הגדרות לוח זמנים והרשאות

מדריך מפורט לשלב 1 של אשף יצירת לוח הזמנים: בקרת שעות נוספות, נראות עובדים ושמונה הרשאות הקובעות מה העובדים יכולים לעשות עם המשמרות שלהם.

מהו זה?

בעת יצירת לוח זמנים חדש ב-שלב 1 עליכם לציין מידע בסיסי ולהגדיר פרמטרים הקובעים את התנהגות לוח הזמנים. שני מדורי ההגדרות החשובים ביותר:

נראות עובדים

mdash; קובעת אילו עמיתים העובד יכול לראות בלוח הזמנים.

הרשאות פעולות עובדים

mdash; שמונה מתגים נפרדים הקובעים אילו פעולות עובדים יכולים לבצע עם המשמרות שלהם. לרוב מהם זמינה אפשרות נוספת «עם אישור מנהל».

הגדרה נכונה של פרמטרים אלה מסייעת למצוא את האיזון בין גמישות לעובדים לבין בקרה ניהולית.

דרישות מקדימות

#	דרישה	פרטים
1	חשבון Shifton פעיל	עליכם להיות בעלי חשבון חברה רשום
2	תפקיד מנהל מערכת, בעלים או מנהל	נדרשות הרשאות ליצירה או עריכה של לוחות זמנים
3	פרויקט שנוצר	לוח הזמנים חייב להיות מקושר לפרויקט

הוראות שלב אחר שלב

גישה להגדרות לוח הזמנים

הרשאות לוח הזמנים מוגדרות ב-שלב 1 של אשף יצירת לוח הזמנים, וניתן גם לשנותן מאוחר יותר:

בעת היצירה:

מלאו שלב 1 של אשף + הוסף סידור עבודה חדש.

ללוח זמנים קיים:

לחצו על סמל העריכה (עיפרון) בשורת לוח הזמנים ברשימת לוחות הזמנים. ייפתח דיאלוג עריכה עם אותם שדות.

בחירת סוג בקרת שבוע

תפריט נפתח חובה זה קובע כיצד המערכת מטפלת בשעות נוספות בלוח זמנים זה. ברירת מחדל: אפשר עם אישור.

אפשרות	תיאור
אפשר עם אישור	שעות נוספות מותרות אך מסומנות לאישור מנהל (ברירת מחדל)
להתיר	שעות נוספות מותרות ללא אישור
Disלהתיר	משמרות עם שעות נוספות מסומנות כבעייתיות (מוצגות עם סימון אדום) — יצירת משמרות אינה נחסמת, אך הן מסומנות

הגדרה זו מוצגת כ-«שעות נוספות» בבלוק סקירת לוח הזמנים.

מתן אפשרות לעובדים לראות את כל המשמרות

כאשר תיבת סימון זו מופעלת, עובדים רואים משמרות של עמיתים ולא רק את שלהם.

בעת ההפעלה מופיעה אפשרות משנית עם מתגים:

אפשרות	תיאור
הצג את כל העובדים	העובד רואה משמרות של כל העמיתים בלוח הזמנים
הצג עובדים עם אותו תפקיד	העובד רואה רק משמרות של עמיתים עם אותו תפקיד

ברירת מחדל: כבוי (עובדים רואים רק את המשמרות שלהם).

הרשאות פעולות עובדים

בשלב 1 מוצגים שמונה מתגי הרשאות הקובעים מה עובדים יכולים לעשות עם משמרות. כל הרשאה ניתנת ל-הפעלה או כיבוי, ולרוב זמינה אפשרות נוספת: עם אישור מנהל (דורשת אישור מנהל לפני כניסת הפעולה לתוקף).

#	הרשאה	ברירת מחדל	תיאור
1	אפשר החלפת משמרות	פועל	עובדים יכולים לבקש להחליף משמרות עם עמיתים. נוסף: «עם אישור מנהל» (פועל כברירת מחדל); «החלפת משמרות רק עם אותו תפקיד» (כבוי כברירת מחדל)
2	אפשר לעובדים לשלוח משמרות לרשימת משמרות פתוחות	כבוי	עובד יכול לשלוח את המשמרת שלו למאגר משמרות פתוחות. נוסף: «עם אישור מנהל» (פועל כברירת מחדל)
3	אפשר לעובדים ליצור משמרות עצמאיות	כבוי	עובד יכול לבקש יצירת משמרת חדשה עבור עצמו. נוסף: «עם אישור מנהל» (כבוי כברירת מחדל)
4	אפשר לעובדים ליצור הפסקות	כבוי	עובד יכול להוסיף הפסקות במשמרות שלו. נדרש מודול הפסקות. נוסף: «עם אישור מנהל» (כבוי כברירת מחדל)
5	אפשר לעובדים לוותר על משמרות	כבוי	עובד יכול לוותר על משמרת שהוקצתה לו. נוסף: «עם אישור מנהל» (כבוי כברירת מחדל)
6	אפשר לעובדים לקחת משמרות מרשימת משמרות פתוחות	פועל	עובד יכול לקחת משמרת פתוחה שלא שויכה. נוסף: «עם אישור מנהל» (פועל כברירת מחדל)
7	אפשר לעובדים להחליף הפסקות בין תבניות משמרות שונות	כבוי	עובדים יכולים להחליף זמני הפסקה בין תבניות משמרות שונות. נדרש מודול הפסקות.
8	אפשר לעובדים לפצל משמרות	כבוי	עובד יכול לפצל משמרת אחת לשני בלוקי זמן נפרדים.

הגדרות נוספות של לוח הזמנים

שני שדות מספריים נוספים נמצאים בהגדרות לוח הזמנים (מתחת למתגי ההרשאות):

שדה	ברירת מחדל	תיאור
מספר מרבי של משמרות רצופות	0	מספר מרבי של משמרות עוקבות שניתן לשייך לעובד. 0 = ללא הגבלה. המערכת תציג אזהרה בעת חריגה מהמגבלה.
הפסקה מינימלית בין משמרות (בשעות)	0.0000	זמן מנוחה מינימלי בין שתי משמרות. 0 = ללא הגבלה.

כיצד להגדיר הרשאות

עבור כל אחת משמונה ההרשאות החליטו האם להפעיל או לכבות אותה.

אם ההרשאה מופעלת, החליטו האם נדרש אישור מנהל:

מופעלת ללא אישור

mdash; עובדים יכולים לבצע את הפעולה מיד.

מופעלת עם אישור

mdash; עובדים יכולים לבקש את הפעולה, אך היא תיכנס לתוקף רק לאחר אישור מנהל.

כבויה

mdash; עובדים אינם יכולים לבצע פעולה זו.

לאחר הגדרת כל ההרשאות לחצו הבא למעבר לשלב 2.

תצורות הרשאות מומלצות

סוג צוות	הגדרות מומלצות
צוות קטן ואמין	הפעילו רוב ההרשאות ללא אישור מנהל לגמישות מרבית
צוות בינוני	הפעילו הרשאות עם אישור מנהל להחלפה, ויתור ומשמרות פתוחות
צוות גדול או מפוקח	הפעילו רק הרשאות נחוצות, הכל עם אישור מנהל
ניהול מלא	כבו את כל הרשאות העובדים — מנהלים שולטים בהכל

אילו סוגי בקשות מפעילה כל הרשאה

כאשר הרשאה מופעלת, עובדים רואים את סוג הבקשה המתאים בעמוד בקשות ובאפליקציית הנייד:

הרשאה	סוג בקשה
אפשר החלפת משמרות	בקשת החלפת משמרות
אפשר לעובדים לשלוח משמרות לרשימת משמרות פתוחות	בקשת שליחה לרשימה פתוחה
אפשר לעובדים ליצור משמרות עצמאיות	בקשת יצירת משמרת
אפשר לעובדים ליצור הפסקות	בקשת יצירת הפסקה
אפשר לעובדים לוותר על משמרות	בקשת ויתור על משמרת
אפשר לעובדים לקחת משמרות מרשימת משמרות פתוחות	בקשת לקיחה מרשימה פתוחה
אפשר לעובדים להחליף הפסקות	בקשת החלפת הפסקות
אפשר לעובדים לפצל משמרות	בקשת פיצול משמרת

הרשאות גישה

תפקיד	צפייה בהגדרות	הגדרת פרמטרים	אישור בקשות עובדים
בעלים	כן	כן	כן
מנהל מערכת	כן	כן	כן
מנהל	כן (לוחות זמנים משויכים)	כן (לוחות זמנים משויכים)	כן (עובדים משויכים)
עובד	לא	לא	לא

שאלות נפוצות

ש: האם ניתן לשנות הרשאות לאחר יצירת לוח הזמנים?
ת: כן. לחצו על סמל העריכה (עיפרון) על לוח הזמנים ברשימת לוחות הזמנים. ייפתח אותו דיאלוג הגדרות, וכל השינויים ייכנסו לתוקף מיד לאחר שמירה.

ש: מה יקרה עם בקשות ממתינות אם אכבה הרשאה?
ת: בקשות ממתינות של הרשאה שכובתה יצטרכו טיפול ידני. מומלץ לטפל בכל הבקשות הממתינות לפני שינוי הגדרות הרשאות.

ש: האם אפשרות «עם אישור מנהל» מודיעה למנהל אוטומטית?
ת: כן. כאשר עובד מבצע פעולה הדורשת אישור, המנהל המשויך מקבל הודעה ויכול לאשר או לדחות את הבקשה.

ש: האם ניתן להגדיר הרשאות שונות לעובדים שונים באותו לוח זמנים?
ת: לא. הרשאות חלות על כל עובדי לוח הזמנים באופן שווה. אם נדרשות רמות הרשאות שונות, צרו לוחות זמנים נפרדים עם הגדרות שונות.

ש: לשם מה משמשת הרשאת «פיצול משמרות»?
ת: פיצול משמרת מאפשר לעובד לחלק משמרת ארוכה אחת לשתיים קצרות — למשל, להפוך משמרת של 8 שעות לבלוק בוקר של 4 שעות ובלוק צהריים של 4 שעות.

ש: הפעלתי הרשאה אך העובד לא רואה את האפשרות — מדוע?
ת: בדקו ש: (1) ההגדרה נשמרה, (2) העובד משויך לאותו לוח זמנים, ו-(3) המודול הנדרש פעיל (מודול הפסקות עבור הרשאות הקשורות להפסקות).

בעיות אפשריות ופתרונות

בעיה	סיבה אפשרית	פתרון
עובדים לא יכולים להחליף משמרות למרות שההרשאה מופעלת	אפשרות «עם אישור מנהל» מופעלת והמנהל טרם אישר את הבקשה	בדקו את תור הבקשות הממתינות ואשרו או דחו בקשות החלפה
מנהל לא מקבל בקשות לאישור	הודעות לא מוגדרות נכון	ודאו שבהגדרות ההודעות של המנהל פעולות לוח זמנים מופעלות
עובדים רואים יותר מדי עמיתים בלוח הזמנים	נראות עובדים מוגדרת ל-«כל העובדים»	עברו ל-«עם אותו תפקיד» להגבלת הנראות
שינויי הרשאות אינם נכנסים לתוקף	מטמון הדפדפן מציג הגדרות ישנות	בקשו מעובדים לרענן את העמוד או לנקות מטמון הדפדפן
לא מוצאים את מדור ההרשאות	גללתם מעבר אליו בטופס שלב 1	גללו למטה בטופס שלב 1 — ההרשאות נמצאות בדרך כלל בחלק התחתון