इनवॉइसिंग

Shifton कार्य आपको इनवॉइसिंग मॉड्यूल की मदद से अपने विज़िट वाले कार्यों के आधार पर वित्तीय दस्तावेज़ — अनुमान, कार्य आदेश, चालान, रसीदें और कार्य पूर्णता अधिनियम — बनाने, उन्हें ग्राहकों को भेजने, एक दस्तावेज़ को दूसरे में बदलने और भुगतानों पर नज़र रखने की सुविधा देता है।

महत्वपूर्ण: इनवॉइसिंग एक सशुल्क मॉड्यूल है। उसे कंपनी सेटिंग्स → मॉड्यूल अनुभाग में चालू करें। चालू करने के बाद वह बाईं साइड पैनल में (कार्य / Field Service मोड में) “इनवॉइसिंग” के रूप में दिखने लगता है।

यह क्या है

हर दस्तावेज़ प्रकार का अपना टैब होता है। टैब के भीतर आप दस्तावेज़ बनाते हैं, उनकी मदें संपादित करते हैं, उन्हें अंतिम रूप देते हैं (मसौदा → अंतिम), और फिर ग्राहक को भेजते हैं, PDF में डाउनलोड करते हैं या दूसरे प्रकार के दस्तावेज़ में बदल देते हैं। प्राप्त भुगतान भुगतान टैब पर दर्ज होते हैं।

दस्तावेज़ों के प्रकार (टैब)

हर प्रकार का अपना टैब होता है और उसमें दस्तावेज़ों की अपनी सूची होती है।

अनुमान

कार्य आदेश

चालान

रसीद

इस टैब पर “बनाएँ” बटन के बजाय “भुगतान बनाएँ” होता है — रसीदें भुगतान दर्ज करते समय स्वयं दिख जाती हैं।

कार्य पूर्णता अधिनियम

दस्तावेज़ एक-दूसरे से कैसे जुड़े हैं

दस्तावेज़ों के प्रकार एक निश्चित क्रम में आते हैं — यह क्रम ग्राहक के साथ काम की प्रक्रिया को दोहराता है। हर अगला दस्तावेज़ पिछले से रूपांतरण के बटन से बनता है, इसलिए डेटा दोबारा दर्ज नहीं करना पड़ता।

• अनुमान — व्यावसायिक प्रस्ताव। ग्राहक को सबसे पहले, काम शुरू होने से पहले भेजा जाता है: क्या-क्या किया जाएगा और उसकी कीमत कितनी होगी।
• कार्य आदेश — काम करने का दस्तावेज़। तब बनाया जाता है, जब ग्राहक अनुमान से सहमत हो जाता है।
• चालान — किए गए काम के भुगतान का बिल।
• रसीद — वह पर्ची, जो पुष्टि करती है कि भुगतान मिल गया है।
• कार्य पूर्णता अधिनियम — इसकी पुष्टि, कि काम कर दिया गया और स्वीकार कर लिया गया।
• भुगतान — भुगतान की स्वयं की प्रविष्टि: आप भुगतान विधि और राशि बताते हैं।

पूरी श्रृंखला से गुज़रना अनिवार्य नहीं है — आप किसी भी दस्तावेज़ से शुरू कर सकते हैं। लेकिन क्रम से काम करें, तो हर अगला दस्तावेज़ पिछले से ग्राहक, मदें, छूट और कर अपने आप उठा लेता है।

अनुमान, कार्य आदेश, चालान और कार्य पूर्णता अधिनियम टैब एक ही तरह काम करते हैं — उनकी सूची, आँकड़े और जीवनचक्र समान हैं और नीचे वर्णित हैं।

रसीद एक अपवाद है: उसे हाथ से नहीं बनाया जा सकता। रसीद स्वतः बनती है, जब आप भुगतान दर्ज करते हैं, इसलिए इस टैब पर “बनाएँ” बटन के बजाय “भुगतान बनाएँ” होता है।

दस्तावेज़ का जीवनचक्र

बनाना (मसौदा) → मदों का संपादन → ड्राफ्ट सहेजें → उत्पन्न करें (अंतिम रूप देना → “अंतिम”, अपरिवर्तनीय)
                                                    → भेजें / PDF डाउनलोड करें / बदलें / रद्द करें

1. दस्तावेज़ बनाना

• ज़रूरी प्रकार का टैब खोलें (उदाहरण के लिए, अनुमान) और बनाएँ दबाएँ। जोड़ें नाम की साइड पैनल खुलेगी।
• ग्राहक चुनें — फ़ील्ड अनिवार्य है। दस्तावेज़ इस ग्राहक से जुड़ जाता है (पता, फ़ोन और ईमेल स्वतः आ जाते हैं)।
• आवश्यकता हो, तो ग्राहक के कार्य चुनें। इन पूरे हुए कार्यों के घंटे और सेवाएँ दस्तावेज़ में आ जाएँगी।
• जोड़ें दबाएँ। संपादक में दस्तावेज़ का मसौदा खुल जाएगा।

2. दस्तावेज़ का संपादन

संपादन योग्य फ़ॉर्म खोलने के लिए संपादित करें दबाएँ।

संपादन मोड में दस्तावेज़ का हर फ़ील्ड सुधारा जा सकता है: कंपनी का नाम और पता, भुगतान की समय-सीमा, बैंक विवरण, और उससे नीचे — दस्तावेज़ की पंक्तियों वाला Items ब्लॉक। हर पंक्ति का अपना नाम, कीमत, मात्रा, विवरण और छूट होती है; पंक्ति की राशि स्वतः गिनी जाती है।

आप ये चीज़ें तय कर सकते हैं:

• कंपनी का नाम, लोगो और पता दस्तावेज़ की हेडर में दिखते हैं।
• भुगतान की समय-सीमा भुगतान की तिथि और समय।
• बैंक विवरण। एक टेक्स्ट फ़ील्ड, जिसमें ग्राहक के लिए भुगतान का डेटा लिखा होता है — प्राप्तकर्ता (ATTN), बैंक (Bank), BIC Code, खाता संख्या (Account number) और राउटिंग नंबर (Routing number)। यह मॉड्यूल की सेटिंग्स से आता है (मॉड्यूल → सेटिंग्स → इनवॉइसिंग), लेकिन दस्तावेज़ में ही उसे सामान्य टेक्स्ट की तरह संपादित किया जा सकता है। उसके पास दस्तावेज़ की कुल राशि दिखाई जाती है।
• उपकरण/सेवाएँ (Items)। यही दस्तावेज़ की सामग्री है — वह, जिसका बिल बनाया जा रहा है। पंक्तियाँ दो बटनों से जोड़ी जाती हैं:
• कैटलॉग से जोड़ें। आप अपने कैटलॉग से तैयार उपकरण या सेवाएँ चुनते हैं — नाम, कीमत और विवरण स्वयं भर जाते हैं।
• हाथ से जोड़ें। एक खाली पंक्ति दिखती है, जिसमें आप भरते हैं: उपकरण/सेवा का कस्टम नाम — उपकरण या सेवा का मनचाहा नाम (अनिवार्य फ़ील्ड), कीमत — कीमत (अनिवार्य), मात्रा — मात्रा (अनिवार्य), विवरण — विवरण और छूट — इस पंक्ति पर प्रतिशत में छूट।

पंक्ति की राशि (Sum) स्वयं गिनी जाती है: कीमत × मात्रा। हाथ से जोड़ी गई पंक्तियों पर Custom का चिह्न लगता है। जितनी चाहें उतनी पंक्तियाँ जोड़ी जा सकती हैं — हर एक उन्हीं फ़ील्ड्स के साथ अलग ब्लॉक के रूप में दिखती है।

• विक्रेता बिक्री का ज़िम्मेदार।
• छूट और कर कर राशि के प्रतिशत में तय किया जाता है (उदाहरण के लिए, $300 पर कर 10 → +$30 → कुल $330)।
• टिप्पणी (Note) दस्तावेज़ पर मनचाही टिप्पणी।

तैयार दस्तावेज़ इस तरह दिखता है: लोगो और कंपनी के पते वाली हेडर, ग्राहक के डेटा वाला अनुमानित लागत: ब्लॉक, बैंक विवरण और कुल राशि वाला विवरण ब्लॉक, हर पंक्ति की कीमत, मात्रा और राशि वाली Items तालिका, छूट और कर सहित योग, और नीचे क्रियाओं के बटन।

दस्तावेज़ का तैयार रूप देखने के लिए पूर्वावलोकन का उपयोग करें, और बदलाव सहेजने के लिए ड्राफ्ट सहेजें (Save draft) का (ड्राफ्ट सहेजें बटन तभी सक्रिय होता है, जब आप कुछ बदल देते हैं)।

3. अंतिम रूप देना — “उत्पन्न करें” बटन

दस्तावेज़ को अंतिम रूप देने के लिए “उत्पन्न करें” दबाएँ। पुष्टि दिखेगी: *“क्या आप वाकई इस … को अंतिम रूप देना चाहते हैं? यह क्रिया अपरिवर्तनीय है।”*

• पुष्टि करने पर स्थिति अंतिम में बदल जाती है, दस्तावेज़ को नंबर मिल जाता है (उदाहरण के लिए, EST-6), और सफलता की सूचना दिखती है।

दस्तावेज़ का नंबर कहाँ से आता है। अंतिम रूप देने से पहले दस्तावेज़ का कोई नंबर नहीं होता — मसौदे में उसकी जगह WO-000000 जैसा प्रारूप खड़ा होता है। नंबर अंतिम रूप देने के क्षण में जारी होता है और दो हिस्सों से बनता है: उपसर्ग और काउंटर। दोनों मॉड्यूल की सेटिंग्स में तय होते हैं: मॉड्यूल → सेटिंग्स → इनवॉइसिंग। हर दस्तावेज़ प्रकार का अपना उपसर्ग और अपना काउंटर होता है — उदाहरण के लिए, अनुमानों के लिए EST-, कार्य आदेशों के लिए WO-, चालानों के लिए INV-, रसीदों के लिए REC-, अधिनियमों के लिए POW-। अनुमानों का काउंटर 6 है, तो अगले अंतिम रूप दिए गए अनुमान को EST-6 नंबर मिलेगा, और काउंटर 7 हो जाएगा।

वहीं काउंटर को किसी दूसरे मान पर भी ले जाया जा सकता है — उदाहरण के लिए, उस क्रमांकन को जारी रखने के लिए, जो आप पहले चलाते थे। मॉड्यूल की सेटिंग्स कैसे खोलें, इसके बारे में अधिक जानकारी लेख “मॉड्यूल और मॉड्यूल सेटिंग्स” में है।

रद्द किए गए दस्तावेज़ का नंबर उसी के पास रहता है और दोबारा जारी नहीं होता।

• अंतिम रूप दिए गए दस्तावेज़ को अब संपादित नहीं किया जा सकता।

4. अंतिम रूप देने के बाद

अंतिम रूप दिए गए दस्तावेज़ों के लिए ये क्रियाएँ उपलब्ध हैं:

• भेजें (उदाहरण के लिए, *Send estimate*)। पत्र की विंडो खोलता है — Email (ग्राहक का), विषय, संदेश; दस्तावेज़ PDF के रूप में जोड़ा जाता है। भेजें दबाएँ — ग्राहक को दस्तावेज़ ईमेल पर मिल जाएगा।
• डाउनलोड (आइकन)। दस्तावेज़ को PDF प्रारूप में डाउनलोड करता है।
• इनवॉइस बनाएं। दस्तावेज़ को चालान के नए मसौदे में बदल देता है, जिसमें वही ग्राहक, मदें, छूट और कर भरे होते हैं।
• कार्य आदेश बनाएँ दस्तावेज़ को कार्य आदेश के नए मसौदे में बदल देता है।

बदले गए दस्तावेज़ एक-दूसरे से जुड़े रहते हैं — देखें संबंध टैब।

5. रद्द करना या हटाना (पंक्ति में क्रियाएँ)

सूची की हर पंक्ति में क्रियाएँ मेन्यू ये विकल्प देता है:

• 🗑 हटाएं। केवल मसौदों के लिए उपलब्ध: अंतिम रूप दिए गए दस्तावेज़ को हटाया नहीं जा सकता, उसे केवल रद्द किया जा सकता है।
• ⨯ रद्द करें पुष्टि *“इस क्रिया को पूर्ववत नहीं किया जा सकता”* → स्थिति रद्द किया गया में बदल जाती है।
• ⬇ PDF डाउनलोड करें PDF सहेजता है।

“संबंध” टैब

दस्तावेज़ खोलें → संबंध, ताकि ये चीज़ें दिखें:

• ग्राहक नाम और ईमेल।
• दस्तावेज़ लिंक इससे जुड़े दूसरे दस्तावेज़ (उदाहरण के लिए, इस अनुमान से बनाया गया चालान)।
• भुगतान का सार — कुल राशि, भुगतान किया गया (Paid) और भुगतान हेतु।
• संबंधित कार्य दस्तावेज़ से जुड़े विज़िट वाले कार्य।

भुगतान दर्ज करना

भुगतान टैब प्राप्त पैसों को दर्ज करता है।

• भुगतान टैब खोलें → भुगतान बनाएँ।
• ग्राहक चुनें — फ़ील्ड अनिवार्य है।
• भुगतान की राशि बताएँ और मुद्रा चुनें — अनिवार्य।
• भुगतान की तिथि (Payment date) तय करें — अनिवार्य।
• भुगतान विधि चुनें: नकद, बैंक कार्ड, बैंक हस्तांतरण, Swift या चेक।
• आवश्यकता हो, तो भुगतान की जानकारी (रसीद संख्या / लेनदेन ID) और भुगतान पर आंतरिक टिप्पणी जोड़ें।
• भेजें दबाएँ।

भुगतान सफल स्थिति के साथ दर्ज हो जाता है। भुगतानों की सूची में ग्राहक, स्थिति, भुगतान विधि, राशि, भुगतान की तिथि और प्रविष्टि बनाने वाला दिखता है।

स्थितियाँ, सूची और आँकड़े

• स्थितियां: मसौदा (तैयार हो रहा है) · अंतिम (जारी किया गया) · रद्द किया गया (Canceled) (निरस्त)। जिन दस्तावेज़ों की भुगतान की समय-सीमा बीत चुकी है, उन पर अतिरिक्त रूप से अतिदेय का चिह्न लगता है — लाल रंग में।
• सूची के कॉलम: नंबर, ग्राहक, स्थिति, तिथियाँ (बनने की और भुगतान की समय-सीमा की), कुल, किसने बनाया, संबंध, क्रियाएँ।
• आंकड़े (खुलते हैं)। दस्तावेज़ों की संख्या और धनराशि दिखाते हैं, स्थितियों (मसौदा / अंतिम / रद्द किया गया) के अनुसार बाँटकर और योग के साथ।
• फ़िल्टर सूची को सीमित करते हैं।

अनुमतियाँ

संभावित समस्याएँ और समाधान

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: गलत दस्तावेज़ को अंतिम रूप दिया — क्या उसे संपादित किया जा सकता है? उत्तर: नहीं — अंतिम रूप देना अपरिवर्तनीय है। आप दस्तावेज़ को रद्द करें (स्थिति → रद्द किया गया) और नया बना सकते हैं।

प्रश्न: स्वीकृत अनुमान को भुगतान के बिल में कैसे बदलें? उत्तर: अंतिम रूप दिया गया अनुमान खोलें और इनवॉइस बनाएं दबाएँ — उन्हीं मदों वाला जुड़ा हुआ चालान का मसौदा बन जाएगा।

प्रश्न: कर राशि है या प्रतिशत? उत्तर: यह प्रतिशत है। कर 10 राशि में 10% जोड़ देता है।

प्रश्न: दस्तावेज़ को ग्राहक को ईमेल से कैसे भेजें? उत्तर: उसे अंतिम रूप दें, फिर भेजें दबाएँ — PDF जोड़कर ग्राहक के ईमेल पते पर भेज दिया जाता है।

प्रश्न: कितना भुगतान बाकी है, यह कहाँ देखें? उत्तर: दस्तावेज़ के संबंध टैब पर → भुगतान का सार (कुल राशि / भुगतान किया गया / भुगतान हेतु)।

प्रश्न: दस्तावेज़ों के प्रकारों का उपयोग किस क्रम में करें? उत्तर: ग्राहक के साथ काम के क्रम में: अनुमान (काम शुरू होने से पहले प्रस्ताव) → कार्य आदेश (काम करने के लिए) → चालान (भुगतान का बिल) → रसीद (भुगतान की पर्ची) → कार्य पूर्णता अधिनियम (पुष्टि)। भुगतान अलग से भुगतान टैब पर दर्ज होता है। शुरुआत किसी भी दस्तावेज़ से की जा सकती है — क्रम अनिवार्य नहीं है।

प्रश्न: “रसीद” टैब पर “बनाएँ” बटन क्यों नहीं है? उत्तर: रसीद हाथ से नहीं बनाई जाती। वह स्वतः दिखती है, जब आप भुगतान दर्ज करते हैं, इसलिए इस टैब पर “भुगतान बनाएँ” बटन होता है।

प्रश्न: क्या अंतिम रूप दिए गए दस्तावेज़ को हटाया जा सकता है? उत्तर: नहीं। केवल मसौदा हटाया जा सकता है। अंतिम रूप दिए गए दस्तावेज़ के लिए केवल रद्द करें उपलब्ध है — वह “रद्द किया गया” स्थिति के साथ सूची में बना रहेगा।

प्रश्न: रद्द किए गए दस्तावेज़ के नंबर का क्या होता है? उत्तर: नंबर रद्द किए गए दस्तावेज़ के पास ही रहता है और दोबारा जारी नहीं होता। अगले दस्तावेज़ को काउंटर के हिसाब से अगला नंबर मिलेगा। उपसर्ग और काउंटर मॉड्यूल → सेटिंग्स → इनवॉइसिंग में तय होते हैं — देखें लेख “मॉड्यूल और मॉड्यूल सेटिंग्स”।

प्रश्न: दस्तावेज़ में बैंक विवरण और लोगो कहाँ से आते हैं? उत्तर: मॉड्यूल की सेटिंग्स से (मॉड्यूल → सेटिंग्स → इनवॉइसिंग, देखें लेख “मॉड्यूल और मॉड्यूल सेटिंग्स”)। लोगो वहाँ कंपनी की सेटिंग्स से आता है। दस्तावेज़ में ही उन्हें अंतिम रूप देने से पहले बदला जा सकता है।

प्रश्न: क्या दस्तावेज़ को ग्राहक को दोबारा भेजा जा सकता है? उत्तर: हाँ। अंतिम रूप दिए गए दस्तावेज़ पर भेजने का बटन हमेशा उपलब्ध रहता है — PDF वाला पत्र जितनी बार ज़रूरत हो, उतनी बार भेजा जा सकता है।

प्रश्न: लाल रंग के “अतिदेय” चिह्न का क्या अर्थ है? उत्तर: यह कि दस्तावेज़ में बताई गई भुगतान की समय-सीमा बीत चुकी है, और दस्तावेज़ का भुगतान नहीं हुआ है। यह चिह्न स्वतः दिखता है।

प्रश्न: दस्तावेज़ किस मुद्रा में जारी होते हैं? उत्तर: मुद्रा भुगतान दर्ज करते समय चुनी जाती है। दस्तावेज़ों में राशियाँ उस मुद्रा में गिनी जाती हैं, जो कंपनी के लिए तय है।

प्रश्न: भुगतान के कौन-से तरीके बताए जा सकते हैं? उत्तर: नकद, बैंक कार्ड, बैंक हस्तांतरण, Swift और चेक। तरीका भुगतान बनाते समय राशि और तिथि के साथ चुना जाता है।

प्रश्न: कर्मचारियों में से वित्तीय दस्तावेज़ कौन देखता है? उत्तर: कंपनी का मालिक और प्रशासक। सामान्य कर्मचारियों को यह मॉड्यूल उपलब्ध नहीं है।

प्रश्न: क्या मॉड्यूल सशुल्क है? उत्तर: हाँ, “इनवॉइसिंग” एक सशुल्क मॉड्यूल है। वह कंपनी सेटिंग्स → मॉड्यूल में चालू किया जाता है, और चालू करने के बाद बाएँ मेन्यू में दिखने लगता है।

प्रश्न: कर राशि में गिना जाता है या प्रतिशत में? उत्तर: प्रतिशत में। मान 10 राशि में 10% जोड़ देगा।