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गतिविधियां बनाना और वितरित करना

Gary Leman

जानें कि नई गतिविधियां कैसे बनाएं, बल्क ऑपरेशन कैसे करें, और कर्मचारियों को स्वचालित रूप से गतिविधियां कैसे वितरित करें।

यह क्या है?

Shifton में गतिविधियां (Activities) उन कार्यों या असाइनमेंट का प्रतिनिधित्व करती हैं जिन्हें कर्मचारियों को अपनी नियमित शिफ्ट से परे पूरा करना होता है। यह लेख तीन प्रमुख कार्यप्रवाहों को कवर करता है:

1
एक गतिविधि बनाना
mdash; समय, कर्मचारी और प्रकार जैसे विशिष्ट विवरणों के साथ एक नई गतिविधि जोड़ना।
2
बल्क कार्रवाई
mdash; कई गतिविधियों को चुनकर एक साथ हटाना।
3
गतिविधियां वितरित करना
mdash; शेड्यूलिंग नियमों के आधार पर उपलब्ध कर्मचारियों को असाइन न की गई गतिविधियां स्वचालित रूप से असाइन करना।

ये उपकरण गतिविधि कैलेंडर पेज के शीर्ष पर बटन के रूप में उपलब्ध हैं।

पूर्वापेक्षाएं

#पूर्वापेक्षाविवरण
1गतिविधि कैलेंडर तक एक्सेसआपके पास Activity पेज तक एक्सेस होनी चाहिए।
2कर्मचारी प्रोजेक्ट में असाइनगतिविधियां प्राप्त करने के लिए कर्मचारी किसी प्रोजेक्ट का हिस्सा होने चाहिए।
3गतिविधि टेम्पलेट (वैकल्पिक)टेम्पलेट होने से बार-बार की जाने वाली गतिविधियां बनाना तेज़ होता है।
4Manager या Administrator भूमिकागतिविधियां बनाने और वितरित करने के लिए उन्नत अनुमतियां आवश्यक हैं।

चरण-दर-चरण निर्देश

एक गतिविधि बनाना

Shifton screenshot
Shifton screenshot
चरणकार्यअपेक्षित परिणाम
1गतिविधि कैलेंडर पेज पर नेविगेट करें।कैलेंडर व्यू लोड होता है।
2पेज के शीर्ष पर गतिविधि बनाएँ बटन पर क्लिक करें।एक निर्माण फ़ॉर्म या डायलॉग खुलता है।
3गतिविधि विवरण भरें:
– गतिविधि नाम or टाइप करेंगतिविधि की पहचान करता है।
– तारीख और समयगतिविधि कब होनी चाहिए।
– अवधिगतिविधि कितनी देर तक चलती है।
– कर्मचारी (वैकल्पिक)किसी विशिष्ट Employee को असाइन करें, या नि:शुल्क गतिविधियाँ में जोड़ने के लिए खाली छोड़ें।
– प्रोजेक्टगतिविधि को एक प्रोजेक्ट से जोड़ें।
– टिप्पणियाँ (वैकल्पिक)कोई भी प्रासंगिक विवरण या निर्देश जोड़ें।
4सहेजें या बनाएँ पर क्लिक करें।गतिविधि कैलेंडर पर दिखाई देती है। यदि कोई Employee असाइन नहीं किया गया, तो यह नि:शुल्क गतिविधियाँ पंक्ति में दिखाई देती है।

बल्क कार्रवाई उपयोग करना

Shifton screenshot
चरणकार्यअपेक्षित परिणाम
1गतिविधि कैलेंडर पर, सामूहिक कार्यवाही बटन पर क्लिक करें।कैलेंडर चयन मोड में प्रवेश करता है।
2गतिविधियों पर क्लिक करके कई गतिविधियां चुनें (या उपलब्ध होने पर “सभी चुनें” विकल्प उपयोग करें)।चुनी हुई गतिविधियां हाइलाइट होती हैं।
3प्रस्तुत विकल्पों से वांछित बल्क ऑपरेशन चुनें:
– हटाएं — कैलेंडर से चुनी हुई गतिविधियां हटाएं।
4संकेत पर कार्रवाई की पुष्टि करें।बल्क ऑपरेशन सभी चुनी हुई गतिविधियों पर लागू होता है।
5समाप्त पर क्लिक करें या चयन मोड से बाहर निकलें।कैलेंडर सामान्य व्यू पर वापस आता है।

गतिविधियां स्वचालित रूप से वितरित करना

Shifton screenshot
Shifton screenshot
चरणकार्यअपेक्षित परिणाम
1सुनिश्चित करें कि कैलेंडर पर नि:शुल्क गतिविधियाँ पंक्ति में असाइन न की गई गतिविधियां हैं।कम से कम एक गतिविधि असाइन नहीं है।
2पेज के शीर्ष पर गतिविधि वितरित करें बटन पर क्लिक करें।एक वितरण डायलॉग या कॉन्फ़िगरेशन पैनल खुलता है।
3वितरण सेटिंग की समीक्षा करें या समायोजित करें (जैसे, कौन से कर्मचारियों को शामिल करना है, दिनांक सीमा, पद फ़िल्टर)।सेटिंग आपकी आवश्यकताओं के लिए कॉन्फ़िगर की गई हैं।
4वितरित करें या लागू करें पर क्लिक करें।सिस्टम उनके शेड्यूल, पद और उपलब्धता के आधार पर उपलब्ध कर्मचारियों को मुफ्त गतिविधियां स्वचालित रूप से असाइन करता है।
5असाइनमेंट की पुष्टि के लिए कैलेंडर की समीक्षा करें।पहले असाइन न की गई गतिविधियां अब कर्मचारी पंक्तियों में दिखाई देती हैं।

गतिविधि निर्माण त्वरित संदर्भ

फ़ील्डआवश्यकविवरण
Activity name/typeहांगतिविधि का नाम या प्रकार (टेम्पलेट से हो सकता है)।
तारीख और समयहांनिर्धारित प्रारंभ दिनांक और समय।
Durationहांगतिविधि कितनी देर तक चलनी चाहिए।
Employeeनहींनि:शुल्क गतिविधियाँ पूल के लिए खाली छोड़ें, या सीधे असाइन करें।
Projectहांवह प्रोजेक्ट जिससे यह गतिविधि संबंधित है।
Locationनहींगतिविधि के लिए कार्य स्थान।
NotesनहींEmployee के लिए अतिरिक्त निर्देश या संदर्भ।

एक्सेस अनुमतियां

भूमिकागतिविधियां बनाएंबल्क कार्रवाई उपयोग करेंगतिविधियां वितरित करेंगतिविधियां देखें
Employeeनहींनहींनहींकेवल अपनी
Managerहांहांहांसभी
Administratorहांहांहांसभी
Ownerहांहांहांसभी

FAQ

प्र1: यदि मैं कर्मचारी असाइन किए बिना गतिविधि बनाऊं तो क्या होता है?
उ: गतिविधि कैलेंडर पर नि:शुल्क गतिविधियाँ पंक्ति में जोड़ी जाती है। यह वहां तब तक रहती है जब तक इसे मैन्युअल रूप से किसी Employee को असाइन नहीं किया जाता या गतिविधि वितरित करें सुविधा का उपयोग करके वितरित नहीं किया जाता।

प्र2: क्या मैं बल्क कार्रवाई पूर्ववत कर सकता हूं?
उ: हटाने जैसी बल्क कार्रवाई आमतौर पर अपरिवर्तनीय होती हैं। बल्क ऑपरेशन की पुष्टि करने से पहले हमेशा अपना चयन दोबारा जांचें।

प्र3: स्वचालित वितरण कैसे तय करता है कि कौन सा कर्मचारी किस गतिविधि को प्राप्त करे?
उ: वितरण एल्गोरिदम Employee उपलब्धता (प्रकाशित शेड्यूल के आधार पर), पद मिलान और कार्यभार संतुलन पर विचार करता है। सटीक तर्क आपकी कंपनी के कॉन्फ़िगरेशन के आधार पर भिन्न हो सकता है।

प्र4: क्या मैं गतिविधियां केवल विशिष्ट कर्मचारियों को वितरित कर सकता हूं?
उ: हां। गतिविधि वितरित करें सुविधा का उपयोग करते समय, आप Employee, पद या अन्य मानदंडों के आधार पर फ़िल्टर कर सकते हैं ताकि सीमित करें कि कौन से कर्मचारी असाइनमेंट प्राप्त करें।

प्र5: क्या एक साथ बना सकने वाली गतिविधियों की कोई सीमा है?
उ: व्यक्तिगत निर्माण के लिए कोई कठोर सीमा नहीं है। एकाधिक गतिविधियां बनाने के लिए, यदि आपकी योजना में उपलब्ध हो तो गतिविधि टेम्पलेट्स या आयात सुविधाओं का उपयोग करने पर विचार करें। गतिविधि बनाते समय मात्रा फ़ील्ड का उपयोग करें।

संभावित समस्याएं और समाधान

समस्यासंभावित कारणसमाधान
“गतिविधि बनाएँ” बटन दिखाई नहीं दे रहाअपर्याप्त अनुमतियां।अपने Administrator से संपर्क करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी भूमिका में गतिविधि निर्माण अधिकार हों।
वितरण गलत कर्मचारियों को गतिविधियां असाइन करता हैवितरित करने से पहले फ़िल्टर सेटिंग सही ढंग से कॉन्फ़िगर नहीं की गई थीं।वितरण फ़िल्टर (पद, Employee, शेड्यूल) समायोजित करें और पुनः वितरित करें।
बल्क कार्रवाई सभी चुनी हुई गतिविधियों पर लागू नहीं होतीकुछ गतिविधियों की स्थिति या स्वामित्व हो सकता है जो कार्रवाई को रोकता है।जांचें कि कौन सी गतिविधियां प्रभावित नहीं हुईं और उन्हें व्यक्तिगत रूप से संभालें।
निर्माण के बाद गतिविधि कैलेंडर पर दिखाई नहीं दे रहीकैलेंडर व्यू या फ़िल्टर नई गतिविधि छुपा रहे हों।अपनी दिनांक सीमा, व्यू मोड और बाएं पैनल फ़िल्टर जांचें। यदि आवश्यक हो तो फ़िल्टर रीसेट करें।
वितरण के लिए कोई गतिविधि उपलब्ध नहींसभी गतिविधियां पहले से असाइन हैं, या कोई बनाई नहीं गई।नई गतिविधियां बनाएं या जांचें कि क्या मौजूदा गतिविधियां पहले से कर्मचारियों को असाइन हैं।