סקירת יצירת לוח זמנים

למדו כיצד בנוי עמוד לוחות הזמנים וכיצד עובד אשף יצירת לוח הזמנים בשני שלבים. מאמר זה מתאר את מבנה העמוד, הלשוניות והסדר הכללי של העבודה, לפני שתעברו לסוגים ספציפיים של לוחות זמנים.

מהו זה?

עמוד לוחות הזמנים הוא הכלי המרכזי שלכם ליצירה ולניהול של לוחות זמנים לעובדים. הוא מכיל שתי לשוניות: סידורי עבודה ו-תבניות משמרת. בלשונית Schedules מוצגת רשימת כל לוחות הזמנים הקיימים עם פרטים מרכזיים, ובלשונית תבניות משמרת ניתן ליצור תצורות משמרות לשימוש חוזר.

יצירת לוח זמנים חדש מתבצעת באמצעות אשף בשני שלבים:
– שלב 1: ציינו מידע בסיסי — שם, צבע, פרויקט, תקופה, תעריף שכר והרשאות לעובדים.
– שלב 2: בחרו סוג לוח זמנים והגדירו את הפרמטרים שלו.

כל לוח זמנים יכול לכסות תקופה של עד 3 חודשים לכל היותר.

דרישות מקדימות

#	דרישה	פרטים
1	חשבון Shifton פעיל	עליכם להיות בעלי חשבון חברה רשום
2	תפקיד מנהל מערכת, בעלים או מנהל	נדרשות הרשאות ליצירת לוחות זמנים
3	פרויקט אחד לפחות שנוצר	לוחות זמנים תמיד מקושרים לפרויקט
4	עובדים הוספו למערכת	נדרשים עובדים לשיוך ללוח הזמנים

הוראות שלב אחר שלב

מעבר לעמוד לוחות הזמנים

פתחו את התפריט הצדדי השמאלי.

לחצו על סידורי עבודה

למעלה תראו שתי לשוניות: סידורי עבודה ו-תבניות משמרת.

לשונית Schedules

בלשונית Schedules מוצגת טבלה עם כל לוחות הזמנים שלכם:

עמודה	תיאור
שם	שם לוח הזמנים
כמות עובדים	מספר עובדים המשויכים ללוח זמנים זה
פרויקט	הפרויקט שאליו מקושר לוח הזמנים
תקופה (From/To)	תאריכי התחלה וסיום של לוח הזמנים
פעולות	פעולות זמינות: עריכה, הארכה, מחיקה ועוד

יצירת לוח זמנים חדש — אשף בשני שלבים

שלב 1: מידע בסיסי

לחצו על כפתור + הוסף סידור עבודה חדש.

מלאו את השדות הבאים:

שם לוח הזמנים

mdash; שם תיאורי.

צבע

mdash; בחרו צבע להצגת לוח הזמנים בלוח השנה.

פרויקט

mdash; בחרו פרויקט שאליו יהיה מקושר לוח הזמנים.

טווח תאריכים (From / To)

mdash; הגדירו תאריכי התחלה וסיום. תקופה מרבית — 3 חודשים.

שיעור תשלום

mdash; ציינו הגדרות תעריף שכר עבור לוח זמנים זה.

הרשאות

mdash; הגדירו אילו פעולות עובדים יכולים לבצע (החלפת משמרות, העברת משמרות וכו’).

לחצו הבא למעבר לשלב 2.

שלב 2: בחירת סוג לוח זמנים

בחרו אחד מסוגי לוח הזמנים הזמינים:

בסיסי

mdash; שעות עבודה קבועות עם ימי עבודה ומנוחה סטנדרטיים.

לפי זמינות

mdash; יוצר משמרות על סמך הגדרות זמינות העובדים.

מתקדם

mdash; מספר שונה של עמדות עבודה למשמרת.

הגדרה מראש (תבנית)

mdash; תבנית רוטציה חוזרת (למשל 2 דרך 2).

רייק

mdash; לוח זמנים ריק לשיוך משמרות ידני לחלוטין.

הגדירו פרמטרים ספציפיים לסוג שנבחר.

לחצו צור ליצירת לוח הזמנים.

לשונית תבניות משמרת

לחצו על לשונית תבניות משמרת בחלק העליון של עמוד לוחות הזמנים.

כאן ניתן לצפות ולנהל תצורות משמרות מוגדרות מראש.

תבניות משמרות חוסכות זמן ומאפשרות שימוש חוזר בהגדרות משמרת טיפוסיות (למשל, «בוקר 8-16», «לילה 22-6») בעת הוספת משמרות לכל לוח זמנים.

הרשאות גישה

תפקיד	צפייה בלוחות זמנים	יצירת לוח זמנים	עריכת לוח זמנים	מחיקת לוח זמנים
בעלים	כן	כן	כן	כן
מנהל מערכת	כן	כן	כן	כן
מנהל	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)	כן (פרויקטים משויכים)
עובד	כן (רק לוח הזמנים שלו)	לא	לא	לא

שאלות נפוצות

ש: מהי משך הזמן המרבי של לוח זמנים אחד?
ת: לוח זמנים אחד יכול לכסות תקופה של עד 3 חודשים. לתקופות ארוכות יותר צרו לוח זמנים חדש שממשיך את הקודם, או הארכו את הקיים.

ש: האם ניתן לשנות את סוג לוח הזמנים לאחר יצירתו?
ת: לא. סוג לוח הזמנים נקבע בעת היצירה ואינו ניתן לשינוי מאוחר יותר. במידת הצורך ניתן למחוק את לוח הזמנים וליצור חדש עם סוג אחר.

ש: מה קורה כאשר תוקף לוח הזמנים פג?
ת: לוחות זמנים שפג תוקפם נשארים גלויים ברשימה עם סמל אזהרה. ניתן להאריכם בעת הצורך. פרטים נוספים — במאמר על הארכה וקיצור לוחות זמנים.

ש: האם ניתן ליצור מספר לוחות זמנים לפרויקט אחד?
ת: כן. ניתן ליצור כמה לוחות זמנים שתרצו במסגרת פרויקט אחד, כל אחד עם תקופות שונות או לקבוצות עובדים שונות.

ש: האם צריך ליצור תבניות משמרות לפני יצירת לוח זמנים?
ת: לא. תבניות משמרות הן אופציונליות ומשמשות לנוחות בהוספת משמרות ידנית. סוגי לוחות זמנים אוטומטיים (Basic, לפי זמינות, Advanced, Preset) יוצרים משמרות באופן עצמאי.

בעיות אפשריות ופתרונות

בעיה	סיבה אפשרית	פתרון
כפתור «הוסף סידור עבודה חדש» אינו מוצג	הרשאות לא מספיקות	ודאו שיש לכם תפקיד מנהל מערכת, בעלים או מנהל בפרויקט
התקופה חורגת מ-3 חודשים	המערכת מגבילה את התקופה המרבית	צמצמו את התקופה ל-3 חודשים או פחות, ואז הארכו במידת הצורך
אין פרויקטים זמינים ברשימה הנפתחת	פרויקטים טרם נוצרו	צרו תחילה פרויקט בעמוד הפרויקטים
לוח זמנים מוצג עם סמל אזהרה	תאריך הסיום של לוח הזמנים כבר עבר	הארכו את לוח הזמנים או צרו חדש לתקופה הבאה
עובדים אינם מוצגים לאחר יצירת לוח הזמנים	עובדים לא שויכו לפרויקט שנבחר	שייכו עובדים לפרויקט לפני יצירת לוח הזמנים