अनुस्मारक सेटिंग्स

इस पेज पर वह सब इकट्ठा है, जो ग्राहक आपकी कंपनी से पाता है: वे अनुस्मारक भी, जो नियत समय पर जाते हैं, और वे संदेश भी, जो कार्य की स्थिति बदलने पर स्वयं भेजे जाते हैं। संदेशों के टेक्स्ट भी यहीं तय होते हैं।

पेज कहाँ मिलेगा

बाएँ मेन्यू में ग्राहक पोर्टल समूह खोलें और अनुस्मारक सेटिंग्स चुनें। समूह केवल मॉड्यूल चालू होने पर दिखता है — देखें लेख “ग्राहक पोर्टल — अवलोकन”।

पेज पर दो ब्लॉक

पेज दो ब्लॉक में बँटा है, और उन्हें मिलाना नहीं चाहिए — वे अलग-अलग कारणों से काम करते हैं:

एक दूसरे की जगह नहीं लेता: अनुस्मारक तब भी जाएगा, जब स्थिति न बदली हो, और स्थिति की सूचना तब भी — जब विज़िट में अभी एक दिन बाकी हो।

निर्धारित अनुस्मारक

कैसे बनाएँ

• “अनुस्मारक बनाएँ” दबाएँ।
• शीर्षक — सूची में अनुस्मारक का नाम क्या होगा। उसे केवल आप देखते हैं।
• रिमाइंडर विकल्प — “से पहले” या “बाद में”।
• भेजें पहले/बाद में — मिनटों में अंतराल। मान 0 का अर्थ है “गिनती के बिंदु पर ही”।
• चैनल — SMS, e-mail या दोनों।
• संदेश के टेक्स्ट: एसएमएस पाठ, पत्र का विषय, ईमेल पाठ।
• सक्षम — अनुस्मारक चालू करना।

सूची में अनुस्मारक शीर्षक, भेजें पहले/बाद में, रिमाइंडर विकल्प, चैनल, सक्षम कॉलमों और क्रियाओं के साथ दिखता है — सुधार के लिए पेंसिल और हटाने के लिए कूड़ेदान।

स्थितियों के अनुसार सूचनाएँ

स्थितियाँ — आपकी, सिस्टम की नहीं

इस ब्लॉक में स्थितियों की सूची Shifton की तैयार सूची नहीं है। कार्यों की स्थितियाँ आप स्वयं कार्य सेटिंग्स → स्थितियाँ अनुभाग में बनाते और उनके नाम रखते हैं, और सूचनाओं की तालिका ठीक आपका सेट दिखाती है। इस लेख के चित्रों में एक कंपनी की स्थितियाँ हैं; आपकी अपनी होंगी।

इससे काम का क्रम निकलता है: पहले स्थितियाँ, फिर उन पर सूचनाएँ। बाद में जोड़ी गई नई स्थिति तालिका में खाली पंक्ति के रूप में दिखेगी — चैनलों के बिना, और जब तक आप उन्हें तय नहीं करते, उस पर ग्राहक को कुछ नहीं जाएगा।

किसी स्थिति के लिए सूचना कैसे तय करें

स्थिति की पंक्ति में + दबाएँ — “स्थितियों के लिए नियम जोड़ें” विंडो खुलेगी:

• स्थिति — वह स्थिति, जिसमें जाने पर नियम काम करेगा।
• चैनल — SMS, e-mail या दोनों।
• एसएमएस पाठ — SMS का टेक्स्ट।
• पत्र का विषय — पत्र का विषय।
• ईमेल पाठ — पत्र का टेक्स्ट।
• सक्षम — नियम चालू है या नहीं।

“सहेजें” दबाएँ। तालिका में स्थिति के सामने चुने गए चैनल दिखने लगेंगे, और स्लेटी चिह्न हरा हो जाएगा।

जिस स्थिति के लिए एक भी चैनल तय नहीं है, वह स्लेटी रंग से चिह्नित होती है — उस पर ग्राहक को कुछ नहीं मिलता।

संदेश के टेक्स्ट में प्लेसहोल्डर

टेक्स्ट स्थिर नहीं हैं: उनमें किसी विशेष कार्य का डेटा डाला जाता है। हर फ़ील्ड के नीचे मान्य प्लेसहोल्डर की सूची वाला संकेत होता है:

{executor_name} — निष्पादक का नाम · {company_name} — कंपनी का नाम · {client_first_name} — ग्राहक का नाम · {client_last_name} — ग्राहक का उपनाम · {scheduled_time} — विज़िट का नियोजित समय · {task_id} — कार्य का नंबर · {company_id} — कंपनी का नंबर · {client_id} — ग्राहक का नंबर · {link_map} — ट्रैकिंग पेज का लिंक · {link_feedback} — समीक्षा के फ़ॉर्म का लिंक

लिंक के बारे में मुख्य बात। नक्शे और समीक्षा के लिंक स्वतः नहीं जुड़ते — वे संदेश में केवल {link_map} और {link_feedback} के ज़रिए पहुँचते हैं। प्लेसहोल्डर न डालें, तो संदेश लिंक के बिना चला जाएगा: ग्राहक न निष्पादक को ट्रैक कर पाएगा, न समीक्षा छोड़ पाएगा, और इंटरफ़ेस में यह किसी तरह दिखता भी नहीं — नियम सेट किया हुआ लगेगा।

“निष्पादक निकल चुका है” स्थिति के लिए SMS के टेक्स्ट का उदाहरण:

Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}

और उसके लिए पत्र का विषय:

Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}

ग्राहक को पत्र Shifton Robot ([email protected]) के नाम से उस विषय के साथ आता है, जो आपने तय किया है।

संदेश पहुँचने के लिए क्या चाहिए

• SMS के लिए बैलेंस चाहिए। हर SMS, SMS-बैलेंस से कटता है — वह एसएमएस बिलिंग पेज पर है। बैलेंस शून्य होने पर SMS नहीं जाते। पत्र मुफ़्त हैं और बैलेंस पर निर्भर नहीं करते।
• ग्राहक का फ़ोन और/या ईमेल भरा होना चाहिए, और ये फ़ील्ड मॉड्यूल → सेटिंग्स → ग्राहक पोर्टल में चैनलों से जुड़े होने चाहिए।
• नियम चालू होना चाहिए — सक्षम स्विच।

संभावित समस्याएँ और समाधान

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न: निर्धारित अनुस्मारक स्थिति की सूचना से किस तरह अलग है? उत्तर: अनुस्मारक विज़िट के समय से जुड़ा है — N मिनट पहले या बाद में जाता है। स्थिति की सूचना घटना से जुड़ी है — कार्य स्थिति में गया। एक दूसरे की जगह नहीं लेता।

प्रश्न: अनुस्मारक का अंतराल किन इकाइयों में तय होता है? उत्तर: मिनटों में। मान 0 का अर्थ है गिनती के बिंदु पर ही भेजना।

प्रश्न: कितने अनुस्मारक बनाए जा सकते हैं? उत्तर: कोई सीमा नहीं है। आमतौर पर दो-तीन बनाए जाते हैं: उदाहरण के लिए, एक दिन पहले पत्र से और 30 मिनट पहले SMS से।

प्रश्न: मेरी तालिका में चित्र से अलग स्थितियाँ हैं। यह सामान्य है? उत्तर: हाँ। स्थितियाँ आप स्वयं कार्य सेटिंग्स → स्थितियाँ में बनाते हैं, और तालिका ठीक आपका सेट दिखाती है।

प्रश्न: मैंने नई स्थिति जोड़ी — उस पर सूचनाएँ क्यों नहीं हैं? उत्तर: नई स्थिति तालिका में खाली पंक्ति के रूप में, चैनलों के बिना दिखती है। उसे + से खोलें और चैनल तथा टेक्स्ट तय करें।

प्रश्न: क्या केवल पत्र भेजे जा सकते हैं और SMS खर्च न किए जाएँ? उत्तर: हाँ, नियम में केवल e-mail चैनल छोड़ दें।

प्रश्न: ग्राहक को संदेश मिला, पर नक्शे के लिंक के बिना। क्यों? उत्तर: टेक्स्ट में {link_map} प्लेसहोल्डर नहीं है। लिंक स्वयं नहीं जुड़ता — उसे टेक्स्ट में लिखना पड़ता है।

प्रश्न: क्या संदेश का टेक्स्ट अपनी भाषा में लिखा जा सकता है? उत्तर: हाँ, टेक्स्ट पूरी तरह आपका है। ध्यान रखें कि वह सभी ग्राहकों को इसी रूप में जाएगा — ग्राहक की भाषा में उसका अनुवाद नहीं होता।

प्रश्न: डेटा न हो, तो ग्राहक प्लेसहोल्डर की जगह क्या देखता है? उत्तर: प्लेसहोल्डर की जगह वह आ जाता है, जो कार्य में है। ग्राहक का फ़ील्ड भरा न हो, तो उसकी जगह खाली रह जाएगी — इसलिए नाम पहले से ग्राहक के कार्ड में जाँच लेना बेहतर है।

प्रश्न: क्या सभी स्थितियों के लिए सूचनाएँ एक ही बार में बंद की जा सकती हैं? उत्तर: अलग स्विच नहीं है — चैनल हर स्थिति से अलग-अलग हटाए जाते हैं। कंपनी सेटिंग्स → मॉड्यूल में पूरा मॉड्यूल बंद करना तेज़ है।

प्रश्न: ये सेटिंग्स कौन बदल सकता है? उत्तर: कंपनी का मालिक और प्रशासक।

प्रश्न: सूचनाएँ ग्राहक को और कर्मचारी को, दोनों को जाती हैं? उत्तर: नहीं। इस पेज की सेटिंग्स केवल ग्राहक से संबंधित हैं। कर्मचारियों की सूचनाएँ अलग से सेट होती हैं — कर्मचारी की प्रोफ़ाइल में और कार्य मॉड्यूल की सेटिंग्स में।