יצירת לוח זמנים ריק (ידני)

צרו לוח זמנים ריק והוסיפו כל משמרת ידנית. סוג לוח הזמנים Empty נותן לכם שליטה מלאה על מתי והיכן כל עובד עובד.

מהו זה?

סוג לוח הזמנים רייק יוצר לוח זמנים ללא משמרות שנוצרו מראש. במקום חלוקה אוטומטית של משמרות, הוא מספק לכם בד ריק. לאחר מכן אתם מוסיפים ידנית כל משמרת לכל עובד, ובוחרים תאריכים, שעות והגדרות מדויקים לכל רשומה.

סוג זה אידיאלי כאשר צרכי התכנון שלכם מאוד לא סדירים, כאשר דרישות המשמרות משתנות תכופות, או כאשר אתם פשוט מעדיפים לבנות את לוח הזמנים בעצמכם מאפס.

דרישות מקדימות

#	דרישה	פרטים
1	חשבון Shifton פעיל	עליכם להיות בעלי חשבון חברה רשום
2	תפקיד מנהל מערכת, בעלים או מנהל	נדרשות הרשאות ליצירת לוחות זמנים
3	פרויקט עם עובדים משויכים	לוח הזמנים חייב להיות מקושר לפרויקט שבו יש עובדים
4	תבניות משמרות (מומלץ)	תצורות משמרות מוגדרות מראש מזרזות הזנה ידנית

הוראות שלב אחר שלב

שלב 1: מידע בסיסי

עברו לעמוד סידורי עבודה ולחצו + הוסף סידור עבודה חדש.

מלאו את שדות המידע הבסיסי:

שדה	תיאור
שם לוח הזמנים	שם תיאורי (למשל, «צוות אירועים — מותאם אישית»)
צבע	בחרו צבע לזיהוי לוח הזמנים
פרויקט	בחרו פרויקט שאליו מקושר לוח הזמנים
טווח תאריכים (From / To)	הגדירו תאריכי התחלה וסיום (מקסימום 3 חודשים)
שיעור תשלום	הגדירו תעריף שכר עבור משמרות בלוח זמנים זה
הרשאות	קבעו מה עובדים יכולים לעשות (החלפת משמרות, העברת משמרות וכו’)

לחצו הבא להמשך.

שלב 2: בחרו סוג Empty

במסך בחירת סוג לוח הזמנים בחרו תבנית שיבוץ ריקה (שיבוץ ידני).

אין צורך בהגדרה נוספת — סוג זה יוצר לוח זמנים ריק.

לחצו צור.

שלב 3: הוספת משמרות ידנית

עברו לעמוד סידור עבודה לצפייה ברשת לוח השנה הריקה.

עבור כל שורת עובד לחצו על תפריט הקשר (שלוש נקודות) או לחצו על תא היום.

בחרו הוסף משמרת לעובד.

בטופס המשמרת מלאו:

שדה	תיאור
תאריך	תאריך המשמרת
תבנית של משמרת	אופציונלי — בחרו תבנית מוגדרת מראש למילוי אוטומטי של השעות
שעת התחלה / זמן סיום	שעת התחלה וסיום של המשמרת
הפסקה	משך ההפסקה בדקות
מקום	אופציונלי — שייכו מיקום עבודה
הערה	הוסיפו הערות כלשהן

לחצו הוסף משמרת לשמירה.

חזרו על הפעולה עבור כל עובד וכל יום.

טיפים לתכנון ידני יעיל

השתמשו בתבניות משמרות

כדי לא להזין שוב ושוב את אותן הגדרות זמן והפסקות.

השתמשו בפעולה «העתק משמרות»

להעתקת משמרות מתקופה אחת לאחרת.

השתמשו בפעולות המוניות על משמרות

להחלת שינויים על מספר משמרות בו-זמנית.

הרשאות גישה

תפקיד	צפייה בלוח זמנים	יצירת לוח זמנים Empty	הוספת משמרות ידנית	מחיקת לוח זמנים
בעלים	כן	כן	כן	כן
מנהל מערכת	כן	כן	כן	כן
מנהל	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)
עובד	כן (רק המשמרות שלו)	לא	לא (אלא אם הורשה)	לא

שאלות נפוצות

ש: למה לבחור לוח זמנים רייק במקום סוג אוטומטי?
ת: בחרו Empty כאשר צרכי התכנון שלכם בלתי צפויים, כאשר לכל עובד שעות ייחודיות, או כאשר אתם רוצים שליטה ידנית מלאה על כל שיוך משמרת.

ש: האם יש דרך מהירה יותר למלא לוח זמנים רייק?
ת: כן. השתמשו ב-תבניות משמרות למילוי מוקדם של הגדרות זמן סטנדרטיות, ב-העתק משמרות להעתקת תבניות, וב-פעולות לשינוי מרובה לעריכת מספר משמרות בו-זמנית.

ש: האם ניתן להמיר לוח זמנים רייק לסוג אוטומטי מאוחר יותר?
ת: לא. סוג לוח הזמנים נקבע בעת היצירה ואינו ניתן לשינוי. תצטרכו ליצור לוח זמנים חדש עם הסוג האוטומטי הרצוי.

ש: האם עובדים יכולים להוסיף משמרות משלהם ללוח זמנים רייק?
ת: רק אם בהגדרות לוח הזמנים הופעלה ההרשאה «יצירת משמרות עצמאיות». פרטים נוספים — במאמר הגדרות והרשאות לוח זמנים.

בעיות אפשריות ופתרונות

בעיה	סיבה אפשרית	פתרון
הוספת משמרות לוקחת הרבה זמן	הוספת כל משמרת בנפרד ללא תבניות	צרו תבניות משמרות לתצורות הנפוצות ביותר
שכחו להוסיף משמרות לחלק מהעובדים	תהליך ידני מועד לטעויות אנוש	בדקו היטב את רשת לוח הזמנים והשתמשו בסינון לבדיקת כל עובד
לא ניתן להוסיף משמרת לעובד	העובד לא שויך לפרויקט	שייכו תחילה את העובד לפרויקט
משמרות נעלמות לאחר רענון העמוד	המשמרת לא נשמרה לפני המעבר	תמיד לחצו «הוסף משמרת» לשמירה לפני יציאה מהטופס
יותר מדי משמרות לניהול ידני	צוות גדול עם הרבה עובדים	שקלו שימוש בסוג לוח זמנים אוטומטי (Basic, Preset וכו’) ליצירה המונית