डायनामिक रिपोर्ट्स

सामान्य रिपोर्ट्स अनुभाग तैयार फ़ॉर्म देता है। डायनामिक रिपोर्ट्स एक कंस्ट्रक्टर है: आप स्वयं अवधि, फ़िल्टर और समूहीकरण तय करते हैं, कार्यों का ज़रूरी हिस्सा पाते हैं और उसे सहेज लेते हैं, ताकि दोबारा इकट्ठा न करना पड़े।

पेज बाएँ मेन्यू से खुलता है: रिपोर्ट्स (new)।

कार्य विश्लेषण

विज़िट वाली सेवा के मोड में पेज पर एक ही कंस्ट्रक्टर होता है — कार्य विश्लेषण। वह कार्यों से जुड़ी हर चीज़ गिनता है: कितने बनाए गए और पूरे हुए, कितने रद्द हुए और समय पर पूरे नहीं हुए, पूरा करने में कितना समय लगता है।

*(शेड्यूल मोड में इसी पेज पर दूसरे कंस्ट्रक्टर होते हैं — शिफ्ट और गतिविधियों के अनुसार। सेट कंपनी के कार्य मोड पर निर्भर करता है।)*

रिपोर्ट कैसे बनाएँ

• तिथि सीमा — गणना की अवधि। अनिवार्य शर्त।
• फ़िल्टर जोड़ें — चयन को सीमित करने के लिए अतिरिक्त शर्तें।
• लागू करें — दोबारा गणना करना। जब तक आप इसे नहीं दबाते, तालिका अपडेट नहीं होगी।
• अवधि के अनुसार समूहबद्ध करना — पंक्तियों को किन खंडों में बाँटना है: महीना, सप्ताह, दिन।
• इसके अनुसार समूहबद्ध करें — बँटवारे का दूसरा स्तर, उदाहरण के लिए पूरा होने की स्थिति के अनुसार।
• खोज — तैयार तालिका में पंक्ति ढूँढ़ना।
• दशमलव घंटे — 1:30 के बजाय 1.5 वाला समय प्रारूप।

तैयार अवधियाँ

तिथि सीमा फ़ील्ड हाथ से भरना ज़रूरी नहीं: क्लिक करने पर तैयार विकल्पों की सूची वाला कैलेंडर खुलता है — आज, कल, कल, इस सप्ताह, पिछले सप्ताह, अगले हफ्ते, पिछले 7 दिन, पिछले 30 दिन, इस महीने, पिछले महीने, अगले महीने और अन्य। आमतौर पर यह पर्याप्त होता है; अवधि हाथ से तब तय की जाती है, जब कोई ग़ैर-मानक अंतराल चाहिए।

हर समूह के अंत में उसका योग दिखाया जाता है, और उससे नीचे — कुल योग।

डेटा पर यह कैसा दिखता है

नीचे — 2026 वर्ष के कार्यों की रिपोर्ट, महीनों और पूरा होने की स्थिति के अनुसार समूहबद्ध। इससे दिखता है कि हर महीने कितने कार्य पूरे हुए, कितने सक्रिय हैं और कितने कतार में पड़े हैं:

इसे इस तरह पढ़ा जाता है: पंक्ति “2026-02 / Active — 21 कार्य, 5 निष्पादक, 4 ग्राहक” का अर्थ है कि फरवरी में 21 कार्य काम में बने रहे। उसके पास वाली पंक्ति “2026-02 / Backlog — 1” — एक कार्य किसी ने लिया ही नहीं।

क्या-क्या गिना जा सकता है

कार्यों के तीस संकेतक उपलब्ध हैं:

• संख्या: कुल कार्य, अद्वितीय निष्पादक, अद्वितीय ग्राहक।
• स्थिति के अनुसार: पूरे हुए, रद्द हुए, काम में, कतार में (Backlog), पूरा होने का अनुपात और रद्द होने का अनुपात।
• समस्याग्रस्त: समय पर पूरे न हुए कार्य।
• कार्यों के गुण: दोहराए जाने वाले, चेकलिस्ट वाले, चिह्नों वाले, उप-कार्य।
• लीड समय: कुल, न्यूनतम, अधिकतम और औसत।
• देरी: कुल और औसत।
• पूरा चक्र: कार्य के जीवन का कुल और औसत समय — बनने से लेकर बंद होने तक।
• लगाया गया समय: निष्पादकों द्वारा दर्ज किया गया कुल और औसत समय।
• नियोजित मदें: संख्या, उनमें से कितनी पूरी हुईं, उनकी कीमत और पूरा होने का अनुपात।

अतिरिक्त कॉलम सेटिंग्स के बटन से हटाए जाते हैं — तालिका के ऊपर गियर का आइकन Manage columns पैनल खोलता है। ध्यान दें: उसमें कॉलम की सूची केवल रिपोर्ट बन जाने के बाद ही दिखती है — खाली रिपोर्ट में कॉन्फ़िगर करने को कुछ नहीं होता।

व्यवहार में इससे क्या फ़ायदा है। महीनों के हिसाब से पूरा होने और रद्द होने का अनुपात दिखाता है कि सेवा स्थिर रूप से काम कर रही है या नहीं। समय पर पूरे न हुए कार्य और औसत देरी — यह दिखाते हैं कि योजना कहाँ बिगड़ती है। लीड समय और पूरे चक्र के समय के बीच का अंतर दिखाता है कि कार्य को उठाए जाने से पहले वह कितनी देर इंतज़ार करता रहा।

चार्ट

तालिका के ऊपर चार्ट वाला बटन उन्हीं डेटा का ग्राफ़ खोलता है — यह केवल “दूसरा रूप” नहीं, बल्कि सेटिंग्स वाला अलग पैनल है:

• Chart type — चार्ट का प्रकार, उदाहरण के लिए स्तंभ चार्ट।
• X axis — क्षैतिज अक्ष पर क्या दिखाना है। Combined (all) विकल्प समूहीकरणों को एक ही लेबल में जोड़ देता है, उदाहरण के लिए “2026-02 / active”।
• Y axis (metrics) — कौन-से संकेतक बनाने हैं। एक साथ कई चुने जा सकते हैं।
• Max items — तत्वों की संख्या की सीमा, ताकि ग्राफ़ बाड़ जैसा न दिखने लगे। 0 — बिना सीमा के।
• स्विच: Stacked (स्तंभों को एक-दूसरे के ऊपर रखना), Legend (लेजेंड), Value labels (मानों के लेबल), Category labels (श्रेणियों के लेबल), Grid (ग्रिड)।

तैयार ग्राफ़ Download PNG और Download SVG बटनों से डाउनलोड होता है — दूसरा प्रारूप आकार बदलने पर गुणवत्ता नहीं खोता, उसे प्रस्तुतियों में डालना सुविधाजनक है।

सहेजना और निर्यात करना

तालिका के ऊपर चार बटन हैं: सहेजना, फ़ाइल के रूप में निर्यात करना, कॉलम की सेटिंग्स और चार्ट पर स्विच करना।

सहेजते समय तीन चीज़ें तय की जाती हैं:

• शीर्षक — रिपोर्ट्स की सूची में नाम।
• विवरण — विवरण: रिपोर्ट में क्या देखना है।
• रिपोर्ट कौन देखता है — “केवल मैं” या “इस कंपनी में सभी”।

सहेजी गई रिपोर्ट अनुभाग के मुख्य पेज की सूची में शीर्षक, विवरण, दृश्यता कॉलम और क्रियाओं के साथ दिखती है। निजी रिपोर्ट पर व्यक्तिगत का चिह्न लगा होता है। पंक्ति में दो क्रियाएँ हैं: खोलना (आँख) और हटाना (कूड़ेदान) — हटाने पर पुष्टि माँगी जाती है।

अनुमतियाँ

संभावित समस्याएँ और समाधान

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: डायनामिक रिपोर्ट्स सामान्य रिपोर्ट्स से किस तरह अलग हैं? उत्तर: सामान्य रिपोर्ट्स तय डेटा सेट वाले तैयार फ़ॉर्म हैं। यहाँ आप स्वयं अवधि, फ़िल्टर, समूहीकरण और संकेतकों का सेट तय करते हैं, और परिणाम को दोबारा उपयोग के लिए सहेज लेते हैं।

प्रश्न: क्या अवधि तय करना अनिवार्य है? उत्तर: हाँ, तिथि सीमा के बिना रिपोर्ट नहीं बनेगी।

प्रश्न: फ़िल्टर बदलने के बाद संख्याएँ क्यों नहीं बदलतीं? उत्तर: लागू करें दबाना ज़रूरी है।

प्रश्न: कार्यों के लिए कितने संकेतक उपलब्ध हैं? उत्तर: तीस — कार्यों की संख्या और पूरा होने के अनुपात से लेकर पूरे चक्र के समय और नियोजित मदों तक।

प्रश्न: Backlog क्या है? उत्तर: वे कार्य, जिन्हें अभी तक काम में नहीं लिया गया।

प्रश्न: लीड समय पूरे चक्र के समय से किस तरह अलग है? उत्तर: लीड समय — काम स्वयं कितनी देर चला। पूरा चक्र — कार्य बनने से लेकर उसके बंद होने तक कितना समय बीता, इंतज़ार सहित।

प्रश्न: क्या डेटा को ग्राफ़ के रूप में देखा जा सकता है? उत्तर: हाँ, तालिका के ऊपर चार्ट वाला बटन।

प्रश्न: रिपोर्ट कैसे निर्यात करें? उत्तर: तालिका के ऊपर निर्यात के बटन से — डेटा फ़ाइल के रूप में डाउनलोड होता है।

प्रश्न: सहकर्मियों के साथ रिपोर्ट कैसे साझा करें? उत्तर: सहेजते समय “इस कंपनी में सभी” दृश्यता चुनें।

प्रश्न: क्या रिपोर्ट हटाने से कार्य भी हट जाते हैं? उत्तर: नहीं, केवल रिपोर्ट की सहेजी गई सेटिंग हटती है। कार्यों का डेटा बना रहता है।

प्रश्न: क्या किसी एक निष्पादक या ग्राहक के लिए रिपोर्ट बनाई जा सकती है? उत्तर: हाँ, फ़िल्टर जोड़ें के ज़रिए — और फिर परिणाम को ज़रूरत के अनुसार समूहबद्ध कर लें।