ग्राहक पोर्टल — अवलोकन

ग्राहक पोर्टल — वह मॉड्यूल, जो डिस्पैचर के एक भी कॉल के बिना आपके ग्राहक को विज़िट की जानकारी देता रहता है। ग्राहक को आने वाले काम की सूचना मिलती है, साथ में एक लिंक मिलता है, जिससे वह नक्शे पर देखता है कि निष्पादक अभी कहाँ है और कब पहुँचेगा, वह चैट में लिख सकता है और काम के बाद समीक्षा छोड़ सकता है।

इसके लिए ग्राहक को Shifton में खाते की ज़रूरत नहीं — सब कुछ SMS या पत्र के लिंक से खुल जाता है।

महत्वपूर्ण: ग्राहक पोर्टल एक सशुल्क मॉड्यूल है। उसे कंपनी सेटिंग्स → मॉड्यूल अनुभाग में चालू करें। चालू करने के बाद बाएँ मेन्यू में चार पेजों वाला खुलने योग्य समूह ग्राहक पोर्टल दिखने लगता है।

ग्राहक को क्या मिलता है

• विज़िट की सूचनाएँ। ग्राहक को पता चलता है कि अनुरोध स्वीकार हो गया, कि निष्पादक निकल पड़ा, कि काम पूरा हो गया। कौन-सी घटनाओं की सूचना देनी है और किस चैनल से — SMS, ईमेल या दोनों — यह आप स्वयं तय करते हैं।
• ट्रैकिंग पेज। लिंक एक अलग पते पर ले जाता है — my.shifton.com, ऐप्लिकेशन में नहीं। पेज पर: दो बिंदुओं वाला नक्शा — ग्राहक का पता और निष्पादक — और उनके बीच बना मार्ग, रास्ते का अनुमानित समय, और उसके पास फ़ोटो तथा नाम के साथ निष्पादक का कार्ड और दो बटन — “कॉल” और “संदेश”। उससे नीचे — विज़िट का नियोजित समय, सेवा का पता और पूरा होने की स्थिति।

• कार्य पर चैट। “संदेश” बटन उसी पेज पर सीधे बातचीत खोल देता है: दर्ज करने का फ़ील्ड और “भेजें” बटन। आपकी टीम ऐप्लिकेशन में चैट्स पेज पर जवाब देती है। बातचीत कार्य से जुड़ी होती है, इसलिए उसे हर वह व्यक्ति देखता है, जो इस कार्य पर काम करता है। कार्य पूरा होने के बाद चैट बंद हो जाती है और संग्रहालय में चली जाती है।

• काम के बाद समीक्षा। सेवा की गुणवत्ता के मूल्यांकन का फ़ॉर्म अपने अलग लिंक से खुलता है: निष्पादक की फ़ोटो और नाम, पाँच सितारों वाला मूल्यांकन, वैकल्पिक टिप्पणी और जुड़ी हुई फ़ाइल। ग्राहक “भेजें” दबाता है, और समीक्षा समीक्षाएं पेज पर पहुँच जाती है। समीक्षा एक बार छोड़ी जाती है — भेजने के बाद लिंक निष्क्रिय हो जाता है।

समीक्षा का लिंक कार्य पूरा होने के बाद ही काम करता है। जब तक कार्य अंतिम स्थिति में नहीं है, उससे “लिंक अब मान्य नहीं है” पेज खुलता है।

ग्राहक की भाषा में पेज। ग्राहक वाले पेजों के ऊपरी दाएँ कोने में भाषा का चुनाव है — Shifton की सभी 41 भाषाएँ उपलब्ध हैं — और डार्क थीम का स्विच। सभी लेबल अनुवादित होते हैं, इसलिए किसी भी देश का ग्राहक पेज को अपनी भाषा में देखता है। नीचे के चित्रों में पेज अंग्रेज़ी में खुला है।

निष्पादक का फ़ोन इस दौरान न दिखाना भी संभव है: मॉड्यूल की सेटिंग्स में नंबर बदलने की सुविधा है, और ग्राहक कर्मचारी के निजी नंबर पर कॉल नहीं करता।

लिंक कितने समय तक जीते हैं

दोनों लिंक अपने-अपने तरीके से एक बार के हैं, और यह पहले से जान लेना उपयोगी है:

• ट्रैकिंग का लिंक तब तक काम करता है, जब तक कार्य काम में है। जैसे ही आप कार्य को अंतिम स्थिति में ले जाते हैं, ट्रैकिंग बंद हो जाती है — ग्राहक को “लिंक अब मान्य नहीं है” दिखेगा।
• समीक्षा का लिंक, उलटे, केवल कार्य पूरा होने के बाद काम करना शुरू करता है। और वह पहली समीक्षा तक चलता है: ग्राहक ने मूल्यांकन भेज दिया — लिंक निष्क्रिय हो गया, दूसरी बार समीक्षा नहीं छोड़ी जा सकती।
• चैट कार्य के साथ जीती है: जब तक कार्य काम में है, ग्राहक और आपकी टीम बातचीत करते हैं, और अंतिम स्थिति में ले जाने के बाद बातचीत बंद हो जाती है और संग्रहालय में चली जाती है — वह चैट्स पेज के संग्रहालय टैब पर आपके पढ़ने के लिए उपलब्ध रहती है।

इसे इस तरह याद रखना आसान है: काम चल रहा है — नक्शा और चैट खुले हैं; काम खत्म हो गया — केवल समीक्षा खुली है, और वह एक ही बार खुलती है।

सब कुछ कैसे सेट करें: पाँच चरण

1. मॉड्यूल चालू करें

कंपनी सेटिंग्स → मॉड्यूल → ग्राहक पोर्टल पर निशान लगाएँ → सहेजें। अधिक जानकारी लेख “मॉड्यूल और मॉड्यूल सेटिंग्स” में है।

2. ग्राहक के फ़ील्ड्स को संपर्क के चैनलों से जोड़ें

मॉड्यूल → सेटिंग्स → ग्राहक पोर्टल। यहाँ बताया जाता है कि ग्राहक के कार्ड के किन फ़ील्ड्स से नाम, उपनाम, फ़ोन और ईमेल लेना है — SMS ठीक इसी फ़ोन पर जाएगा, और पत्र इसी पते पर। वहीं यह भी चुना जाता है कि ग्राहक को निष्पादक का नाम कैसे दिखाना है, और फ़ोन बदलने की सुविधा चालू की जाती है।

3. कार्य की स्थितियों के अनुसार सूचनाएँ सेट करें

अनुस्मारक सेटिंग्स पेज (“अनुस्मारक सेटिंग्स”), स्थिति के अनुसार सूचनाओं की सेटिंग्स ब्लॉक। यह मॉड्यूल की मुख्य तालिका है: उसमें आपकी कंपनी के कार्यों की स्थितियाँ सूचीबद्ध हैं, और हर एक के सामने वे चैनल चालू किए जाते हैं, जिनसे कार्य के इस स्थिति में जाने पर ग्राहक को संदेश मिलेगा।

स्थितियाँ हर कंपनी की अपनी होती हैं। यह कोई तैयार सिस्टम सूची नहीं है: आप स्थितियाँ स्वयं कार्य सेटिंग्स → स्थितियाँ अनुभाग में बनाते और उनके नाम रखते हैं, और सूचनाओं की तालिका बस वही दिखाती है, जो आपने सेट किया है। इसलिए आपकी तालिका में आपके नाम होंगे, नीचे के चित्र वाले नहीं (वहाँ उदाहरण के लिए “TO DO”, “Started”, “Doing”, “Pause”, “Decline”, “On my way”, “Accepted”, “Finished” स्थितियाँ हैं)।

इससे क्रियाओं का क्रम भी निकलता है: पहले स्थितियाँ, फिर सूचनाएँ। सूचनाएँ सेट करने के बाद नई स्थिति जोड़ें, तो वह तालिका में चैनलों के बिना अलग पंक्ति के रूप में दिखेगी — और जब तक आप उन्हें चालू नहीं करते, उस स्थिति पर ग्राहक को कुछ नहीं जाएगा।

चैनलों के बिना स्थितियाँ स्लेटी रंग से चिह्नित होती हैं — उन पर ग्राहक को कुछ नहीं जाता। स्थिति चालू करने के लिए उसकी पंक्ति में + दबाएँ — “Add rule for statuses” विंडो खुलेगी, जहाँ पूरा संदेश तय किया जाता है:

• स्थिति — वह स्थिति, जिस पर नियम काम करेगा (उदाहरण के लिए, On my way)।
• चैनल — चैनल: SMS, E-mail या दोनों।
• एसएमएस पाठ — SMS का टेक्स्ट।
• पत्र का विषय — पत्र का विषय।
• ईमेल पाठ — पत्र का टेक्स्ट।
• सक्षम — नियम चालू है या नहीं।

संदेश के टेक्स्ट में प्लेसहोल्डर

टेक्स्ट स्थिर नहीं हैं: उनमें कार्य का डेटा डाला जाता है। ये प्लेसहोल्डर उपलब्ध हैं:

{executor_name} · {company_name} · {client_first_name} · {client_last_name} · {scheduled_time} · {task_id} · {company_id} · {client_id} · {link_feedback} · {link_map}

सबसे ज़रूरी: लिंक संदेश में केवल प्लेसहोल्डर के ज़रिए पहुँचते हैं। {link_map} — नक्शे वाले ट्रैकिंग पेज का लिंक, {link_feedback} — समीक्षा के फ़ॉर्म का लिंक। उन्हें टेक्स्ट में न डालें, तो संदेश लिंक के बिना चला जाएगा, और ग्राहक न निष्पादक को ट्रैक कर पाएगा, न समीक्षा छोड़ पाएगा।

On my way स्थिति के लिए SMS के टेक्स्ट का उदाहरण:

Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}

और पत्र का विषय ऐसा दिख सकता है: Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}।

4. समय के अनुसार अनुस्मारक जोड़ें

वहीं, निर्धारित सूचनाओं की सेटिंग्स ब्लॉक — अनुस्मारक बनाएँ बटन। स्थितियों के अनुसार सूचनाओं के उलट, अनुस्मारक किसी घटना से नहीं, बल्कि समय से जुड़ा होता है: विज़िट से कितने मिनट पहले या उसके बाद संदेश भेजना है। अनुस्मारक का नाम, अंतराल (भेजें पहले/बाद में), “पहले/बाद में” का चुनाव (रिमाइंडर विकल्प), चैनल और चालू करने का स्विच होते हैं।

उदाहरण के लिए, SMS से “विज़िट से 30 मिनट पहले” का अनुस्मारक — ग्राहक तैयार होने का समय पा लेगा, और आप असफल विज़िटों की संख्या घटा लेंगे।

5. SMS का बैलेंस भरें

SMS बैलेंस खर्च करते हैं, और बैलेंस शून्य होने पर संदेश बस नहीं जाएँगे। बैलेंस, खर्च और स्वतः-पूर्ति — एसएमएस बिलिंग पेज पर। ईमेल मुफ़्त भेजा जाता है, इसलिए शुरुआत केवल एक ईमेल चैनल से भी की जा सकती है।

मॉड्यूल के पेज

सूचनाएँ पहुँचने के लिए क्या चाहिए

संभावित समस्याएँ और समाधान

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: क्या ग्राहक को Shifton में खाते की ज़रूरत है? उत्तर: नहीं। सब कुछ SMS या पत्र के लिंक से खुलता है — न पंजीकरण चाहिए, न पासवर्ड।

प्रश्न: ग्राहक को सूचना असल में क्या भेजता है? उत्तर: दो अलग तंत्र। पहला — कार्य की स्थिति का बदलना: यह Reminder settings → Notification settings by statuses में सेट किया जाता है। दूसरा — समय के अनुसार अनुस्मारक: वह अनुस्मारक बनाएँ बटन से बनता है और विज़िट से N मिनट पहले या बाद में काम करता है।

प्रश्न: अनुस्मारक स्थिति की सूचना से किस तरह अलग है? उत्तर: स्थिति की सूचना घटना से जुड़ी है — कार्य स्थिति में गया, ग्राहक को संदेश मिला। अनुस्मारक विज़िट के समय से जुड़ा है और इससे स्वतंत्र जाता है कि स्थिति बदली या नहीं।

प्रश्न: क्या SMS के बिना काम चल सकता है? उत्तर: हाँ। केवल ईमेल चैनल चालू रखें — वह SMS का बैलेंस खर्च नहीं करता।

प्रश्न: क्या ग्राहक कर्मचारी का निजी फ़ोन देखता है? उत्तर: ज़रूरी नहीं। मॉड्यूल की सेटिंग्स में नंबर बदलने की सुविधा है — तब ग्राहक की कॉल निष्पादक के निजी नंबर पर नहीं जाती।

प्रश्न: ग्राहक निष्पादक का नाम कैसे देखता है? उत्तर: वैसे, जैसा मॉड्यूल की सेटिंग्स में तय है — उदाहरण के लिए, उपनाम के बिना केवल नाम।

प्रश्न: कंपनी में ग्राहक के साथ चैट कौन देखता है? उत्तर: बातचीत कार्य से जुड़ी होती है, इसलिए उसे हर वह व्यक्ति देखता है, जिसकी इस कार्य तक पहुँच है। सभी चैट चैट्स पेज पर इकट्ठा होती हैं।

प्रश्न: कार्य बंद होने के बाद बातचीत कहाँ चली जाती है? उत्तर: संग्रह में — चैट्स पेज पर संग्रहालय टैब।

प्रश्न: क्या हर ग्राहक से समीक्षा माँगना अनिवार्य है? उत्तर: नहीं, समीक्षा एक अलग संदेश है, और आप स्वयं तय करते हैं कि उसे भेजना है या नहीं।

प्रश्न: तालिका में स्थिति स्लेटी रंग से क्यों चिह्नित है? उत्तर: इसका अर्थ है कि उसके लिए एक भी चैनल चालू नहीं है और इस स्थिति पर ग्राहक को कुछ नहीं जाता। चैनल चालू करने के लिए स्थिति की पंक्ति में + दबाएँ।

प्रश्न: कितने अनुस्मारक बनाए जा सकते हैं? उत्तर: कोई सीमा नहीं है — कई बनाए जा सकते हैं: उदाहरण के लिए, विज़िट से एक दिन पहले पत्र से और 30 मिनट पहले SMS से।

प्रश्न: सूचनाएँ किस भाषा में आती हैं? उत्तर: संदेशों का टेक्स्ट सेटिंग्स में तय होता है, इसलिए वह वैसा ही होगा, जैसा आपने उसे लिखा है।

प्रश्न: क्या मॉड्यूल सशुल्क है? उत्तर: हाँ। साथ ही हर भेजे गए SMS पर अलग से SMS का बैलेंस खर्च होता है; ईमेल मुफ़्त हैं।

प्रश्न: ग्राहक को संदेश मिला, पर नक्शे के लिंक के बिना। क्यों? उत्तर: नियम के टेक्स्ट में {link_map} प्लेसहोल्डर नहीं डाला गया है। लिंक स्वतः नहीं जुड़ता — उसे SMS या पत्र के टेक्स्ट में लिखना पड़ता है।

प्रश्न: ग्राहक चैट में कैसे पहुँचता है? उत्तर: ट्रैकिंग पेज से — वहाँ MESSAGE बटन है। चैट का अलग लिंक भेजने की ज़रूरत नहीं।

प्रश्न: क्या ग्राहक ट्रैकिंग पेज से निष्पादक को कॉल कर सकता है? उत्तर: हाँ, CALL बटन से। मॉड्यूल की सेटिंग्स में नंबर बदलना चालू है, तो कॉल कर्मचारी के निजी फ़ोन पर नहीं जाएगी।

प्रश्न: क्या ग्राहक समीक्षा के साथ फ़ोटो जोड़ सकता है? उत्तर: हाँ, समीक्षा के फ़ॉर्म में अटैचमेंट का फ़ील्ड है — ग्राहक फ़ाइल चुनता है और मूल्यांकन तथा टिप्पणी के साथ भेज देता है।

प्रश्न: ग्राहक ट्रैकिंग पेज किस भाषा में देखता है? उत्तर: पेज पर भाषा का स्विच है, ग्राहक अपनी सुविधा की भाषा स्वयं चुन सकता है। वहीं डार्क थीम भी बदली जाती है।

प्रश्न: क्या संदेश का अपना टेक्स्ट लिखा जा सकता है? उत्तर: न केवल लिखा जा सकता है — लिखना ही चाहिए। SMS का टेक्स्ट, पत्र का विषय और टेक्स्ट हर स्थिति के लिए नियम में अलग-अलग तय होते हैं, {client_first_name} या {scheduled_time} जैसे प्लेसहोल्डर के साथ।

प्रश्न: ग्राहक के लिए पेज किस पते पर खुलता है? उत्तर: एक अलग पते पर — my.shifton.com, ऐप्लिकेशन में नहीं। ग्राहक कंपनी के इंटरफ़ेस में नहीं पहुँचता और उसमें कुछ नहीं देखता।

प्रश्न: ट्रैकिंग का लिंक कितने समय तक जीता है? उत्तर: जब तक कार्य काम में है। जैसे ही कार्य अंतिम स्थिति में ले जाया जाता है, ट्रैकिंग बंद हो जाती है: लिंक “लिंक अब मान्य नहीं है” दिखाता है।

प्रश्न: समीक्षा का लिंक कब काम करना शुरू करता है? उत्तर: कार्य पूरा होने के बाद। उससे पहले उससे भी “The link is no longer valid” खुलता है।

प्रश्न: क्या ग्राहक को कार्य का नंबर दिखता है? उत्तर: हाँ, यदि आपने संदेश के टेक्स्ट में {task_id} डाला है — उदाहरण के लिए, पत्र के विषय में “Your Specialist Is On the Way — Request #401428”।

प्रश्न: ग्राहक को पत्र किसकी ओर से आता है? उत्तर: Shifton Robot ([email protected]) के नाम से, उस विषय के साथ, जो आपने नियम में तय किया है।

प्रश्न: मेरी तालिका में चित्र से अलग स्थितियाँ हैं। यह सामान्य है? उत्तर: हाँ। कार्यों की स्थितियाँ आप स्वयं कार्य सेटिंग्स → स्थितियाँ में बनाते हैं, और सूचनाओं की तालिका ठीक आपका सेट दिखाती है। चित्रों के नाम — एक कंपनी का उदाहरण।

प्रश्न: मैंने नई स्थिति जोड़ी — उस पर सूचनाएँ क्यों नहीं हैं? उत्तर: नई स्थिति तालिका में खाली पंक्ति के रूप में, चैनलों के बिना दिखती है। उसे + से खोलें और चैनल तथा संदेश का टेक्स्ट तय करें।

प्रश्न: क्या अपनी किसी भी स्थिति पर सूचना सेट की जा सकती है? उत्तर: हाँ, आपकी कंपनी की किसी भी स्थिति पर — नाम या संख्या की कोई सीमा नहीं है।

प्रश्न: ट्रैकिंग का लिंक कितने समय तक जीता है? उत्तर: जब तक कार्य काम में है। जैसे ही कार्य अंतिम स्थिति में ले जाया जाता है, ट्रैकिंग बंद हो जाती है।

प्रश्न: ग्राहक कितनी बार समीक्षा छोड़ सकता है? उत्तर: एक बार। भेजने के बाद लिंक निष्क्रिय हो जाता है, और फ़ॉर्म दोबारा नहीं खोला जा सकता।

प्रश्न: क्या कार्य पूरा होने के बाद ग्राहक से बातचीत की जा सकती है? उत्तर: नहीं। अंतिम स्थिति के साथ चैट बंद हो जाती है और संग्रह में चली जाती है। बातचीत चैट्स पेज के संग्रहालय टैब पर पढ़ी जा सकती है।