יצירת לוח זמנים לפי תבנית (Preset)

צרו לוח זמנים רוטציוני חוזר על סמך תבנית מוגדרת מראש, למשל 2 ימי עבודה ו-2 ימי מנוחה. סוג Preset מתאים במיוחד לצוותים שעובדים במתכונת מחזורית.

מהו זה?

סוג לוח הזמנים הגדרה מראש משתמש בחלוקה אוטומטית ליצירת משמרות על סמך תבנית חוזרת. אתם מגדירים מחזור — למשל, 2 ימי עבודה ואחריהם 2 ימי מנוחה, או 4 ימי עבודה / 2 ימי מנוחה — ו-Shifton מחיל תבנית זו על כל טווח התאריכים של לוח הזמנים עבור כל עובד משויך.

סוג לוח זמנים זה נפוץ באבטחה, בריאות, לוגיסטיקה ובייצור, שבהם משמרות רוטציוניות מבטיחות כיסוי רציף.

דרישות מקדימות

#	דרישה	פרטים
1	חשבון Shifton פעיל	עליכם להיות בעלי חשבון חברה רשום
2	תפקיד מנהל מערכת, בעלים או מנהל	נדרשות הרשאות ליצירת לוחות זמנים
3	פרויקט עם עובדים משויכים	לוח הזמנים חייב להיות מקושר לפרויקט שבו יש עובדים

הוראות שלב אחר שלב

שלב 1: מידע בסיסי

עברו למדור סידורי עבודה בתפריט הצדדי ולחצו + הוסף סידור עבודה חדש.

מלאו את שדות המידע הבסיסי:

שדה	חובה	תיאור
הזן שם של סידור עבודה	כן	שם תיאורי (למשל, «אבטחה — 2/2»)
צבע	לא	בחרו צבע לזיהוי לוח הזמנים
בחר פרויקט	כן	בחרו פרויקט שאליו מקושר לוח הזמנים
בחר תאריכים	כן	הגדירו תאריכי התחלה וסיום — מקסימום 3 חודשים
בסיסי עובד שיעור תשלום	לא	תעריף שכר בסיסי לשעה עבור משמרות בלוח זמנים זה
בחר את סוג בקרת שעות נוספות	כן	כיצד מטופלות שעות נוספות: אפשר עם אישור (ברירת מחדל) / Allow / Disallow

מתחת לשדות אלה נמצא מדור הרשאות פעולות עובדים (תיבות סימון). ראו מאמר הגדרות והרשאות לוח זמנים.

לחצו הבא להמשך.

שלב 2: בחירת סוג לוח זמנים

במסך בחירת סוג לוח הזמנים בחרו תבנית שיבוץ מוגדרת מראש (שיבוץ אוטומטי).

«יוצר לוחות זמנים על סמך תבנית סידור משמרות שנבחרה. למשל, 2 ימי עבודה ו-2 ימי מנוחה.»

לחצו הבא. לוח הזמנים נוצר.

לאחר היצירה: הוספת עובדים והגדרת תבנית

לחצו על שם לוח הזמנים לפתיחתו.

עברו ללשונית הוסף עובדים, בחרו עובדים ולחצו Add.

עברו ללשונית תבניות משמרת להגדרת תבנית ופרמטרי משמרות.

לאחר היצירה: הוספת משמרות ופרסום

הוסיפו משמרות דרך חברה סידור עבודה באמצעות הוספה המונית או הגדרת תבנית.

לחצו פרסם ועדכן את העובדים כדי שעובדים יוכלו לראות את המשמרות שלהם.

תבניות Preset זמינות

Shifton כולל 11 תבניות מובנות. בחרו אחת מהן בעת הגדרת לוח הזמנים:

#	תבנית	תיאור
1	1/1	יום עבודה 1 / יום מנוחה 1
2	1/2	יום עבודה 1 / ימי מנוחה 2
3	1/3	יום עבודה 1 / ימי מנוחה 3
4	2/2	ימי עבודה 2 / ימי מנוחה 2 (הנפוץ ביותר)
5	2/2/חילופין	תבנית 2/2 מתחלפת
6	2/2/3	רוטציה מורכבת: 2 עבודה / 2 מנוחה / 3 עבודה
7	3/3	ימי עבודה 3 / ימי מנוחה 3
8	4/2	ימי עבודה 4 / ימי מנוחה 2
9	5/2	ימי עבודה 5 / ימי מנוחה 2 (שבוע עבודה סטנדרטי)
10	5/2/6/1	רוטציה מורכבת
11	יום/לילה/48	משמרת יום / משמרת לילה / 48 שעות מנוחה

הרשאות גישה

תפקיד	צפייה בלוח זמנים	יצירת לוח זמנים Preset	עריכת משמרות	מחיקת לוח זמנים
בעלים	כן	כן	כן	כן
מנהל מערכת	כן	כן	כן	כן
מנהל	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)
עובד	כן (רק המשמרות שלו)	לא	לא	לא

שאלות נפוצות

ש: כמה תבניות הגדרה מראש זמינות?
ת: Shifton כולל 11 תבניות מובנות — ממחזורים פשוטים של 1/1 ועד תבניות מורכבות של יום/לילה/48 שעות מנוחה. ראו מדור «תבניות Preset זמינות» למעלה.

ש: האם ניתן לשנות את התבנית לאחר יצירת לוח הזמנים?
ת: לא. התבנית נקבעת בעת היצירה. לשימוש בתבנית אחרת, מחקו את לוח הזמנים וצרו חדש. ניתן גם לתקן ידנית משמרות בודדות.

ש: כיצד המערכת מטפלת בעובדים שמצטרפים באמצע מחזור?
ת: עובדים שנוספו לאחר יצירת לוח הזמנים לא יקבלו משמרות אוטומטית. תצטרכו להוסיף להם משמרות ידנית או ליצור מחדש את לוח הזמנים.

ש: האם לעובדים שונים יכולות להיות תבניות שונות באותו לוח זמנים?
ת: לא. כל העובדים בלוח זמנים Preset עוקבים אחרי אותה תבנית רוטציה. אם נדרשות תבניות שונות, צרו לוחות זמנים נפרדים.

ש: משמרות אינן גלויות לעובדים — מדוע?
ת: יש לפרסם את המשמרות. לחצו פרסם ועדכן את העובדים בעמוד לוח הזמנים. לפני הפרסום משמרות גלויות רק למנהלים.

בעיות אפשריות ופתרונות

בעיה	סיבה אפשרית	פתרון
לכל העובדים אותם ימי מנוחה	לא הופעלה הסטת התחלה	מחקו וצרו מחדש את לוח הזמנים עם אפשרות הסטת ההתחלה מופעלת
התבנית לא מתאימה ללוח השנה כצפוי	תאריך ההתחלה גורם לתבנית להתחיל מאמצע המחזור	התאימו את תאריך התחלת לוח הזמנים כך שיתאים לתחילת התבנית הרצויה
לחלק מהעובדים אין משמרות	הם נוספו לפרויקט לאחר יצירת לוח הזמנים	הוסיפו ידנית משמרות לעובדים אלה או צרו מחדש את לוח הזמנים
משמרות חורגות מתאריך סיום לוח הזמנים	מחזור התבנית אינו מתחלק בשלמות בטווח התאריכים	זה תקין — התבנית נחתכת בתאריך סיום לוח הזמנים
משמרות לילה מוצגות ביום לא נכון	משמרות החוצות חצות מוצגות בתאריך ההתחלה	זו התנהגות צפויה — המשמרת מוצגת ביום שבו היא מתחילה