עברו ללשונית תבנית פעילות וצרו לפחות תבנית אחת.
מהתבנית הוכנסו ערכים שגויים	בתבנית עשויים להיות נתונים מיושנים.	ערכו את התבנית ועדכנו את ערכי ברירת המחדל.