पहला चालान बनाने से पहले मॉड्यूल को सेट करना ज़रूरी है: बताना होता है कि दस्तावेज़ों में क्या छपेगा और नंबरिंग किस अंक से शुरू होगी। सेटिंग्स एक बार खोली जाती हैं और कंपनी के सभी दस्तावेज़ों पर लागू होती हैं।
पथ: मेनू Shifton (हेडर में कंपनी का नाम) → मॉड्यूल्स → सेटिंग्स टैब → बाईं सूची में इनवॉइसिंग।
मुख्य सेटिंग्स
ये फ़ील्ड हर दस्तावेज़ के शीर्ष भाग में जाते हैं — चालान, कार्य आदेश, रसीद, अधिनियम।
| फ़ील्ड | क्या करता है |
|---|---|
| कंपनी का लोगो | दस्तावेज़ों में लोगो। लोगो चुनें बटन — अपलोड करना या बदलना |
| कंपनी का नाम | संस्था का नाम, अनिवार्य फ़ील्ड |
| डिफ़ॉल्ट कर (प्रतिशत) | डिफ़ॉल्ट कर, नए दस्तावेज़ में अपने आप भर जाता है। आप 0 छोड़ सकते हैं और हर दस्तावेज़ में कर हाथ से लिख सकते हैं |
| पता ब्लॉक | संस्था का पता। मुक्त पाठ: दस्तावेज़ में जैसा है वैसा ही छपता है, पंक्ति विराम बने रहते हैं |
| बिलिंग ब्लॉक | भुगतान विवरण — प्राप्तकर्ता, बैंक, BIC, खाता संख्या। यह भी कई पंक्तियों वाला मुक्त पाठ है |
पता और भुगतान विवरण सामान्य टेक्स्ट फ़ील्ड हैं, इनमें प्रारूप की जाँच नहीं होती। यह जान-बूझकर किया गया है: विभिन्न देशों में भुगतान विवरण की आवश्यकताएँ अलग-अलग होती हैं, और सख़्त प्रारूप बाधा बनता।
दस्तावेज़ काउंटर
हर तरह के दस्तावेज़ की अपनी नंबरिंग होती है और वह अलग से सेट की जाती है। हर तरह के लिए दो फ़ील्ड: उपसर्ग — नंबर से पहले लगने वाला हिस्सा, काउंटर — किस अंक से आगे बढ़ाना है।
| काउंटर | डिफ़ॉल्ट उपसर्ग | किस दस्तावेज़ के लिए |
|---|---|---|
| अनुमान काउंटर | EST- | अनुमान |
| कार्य आदेश काउंटर | WO- | कार्य आदेश |
| चालान काउंटर | INV- | चालान |
| रसीद काउंटर | REC- | रसीद |
| सेवा काउंटर का प्रमाण | POW- | कार्य पूर्णता अधिनियम |
दस्तावेज़ का नंबर उपसर्ग और काउंटर के वर्तमान मान से बनता है: उपसर्ग INV- और काउंटर 5 होने पर अगले चालान का नंबर INV-5 होगा, और काउंटर 6 हो जाएगा।
काउंटर बदलने की ज़रूरत क्यों पड़ती है। अगर आप किसी दूसरी प्रणाली से Shifton पर आए हैं और वहाँ चालान 340वें तक पहुँच गए थे, तो काउंटर 341 कर दें — नंबरिंग बिना टूटे आगे बढ़ेगी और रिपोर्टिंग में एक ही नंबर के दो दस्तावेज़ नहीं होंगे।
उपसर्ग खाली भी छोड़ा जा सकता है — तब नंबर केवल एक अंक होगा।
किसी भी फ़ील्ड में बदलाव के बाद पृष्ठ के नीचे सहेजें दबाएँ। सेटिंग्स नए दस्तावेज़ों पर लागू होती हैं; पहले बन चुके दस्तावेज़ नहीं बदलते।
अनुमतियाँ
| भूमिका | क्या कर सकता है |
|---|---|
| कर्मचारी | मॉड्यूल सेटिंग्स नहीं देखता |
| प्रशासक | सेटिंग्स खोलता और बदलता है |
| मालिक | पूरी पहुँच |
संभावित समस्याएँ और समाधान
| समस्या | कारण | समाधान |
|---|---|---|
| बाईं सूची में इनवॉइसिंग आइटम नहीं है | “इनवॉइसिंग” मॉड्यूल चालू नहीं है | उसे मॉड्यूल्स टैब में चालू करें और सहेजें दबाएँ |
| सहेजें बटन काम नहीं करता | कोई अनिवार्य फ़ील्ड खाली है — कंपनी का नाम या काउंटर का मान | तारांकित फ़ील्ड जाँचें |
| दस्तावेज़ में लोगो नहीं है | लोगो अपलोड नहीं है या दस्तावेज़ अपलोड से पहले बना था | लोगो अपलोड करें और दस्तावेज़ दोबारा बनाएँ |
| एक ही नंबर के दो दस्तावेज़ | काउंटर पीछे कर दिया गया | काउंटर को जारी किए गए सबसे बड़े नंबर से अधिक रखें |
| चालान में कर नहीं भरा | सेटिंग्स में 0 है | डिफ़ॉल्ट कर बताएँ या उसे दस्तावेज़ में ही निर्धारित करें |
| भुगतान विवरण एक ही पंक्ति में छपते हैं | दूसरे ऐप्लिकेशन से चिपकाते समय पंक्ति विराम नहीं बचे | बिलिंग ब्लॉक फ़ील्ड में पंक्ति विराम फिर से टाइप करें |
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQ)
प्रश्न: पहले चालान से पहले मॉड्यूल सेट करना अनिवार्य है? उत्तर: तकनीकी रूप से नहीं, लेकिन दस्तावेज़ में न लोगो होगा और न भुगतान विवरण। सेटिंग्स एक बार पहले ही भर लेना समझदारी है।
प्रश्न: क्या अलग-अलग ग्राहकों के लिए अलग-अलग भुगतान विवरण दिए जा सकते हैं? उत्तर: नहीं, भुगतान विवरण का ब्लॉक पूरी कंपनी के लिए एक ही होता है और सभी दस्तावेज़ों में छपता है।
प्रश्न: लोगो बदलने पर पहले बन चुके दस्तावेज़ों का क्या होगा? उत्तर: कुछ नहीं। सेटिंग्स नए दस्तावेज़ों पर लागू होती हैं, पुराने जैसे थे वैसे ही रहते हैं।
प्रश्न: क्या नंबरिंग किसी भी अंक से शुरू की जा सकती है? उत्तर: हाँ, काउंटर फ़ील्ड में ज़रूरी मान डालें। मुख्य बात यह है कि वह पहले जारी किए गए नंबरों से बड़ा हो, वरना डुप्लिकेट बन जाएँगे।
प्रश्न: उपसर्ग अनिवार्य है? उत्तर: नहीं। फ़ील्ड खाली छोड़ने पर नंबर केवल एक अंक होगा।
प्रश्न: डिफ़ॉल्ट कर पहले बने दस्तावेज़ों पर असर डालता है? उत्तर: नहीं, वह केवल नए दस्तावेज़ों में भरता है।
प्रश्न: अगले दस्तावेज़ को कौन-सा नंबर मिलेगा, यह कहाँ देखें? उत्तर: उपसर्ग और काउंटर का वर्तमान मान इन्हीं सेटिंग्स में हैं: उनका जोड़ ही अगला नंबर है।
प्रश्न: पता और भुगतान विवरण साधारण टेक्स्ट फ़ील्ड क्यों हैं? उत्तर: विभिन्न देशों में भुगतान विवरण की आवश्यकताएँ अलग-अलग हैं, इसलिए प्रारूप थोपा नहीं जाता: जो आपने लिखा है वही छपता है।
प्रश्न: साल की शुरुआत में काउंटर रीसेट होते हैं? उत्तर: नहीं, स्वतः रीसेट नहीं होता। साल की शुरुआत से नंबरिंग चाहिए तो काउंटर हाथ से 1 कर दें।
प्रश्न: ये सेटिंग्स कौन बदल सकता है? उत्तर: कंपनी का प्रशासक और मालिक। कर्मचारी मॉड्यूल सेटिंग्स का अनुभाग नहीं देखते।