कंपनी सेटिंग्स अनुभाग आपको कंपनी की सामान्य जानकारी, चालान जारी करने के डेटा, भुगतान के तरीकों, चालानों, लेन-देन और सक्रिय मॉड्यूल को प्रबंधित करने की सुविधा देता है।
कंपनी सेटिंग्स का पेज खोलने के लिए स्क्रीन के ऊपरी भाग में कंपनी के नाम पर क्लिक करें और “कंपनी सेटिंग्स” चुनें।
सामान्य जानकारी
इस अनुभाग में आप अपनी कंपनी का मुख्य डेटा भर सकते हैं:
- कंपनी का नाम;
- कार्य मोड (ऑफ़िस मोड या Field Service — विज़िट वाले कार्य);
- कर्मचारियों की संख्या;
- देश / क्षेत्र;
- राज्य / प्रांत / क्षेत्र;
- शहर;
- कंपनी के बारे में अतिरिक्त जानकारी।
आप कंपनी का लोगो भी अपलोड कर सकते हैं। यहाँ अपलोड किया गया लोगो स्वतः जुड़ जाता है — इनवॉइसिंग (चालान जारी करना) मॉड्यूल की सेटिंग्स में — और उन दस्तावेज़ों में छपता है, जिन्हें आप अपने ग्राहकों के लिए बनाते हैं (चालान, अनुमान इत्यादि), साथ ही इसका उपयोग कार्य की PDF-रिपोर्ट में भी होता है, जो “कार्य” अनुभाग से बनती है (अधिक जानकारी लेख “रिपोर्ट्स” में देखें)।
यदि दस्तावेज़ों के लिए कोई दूसरा लोगो चाहिए, तो उसे मॉड्यूल → सेटिंग्स → इनवॉइसिंग → कंपनी का लोगो में बदला जा सकता है।
महत्वपूर्ण: यह लोगो उन चालानों पर लागू नहीं होता, जो Shifton आपकी कंपनी को जारी करता है मॉड्यूल के उपयोग के लिए (वे नीचे “चालान” अनुभाग में हैं) — इसका उपयोग केवल उन दस्तावेज़ों में होता है, जो आपकी कंपनी अपने ग्राहकों के लिए बनाती है।
बदलाव करने के बाद “सहेजें” पर क्लिक करें।
कंपनी की क्रियाएँ
कंपनी के मालिक का परिवर्तन
आप स्वामित्व का अधिकार किसी अन्य उपयोगकर्ता को सौंप सकते हैं। सौंपने के बाद आपका पहुँच स्तर स्वतः मालिक से कर्मचारी में बदल जाएगा।
- “मालिक बदलें” पर क्लिक करें।
- साइड पैनल में उस कर्मचारी को चुनें, जो नया मालिक बनेगा।
- “पुष्टि करें” पर क्लिक करके क्रिया की पुष्टि करें।
- रद्द करने के लिए “रद्द करें” पर क्लिक करें।
> यह क्रिया अपरिवर्तनीय है। केवल नया मालिक ही आपको स्वामित्व के अधिकार वापस दे सकता है।
कंपनी को निलंबित करें
कंपनी का निलंबन उसके कार्य को अस्थायी रूप से रोक देता है।
निलंबन के बाद:
- सभी भुगतान के तरीके अलग कर दिए जाएँगे;
- सभी मॉड्यूल बंद कर दिए जाएँगे;
- नई अवधि के लिए चालान जारी करना रोक दिया जाएगा;
- इस क्रिया को किसी भी समय रद्द किया जा सकता है।
कंपनी को निलंबित करने के लिए:
- “कंपनी को निलंबित करें” पर क्लिक करें।
- साइड पैनल में अनिवार्य रूप से अंग्रेज़ी भाषा में पुष्टिकरण टेक्स्ट दर्ज करें — उसे ठीक वैसे ही दर्ज करें, जैसा स्क्रीन पर दिखाया गया है (उसे कॉपी करके फ़ील्ड में पेस्ट किया जा सकता है)। इस टेक्स्ट के बिना पुष्टि का बटन निष्क्रिय रहता है।
- निलंबन का कारण चुनें।
- टिप्पणी जोड़ें (वैकल्पिक)।
- “पुष्टि करें” पर क्लिक करके क्रिया की पुष्टि करें।
- रद्द करने के लिए “रद्द करें” पर क्लिक करें।
कंपनी हटाएं
कंपनी को केवल तभी हटाया जा सकता है, जब कोई अवैतनिक चालान न हो। यदि कोई बकाया राशि है, तो हटाना उसके भुगतान के बाद ही संभव होगा।
कंपनी हटाने पर:
- कंपनी का खाता हटा दिया जाएगा (तुरंत, यदि भविष्य की अवधि के लिए कोई बकाया नहीं है; अन्यथा हटाना चालान जारी होने और उसके भुगतान तक टाल दिया जाएगा);
- सभी भुगतान के तरीके अलग कर दिए जाएँगे;
- चालान जारी करना रोक दिया जाएगा, यदि नई अवधि के लिए कोई बकाया नहीं है;
- इस क्रिया को पूर्ववत नहीं किया जा सकता।
कंपनी हटाने के लिए:
- “कंपनी हटाएं” पर क्लिक करें।
- साइड पैनल में अनिवार्य रूप से अंग्रेज़ी भाषा में पुष्टिकरण टेक्स्ट दर्ज करें — उसे ठीक वैसे ही दर्ज करें, जैसा स्क्रीन पर दिखाया गया है (उसे कॉपी करके फ़ील्ड में पेस्ट किया जा सकता है)। इस टेक्स्ट के बिना पुष्टि का बटन निष्क्रिय रहता है।
- कारण चुनें।
- टिप्पणी जोड़ें (वैकल्पिक)।
- “पुष्टि करें” पर क्लिक करके क्रिया की पुष्टि करें।
- रद्द करने के लिए “रद्द करें” पर क्लिक करें।
बिलिंग पता
इस अनुभाग में वह जानकारी संग्रहीत रहती है, जिसका उपयोग चालान जारी करने के लिए किया जाता है।
महत्वपूर्ण: बदलाव पहले से जारी किए गए चालानों पर लागू नहीं होते। यदि आप चाहते हैं कि नया डेटा चालान में दिखे, तो भुगतान संबंधी जानकारी चालान बनने से पहले अपडेट करें।
आप निम्नलिखित फ़ील्ड भर सकते हैं:
- कंपनी का नाम *
- वैट नंबर
- नाम *
- उपनाम *
- फ़ोन नंबर
- देश / क्षेत्र *
- राज्य / प्रांत / क्षेत्र *
- शहर *
- पिन कोड *
- पता *
जानकारी भरने के बाद “सहेजें” पर क्लिक करें।
भुगतान के तरीके
इस अनुभाग में आप भुगतान कार्ड जोड़ सकते हैं, संपादित कर सकते हैं या हटा सकते हैं।
कार्ड जोड़ें
- “कार्ड जोड़ें” पर क्लिक करें।
- कार्ड का डेटा दर्ज करें।
- “सहेजें” पर क्लिक करें।
कार्ड संपादित करें
- कार्ड के बगल में “संपादित करें” पर क्लिक करें।
- समाप्ति की महीना और वर्ष अपडेट करें।
- “सहेजें” या “रद्द करें” पर क्लिक करें।
आप “हटाएं” पर क्लिक करके कार्ड को हटा भी सकते हैं।
> कंपनी में कर्मचारियों को आमंत्रित करने के लिए एक वैध कार्ड और सक्रिय मासिक सब्सक्रिप्शन आवश्यक हैं।
कंपनी शेष राशि
यहाँ आप वर्तमान शेष राशि देख सकते हैं और मासिक सब्सक्रिप्शन सक्रिय कर सकते हैं।
सब्सक्रिप्शन लेने के लिए:
- “मासिक भुगतान” पर क्लिक करें।
- मौजूदा कार्ड चुनें या नया कार्ड जोड़ें।
- “सहेजें” पर क्लिक करें।
चालान
इस अनुभाग में आपकी कंपनी को जारी किए गए सभी चालान होते हैं।
आप कर सकते हैं:
- अलग-अलग अवधियों के भुगतान की राशियों वाली Excel फ़ाइल डाउनलोड करना;
- हर चालान का विवरण देखना।
तालिका में शामिल है:
- चालान ID
- बिलिंग अवधि
- भुगतान की अंतिम तिथि
- बनाने की तिथि
- कीमत
- पहले से भुगतान किया गया
- भुगतान के लिए शेष
- स्थिति
किसी चालान ID पर क्लिक करने से चालान का पूरा विवरण खुल जाता है, जिसमें मॉड्यूल के शुल्क भी शामिल होते हैं, जो आपके बिलिंग पते की जानकारी के आधार पर बनाए जाते हैं।
लेन-देन
इस अनुभाग में वे सभी लेन-देन होते हैं, जिन्होंने कंपनी की शेष राशि को प्रभावित किया है।
सक्रिय मॉड्यूल
यहाँ आप सभी सक्रिय मॉड्यूल और उनकी वैधता समाप्त होने की तिथियाँ देख सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
प्रश्न: Shifton में कंपनी सेटिंग्स कहाँ खोलें? उत्तर: स्क्रीन के ऊपरी भाग में कंपनी के नाम पर क्लिक करें, फिर “कंपनी सेटिंग्स” चुनें। कंपनी के सामान्य कॉन्फ़िगरेशन का पेज खुल जाएगा।
प्रश्न: कंपनी सेटिंग्स में कौन-सी जानकारी संपादित की जा सकती है? उत्तर: आप कंपनी का सामान्य डेटा अपडेट कर सकते हैं: कंपनी का नाम, कार्य मोड, कर्मचारियों की संख्या, देश/क्षेत्र, राज्य/प्रांत, शहर और अतिरिक्त जानकारी। यहीं पर कंपनी का लोगो भी अपलोड किया जा सकता है।
प्रश्न: कंपनी का लोगो अपलोड क्यों करें? उत्तर: लोगो स्वतः इनवॉइसिंग मॉड्यूल की सेटिंग्स में जुड़ जाता है और उन दस्तावेज़ों में छपता है, जिन्हें आप अपने ग्राहकों के लिए बनाते हैं (चालान, अनुमान), साथ ही “कार्य” अनुभाग से बनने वाली कार्य की PDF-रिपोर्ट में भी। आवश्यकता होने पर दस्तावेज़ों के लिए उसे मॉड्यूल → सेटिंग्स → इनवॉइसिंग में बदला जा सकता है। जो चालान Shifton आपकी कंपनी को जारी करता है, उन पर लोगो का कोई असर नहीं पड़ता।
प्रश्न: कंपनी की जानकारी संपादित करने के बाद बदलाव कैसे सहेजें? उत्तर: कंपनी के फ़ील्ड में बदलाव करने के बाद “सहेजें” पर क्लिक करें। सहेजे बिना बदलाव लागू नहीं होंगे।
प्रश्न: कंपनी का स्वामित्व अधिकार किसी अन्य उपयोगकर्ता को कैसे सौंपें? उत्तर: “कंपनी की क्रियाएँ” अनुभाग में “मालिक बदलें” पर क्लिक करें, उस कर्मचारी को चुनें जो नया मालिक बनेगा, और क्रिया की पुष्टि करें। सौंपने के बाद आपकी पहुँच मालिक से कर्मचारी में बदल जाएगी।
प्रश्न: क्या कंपनी के स्वामित्व अधिकार का हस्तांतरण रद्द किया जा सकता है? उत्तर: नहीं — स्वामित्व का हस्तांतरण अपरिवर्तनीय है। केवल नया मालिक ही स्वामित्व का अधिकार आपको वापस दे सकता है।
प्रश्न: “कंपनी को निलंबित करें” फ़ंक्शन क्या करता है? उत्तर: कंपनी का निलंबन उसके कार्य को अस्थायी रूप से रोक देता है:
- सभी भुगतान के तरीके अलग हो जाते हैं;
- सभी मॉड्यूल बंद हो जाते हैं;
- नई अवधि के लिए चालान जारी करना रुक जाता है। इस क्रिया को किसी भी समय रद्द किया जा सकता है।
प्रश्न: कंपनी को निलंबित कैसे करें? उत्तर: “कंपनी को निलंबित करें” पर क्लिक करें, आवश्यक पुष्टिकरण टेक्स्ट दर्ज करें और निलंबन का कारण चुनें।
प्रश्न: क्या कंपनी को हटाया जा सकता है? उत्तर: हाँ — लेकिन केवल तभी, जब कोई अवैतनिक चालान न हो। यदि कोई बकाया राशि है, तो हटाना उसके भुगतान के बाद ही उपलब्ध होगा।
प्रश्न: कंपनी हटाने पर क्या होता है? उत्तर: कंपनी हटाने पर:
- कंपनी का खाता हटा दिया जाता है (तुरंत, यदि भविष्य की अवधि के लिए कोई बकाया नहीं है, या उसके भुगतान के बाद);
- सभी भुगतान के तरीके अलग हो जाते हैं;
- अगली अवधि के लिए चालान जारी करना रुक जाता है। इस क्रिया को पूर्ववत नहीं किया जा सकता।
प्रश्न: यदि कंपनी में मॉड्यूल चालू हैं, तो क्या उसे हटाया जा सकता है? उत्तर: हाँ — लेकिन कंपनी हटाने की प्रक्रिया सभी अवैतनिक चालानों के भुगतान के बाद ही पूरी होगी। यदि भुगतान की शर्तें पूरी हैं, तो मॉड्यूल हटाने में बाधा नहीं डालते।
प्रश्न: कंपनी सेटिंग्स में “कार्य मोड” क्या है? उत्तर: कार्य मोड दिखाता है कि आपकी कंपनी किस मोड में काम करती है — ऑफ़िस मोड में या विज़िट वाले (Field Service) मोड में। इसी पर उपलब्ध मॉड्यूल और कार्य-प्रक्रियाओं की संरचना निर्भर करती है।