שני סעיפים בסרגל התחתון שבגללם פותחים את האפליקציה לרוב: בקשות (Requests) — מה העובדים מבקשים, התראות (Notifications) — מה קרה.
הוראות שלב אחר שלב
רשימת הבקשות
הסמל השלישי בסרגל התחתון. המסך מחולק לשתי לשוניות: חדש (New) — אלה שממתינות להחלטה, וארכיון (Archive) — אלה שכבר טופלו. למעלה מסננים (Filters), למטה מימין כפתור היצירה.
בכרטיס נראים סוג הבקשה, שם העובד, הפרויקט, התקופה ותאריך השינוי האחרון.
כרטיס הבקשה
לחיצה פותחת את הבקשה עם שתי לשוניות.
פרטים (Details) — מצב, עובד, סוג הבקשה, התקופה התחלה (From) — עד (To), מתי נוצרה ומתי שונתה. למטה שני כפתורים: לאשר (Confirm) — לאשר, בטל (Cancel) — לדחות.
דיון (Discussion) — התכתבות בנוגע לבקשה. כאן נראית ההיסטוריה (הבקשה נוצרה (Request created) עם תאריך) ושדה הזן טקסט (Enter message here) עם כפתור שליחה. אפשר לשאול את העובד לפרטים בלי לצאת מהבקשה ובלי לעבור לדואר האלקטרוני.
יצירת בקשה
כפתור ההוספה פותח את יצירת בקשה (Create request):
| בלוק | שדה | תיאור |
|---|---|---|
| סוג בקשה (Request type) | סוג (Type) | סוג: מחלה, חופשה, חג או סוג משלכם |
| תשלום | האם ההיעדרות מסומנת כמשולמת | |
| משך הפסקה (Time off duration) | יום שלם או חלק מהיום | |
| תאריך (Date) | תאריך | |
| זמן (Time) | שעה, אם נבחר חלק מהיום | |
| אפשרויות (Options) | עובד (Employee) | עבור מי מוגשת הבקשה. המנהל יכול ליצור בקשה עבור עובד |
| להעביר משמרות למשמרות זמינות (Move shifts to Open Shifts) | להעביר את משמרות התקופה הזו לרשימת המשמרות הזמינות, כדי שמישהו אחר ייקח אותן |
למטה לצרף קובץ (Attach file) — לבקשה מצורף מסמך, למשל אישור. הבקשה נשלחת באמצעות הכפתור לשלוח (Submit).
התראות
הסמל הרביעי, הפעמון. העיגול האדום מראה את מספר ההתראות שלא נקראו, ומעל תשעים ותשע מסומן 99+.
בפיד מופיעים אירועים עם תאריך ושעה: עובד לא הגיע למשמרת, התקבלה בקשה, השתנה סידור העבודה. ההתראה מדווחת על עובדה; ההחלטה מתקבלת בסעיף הבקשות.
אילו התראות מגיעות ולאן — נקבע בפרופיל אישי → התראות. שם, בקבוצה TELEGRAM, נמצא גם האסימון לבוט — התראות ב־Telegram מחוברות ישירות מהאפליקציה.
בעיות אפשריות ופתרונות
| בעיה | סיבה | פתרון |
|---|---|---|
| העובד אינו יכול לשלוח בקשה | הסוג הדרוש אסור בהגדרות סידור העבודה | הפעילו את ההרשאה בסידורי עבודה → סידור עבודה → מידע כללי |
| אין מי שיסגור את משמרות העובד הנעדר | בעת יצירת הבקשה לא הופעלה העברת המשמרות | הפעילו להעביר משמרות למשמרות זמינות — המשמרות יעברו לרשימת הזמינות |
| הבקשה נעלמה מהרשימה | היא טופלה | חפשו בלשונית ארכיון |
| לא ברור מדוע העובד מבקש חופשה | חסרים פרטים | שאלו ישירות בבקשה, לשונית דיון |
| דרוש אישור מחלה | הקובץ לא צורף | העובד מצרף מסמך באמצעות הכפתור לצרף קובץ בעת יצירת הבקשה |
| לא מגיעות התראות | הסוגים הדרושים מבוטלים | פרופיל אישי → התראות |
| לא מגיעות הודעות SMS | לא די בהפעלת המודול | דרושים ארבעה תנאים בו־זמנית: המודול מופעל, הודעות SMS מותרות בהגדרות החברה, לעובד רשום מספר טלפון, יתרת החברה נטענה |
| בקשה בדיעבד אינה נוצרת | כך תוכנן | משמרת פתוחה, החלפה והעברה אי אפשר לבקש בדיעבד |
שאלות נפוצות (FAQ)
שאלה: במה התראה שונה מבקשה? תשובה: ההתראה מדווחת על אירוע, הבקשה דורשת החלטה. מאשרים ודוחים בכרטיס הבקשה באמצעות הכפתורים לאשר ובטל.
שאלה: האם אפשר להתכתב עם העובד בנוגע לבקשה? תשובה: כן, לשונית דיון בתוך הבקשה. שם נראית גם היסטוריית השינויים.
שאלה: האם אפשר לצרף אישור? תשובה: כן, באמצעות הכפתור לצרף קובץ בעת יצירת הבקשה.
שאלה: מה עושה להעביר משמרות למשמרות זמינות (Move shifts to Open Shifts)? תשובה: מעביר את משמרות העובד בתקופה זו לרשימת המשמרות הזמינות, כדי שעמיתים יוכלו לקחת אותן.
שאלה: האם המנהל יכול ליצור בקשה עבור עובד? תשובה: כן, בבלוק אפשרויות בוחרים עבור מי מוגשת הבקשה.
שאלה: מי מאשר את הבקשות? תשובה: מנהל הפרויקט, מנהל המערכת או הבעלים.
שאלה: היכן רואים בקשות שטופלו? תשובה: בלשונית ארכיון.