मॉड्यूल और मॉड्यूल सेटिंग्स

Shifton कार्य आपको अपनी कंपनी की ज़रूरतों के अनुसार अलग-अलग मॉड्यूल चालू और बंद करने की सुविधा देता है। ज़्यादातर मॉड्यूल एक-दूसरे से स्वतंत्र रूप से काम करते हैं, लेकिन कार्य मॉड्यूल अनिवार्य है — इसे बंद नहीं किया जा सकता, क्योंकि बाकी सभी मॉड्यूल इसी पर आधारित हैं।

कार्य मॉड्यूल

कार्य मॉड्यूल सिस्टम की मुख्य क्षमताओं तक पहुँच खोलता है, जिनमें शामिल हैं:

कार्य और कार्यों की सेटिंग्स — कार्यों के प्रकार: एकल, समूह, दोहराए जाने वाले
कार्यों के कस्टम फ़ील्ड
चेकलिस्ट्स
ग्राहक
कौशल
सेवा क्षेत्र
मानचित्र
चिह्न
स्थितियाँ
कर्मचारी
रिपोर्ट्स
कार्यों में फ़ाइलें संलग्न करना
To Do (कार्य-सूची)

कार्य स्थान नियंत्रण

कार्य स्थान नियंत्रण मॉड्यूल आपको यह सुविधा देता है:

कर्मचारियों को मानचित्र पर वास्तविक समय में देखना
मार्गों और आवाजाही पर नज़र रखना
अंतिम ज्ञात स्थान देखना
किसी भी दिन की आवाजाही के ऐतिहासिक डेटा तक पहुँच पाना

इन्वेंटरी

मॉड्यूल इन्वेंटरी आपको यह सुविधा देता है:

मॉड्यूल चालू और बंद करना

मॉड्यूल प्रबंधित करने के लिए:

पेज के ऊपरी भाग में कंपनी का नाम पर क्लिक करें।
मॉड्यूल अनुभाग खोलें।

इस पेज पर आपको दिखेगा:

चालू मॉड्यूल
मॉड्यूल के विवरण
मॉड्यूल की कीमत

मॉड्यूल सक्षम करें

मॉड्यूल के बगल में चेकबॉक्स लगाएँ।
सहेजें पर क्लिक करें।

मॉड्यूल बंद करें

मॉड्यूल का चेकबॉक्स हटाएँ या
उसके बगल में लाल क्रॉस पर क्लिक करें।
सहेजें पर क्लिक करें।

मॉड्यूल सेटिंग्स

सेटिंग्स अनुभाग में मॉड्यूल का व्यवहार कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।

बुनियादी सेटिंग्स

कंपनी से कर्मचारी का नाम उपयोग करें डिफ़ॉल्ट रूप से प्रोफ़ाइल का नाम दिखाया जाता है। कर्मचारी को जोड़ते समय दर्ज किया गया नाम दिखाने के लिए यह विकल्प चालू करें।

कंपनी अधिसूचना सेटिंग्स

Telegram सूचनाओं की अनुमति दें चालू होने पर कर्मचारी अपनी प्रोफ़ाइल की सेटिंग्स के अनुसार Telegram में सूचनाएँ प्राप्त कर सकते हैं।
SMS-सूचनाओं की अनुमति दें चालू होने पर कर्मचारी अपनी प्रोफ़ाइल की सेटिंग्स के अनुसार SMS-सूचनाएँ प्राप्त कर सकते हैं।

कार्य मॉड्यूल की सेटिंग्स

जियोलोकेशन डेटा एकत्र करने की अनुमति दें मोबाइल ऐप के उपयोग के दौरान कर्मचारी के स्थान पर नज़र रखता है।
कार्य से जुड़ाव के बिना जियोलोकेशन ट्रैकिंग की अनुमति दें कर्मचारी किसी कार्य पर नियुक्त हुए बिना भी स्थान की ट्रैकिंग की अनुमति दे सकते हैं।
कार्य शुरू करने से पहले जियोलोकेशन जाँचें कर्मचारी कार्य केवल तभी शुरू कर सकता है, जब वह ग्राहक के पते से निर्धारित दूरी के भीतर हो।
शिफ्ट के बिना कार्य बनाना शिफ्ट के बिना कार्य बनाने की सुविधा देता है (ऑफ़िस कर्मचारियों के लिए सुविधाजनक)।
कार्यों को दोबारा खोलने पर रोक लगाएँ अंतिम स्थिति तक पहुँच जाने के बाद कार्यों को बदला नहीं जा सकता।
ग्राहक के पते तक अधिकतम दूरी (मी) कार्य शुरू करने के लिए स्वीकार्य दूरी निर्धारित करता है।
जियोलोकेशन संवेदनशीलता दर्ज किए जाने वाले बिंदुओं के बीच न्यूनतम दूरी निर्धारित करता है:
50–100 मी — एक ही स्थान
200–1000 मी — वाहन से आवाजाही
कर्मचारियों को फ्री टास्क लेने की अनुमति दें कर्मचारी बिना किसी को सौंपे गए कार्य स्वयं ले सकते हैं।
डिफ़ॉल्ट शहर नया ग्राहक बनाते समय स्वतः भर जाता है।
कार्यों के ओवरलैप की रोकथाम एक ही कर्मचारी को समय में एक-दूसरे से टकराने वाले कार्य सौंपने नहीं देता।
फ्री टास्क की तिथि का स्वतः परिवर्तन बिना सौंपे गए कार्य नियोजित समाप्ति समय के बाद अगले दिन पर स्थानांतरित हो जाते हैं।
फ़ाइल असाइनमेंट सूची की सेटिंग्स फ़ाइल असाइनमेंट के प्रकार जोड़ने की सुविधा देती हैं।

कार्य स्थान नियंत्रण की सेटिंग्स

जियोलोकेशन संवेदनशीलता नया आवाजाही बिंदु दर्ज करने के लिए आवश्यक दूरी निर्धारित करता है।

महत्वपूर्ण: किसी भी सेटिंग को बदलने के बाद बदलाव लागू करने के लिए सहेजें पर क्लिक करें।

ग्राहक पोर्टल की सेटिंग्स

यहाँ यह निर्धारित होता है कि संदेशों में ग्राहक का कौन-सा डेटा भरा जाएगा और कार्य करने वाले का नाम कैसे दिखाया जाएगा।

Mapping: client name ग्राहक का वह फ़ील्ड, जिससे नाम लिया जाता है (डिफ़ॉल्ट — First name)।
Mapping: Client’s Last Name वह फ़ील्ड, जिससे ग्राहक का उपनाम लिया जाता है (डिफ़ॉल्ट — Last name)।
Mapping: customer’s phone number ग्राहक के फ़ोन नंबर वाला फ़ील्ड — इसी पर SMS भेजे जाते हैं (डिफ़ॉल्ट — Phone)।
Mapping: client email ग्राहक के ईमेल पते वाला फ़ील्ड — इसी पर पत्र भेजे जाते हैं (डिफ़ॉल्ट — e-mail)।
तकनीशियन के नाम का प्रारूप कार्य करने वाले का नाम ग्राहक को कैसे दिखाया जाता है (उदाहरण के लिए, केवल नाम)।
फ़ोन नंबर से सुरक्षा कर्मचारी का असली फ़ोन नंबर ग्राहक से छिपा देता है।

SMS भुगतान की सेटिंग्स

SMS बैलेंस के स्वतः टॉप-अप के नियम। एक बार के टॉप-अप के लिए SMS भुगतान अनुभाग में टॉप अप टैब का उपयोग करें।

स्वचालित टॉप-अप मोड ऑटो-टॉप-अप का मोड। मान बंद — ऑटो-टॉप-अप बंद है।

बदलाव करने के बाद “सहेजें” पर क्लिक करें।

“इनवॉइसिंग” सेटिंग्स

यहाँ दस्तावेज़ों का स्वरूप और हर प्रकार के दस्तावेज़ की नंबरिंग कॉन्फ़िगर की जाती है।

कंपनी का लोगो वह लोगो, जो दस्तावेज़ों की हेडर में छपता है। यह कंपनी सेटिंग्स से (कंपनी सेटिंग्स → सामान्य जानकारी) स्वतः जुड़ जाता है। यदि दस्तावेज़ों के लिए कोई दूसरा लोगो चाहिए, तो उसे यहाँ “लोगो चुनें” बटन से बदलें।
कंपनी का नाम दस्तावेज़ों में कंपनी का नाम (अनिवार्य फ़ील्ड)।
Default tax (percentage) प्रतिशत में डिफ़ॉल्ट कर — नए दस्तावेज़ों में भर जाता है।
पता ब्लॉक दस्तावेज़ की हेडर में कंपनी का पता।
बिलिंग ब्लॉक भुगतान के लिए बैंक विवरण (प्राप्तकर्ता, बैंक, BIC, खाता संख्या इत्यादि)।

महत्वपूर्ण: इन सेटिंग्स का लोगो, नाम, पता और बैंक विवरण उन दस्तावेज़ों में जाते हैं, जिन्हें आप अपने ग्राहकों के लिए बनाते हैं — उनका उन चालानों से कोई संबंध नहीं है, जो Shifton आपकी कंपनी को जारी करता है।

दस्तावेज़ों के काउंटर

हर प्रकार के दस्तावेज़ के लिए अपना उपसर्ग और वर्तमान नंबर निर्धारित किया जाता है। अगला बनाया गया दस्तावेज़ “उपसर्ग + काउंटर” के अनुसार नंबर पाएगा (उदाहरण के लिए, EST-6)।

अनुमान काउंटर अनुमान — उपसर्ग (उदाहरण के लिए, EST-) और काउंटर।
कार्य आदेश काउंटर कार्य आदेश — उपसर्ग (उदाहरण के लिए, WO-) और काउंटर।
चालान काउंटर चालान — उपसर्ग (उदाहरण के लिए, INV-) और काउंटर।
रसीद काउंटर रसीद — उपसर्ग (उदाहरण के लिए, REC-) और काउंटर।
सेवा काउंटर का प्रमाण सेवा प्रदान किए जाने की पुष्टि — उपसर्ग (उदाहरण के लिए, POW-) और काउंटर।

बदलाव करने के बाद “सहेजें” पर क्लिक करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: क्या केवल एक ही मॉड्यूल चालू करके बाकी का उपयोग न करना संभव है? उत्तर: हाँ। ज़्यादातर मॉड्यूल स्वतंत्र रूप से काम करते हैं, इसलिए आप केवल वही चालू कर सकते हैं, जो वास्तव में आपकी कंपनी के लिए ज़रूरी हैं। एकमात्र अपवाद कार्य मॉड्यूल है, जो अनिवार्य है।

प्रश्न: कार्य मॉड्यूल अनिवार्य क्यों है? उत्तर: कार्य ही सिस्टम का आधार हैं। बाकी मॉड्यूल (इन्वेंटरी, स्थान नियंत्रण, रिपोर्ट्स) कार्यों के निष्पादन के इर्द-गिर्द बने हैं और उसके बिना सही तरह से काम नहीं कर सकते।

प्रश्न: क्या कर्मचारी बंद किए गए मॉड्यूल देख पाएँगे? उत्तर: नहीं। बंद किए गए मॉड्यूल कर्मचारियों से पूरी तरह छिपे रहते हैं और उनके इंटरफ़ेस में नहीं दिखते।

प्रश्न: क्या मॉड्यूल में बदलाव मौजूदा डेटा को प्रभावित करते हैं? उत्तर: नहीं। मॉड्यूल बंद करने से डेटा नहीं हटता। यदि आप बाद में उसे फिर से चालू करते हैं, तो पहले बनाया गया सारा डेटा उपलब्ध रहेगा।

प्रश्न: क्या कर्मचारियों के लिए जियोलोकेशन ट्रैकिंग अनिवार्य है? उत्तर: नहीं। जियोलोकेशन ट्रैकिंग मॉड्यूल की सेटिंग्स और कर्मचारियों की अनुमतियों पर निर्भर करती है। इसे पूरी तरह बंद या सीमित किया जा सकता है।

प्रश्न: क्या सिस्टम कार्य समय के बाहर स्थान पर नज़र रखता है? उत्तर: नहीं। स्थान का डेटा केवल सक्रिय अनुमतियों के अनुसार ही एकत्र किया जाता है।

प्रश्न: यदि कर्मचारी अपने फ़ोन पर स्थान तक पहुँच की अनुमति नहीं देता, तो क्या होगा? उत्तर: सिस्टम उसके स्थान पर नज़र नहीं रख पाएगा, और कार्यों से जुड़ी कुछ सीमाएँ सही तरह से काम नहीं कर सकती हैं।

प्रश्न: क्या कर्मचारी को सौंपे बिना कार्य बनाए जा सकते हैं? उत्तर: हाँ। ऐसे कार्य फ्री टास्क कहलाते हैं और, यदि यह विकल्प चालू है, तो बाद में कर्मचारी उन्हें ले सकते हैं।

प्रश्न: यदि दो कार्य समय में एक-दूसरे से टकराते हैं, तो क्या होगा? उत्तर: यदि कार्यों के ओवरलैप की रोकथाम चालू है, तो सिस्टम एक ही कर्मचारी को टकराने वाले कार्य सौंपने से रोक देगा।

प्रश्न: क्या पूरा होने के बाद कार्य संपादित किए जा सकते हैं? उत्तर: यह सेटिंग्स पर निर्भर करता है। यदि कार्यों को दोबारा खोलना बंद है, तो पूरे हो चुके कार्य बदले नहीं जा सकते।

प्रश्न: क्या सूचनाएँ चालू करने के बाद स्वतः भेजी जाती हैं? उत्तर: सूचनाएँ तभी भेजी जाती हैं, जब वे कंपनी के स्तर पर और कर्मचारी की प्रोफ़ाइल में — दोनों जगह चालू हों।

प्रश्न: क्या SMS के बिना Telegram में सूचनाओं का उपयोग किया जा सकता है? उत्तर: हाँ। सूचनाओं का हर चैनल स्वतंत्र रूप से चालू और बंद किया जा सकता है।

प्रश्न: क्या मॉड्यूल की सेटिंग्स बाद में बदली जा सकती हैं? उत्तर: हाँ। मॉड्यूल की सभी सेटिंग्स किसी भी समय अपडेट की जा सकती हैं।

प्रश्न: मेरी सेटिंग्स लागू क्यों नहीं हुईं? उत्तर: सबसे अधिक संभावना है कि सहेजें बटन नहीं दबाया गया। बदलाव केवल सहेजने के बाद ही लागू होते हैं।

प्रश्न: क्या मॉड्यूल की सेटिंग्स तुरंत लागू होती हैं? उत्तर: हाँ। सहेजने के बाद सेटिंग्स तुरंत प्रभाव में आ जाती हैं।

प्रश्न: क्या पूरी तरह उपयोग करने से पहले मॉड्यूल का परीक्षण किया जा सकता है? उत्तर: हाँ। आप मॉड्यूल चालू कर सकते हैं, उसका काम जाँच सकते हैं और ज़रूरत होने पर डेटा खोए बिना उसे बंद कर सकते हैं।