יצירת לוח זמנים בסיסי (Basic)

צרו לוח זמנים עבודה סטנדרטי עם שעות קבועות, הפסקות צהריים וימי עבודה ומנוחה סדירים. סוג לוח הזמנים Basic מתאים במיוחד לצוותים קלאסיים עם מתכונת 9-18.

מהו זה?

סוג לוח הזמנים בסיסי משתמש בחלוקה אוטומטית ליצירת משמרות עם שעות עבודה זהות לכל העובדים המשויכים. זהו הסוג הפשוט והנפוץ ביותר — אידיאלי לצוותי משרד, עובדי קמעונאות או כל קבוצה עם מתכונת יומית סטנדרטית.

כאשר בוחרים Basic, Shifton יוצר אוטומטית משמרות לכל עובד בתקופה שנבחרה על סמך ימי העבודה, שעות ההתחלה והסיום והגדרות ההפסקות שצוינו.

דרישות מקדימות

#	דרישה	פרטים
1	חשבון Shifton פעיל	עליכם להיות בעלי חשבון חברה רשום
2	תפקיד מנהל מערכת, בעלים או מנהל	נדרשות הרשאות ליצירת לוחות זמנים
3	פרויקט עם עובדים משויכים	לוח הזמנים חייב להיות מקושר לפרויקט שבו יש עובדים

הוראות שלב אחר שלב

שלב 1: מידע בסיסי

עברו למדור סידורי עבודה בתפריט הצדדי ולחצו + הוסף סידור עבודה חדש.

מלאו את שדות המידע הבסיסי:

שדה	חובה	תיאור
הזן שם של סידור עבודה	כן	שם תיאורי (למשל, «צוות משרד — מרץ»)
צבע	לא	בחרו צבע לזיהוי לוח הזמנים בלוח השנה
בחר פרויקט	כן	בחרו פרויקט שאליו מקושר לוח הזמנים
בחר תאריכים	כן	הגדירו תאריכי התחלה וסיום — מקסימום 3 חודשים
בסיסי עובד שיעור תשלום	לא	תעריף שכר בסיסי לשעה עבור משמרות בלוח זמנים זה
בחר את סוג בקרת שעות נוספות	כן	כיצד מטופלות שעות נוספות: אפשר עם אישור (ברירת מחדל) / Allow / Disallow

מתחת לשדות אלה נמצא מדור הרשאות פעולות עובדים (תיבות סימון). פרטים נוספים — במאמר הגדרות והרשאות לוח זמנים.

לחצו הבא להמשך.

שלב 2: בחירת סוג לוח זמנים

במסך בחירת סוג לוח הזמנים בחרו תבנית שיבוץ בסיסית (שיבוץ אוטומטי).

«יוצר לוחות זמנים עם מספר קבוע של שעות עבודה, הפסקות צהריים, ימי עבודה ומנוחה. למשל, ניתן ליצור לוח זמנים סטנדרטי 9-18 למספר עובדים שנבחר.»

לחצו הבא. לוח זמנים Basic משתמש בתבנית קבועה — אין צורך בהגדרה נוספת בשלב זה; פרטי המשמרות מתווספים לאחר היצירה.

לאחר היצירה: הוספת עובדים

לאחר היצירה לוח הזמנים מופיע ברשימת לוחות הזמנים, אך עדיין אינו מכיל עובדים.

לחצו על שם לוח הזמנים לפתיחתו.

עברו ללשונית הוסף עובדים.

בחרו עובדים ולחצו Add.

לאחר היצירה: הוספת משמרות

עבור לוחות זמנים Basic משמרות מתווספות דרך עמוד חברה סידור עבודה:

השתמשו ב-פעולות → Bulk add להוספה המונית של משמרות למספר עובדים באמצעות תבנית משמרות.

או לחצו + על תא של כל יום להוספת משמרת ידנית לעובד ספציפי.

פרטים נוספים — במאמרים פעולות המוניות על משמרות ו-הוספת משמרות.

פרסום לוח הזמנים

לחצו פרסם ועדכן את העובדים כדי שעובדים יוכלו לראות את המשמרות שלהם באפליקציית הנייד. לפני הפרסום משמרות גלויות רק למנהלים.

הרשאות גישה

תפקיד	צפייה בלוח זמנים	יצירת לוח זמנים Basic	עריכת משמרות	מחיקת לוח זמנים
בעלים	כן	כן	כן	כן
מנהל מערכת	כן	כן	כן	כן
מנהל	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)
עובד	כן (רק המשמרות שלו)	לא	לא	לא

שאלות נפוצות

ש: לשם מה משמש בדרך כלל לוח זמנים בסיסי?
ת: סוג Basic מתאים ביותר לצוותים עם מתכונת עבודה סטנדרטית וצפויה — למשל, משרד מיום ראשון עד חמישי מ-9:00 עד 18:00 עם הפסקת צהריים של שעה.

ש: האם ניתן להגדיר שעות שונות לימים שונים בשבוע?
ת: לא. לוח זמנים Basic משתמש בתבנית משמרת אחידה לכל יום עבודה. אם נדרשות שעות שונות בימים שונים, השתמשו בסוג לוח זמנים מתקדם.

ש: מה לעשות אם צריך לדלג על יום ספציפי (למשל, חג)?
ת: לאחר יצירת לוח הזמנים ניתן למחוק או לשנות ידנית משמרות בודדות בימי חג.

ש: האם ניתן לשנות ימי עבודה לאחר יצירת לוח הזמנים?
ת: לא ניתן לשנות את תצורת סוג לוח הזמנים לאחר היצירה. עם זאת, ניתן להוסיף או למחוק ידנית משמרות בודדות בעמוד לוח הזמנים.

ש: תקופת לוח הזמנים מוגבלת ל-3 חודשים — מה לעשות כשהיא מסתיימת?
ת: השתמשו בפונקציה לקצר/להאריך סידור עבודה להארכת לוח הזמנים לתקופה הבאה. פרטים נוספים — במאמר הארכה וקיצור לוחות זמנים.

ש: משמרות אינן גלויות לעובדים — מדוע?
ת: יש לפרסם את המשמרות. לחצו פרסם ועדכן את העובדים בעמוד לוח הזמנים. לפני הפרסום משמרות גלויות רק למנהלים.

בעיות אפשריות ופתרונות

בעיה	סיבה אפשרית	פתרון
משמרות לא נוצרו עבור חלק מהעובדים	עובדים אלה לא שויכו לפרויקט שנבחר	שייכו עובדים חסרים לפרויקט וצרו מחדש את לוח הזמנים או הוסיפו משמרות ידנית
זמן ההפסקה חופף לסיום המשמרת	שעת תחילת ההפסקה הוגדרה מאוחר מדי	תקנו את שעת ההפסקה כך שההפסקה תסתיים לפני סוף המשמרת
לוח הזמנים לא מוצג בלוח השנה	צופים בפרויקט או בתקופה אחרים	עברו לפרויקט הנכון ונווטו לתקופת לוח הזמנים
לא ניתן לבחור שבת או ראשון כימי עבודה	בעיית ממשק לוח שנה	ודאו שלוחצים על המתגים הנכונים בבורר ימי העבודה
משמרות מוצגות עם משך שגוי	שעת התחלה או סיום שגויה	מחקו את לוח הזמנים, תקנו את השעות וצרו מחדש