अनुरोध संग्रह

Archive टैब सभी पूर्ण और अस्वीकृत अवकाश अनुरोध संग्रहीत करता है, जो आपको संदर्भ और रिपोर्टिंग के लिए पिछली अनुपस्थिति का ऐतिहासिक रिकॉर्ड देता है।

यह क्या है?

Requests पेज पर संग्रहालय टैब में वे अवकाश अनुरोध होते हैं जो अंतिम स्थिति तक पहुँच गए हैं — या तो स्वीकृत (और पूर्ण) या अस्वीकृत। सक्रिय Requests टैब के विपरीत, Archive एक read-only ऐतिहासिक लॉग के रूप में काम करता है। पिछली अनुपस्थिति देखने, छुट्टी रिकॉर्ड सत्यापित करने या समय के साथ अवकाश पैटर्न की audit करने के लिए इसका उपयोग करें।

पूर्व आवश्यकताएँ

#	पूर्व आवश्यकता	विवरण
1	सक्रिय Shifton खाता	आपको अपने Shifton workspace में logged in होना चाहिए
2	उचित भूमिका	Employee अपने archived अनुरोध देख सकते हैं; Manager और Admin टीम या company-wide archives देख सकते हैं
3	मौजूदा archived अनुरोध	Archive में दिखाने के लिए कम से कम एक अनुरोध approved या rejected होना चाहिए

चरण-दर-चरण निर्देश

Archive पर जाना

चरण	क्रिया	अपेक्षित परिणाम
1	अनुरोध पर क्लिक करें	Requests पेज Requests टैब सक्रिय के साथ खुलता है
2	संग्रहालय टैब पर क्लिक करें	दृश्य ऐतिहासिक (पूर्ण और अस्वीकृत) अनुरोध प्रदर्शित करने के लिए switch होता है

Archived अनुरोध ब्राउज़ करना

चरण	क्रिया	अपेक्षित परिणाम
1	Archived अनुरोधों की सूची देखें	प्रत्येक पंक्ति कर्मचारी का नाम, अवकाश प्रकार, तारीख सीमा और अंतिम स्थिति (Approved या Rejected) प्रदर्शित करती है
2	पूरा विवरण देखने के लिए किसी अनुरोध पंक्ति पर क्लिक करें	एक detail view खुलता है जो सभी मूल अनुरोध फ़ील्ड, अंतिम स्थिति और किसी भी संलग्न फ़ाइल दिखाता है
3	पेजों के माध्यम से navigate करने के लिए नीचे pagination controls का उपयोग करें	Archive में बहुत सारे record हो सकते हैं; “Go to page,” page numbers और rows-per-page selector का उपयोग करके navigate करें

Archive फ़िल्टर करना

चरण	क्रिया	अपेक्षित परिणाम
1	किसी विशिष्ट कर्मचारी द्वारा फ़िल्टर करने के लिए कर्मचारी dropdown का उपयोग करें	केवल उस कर्मचारी के archived अनुरोध दिखाए जाते हैं
2	तारीख सीमा परिभाषित करने के लिए प्रारंभ तिथि और समापन तिथि सेट करें	केवल चुनी गई अवधि के भीतर अनुरोध प्रदर्शित होते हैं
3	स्वीकृत या अस्वीकृत द्वारा फ़िल्टर करने के लिए स्थिति dropdown का उपयोग करें	सूची केवल चयनित अंतिम स्थिति वाले अनुरोध दिखाने के लिए सीमित होती है
4	Archive डेटा reload करने के लिए रीफ्रेश आइकन पर क्लिक करें	सूची सबसे अद्यतन archived records के साथ अपडेट होती है

Archived अनुरोध विवरण समझना

फ़ील्ड	विवरण
Employee	वह कर्मचारी का नाम जिसने अनुरोध सबमिट किया
Type payment	क्या अवकाश Paid था या Unpaid
Type time-off	श्रेणी: बीमार दिन, Vacation, Holiday, या कस्टम प्रकार
Date / Time range	From और To तारीखें (या आंशिक-दिन अनुरोधों के लिए datetimes)
Status	अंतिम स्थिति — स्वीकृत या अस्वीकृत
Shift action	Overlapping shifts के साथ क्या किया गया (Nothing, Deleted, Moved to खुली शिफ्ट्स)
Attachment	मूल अनुरोध के साथ upload की गई कोई भी फ़ाइल

पहुँच अनुमतियाँ

भूमिका	अपना Archive देखें	टीम Archive देखें	सभी Archives देखें
Employee	हाँ	नहीं	नहीं
Manager	हाँ	हाँ	नहीं
Admin	हाँ	हाँ	हाँ

FAQ

प्र1: अनुरोध टैब और संग्रहालय टैब में क्या अंतर है?
उ: अनुरोध टैब सक्रिय अनुरोध दिखाता है जो अभी भी pending हैं या हाल ही में approved हुए हैं। संग्रहालय टैब उन अनुरोधों को रखता है जो अंतिम स्थिति तक पहुँच गए हैं और ऐतिहासिक संदर्भ के लिए रखे जाते हैं।

प्र2: क्या मैं किसी संग्रहालयd अनुरोध को संपादित या हटा सकता हूँ?
उ: नहीं। Archived अनुरोध read-only हैं। वे एक permanent record के रूप में काम करते हैं। यदि सुधार की आवश्यकता है, तो एक नया अनुरोध सबमिट करना चाहिए और सामान्य workflow के माध्यम से process करना चाहिए।

प्र3: संग्रहालय कितना पुरानी रिकॉर्ड रखता है?
उ: Archive बिना स्वचालित समाप्ति के सभी ऐतिहासिक अनुरोध रखता है। आप जब से आपका workspace Time-Off module का उपयोग कर रहा है तब से किसी भी समय अवधि के record खोजने के लिए तारीख सीमा द्वारा फ़िल्टर कर सकते हैं।

प्र4: क्या मैं रिपोर्टिंग के लिए संग्रहालयd अनुरोध निर्यात कर सकता हूँ?
उ: Export कार्यक्षमता आपकी workspace योजना और कॉन्फ़िगरेशन पर निर्भर करती है। अपने administrator से जाँचें कि अवकाश डेटा के लिए CSV या report export विकल्प उपलब्ध हैं या नहीं।

प्र5: एक स्वीकृत अनुरोध संग्रहालय के बजाय अनुरोध टैब पर क्यों है?
उ: हाल ही में approved अनुरोध Requests टैब पर रह सकते हैं जब तक अवकाश अवधि बीत नहीं जाती। एक बार leave dates पूरी हो जाने के बाद, अनुरोध स्वचालित रूप से Archive में चला जाता है।

संभावित समस्याएं और समाधान

समस्या	संभावित कारण	समाधान
Archive टैब कोई record नहीं दिखाता	कोई अनुरोध अभी तक approved या rejected नहीं हुआ, या filters बहुत प्रतिबंधात्मक हैं	सभी filters साफ करें और फिर जाँचें; यदि कोई अनुरोध process नहीं किया गया, तो archive खाली होगा
कोई विशिष्ट पिछला अनुरोध नहीं मिल रहा	तारीख सीमा filter बहुत संकीर्ण है	Start और समापन तिथि fields को व्यापक अवधि cover करने के लिए बढ़ाएं
केवल अपने अनुरोध दृश्यमान हैं	आपकी भूमिका Employee है	Manager टीम archives देख सकते हैं और Admins सभी देख सकते हैं; यदि आपको व्यापक पहुँच चाहिए तो अपने administrator से संपर्क करें
Archive धीमा load होता है	बहुत बड़ी संख्या में ऐतिहासिक record मौजूद हैं	Load होने वाले results की संख्या कम करने के लिए filters (कर्मचारी नाम, तारीख सीमा, स्थिति) लागू करें
अस्वीकृत अनुरोध Archive में दिखाई नहीं देता	अनुरोध अभी भी Requests टैब पर हो सकता है	Requests टैब जाँचें; हाल ही में rejected अनुरोधों को Archive में जाने में एक पल लग सकता है