יצירת לוח זמנים מתקדם (Advanced)

צרו לוחות זמנים עם מספר שונה של עמדות עבודה לכל משמרת. סוג לוח הזמנים Advanced מיועד לעסקים שבהם העבודה היומית מחולקת למספר משמרות עם צרכי כוח אדם שונים.

מהו זה?

סוג לוח הזמנים מתקדם משתמש בחלוקה אוטומטית ליצירת משמרות שבהן לכל חלון זמן יכול להיות מספר שונה של עובדים נדרשים (עמדות עבודה). בניגוד לסוג Basic, שבו לכולם משויכות שעות זהות, סוג Advanced מאפשר להגדיר כמה אנשים נדרשים בכל תקופת משמרת.

פתרון אידיאלי למפעלי ייצור, בתי חולים, מוקדי שירות וכל פעילות שעובדת במספר משמרות ביום עם דרישות כיסוי שונות.

דרישות מקדימות

#	דרישה	פרטים
1	חשבון Shifton פעיל	עליכם להיות בעלי חשבון חברה רשום
2	תפקיד מנהל מערכת, בעלים או מנהל	נדרשות הרשאות ליצירת לוחות זמנים
3	פרויקט עם מספיק עובדים משויכים	נדרש מספיק כוח אדם לכיסוי כל עמדות העבודה המוגדרות

הוראות שלב אחר שלב

שלב 1: מידע בסיסי

עברו למדור סידורי עבודה בתפריט הצדדי ולחצו + הוסף סידור עבודה חדש.

מלאו את שדות המידע הבסיסי:

שדה	חובה	תיאור
הזן שם של סידור עבודה	כן	שם תיאורי (למשל, «מחסן — רוטציית 3 משמרות»)
צבע	לא	בחרו צבע לזיהוי לוח הזמנים
בחר פרויקט	כן	בחרו פרויקט שאליו מקושר לוח הזמנים
בחר תאריכים	כן	הגדירו תאריכי התחלה וסיום — מקסימום 3 חודשים
בסיסי עובד שיעור תשלום	לא	תעריף שכר בסיסי לשעה עבור משמרות בלוח זמנים זה
בחר את סוג בקרת שעות נוספות	כן	כיצד מטופלות שעות נוספות: אפשר עם אישור (ברירת מחדל) / Allow / Disallow

מתחת לשדות אלה נמצא מדור הרשאות פעולות עובדים (תיבות סימון). ראו מאמר הגדרות והרשאות לוח זמנים.

לחצו הבא להמשך.

שלב 2: בחירת סוג לוח זמנים

במסך בחירת סוג לוח הזמנים בחרו תבנית שיבוץ מתקדמת (שיבוץ אוטומטי).

«מציע יצירת לוח זמנים המאפשר ליצור מספר משמרות עבודה עם מספר שונה של עמדות עבודה לכל אחת מהן. פתרון אידיאלי לעסקים הדורשים חלוקת העבודה היומית למשמרות.»

לחצו הבא. לוח הזמנים נוצר.

לאחר היצירה: הגדרת תבניות משמרות

סוג Advanced מיועד לתמיכה במספר תבניות משמרות, כל אחת עם מספר שונה של עמדות עבודה נדרשות למשמרת. לאחר היצירה:

לחצו על שם לוח הזמנים לפתיחתו.

עברו ללשונית תבניות משמרת להגדרת כל סוג משמרת (למשל, בוקר, צהריים, לילה) ומספר כוח האדם הנדרש לכל אחד.

עברו ללשונית הוסף עובדים להוספת עובדים.

לאחר היצירה: הוספת משמרות ופרסום

הוסיפו משמרות דרך חברה סידור עבודה באמצעות הוספה המונית או הזנה ידנית.

לחצו פרסם ועדכן את העובדים כדי שעובדים יוכלו לראות את המשמרות שלהם.

הרשאות גישה

תפקיד	צפייה בלוח זמנים	יצירת לוח זמנים Advanced	עריכת משמרות	מחיקת לוח זמנים
בעלים	כן	כן	כן	כן
מנהל מערכת	כן	כן	כן	כן
מנהל	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)
עובד	כן (רק המשמרות שלו)	לא	לא	לא

שאלות נפוצות

ש: מתי להשתמש ב-מתקדם במקום בסיסי?
ת: השתמשו ב-Advanced כאשר הפעילות שלכם דורשת מספר שונה של עובדים בזמנים שונים של היום. למשל, אם נדרשים 5 אנשים בבוקר, 8 בצהריים ו-3 בלילה, Advanced הוא הבחירה הנכונה. אם כולם עובדים באותן שעות, Basic פשוט יותר.

ש: האם ניתן להגדיר מספר שונה של עמדות עבודה לימים שונים בשבוע?
ת: לוח זמנים Advanced מחיל את אותו מבנה משמרות על כל ימי העבודה שנבחרו. אם נדרשים רמות איוש שונות בימים שונים, שקלו ליצור לוחות זמנים נפרדים לקבוצות ימים אלה.

ש: כיצד משמרתon מחליט אילו עובדים מקבלים אילו משמרות?
ת: המערכת מחלקת עובדים אוטומטית לאיזון עומס. ניתן לבצע תיקונים ידניים לאחר יצירת לוח הזמנים.

ש: מה יקרה אם אין מספיק עובדים למילוי כל העמדות?
ת: Shifton ימלא כמה שיותר מקומות עם העובדים הזמינים. עמדות עבודה שלא אוישו יוצגו כמשמרות פתוחות שניתן לשייך מאוחר יותר או שעובדים יוכלו לבקש לקחת.

ש: האם למשמרות בלוח זמנים אחד יכול להיות משך שונה?
ת: כן. לכל תקופת משמרת יכולים להיות שעת התחלה, שעת סיום והגדרות הפסקה משלה, כך שהמשמרות לא חייבות להיות באותו אורך.

בעיות אפשריות ופתרונות

בעיה	סיבה אפשרית	פתרון
לא מספיק עובדים שויכו למשמרות	בפרויקט פחות עובדים ממספר העמדות המוגדרות	הוסיפו עובדים נוספים לפרויקט או הפחיתו מספר עמדות עבודה
משמרות חופפות בזמן	טווחי זמן של משמרות לא מותאמים כראוי	תקנו שעות התחלה וסיום כדי שמשמרות לא יחפפו
עובדים שויכו למשמרות רצופות	המערכת עשויה לשייך משמרות עוקבות אם הזמינות מאפשרת	תקנו ידנית שיוכים להבטחת מנוחה מספקת
לא ניתן להגדיר יותר ממספר מסוים של משמרות ביום	מגבלת תצורת מערכת	בדקו האם המנוי שלכם תומך במספר המשמרות הנדרש
לוח הזמנים מראה חלוקה לא אחידה	מספר לא שווה של עובדים לפי תפקידים או מגבלות זמינות	בדקו שיוכים וזמינות עובדים ואזנו ידנית